事業單位檔案管理工作標準化和數字化建設要求與實踐

摘 要：隨著科學技術飛速發展，進入大數據時代，各行各業利用信息技術實現檔案資源的數字化、規范化管理，對于提升服務效能、加強開發應用具有極其重要的作用。文章以“事業單位檔案管理工作標準化和數字化建設要求與實踐”為題，立足于檔案管理的規范化、標準化建設，深入研究現代技術與檔案管理的融合途徑，在思想轉變、體系建立、干部培養、平臺研發、安全防護等方面指出面臨的問題及未來優化路徑，不斷推進整體工作的高效落實，為相關部門提供決策參考。

關鍵詞：檔案管理；標準化；數字化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

自2021年中辦國辦出臺《“十四五”全國檔案事業發展規劃》以來，檔案管理事業邁入新的階段，不僅為整體行業發展提供了新標準、新規范、新思路和新論斷，還為檔案管理的信息化轉型升級提供了根本準則。對事業單位而言，檔案具有憑證、參考的作用，在特殊事件中甚至具有一定的經濟價值、社會價值及法律效應。在信息爆炸的信息化時代，事業單位的檔案數據總量與復雜度不斷提升，涉及范圍廣泛且載體走向多元化，傳統的管理辦法已經無法滿足新時代檔案發展的需求，需要相關負責同志進一步轉變思想、緊跟時代潮流，找準痛點、難點，提高精細化、數字化水平，從而推動檔案管理全流程提質增效。

一、事業單位檔案管理工作標準化和數字化建設內涵分析

1.信息化時代檔案標準化管理的必要性及意義

檔案管理的標準化，具體是指按照相關政策、制度、實施辦法對檔案的收集整理、分類著錄、安全存儲、開發利用、共建共享等流程實行合理化、規范化、約束化的管控，提高工作效率及完成水平，使之達到綜合效益的最大化。在宏觀角度上，檔案管理的制度、標準、業務細則及流程內容的制定，在行業內、區域內要做到高度統一與相互關聯，在內容上相互協調，整體上系統規范，否則會出現發展不均衡、業務差異大等問題。

實用性：雖然在行業內存在較為統一的標準制度文件，但在實踐過程中仍然存在不完善的問題，對于日常業務的開展針對性不足，需要相關檔案部門結合實際發展與客觀需求，進一步靈活、實時完善標準，才能跟得上時代步伐，理論與實踐才不會脫離。

繼承性：雖然現代科學技術的發展，使得檔案管理工作發生了新的變化，在工作方式不斷創新過程中，應在遵循繼承性法則的前提下，及時修改相關標準化制度，從而維護中心思想，避免發展方向的錯誤。

檔案管理實現標準化，可以促進行業快速發展，提高管理的科學性及合理性，有助于構建規范化管控體系。通過制定強有力的規章制度，完善業務環節，加強宏觀約束，使得新時期檔案管理全生命周期有章可循、順利推進，從而節省大量人力、物力，充分發揮檔案的利用價值。

2.事業單位檔案數字化建設的優勢分析

一是提高工作效率及精準性。通過開發檔案管理利用平臺，使得檔案管理人員告別過去紙質檔案管理、人工查詢利用的工作模式，利用計算機終端足不出戶通過自動化與數字化的方式處理、分類、著錄海量檔案，并自動化錄入上傳、整理、檢索海量數據文件，不僅可減少人力、物力的投入與時間消耗，還可以避免出現信息遺漏及錯誤錯位的問題。

二是提升數據存儲及便捷性。當代數字化技術，可以將各類紙質檔案、聲像檔案、照片檔案甚至實物檔案實行數字化，全面實現電子化存儲，消除在傳統檔案管理模式下檔案庫房、檔案室空間有限的問題，節省了事業單位的存儲成本。

三是提升信息共享及便利性。大數據時代，對檔案管理事業最為顯著的影響是打破地域限制，實現共建共享，通過互聯網技術及“政務服務管理平臺”，可以促進各個事業單位、分支機構之間更加便捷、高效地共享檔案信息，促進組織內部檔案資源溝通協作，優化查檔用檔在線審批流程，最大限度地減少信息傳遞不及時導致的錯誤決策與成本損失，拓展了信息利用的廣度和深度。

四是提升信息安全及保密性。一方面，電子檔案的出現，將傳統紙質檔案受自然因素、人為因素而產生的損失控制到最低；另一方面，通過利用防護技術、安全措施等可以提升檔案信息的安全保密性，降低事業單位檔案管理人員在工作過程中的失誤率，確保檔案信息不被非法獲取或被篡改。

二、事業單位檔案管理工作標準化和數字化建設面臨的困境

1.檔案管理體系建設有待進一步加強

一是在思想意識方面。有些事業單位領導者及管理人員缺乏對“檔案數字化管理建設”的正確理解，對發展理念、技術應用、轉型方向存在深度認知偏差，甚至有人認為檔案工作僅是將現存文件保管好即可，無須創新，實行簡單升級便可應付日常工作，甚至部分人員認為只要做好常規文書檔案的保存管理即可，“輕開發、輕服務”思想嚴重，不主動參與檔案高效管理的業務培訓，沒有深刻認識到復雜社會環境對行業發展帶來的潛在挑戰，制約了轉型工作順利開展。

二是在組織建設方面。大多非檔案行業事業單位沒有專門設置檔案管理業務科室，大多工作由辦公室代管，使得檔案管理工作缺少宏觀調控，沒有合理制定數字化轉型方案，相關標準化工作推動力度不夠，造成整體工作較為滯后。

三是在管理制度方面。大多事業單位對于檔案往往是“用時管，不用不管”的狀態，所出臺的制度標準大多是應付年終考核與上級檢查，沒有貼合實際工作制定相應制度，對檔案管理的約束力度不夠，部分業務流程無從開展，水平較低。

2.檔案干部隊伍建設有待進一步完善

一方面，對外人才引進力度不夠。檔案的日常管理工作由新入職人員或者即將退休同志負責，實際崗位匹配度與新時期發展需求不符，現有人員架構不完善、理論不專業、流動性較強、創新意識不夠，使得檔案的數字化、標準化管理水平開展難度與阻力較大；另一方面，干部隊伍培養力度不夠。大多事業單位沒有針對人才培養制定專項常態化繼續教育方案，日常工作開展業務培訓及理論授課活動較少，使得干部隊伍綜合素質長期處于較低水平，不利于單位可持續發展。

3.數字管理平臺建設有待進一步優化

檔案的數字化轉型、信息化管理與智慧化應用是未來發展的主流方向，但受檔案工作性質及事業單位領導者重視程度等因素的制約，大多數部門仍然存在轉型不充分、不到位的問題。

一是資金問題。大多事業單位將財政扶持重點放在主要工作上，沒有側重于檔案管理的資金劃撥，使得在發展過程中仍然長期使用較為傳統且落后的硬件設備設施，硬件設備設施老化嚴重且問題頻出，在此基礎上開展數字化管理工作，不僅達不到預期效果，還會給電子檔案數據信息帶來安全隱患。

二是技術問題。在檔案管理利用平臺建設中，缺少深度調研與科學研判。因此，相關負責人員沒有根據自身工作需求及未來發展需要應用合適的現代技術，整體工作水準停留在紙質檔案向電子檔案的轉變上，沒有應用先進手段促進檔案資源的深度挖掘與廣泛應用，造成資源浪費，投資回報率較低，嚴重制約其高質量發展。

4.進一步鞏固檔案信息數據安全

在《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中重點提出要“深入推進檔案安全體系建設，筑牢平安中國的檔案安全防線”，并在制度完善、人才培養、技術設施配置以及應急預警等方面做了指示要求，但大多數事業單位長期受傳統檔案安全管理工作模式的影響，認為僅是將檔案文件放置庫房存檔即可，在大數據信息化時代對于數字化轉型、安全化管理、標準化利用沒有清晰的了解與認知，使得檔案的安全工作處于較低水平。一是硬件不到位。在系統平臺建設過程中，沒有針對服務器、存儲器配置，采購專業安全設備設施用于日常安全維護，使得海量檔案數據被暴露在網絡環境中，容易導致黑客入侵，損壞檔案數據；二是措施不到位。在檔案管理、利用、共享過程中，沒有做到涉及檔案數據信息的計算機終端全部安裝殺毒軟件，即使安裝也沒有保證病毒庫實時更新，在對外服務過程中采用的安全防護、數據處理措施不夠全面，容易導致不法分子通過查檔業務入侵系統，被篡改、刪除、破壞檔案文件，造成不可逆的損失。

三、事業單位檔案管理工作標準化和數字化建設優化路徑

1.建立健全檔案科學管理體系

一是思想觀念轉變。事業單位領導者及檔案管理人員要及時更新檔案管理理念，定期召開檔案工作專項會議，全面學習檔案事業發展政策理論及實施研判，并在線上線下開展宣傳教育活動，鼓勵全體人員重視檔案、了解檔案，秉持科學化、數字化、規范化以及標準化管理理念，遵循工作流程制度體系，從而推動工作順利開展。

二是完善管理體系。各事業單位要成立檔案領導小組及業務科室，進一步加強組織領導，明確職責分工，為檔案標準化管理及數字化轉型提供必要的指導及資源支持，加強統籌規劃，做好工作監督，以提高檔案管理的效率和質量。

三是健全工作制度。領導小組要根據《檔案著錄規則》（DA/T 18—2022）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/ T 18894-2016）、《電子檔案管理基本術語》（DA/T58-2014）等標準文件，結合自身工作存在問題及業務流程漏洞，確保檔案收集整理、整合歸檔、分類著錄、開發利用、共建共享以及安全運轉等全生命周期都有相應的規章制度，確立操作規范和標準，形成科學合理、規范完善的管理標準體系，從而促進檔案標準化管理工作順利開展。

2.不斷提升干部隊伍綜合素質

一是強化人才引進力度。只有專業化、高素質的干部隊伍才是助推檔案管理工作規范化開展的關鍵，為此，事業單位應高度重視人才的引進工作，積極向上級部門申請政策扶持，增加檔案管理崗位數量，并通過外部招聘、內部選拔、遴選借調等方式，選擇既了解檔案標準化管理技能，又熟知現代科學技術應用的復合型人才，進一步強化人才保障，為檔案管理工作注入新的活力和動力。

二是優化干部培養機制。定期邀請業內專家或者高校教授，從政策制度、實際意義、多方案例等角度為其宣講檔案法規、標準等方面的知識，分享電子檔案管理過程中所涉及的技術和具體操作，取長補短，完善其知識結構，開闊發展眼界，從而將信息技術與標準化管理手段深度應用到實際檔案工作中，有效提高規范化管理工作的整體水平。

3.深度研發管理共享利用平臺

一是提供財政資金保障。事業單位領導要向上級部門匯報檔案管理工作的需求以及未來發展的需要，積極申請檔案數字化轉型專項資金，用于開展檔案數字化轉型工作。同時，相關負責人員要深入行業及科技市場調研，全方位了解在檔案管理利用過程中現代化技術的融合應用情況，并結合自身工作，尋求專業性高、口碑良好、技術成熟的第三方科技公司開發系統平臺，為后期管理工作的高效推進奠定堅實基礎。

二是利用數據挖掘技術。此技術在檔案數字化管理建設中發揮著最為核心的作用，各事業單位管理人員可以在龐大、多類別、多形態的檔案數據信息中挖掘有價值且精準的資料，提高檢索系統的效率，并能夠深度解析非結構化文本、音頻、圖像等，優化檔案的分類體系，將檔案管理利用工作的發展帶入全新視角，更加精準地滿足管理人員的查詢和研究需求，最大限度地實現檔案的潛在價值。

三是利用人工智能技術。此技術為檔案管理帶來了革命性變革，通過AI系統能夠高效處理檔案數據及日常業務，減輕管理人員負擔，并能夠根據用戶情感與利用偏好，提供更加個性化的服務，提升了用戶體驗，也為檔案行業未來“以人為本”的發展方向提供了根本遵循。

4.切實加強信息安全防護保障

一是完善安全設備設施。在系統建設初期要配套采購漏洞掃描、安全審計、網絡冗余以及雙機熱備等安全設備，保障事業單位檔案資源數據庫始終在安全的環境中運轉，從而提高安全性能；二是充實安全舉措。在日常檔案管理利用過程中，要采購瑞星、360天擎等殺毒軟件，并設置專人負責病毒庫的更新。在對外服務過程中，要采用數字簽章、數據加密、身份驗證等安全措施，確保用戶身份的真實性與可靠性，保障檔案數據在利用過程中不被惡意訪問，從而提升檔案服務安全性。例如，數據協同采集技術，采用PPKI檔案管理框架，解決數據采集過程中用戶識別、身份認證、信號處理等問題，實現檔案傳輸的高精度、抗干擾等要求，此框架可以將安全保障的重心放在數據源頭，原始電子檔案文件要滿足數據存儲、利用、傳輸等多環節要求，從而提高整體智能服務水平。對于敏感類、隱私類、涉密類檔案文件，在檔案管理平臺加強數據管控，采用動態加密技術，在提高檔案數據信息安全性的同時，降低數據加密成本。

四、結語

綜上所述，檔案所具備的“存史資政育人”特性，能夠為事業單位的發展帶來較大效益，需要相關部門負責人擺脫傳統觀念束縛，全面施行檔案數字化、標準化改革，進一步強化現代科學技術應用，保障干部隊伍完整性，規范檔案管理制度體系，不斷提升檔案管理安全性能，利用數據挖掘及人工智能技術，為事業單位檔案工作的開展提供強有力支撐，奮力推動檔案事業取得新突破與新成效。

參考文獻：

[1]杜海艦.大數據時代檔案管理標準化、信息化與開發利用研究[J].大眾標準化，2024（04）：160-162.

[2]趙 陽.事業單位人事檔案管理規范化水平的提升[J].蘭臺世界，2024（06）：95-97.

[3]劉 潔.大數據時代檔案管理標準化、信息化與開發利用研究[J].蘭臺內外，2024（20）：28-30.

[4]孫 靜.檔案管理標準化、現代化路徑研究[J].黑龍江檔案，2023（06）：153-155.

[5]馬鶴嘉.信息化智慧化時代電子檔案標準化管理方式方法探析[J].大眾標準化，2024（06）：169-171.

作者簡介：劉煥偉（1975—），男，漢族，山東日照人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。