加強會計檔案管理，更好地服務公立醫院發展

摘 要：會計檔案反映醫院經營詳情，記錄各項經濟活動的情況，是確定經濟責任的基礎依據，亦屬于財務管理工作的主要內容。伴隨著醫療行業的發展，會計檔案管理模式需要及時創新，完善規章制度，體現檔案的應用價值，為醫院決策制定提供參考。文章從醫院發展角度探討如何加強會計檔案管理。首先，概括了會計檔案管理的作用。其次，闡述了軟硬件管理、檔案整理等要點。最后，提出了科學有效的策略，提高會計檔案管理水平，為醫院未來發展提供助力。

關鍵詞：公立醫院；檔案管理；會計檔案

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

會計檔案管理對醫院日常經營有深遠的影響，科學、合理的管理方式是醫院實現可持續發展目標的關鍵。伴隨新時代到來，早期會計檔案管理模式已經無法滿足醫院日常管理需求，反而會制約會計檔案應用，不利于醫院基礎工作開展。因此，醫院要充分認識在早期背景下會計檔案管理的不足，積極創新檔案管理模式，落實科學的管理措施，高效開展會計檔案管理，提高管理水平，優化工作成效。

一、會計檔案管理工作的重要作用

對醫院日常運營而言，會計檔案管理是重要的基礎工作，旨在依照現行法律，規劃組織經營、財務等活動，統籌管理期間生成的數據信息，對醫院發展具有十分重要的作用。

1.加強醫院檔案管理，具有支持和保證作用

面對競爭愈發激烈的醫療市場，醫院通過審核往年財務數據，基于業務詳情比較分析，可以明確醫院未來發展方向，不僅為醫院成本方案規劃提供支持，還能促進醫院經營活動高效開展，使基礎業務更為合理，并對醫療行業建設有深遠影響，加快醫院發展的速度。因此，醫院要認識到會計檔案管理與醫院內部管理之間的必要聯系，加大會計檔案管理力度，對醫院規模擴張與提升社會影響力來說具有重要作用。

2.為維護醫患雙方正當權益提供有效法律依據

近幾年，隨著醫患關系愈發緊張，醫療糾紛數量持續增加，對醫院及行政單位來說無疑是巨大挑戰，由此導致一系列負面影響，嚴重干擾醫院正常經營。經過綜合分析發現，醫療糾紛與救治費用、醫院內部管理等有不可分割的聯系。因此，醫院更要重視會計檔案管理。會計檔案記錄了患者就診過程中所有費用支出，是院方收費主要依據，也是患者維護自身權益的重要資料。由此可見，會計檔案在后續使用過程中將提供精準真實的信息，其權威性及法律價值絕對不容忽視。為應對醫療糾紛帶來的壓力，減少醫院負面影響，院方要對會計檔案管理給予足夠重視，保證檔案結構完整性，提升內容可靠性，突出可追溯特點，從法律角度保障醫院和患者利益。

3.提高醫院現代化管理水平

伴隨信息時代的到來，互聯網飛速發展，會計檔案管理全面轉型，逐步向信息化管理靠攏，信息化建設將成為醫院會計檔案管理的重點工作方向。依托信息技術高效、便捷、簡單等優勢，解決早期人工處理模式引發的問題，控制人為操作失誤帶來的影響。當下，會計人員只需錄入原始數據，信息系統會自動完成相應的工作，不僅降低了數據錯誤概率，還提高了檔案管理水平。這一模式的變化促使會計檔案管理高效開展，及時為醫院經營提供參考數據，使醫院維持穩定運行狀態。

二、醫院會計檔案管理要點

檔案管理專業性突出，醫院會計檔案具有極高的應用價值，關乎醫院日常運營與后續發展。在新時代背景下，醫院要認識到會計檔案管理具有重要意義，應合理規劃管理內容，進一步規范會計檔案管理，完善檔案收集、整理等環節。

1.會計檔案中軟硬件的管理

會計檔案管理涉及的硬件設備設施主要是指檔案存儲環境、檔案放置設施等，為順利開展會計檔案管理工作，必須保證檔案存放環境足夠寬敞、溫濕度事宜且不易受到蟲害侵襲，保證檔案放置設施結構完整，并對其標記。會計檔案管理涉及的軟件主要是指程序、服務器等。所謂軟件管理即根據檔案管理需要合理運用信息技術，統籌使用檔案管理軟件。

2.會計檔案的整理

會計檔案整理主要由財務部門負責。首先，需要收集整理相應的會計資料，將其整理成冊之后或者運用數字化方式處理信息。其次，將收集整理好的檔案交由管理部門分類存儲，由管理部門依照既定工作流程落實檔案清理、保存等一系列工作。期間，檔案管理人員要始終秉持科學原則完成檔案分類，健全檔案分類標準，并對檔案標記，為后續使用提供方便。

3.會計檔案的歸檔

所謂會計檔案歸檔，即提取檔案核心信息與數據，歸納整理之后存儲。主要工作內容包括整理會計賬簿與會計憑證等資料。會計憑證歸檔期間，管理人員需要按照時間先后順序排列憑證資料。在歸檔會計賬簿時，管理者要結合憑證記載的編號與內容等參數，保證內容完整性與真實性，方便后續資料調閱。報表歸檔階段，院方要根據時間通知管理部門，高效完成檔案歸檔，提升報表合理性與有效性。

4.會計檔案的保管

從管理角度來看，保管對于檔案存儲應用非常重要。在一般情況下，醫院當年編制的會計檔案需交由專業機構存儲一年。之后，機構需將檔案重新交還醫院，保證檔案完整性與內容真實性，隨后將檔案移交給院方檔案管理部門，統籌分類長期存儲。如果院方沒有成立檔案管理部門，專業機構與院方領導溝通之后，自行安排專職人員管理會計檔案，保證檔案安全。同時，考慮責任分配與管理風險應對，出納崗位工作人員不得負責管理會計檔案。如此，不僅提高了檔案管理專業水平，從源頭規避安全問題，還進一步規范了會計檔案管理，高效開展工作。

5.會計檔案的銷毀環節管理

會計檔案并非無限期存儲，檔案保管時間達到一定年限之后，院方會與專業機構圍繞檔案銷毀交換意見，確定銷毀檔案名稱、編號、保管時間等內容。同時，管理者要簽署銷毀意見。超過規定存儲年限的會計檔案，院方需依據現行法律法規，依照存儲時間長短，經財務部門負責人與院方領導審核之后，銷毀到期檔案，并對其標記。這一過程，院方要安排專人監督銷毀作業，從中提取獨立檔案。銷毀階段需要注意的是，在超過存儲期限但某些項目依舊建設的情況下，禁止銷毀關聯檔案。

三、加強醫院會計檔案管理的主要措施

1.提升醫院領導重視程度

想要改善醫院會計檔案管理現狀，順應行業發展潮流，就必須逐步邁向信息化、數字化，促進產業升級轉型，督促醫院領導深入了解會計檔案管理內涵，明確其對醫院經營發展的重要性。當下，可以通過專題講座、職業培訓等多種方式轉變領導層的認知，明確會計檔案管理與醫院未來發展之間的內在關聯，從而轉變傳統認知觀念，充分發揮領導者榜樣的作用，加快檔案管理信息化與數字化建設進程。通過這種方式提醒檔案管理者，應提高對會計檔案管理工作的重視程度，培養管理人員服務意識，提高其專業水平，為檔案信息化與數字化轉型奠定基礎。由此可見，轉變院方領導觀念是開展現代化檔案管理工作的基礎條件。科學、合理且契合時代特點的觀念能夠助力醫院前行，為提高醫院經濟效益做出貢獻。當前，醫院需將主要資源用于檔案管理信息化與數字化建設，借此提升醫院競爭優勢，維持行業地位。

2.完善配套設施，加強規范化管理

醫院工作人員要正確看待會計檔案在管理方面發揮的作用，掌握檔案內涵，將會計檔案、病歷檔案、人事檔案等置于同一認識高度，完善管理流程，突出管理規范特點。首先，加大成本投入，完善檔案管理基礎設施。解決存儲空間不足、經費匱乏引發的問題，打造專用檔案管理庫房，并結合會計檔案特點實行管理模式；其次，督促工作人員按照既定流程高效管理檔案，做好收集、分類以及存儲等系列工作，有序排列會計檔案；再次，針對檔案安全落實防范措施，為管理庫房提供溫度計、滅火器等設備設施，控制庫房環境變化；最后，基于院方年度考核方案引入會計檔案管理，制定獎懲制度。

3.建立嚴格的會計檔案管理制度，規范管理流程

由于會計管理要求較高，具有系統性特點，具體工作內容涉及多個方面，規模龐大且流程煩瑣。因此，院方要結合實際運營狀況，結合現行法律法規，健全會計檔案管理制度，在規范工作的同時，完善操作流程，積極推行制度落實，實施動態監督考核措施，提升檔案管理的合理性。

第一，醫院財務部門要嚴格遵循醫院推出的《醫院會計制度》《會計檔案管理辦法》等要求，在檔案整理階段對其統籌分類，確定檔案類型、存儲時間等信息，高效開展檔案管理，實現依法管理。

第二，由專業工作人員擔任檔案管理部門負責人，統籌檔案管理、通報等工作，嚴格保密工作信息，杜絕信息外泄，堅持工作原則，做好本職工作，避免檔案管理出現混亂現象。比如由醫院領導選擇會計檔案管理負責人，由財務部門負責安排具體執行者，開展憑證記錄、檔案整理等工作，整理之后立即移交會計檔案管理部門，定期維護完善基礎管理設施，有序開展日常工作。

第三，按照法律明文要求，合理調閱醫院會計檔案，工作人員必須嚴格遵循檔案借用制度，具體流程如下：向具體負責人提交調閱申請—通過負責人審核—得到財務部門負責人同意—填寫檔案調用審批表，按照規定辦理檔案借用手續。非醫院人員調用會計管理檔案，必須得到檔案管理部門、財務部門及院方領導同意，且要有單位出具的證明文件。

第四，推行會計檔案移交與存放制度。會計檔案存儲到期之后，有關單位要按照流程將到期檔案移交委托醫院，監督醫院檔案管理部門妥善保管移交資料。

第五，建立完整的檔案銷毀制度，會計檔案存放時間超過規定期限后，需將其銷毀，其間要嚴格按照規定流程操作，規范檔案銷毀，保證工作合理性。如此，才能為決策制定提供參考，增強醫院的競爭力。

4.提高會計檔案管理人員的能力，提升管理質量

信息時代，會計檔案管理將面臨新的挑戰，如果想要改善會計檔案管理現狀，保證檔案完整性與內容準確性，就必須通過多元化方式增強管理者職業素養與服務意識。首先，要組織管理人員參與專業培訓教育。要求管理人員掌握電腦操作知識，能夠熟練運用電腦技能開展檔案管理工作，提高檔案處理能力，加快檔案信息化建設進程，進一步提高服務水平，保證檔案管理質量；其次，面向社會招聘專業管理人才，打造專業化檔案管理團隊。醫院可以適當提高面試要求，首選管理能力出眾、具有專業素養與服務意識的人員，向檔案管理團隊注入新鮮血液，激發檔案管理活性；再次，提升管理人員綜合素養。作為檔案管理者，要明確自身肩負的責任，認識到會計檔案工作的重要性，嚴格遵守工作紀律，做好上級部門領導交代的工作。通過培訓教育提高個人思想認知，加強自我行為約束，嚴格遵守保密準則；最后，落實獎懲機制，定期考核檔案管理工作人員，實現獎懲分明，以此調動檔案管理人員的工作積極性。

5.加強會計檔案管理信息化建設

進入信息時代，計算機技術與醫院檔案管理深度結合，提高檔案管理信息化水平已經成為現代醫院主要的工作內容，也是檔案管理的核心。引入信息技術，創新檔案管理模式，簡化檔案應用流程，提高了檔案利用價值。因此，必須優化檔案存儲模式，開展電子檔案管理工作。醫院要以信息化指標、設備設施及藥品采購等為切入點，創建完整的軟件信息系統，將憑證、初始資料等全部錄入數據庫內，并打印出會計檔案，以備有關部門的檢查。另外，在會計檔案信息化建設過程中，要考慮電子檔案安全性較差、內容易被篡改等特點，積極采取保密措施，避免管理階段出現檔案內容外泄的情況。同時，應定期維護電子檔案管理軟件等，提高管理安全水平，提升檔案信息的保密性，保證醫院會計檔案的應用價值。

6.強化內部審計監督

醫院會計制度落實與內部審計實施有不可分割的聯系，內部審計可以推動醫院財務工作順利開展，健全內審制度能夠改進工作中的不足，嚴格貫徹執行會計制度，提高醫院會計管理水平。推行綠色會計有助于提升信息質量，是新時代全新的成本核算方式。基于綠色會計核心健全內控制度，綜合分析其中內涵，可以在實踐中充分發揮內部會計作用，助力醫院實現長期發展目標。

7.有效利用網絡技術

結合醫院現狀改進會計內控制度，在實施階段積極引入網絡化手段，進一步提升管理制度的有效性，將會計內控制度的重要作用發揮出來，不斷提高醫院內部財務的管理能力。比如醫院會計檔案可以通過網絡實現傳輸，為醫院會計檔案管理工作打開了一條新途徑。

四、結論

綜上所述，會計檔案管理是醫院管理中不可缺少的組成，更是財務管理的核心。伴隨社會經濟水平不斷提高，信息技術被廣泛應用，推動醫院會計檔案管理向信息化、數字化領域發展。因此，醫院要充分認識到具體的形勢變化，轉變思想觀念，突破傳統管理模式帶來的限制，緊緊跟隨時代發展，健全現代化檔案管理制度，進一步完善管理體系，提升工作人員職業素養與服務意識，規范檔案管理，提高會計檔案管理水平。

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作者簡介：李穎博（1978—），女，漢族，山東菏澤人，本科，館員， 研究方向：醫藥衛生方針政策（醫保政策）、檔案、會計。