標準化視域下高職院校檔案管理工作現狀與對策探討

摘 要：黨的十八大以來，國家高度重視社會治理體系和治理能力現代化建設，明確提出要加強和創新社會管理，對高職院校檔案管理工作提出了更高要求。在此背景下，探索標準化在高職院校檔案管理中的應用，成為提高管理水平、促進檔案信息資源共享、保障高職院校可持續發展的關鍵路徑。本研究探討了標準化視域下做好檔案管理工作的必要性，分析了現階段高職院校檔案管理工作的開展情況，并提出促進高職院校檔案管理工作高質量開展的具體方略，期望研究成果能夠為高職院校檔案管理領域的實踐者和決策者提供理論指導與實踐參考，推動高職院校檔案管理工作邁上新臺階，為構建學習型社會和智慧校園貢獻力量。

關鍵詞：標準化；檔案管理；工作現狀

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A

隨著信息技術的飛速發展和社會治理現代化的深入推進，檔案管理作為信息資源的重要組成部分，其標準化建設已經成為提升組織管理效能、促進教育公平與質量的關鍵因素。高職院校作為知識傳承與創新的核心場所，其檔案不僅承載著歷史記憶，還是支撐教育教學、科研管理以及決策制定等活動不可或缺的信息資源庫。然而，在新時代背景下，高職院校檔案管理工作面臨著諸多挑戰，如檔案管理系統老化、信息化程度不足、管理制度不健全、專業人才短缺等問題，制約了檔案資源的有效利用和服務能力的提高。在此背景下，探討標準化視域下的高職院校檔案管理工作現狀與對策，對于優化檔案資源配置、提高管理效率、保障信息安全、促進高職院校可持續發展具有重要意義。

一、標準化視域下高職院校檔案管理的必要性探析

1.增強管理效能與服務品質

標準化是提高工作效率、確保工作質量的重要手段。在檔案管理領域，標準化意味著建立一套統一、規范的管理流程、分類體系、保管要求及利用規則等，從而減少工作中的隨意性和重復性，提高檔案收集、整理、保管、檢索和服務的效率。對于高職院校而言，隨著教學資源的不斷豐富和教育規模的擴大，檔案數量急劇增加，只有通過標準化管理，才能有效應對海量檔案資料，確保檔案的準確、安全和快速利用，為師生提供高效、便捷的服務。

2.確保信息安全與合規運營

隨著信息技術的發展，檔案管理已逐步向數字化、網絡化轉型。標準化視域下的檔案管理不僅關注實體檔案的安全，還強調電子檔案的信息安全和數據合規性。通過實施標準化管理，建立健全檔案信息安全防護體系，規范數據處理流程，可以有效防范信息被泄露、篡改等風險，確保檔案信息的真實性和完整性。

3.推動教育資源的共享與活用

標準化能夠打破信息孤島，促進檔案資源的跨部門、跨區域共享。高職院校作為技能型人才培養的重要基地，其檔案中蘊含著豐富的教學案例、科研成果以及校史文化等資源。通過標準化管理，實現檔案資源的數字化與標簽化，可以極大地便利信息的檢索與利用，為教學研究、學術交流、校企合作等提供堅實的數據支持，推動教育資源的優化配置和高效利用，提升教育教學質量。

二、高職院校檔案管理現狀的標準化審視

1.檔案管理認知淡薄，重視程度不足

在標準化視域下審視當前高職院校的檔案管理工作，不難發現，盡管檔案作為學校發展歷程中的重要見證與知識資產，其價值日益凸顯，但檔案管理工作仍面臨一些亟待解決的問題，其中最為突出的是檔案管理工作意識薄弱以及由此導致的檔案管理工作未能得到應有的重視。

首先，檔案管理意識的缺失是制約工作進展的一大瓶頸。高職院校管理層和教職員工對于檔案的重要性認識不足，未充分意識到檔案在教學評估、科研支持、校史傳承以及決策參考等方面所承載的巨大價值。在部分高職院校中，檔案被視為日常行政工作的附帶產物，而非學校核心資源的一部分，這種觀念上的偏差導致檔案管理工作往往被邊緣化。在實踐過程中，檔案管理工作僅滿足于完成基本的資料歸檔，缺乏長遠規劃和系統管理。

其次，由于重視程度不夠，檔案管理工作的資源配置和政策支持往往滯后。在高職院校中，檔案管理部門人力、物力投入不足，現代化管理工具和技術應用有限等問題并不少見，在此環境下，高職院校的檔案收集、整理、保管以及利用等環節很難達到標準化要求。此外，檔案管理人員的專業培訓和職業發展機會匱乏，也在一定程度上影響了檔案管理工作的專業化水平和服務效能。

2.管理架構不全，人員配置短缺

在標準化視域下審視高職院校的檔案管理工作現狀，另一個不容忽視的問題是檔案管理機構的不健全與檔案管理人員配備不足，對實現檔案管理的標準化、專業化構成顯著障礙。

不少高職院校的檔案管理機構設置尚不完善，表現為機構設置層次不清、職責界定模糊。部分院校雖然設有檔案管理部門，但其在組織架構中的位置不夠凸顯。檔案管理部門往往隸屬于行政部門，缺乏獨立性，難以在全校范圍內有效整合檔案資源，協調各部門之間的檔案工作。這種機構設置的缺陷，直接限制檔案管理制度的制定與執行力度，影響檔案管理工作的全局性和系統性。

高職院校檔案管理人員的配備情況同樣堪憂。一方面，高職院校存在檔案管理人員數量不足的問題。隨著高職院校規模不斷擴大和檔案量快速增長，現有檔案管理人員往往不堪重負，難以應對日益復雜化的管理需求；另一方面，高職院校還存在檔案管理人員專業素質參差不齊的問題。許多檔案管理人員缺乏系統的檔案學知識和現代化管理技術的培訓，難以勝任標準化檔案管理的高要求。人員結構的不合理，不僅影響檔案管理工作的效率與質量，還阻礙檔案管理向更深層次的服務和研究功能轉化。

3.制度體系缺失，規范指引不明

在標準化視域下，高職院校檔案管理工作的另一重大挑戰在于檔案管理制度的不健全及缺乏明確、系統的規章制度，直接制約檔案管理的規范性與效率，影響檔案資源的有效利用和學校治理能力的提高。

首先，制度建設滯后是主要問題之一。部分高職院校尚未建立全面覆蓋檔案收集、整理、保管以及利用等環節的規章制度體系，導致檔案管理實踐缺乏明確的指導原則和操作規范。這種制度空白不僅增加檔案管理工作的隨意性和不確定性，還可能引發檔案遺失、損壞、泄露等風險，嚴重時甚至影響學校正常的教學科研秩序和合法利益。

其次，現有的檔案管理制度往往過于籠統，缺乏針對性和可操作性。例如，部分高職院校的檔案管理工作在檔案分類標準、保管期限、借閱權限以及數字化處理流程等方面的規定不夠細化，使得檔案管理人員在實際操作中難以把握尺度，影響檔案管理的標準化進程。制度的模糊性還可能導致不同部門間檔案管理標準不一，信息孤島現象嚴重，不利于檔案資源的整合與共享。

三、邁向標準化：優化高職院校檔案管理的實踐路徑

1.增強對檔案管理的重視與認知

在標準化視域下，高職院校需采取綜合性策略，從根本上加強對檔案管理工作的重視程度，以提高檔案管理的整體水平。

第一，高職院校領導層應將檔案管理視為學校發展不可或缺的一環，將其納入學校整體發展規劃之中，定期召開專題會議，深入研討檔案管理的現狀與挑戰，制訂短期行動計劃和長遠戰略規劃。在實踐過程中，高職院校可以通過設立由校級領導牽頭的檔案管理委員會，統籌協調全校的檔案管理工作，確保決策層對檔案管理的持續關注和有力支持。

第二，高職院校需建立和完善檔案管理責任體系，明確各個部門和崗位的檔案管理職責，將檔案管理成效納入部門和個人的績效考核體系，促使全體教職工認識檔案管理的重要性，積極參與檔案的收集、整理和保護工作。同時，通過簽訂檔案管理責任書，確保每一項檔案工作都有明確的責任人，形成嚴密的管理鏈條。

第三，加大對檔案管理的資金投入至關重要。高職院校應調整財務預算，為檔案管理提供充足的資金支持，用以改善檔案存儲環境，引進現代化的檔案管理設備設施，開發和維護檔案管理信息系統。此外，高職院校還可以設立專門的培訓和發展基金，用于提高檔案管理人員的專業技能和理論素養，打造一支高素質的檔案管理隊伍。

第四，加強檔案管理的宣傳與教育工作，是增強全校師生檔案意識的有效途徑。高職院校可以通過舉辦檔案知識講座、技能培訓以及檔案展覽等活動，普及檔案管理的基本理念和方法，培養師生尊重檔案、善用檔案的良好習慣。將檔案管理教育融入新生入學教育和教職工入職培訓中，形成全員參與的檔案管理文化。

第五，建立科學、合理的激勵與約束機制，對于促進檔案管理工作的規范化和高效化至關重要。高職院校應設立檔案管理優秀獎，對在檔案管理中表現突出的個人或團隊給予物質和精神上的獎勵。同時，對違反檔案管理規定的行為實施嚴格的責任追究，確保檔案管理制度的嚴肅性和執行力。

2.加速推進檔案信息化進程

在標準化視域下，高職院校要實現檔案管理工作的現代化轉型，加快檔案信息化建設步伐是至關重要的一步。信息化建設不僅能夠大幅提高檔案管理的效率和質量，還能夠促進檔案資源的深度開發和廣泛利用，為學校的教學、科研和管理等各項活動提供強有力的信息支持。

首先，構建一體化的檔案管理信息系統是信息化建設的核心任務。高職院校可以通過引入先進的信息技術，如云計算、大數據和人工智能等，搭建集檔案收集、整理、存儲、檢索以及利用等功能于一體的智能化平臺，實現檔案資源的數字化管理和網絡化服務，不僅可以降低檔案管理的人力成本，提高檢索速度和準確性，還能為用戶提供便捷的遠程訪問和個性化服務。

其次，高職院校應積極推進檔案資源的數字化轉換。掃描、識別和編碼現有紙質檔案，轉化為電子文件，確保檔案信息的長期保存和安全傳輸。同時，高職院校還應制定統一的數字化標準和元數據規范，實現不同類型、不同來源檔案的兼容和整合，為后續的資源共享和深度挖掘奠定基礎。

最后，加強檔案信息安全防護體系建設，是信息化建設中不可忽視的一環。高職院校應建立健全檔案信息安全管理機制，采用防火墻、加密技術以及訪問控制等措施，確保檔案數據的完整性和保密性。與此同時，還需定期開展數據備份和恢復演練，提高檔案管理系統對突發事件的應對能力，保障檔案信息的安全穩定運行。

3.深化檔案管理人員能力培養

在標準化視域下，高職院校的檔案管理工作面臨著諸多挑戰，其中，提高檔案管理人員的專業能力與服務水平顯得尤為重要。完善檔案管理人員的培訓工作，不僅是提高檔案管理效率的關鍵，還是實現檔案管理標準化、現代化的基石。為了達成這一目標，高職院校應構建多層次、全方位的培訓體系，涵蓋專業知識、信息技術、管理技能等多個維度。通過定期舉辦檔案管理理論與實務培訓班，邀請行業專家授課，分享最新的檔案管理理念和技術，幫助檔案管理人員更新知識結構，掌握先進的管理方法。

在實踐過程中，高職院校還需加強信息技術培訓，使檔案管理人員熟練掌握檔案數字化、數據安全以及信息檢索等技能，以適應檔案信息化建設的需求。通過實操演練、案例分析等形式，提高其處理復雜檔案問題的能力，確保檔案信息的準確錄入、高效檢索和安全存儲。

此外，高職院校應鼓勵檔案管理人員參加國內外學術交流和專業會議，拓寬視野，借鑒先進經驗，促進檔案管理人員管理理念的更新與創新。在實踐過程中，高職院校還需建立檔案管理研究小組，鼓勵內部研討和課題研究，提高檔案管理人員的研究能力和創新能力，推動檔案管理工作的理論與實踐相結合。

4.構建完備的檔案管理制度體系

在標準化視域下，高職院校檔案管理工作的提質增效離不開科學、規范的檔案管理制度作為支撐。完善檔案管理制度，不僅能夠明確檔案管理的各項流程和標準，還能確保檔案資源的有效整合與合理利用，為學校的決策支持、教學科研以及文化建設等提供堅實的基礎。

首先，高職院校應建立健全檔案管理規章制度，包括但不限于檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等各個環節的操作規程。這些制度應詳細規定各類檔案的管理流程、責任主體、質量標準及違規處理辦法，確保檔案管理工作的每一個步驟都有章可循、有據可依。其次，針對當前檔案管理中存在的具體問題，如檔案收集不全、整理滯后以及利用不便等，高職院校應出臺相應的改進措施和補救機制。比如，制定更為嚴格的檔案收集清單，確保所有重要文件、資料均被及時歸檔；優化檔案檢索系統，提高檔案查詢的效率和準確性；建立檔案定期審查機制，及時清理無保存價值的檔案，釋放存儲空間。最后，高職院校應注重檔案管理制度的執行與監督。高職院校可以成立檔案管理監督小組，定期檢查和評估檔案管理情況，及時發現并糾正管理過程中的偏差和漏洞。同時，建立檔案管理責任追究機制，嚴肅處理違反檔案管理制度的行為，確保制度的權威性和執行力。

四、結語

總之，檔案管理工作的標準化建設不是一蹴而就的，而是需要持續投入和不斷優化的長期工程。高職院校管理層應當提高對檔案管理重要性的認識，將其視為學校發展戰略的一部分，給予足夠的重視和支持。同時，隨著技術的迭代更新和社會環境的變化，學校檔案管理的標準化工作也需要與時俱進，持續吸收國內外先進理念和技術，不斷創新管理機制和服務模式。事實上，標準化視域下的高職院校檔案管理不僅是對歷史的尊重與保存，還是對未來教育生態智慧化的奠基。讓我們攜手共進，以標準化為翼，推動學校檔案管理工作邁向更加輝煌的明天。

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作者簡介：宋小梅（1977—），女，漢族，陜西吳堡人，本科，館員，研究方向：檔案管理。