精細化管理在醫院干部人事檔案管理中的應用

摘 要：人事檔案管理旨在服務醫院發展戰略決策、臨床科室建設、醫務人員成長進步，通過優化人力資源配置，促進醫院長期穩定發展。隨著信息技術的發展，醫院干部人事檔案管理逐漸向數字化轉型，提高了管理效率和利用效率。文章概述了醫院干部人事檔案管理的內容，總結了醫院干部人事檔案管理存在的問題，明確精細化管理在醫院干部人事檔案管理中的意義，并提出相關應用措施，如創新管理手段、創建專業人才隊伍、加強管理制度建設、提高管理的重視程度以及做好動態性管理。

關鍵詞：醫院干部；人事檔案；精細化管理；專業人才隊伍；動態性管理

中圖分類號：R197.322；G275 文獻標識碼：A

引言

醫院干部人事檔案的管理不僅要求信息的全面性和準確性，還要求對檔案的安全性和保密性實行嚴格控制。此外，隨著信息技術的發展，醫院干部人事檔案管理也在逐漸向數字化、信息化轉型，以提高管理效率和利用率。并且，醫院干部人事檔案管理的內涵是多維度的，不僅包括對個人信息的記錄和保管，還涵蓋人才的合理使用、發展和監督以及適應新時代要求的信息化和數字化管理。

一、醫院干部人事檔案管理的內容

醫院干部人事檔案管理的內容是對醫院內部醫務人員及行政管理人員相關信息的詳細記錄，這些內容對于醫院的人力資源管理、人才選拔、職稱評定以及崗位設置等方面至關重要。

（1）個人基本信息：包括干部職工的履歷、學歷、獎勵、考察以及職務等方面的資料，還包括黨員身份、黨團活動中的表現和貢獻。

（2）專業素質能力：記錄醫務人員的專業技術職務（職稱）、科研成果及其轉化以及新的醫療技術應用等。

（3）職位任免信息：記錄干部在醫院的級別、職稱評定等，包括干部的任免、調配、考察以及考核等情況，還包括干部的學習進修、培訓成果等。

（4）考核狀況：記錄干部的工作表現、業績和職業道德評定，包括獲得的表彰、獎勵以及任何紀律處分，還有涉及干部的工資、福利和社會保險等信息。

（5）身體狀況：可能包括干部的健康檔案或體檢信息以及記錄與干部家庭成員相關的必要信息。

醫院干部人事檔案信息應真實、全面、詳細、歷史性地展現所有者的個人經歷、業務能力、醫德醫貌等，客觀、真實地反映個人的學習、工作以及思想等方面的情況。隨著個人的成長和發展，檔案內容會不斷補充新資料，如學歷提升、職稱晉升等信息，體現了個人職業發展的連續性和變化。人事檔案還服務于醫院的人事工作，如選聘、考查、了解以及任用干部等，為實現“知人善任”提供支持。由于涉及個人隱私，如家庭成員、獎懲記錄等，醫院干部人事檔案具有保密性特點，對保管、查詢、使用等環節有嚴格的保密要求。在人才流動性增大的背景下，醫院需要通過干部人事檔案掌握人才需求缺口，為人才招聘和流動提供依據。醫院干部人事檔案管理應從傳統的重保管向重服務轉變，更好地發揮檔案在人才培養選拔、社會發展中的作用。同時，醫院需要改革傳統觀念和管理模式，創新收集模式，提升檔案收集的積極性、時效性和針對性。

二、醫院干部人事檔案管理存在的問題

醫院干部人事檔案管理正處于轉型期，既面臨挑戰，也充滿機遇，需要通過信息化、制度創新以及人才培養等多方面的努力，以實現更加高效、安全的管理目標。在不斷地探索和改進中還存在以下問題，具體如下：

1.管理意識薄弱

醫院干部人事檔案被廣泛認為是選拔、任用、監督管理干部的重要依據，對于醫院的人力資源配置和人才選拔至關重要。

但是，醫院管理層可能對人事檔案的重視不夠，導致在檔案的收集、歸納以及整理上缺乏支持，影響檔案的完整性和時效性。部分醫院可能更多關注醫療服務和醫療質量，而忽視了檔案管理的重要性，導致檔案管理未能得到應有的關注和資源投入。

2.檔案管理人員素質不高

醫院檔案人才隊伍建設是開展干部人事檔案信息化管理的重要因素，需要加強相關人員的培訓和專業能力提升。特別是人事檔案管理人員的專業水平參差不齊，部分人員可能缺乏必要的專業知識和技能，特別是對數字化和信息化管理的適應能力。

3.信息化建設不足

隨著信息技術的發展，醫院干部人事檔案管理逐漸向數字化轉型，以提高管理效率和檔案的利用效率。電子檔案的使用開始替代傳統的紙質檔案，通過信息系統實現自動化整合和挖掘。

比如部分醫院未能建立全面可用的人力資源數據庫，導致檔案信息的電子化和信息化水平不高，以人工操作和紙質檔案為主，存在人力資源浪費、檔案歸檔失誤和檔案損壞等問題。隨著數字化建設的推進，如何保護人事檔案中的敏感信息，防止數據被泄露和濫用，成為一個重要問題。

4.檔案利用率低

醫院干部人事檔案管理需要創新，以適應新醫改的要求和醫院轉型發展的需要。包括改革傳統觀念、管理模式，提高檔案收集的積極性、時效性和針對性。由于管理手段和意識的不足，可能未能有效利用人事檔案信息，無法充分發揮其在人力資源配置和決策中的作用。一些醫院的人事檔案管理系統存在缺失，需要建立和完善檔案數據庫，優化管理系統，提升數據的實時共享和利用效率。

5.檔案管理方式有待創新

醫院在推進檔案管理信息化的過程中，可能面臨資金和資源投入有限的問題。需要更多的資金支持硬件采購、軟件更新以及人員培訓等方面的工作。同時，醫院干部人事檔案管理正逐漸從重視保管向重視服務轉變，以更好地發揮檔案在人才培養、選拔以及社會發展中的作用。比如醫院在開展人事檔案管理數字化建設時，可能會遇到傳統觀念的阻力和技術支持的不足。

三、精細化管理在醫院干部人事檔案管理中的意義

良好的人事檔案管理有利于醫院長期穩定發展，為醫院發展戰略決策和臨床科室建設提供服務，促進人才發展，提高醫院的競爭力。精細化管理的實施有助于提升醫院管理效能，通過系統化和精細化的管理，完成組織的發展目標。

在醫療市場競爭日益激烈的背景下，醫院需要通過有效的人事檔案管理來吸引、培養和留住人才，以保持競爭優勢。詳細的人事檔案數據可以為醫院管理層提供決策支持，幫助制定更符合醫院發展需求的人力資源策略。精細化管理有助于提高醫院人事檔案管理的效率和質量，確保檔案信息的準確性和完整性。通過精細化的人事檔案管理，醫院能夠更好地了解職工的能力和特長，從而實施更為合理的人才配置和資源優化。并且，精細化管理有助于提升醫務人員的專業素養，通過高質量的人事檔案管理，提高醫院整體服務水平。精細化管理可以減少資源浪費，通過高效的檔案管理降低醫院的運營成本，有助于建立醫院的專業形象，增強公眾對醫院的信任感。精細化管理通過引入信息技術，提高醫院的管理水平和效率，為醫院的數字化轉型和智慧醫療發展打下基礎。

四、精細化管理在醫院干部人事檔案管理中的應用措施

1.創新管理手段

引入現代化的管理工具和技術，如建立電子化的人事檔案管理系統，利用掃描技術將紙質檔案轉換為數字圖像和數字文本，構建集中統一的檔案數據庫，實現自動化和智能化管理，提高檔案管理的效率和準確性。加快干部人事檔案的數字化進程，建立專門的數據庫，實現檔案資料的電子化存儲和網絡化管理。運用大數據分析和人工智能技術，提高檔案信息的采集、處理、傳輸和利用能力，實現檔案管理的科學化和精準化。改革傳統的檔案管理流程，提高檔案管理的效率和響應速度，實現檔案的快速檢索和便捷利用。從傳統的保管模式轉變為服務模式，提供更主動、多層次和系統化的信息，提升檔案的利用價值。通過檔案信息管理系統，在醫院各部門之間實現信息共享，提高檔案利用率，確保信息共享的安全性和權限控制。

2.創建專業人才隊伍

注重檔案管理專業人才的引進和培養，提升隊伍的整體素質。加強檔案學專業的高等教育，提升教育質量，確保學生能夠掌握檔案管理的基礎理論和技能。同時，為在職人員提供繼續教育和專業培訓，以更新知識和技能。明確檔案管理職業發展路徑，為檔案管理人才提供職稱評審和職業晉升的機會，激發其職業發展的動力。通過人才選拔工作，挑選出具有專業技能和實踐經驗的人才，并鼓勵人才流動，促進不同地區和單位之間的經驗交流。

建立科學的人才評價體系，確保人才評價與人才培養有效銜接，促進人才評價與檔案事業發展的融合。鼓勵檔案學專業的學生和教師跨學科學習，以培養具備多元化知識結構和創新能力的人才。

3.加強管理制度建設

依據國家相關法律法規，結合醫院實際情況，制定一套完整的檔案管理規章制度，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、轉遞以及保密等環節。確立檔案管理的責任主體，明確各級管理人員的職責和權限，確保檔案管理工作順利開展。構建醫院內部的檔案工作網絡，包括專職檔案人員和各部門兼職檔案員，形成有效的檔案管理協作機制。制定標準化的檔案操作流程，包括檔案的接收、登記、分類、存儲、檢索、借閱、復制和銷毀等，確保每一項操作都有明確的規范和記錄。制定檔案利用的具體規定，明確檔案查閱、復制等操作的條件、程序和要求，不僅能夠保障檔案的有效利用，還可以防止檔案信息的不被泄露。

4.提高管理的重視程度

通過培訓、研討會等方式，普及檔案管理的重要性，確保全院從領導到職工都能夠認識檔案管理的價值和作用。醫院應明確各級管理人員在檔案管理中的職責，從制度上規定各級領導和相關部門在檔案管理中的職責和任務。鼓勵醫院全體職工參與檔案的建立和維護，提高他們對檔案重要性的認識和責任感。通過合理、高效的檔案利用，讓醫院職工體會到檔案管理的實際效益，從而提高他們對檔案管理的重視程度。

5.做好動態性管理

隨著醫院人才的成長和變化，動態更新人事檔案內容，確保檔案信息的時效性。為人事檔案管理提供持續的資源支持，包括資金、技術和人力資源，以支持實施動態性管理。鼓勵醫院不同部門之間的協作，共享干部信息，以便更全面地記錄干部的職業發展。建立反饋機制，允許干部和管理層核實和更新檔案中的信息，確保信息的準確。利用信息技術自動采集干部的工作表現、考核結果等信息，減少人工操作的錯誤和延遲。制定規范的檔案更新流程，確保干部的任何職業發展變化都能及時被記錄在案。

總之，醫院干部人事檔案管理是醫院人力資源開發的重要組成部分，對于醫院的穩定發展和人才戰略具有關鍵作用。醫院需要采取相應的改進措施，以提高人事檔案管理的效率和效果。

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課題項目：陜西省腫瘤醫院國科金孵育青年項目 課題編號：SC23A05。

作者簡介：閻麗（1989—），女，漢族，陜西銅川人，碩士研究生，中級，研究方向：檔案管理。