《檔案法實施條例》背景下的鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理探析

摘 要：人事檔案是人事管理、服務(wù)過程中產(chǎn)生的，反映個人政治品質(zhì)、專業(yè)素養(yǎng)、工作實績等及歷史記錄的材料。做好人事檔案管理、發(fā)揮人事檔案在干部隊伍教育培養(yǎng)、選拔任用、監(jiān)督管理和人才評鑒中的重要價值，對推進機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位人才隊伍優(yōu)化配置、高效利用等發(fā)揮著積極現(xiàn)實意義。本文以《檔案法實施條例》（以下簡稱《實施條例》）為背景，結(jié)合六西格瑪精細化管理理論，提出了鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理思路及對策，詳細分析了鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上提出人事檔案精細化管理路徑，為提升鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理提供有益參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案；六西格瑪；《實施條例》；精細化管理；鐵路系統(tǒng)

概述

近年來，隨著我國鐵路事業(yè)快速發(fā)展，鐵路系統(tǒng)從業(yè)人員的數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出較快增長態(tài)勢。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，人事檔案是各級黨委（黨組）、組織人事等部門在人事管理及服務(wù)過程中形成的，反映個人政治品質(zhì)、專業(yè)素養(yǎng)、工作實績、社會關(guān)系等歷史記錄材料。《干部人事檔案工作條例》第三章規(guī)定人事檔案包括《干部履歷表》等履歷類；自傳、重要思想?yún)R報等自傳和思想類；年度考核、任（聘）期考核等考核鑒定類；學歷學位、科研成果類；《入黨志愿書》、入黨申請書等黨、團類及工資、任免、表彰獎勵類等十大類。2024年實施的《檔案法實施條例》明確提出機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織要建立檔案工作責任制，明確檔案管理等工作要求。因此，鐵路系統(tǒng)人事檔案管理需要認真貫徹落實《干部人事檔案工作條例》和《實施條例》，進一步加強干部人事檔案精細化管理，樹立全生命周期理論，從人事歷史記錄材料收集、整理到人事檔案歸檔、利用等實現(xiàn)全流程精細化管理，不斷提升鐵路系統(tǒng)人事檔案管理科學化水平，不斷提升人事檔案精細化、規(guī)范化管理水平[1]。

六西格瑪（6σ）作為現(xiàn)代管理理念和方法，該管理思想突出強調(diào)制定管理目標、收集管理數(shù)據(jù)并分析管理結(jié)果，從而降低產(chǎn)品及服務(wù)的現(xiàn)實不足。六西格瑪管理理念和方法已從產(chǎn)品管理逐漸延伸應用于各行各業(yè)服務(wù)管理方面，講求的是一種持續(xù)發(fā)展進步的管理哲學，重視服務(wù)對象的現(xiàn)實需求、依賴實際數(shù)據(jù)、重視健全流程、促進管理服務(wù)水平等，與新時代鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理目標和追求相符。因此，在《實施條例》已然實施的背景下，積極引入六西格瑪管理方法和理論，持續(xù)推動人事檔案精細化管理，實現(xiàn)鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理具有十分重要的現(xiàn)實意義。

1 鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理的主要內(nèi)容

1.1 人事檔案管理理念的精細化

作為一種先進的管理理念，精細化管理意識貫穿于人事檔案管理全過程。人事檔案的主管領(lǐng)導和工作人員要在思想上始終秉持精細化管理的理念，充分認識到精細化管理理念的極端重要性、必要性和可行性，并把這種精細化管理思維理念落實到人事檔案管理的各領(lǐng)域與全過程[2]。精細化管理理念要始終做到與時俱進，嚴格按照《檔案法》《實施條例》《干部人事檔案工作條例》中條款的規(guī)定和要求，不折不扣地抓好貫徹落實。尤其是《實施條例》中關(guān)于檔案（含人事檔案）信息化建設(shè)的具體規(guī)定，要把人事檔案精細化管理理念、標準和要求貫穿于人事檔案管理收集、歸檔、整理、檢索、利用和銷毀全過程。

1.2 人事檔案管理過程的精細化

從人事檔案管理過程或步驟來看，主要包括人事文件資料收集、整理、保管、檢索、利用、編研、鑒定和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，精細化管理應體現(xiàn)在這些環(huán)節(jié)的每一個細微之處。既要嚴格把握重點步驟、環(huán)節(jié)的精細化，也要把握好其他環(huán)節(jié)步驟的精細化[3]。其中，收集、整理、歸檔、利用是人事檔案精細化管理的重要過程，要把《條例》的規(guī)定和要求落實到這些重要環(huán)節(jié)。以整理為例，既要按照紙質(zhì)檔案整理的標準和要求做好紙質(zhì)人事檔案資料的編目、編號、裝盒和上架等，也要做好電子人事檔案資料的數(shù)據(jù)信息存儲、命名、數(shù)據(jù)傳輸與掛接等，要認真貫徹人事檔案精細化管理過程中每一個環(huán)節(jié)的職責、任務(wù)和內(nèi)容，通過流程再造或管理過程重塑等，將零散、雜亂、復雜的文書檔案有序化、規(guī)范化，使人事檔案管理實現(xiàn)制度化與數(shù)字化。

1.3 人事檔案管理內(nèi)容的精細化

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》第三章“內(nèi)容和分類”中的第十九條規(guī)定，人事檔案管理的內(nèi)容和分類包括《干部履歷表》、干部簡歷等履歷類材料；自傳、重要思想?yún)R報等自傳和思想類材料；年度考核、專項考核及平時考核等考核鑒定類材料；職業(yè)（任職）資格、專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）、著作、論文目錄等學歷學位、教培類材料；基本信息審核認定、任前審核登記表等政審、審計和審核類材料；入黨志愿書、入團志愿書等黨、團類材料；表彰、嘉獎、記功與先進事跡等表彰獎勵類材料。一方面，要嚴格按照《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，做到應收盡收、應歸盡歸，確保人事檔案管理內(nèi)容的完整性。另一方面，要認真貫徹《檔案法》《實施條例》及《歸檔文件整理規(guī)則》的嚴格要求，以人事檔案管理內(nèi)容精細化展現(xiàn)人事檔案管理的精細化。

1.4 人事檔案管理制度的精細化

人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性很強的業(yè)務(wù)性工作。人事檔案精細化管理離不開健全、可操作性強的管理制度保障。因此，要根據(jù)人事檔案精細化管理的現(xiàn)實需要，結(jié)合《檔案法》《實施條例》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)的規(guī)定及國家標準、行業(yè)標準和規(guī)范性的要求，結(jié)合人事檔案管理特點及規(guī)律，進一步細化干部人事檔案的收集、整理、歸檔、利用、檢索與銷毀等制度，以完善的制度保障人事檔案管理精細化與規(guī)范化[4]。

2 《實施條例》背景下鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理流程

從人事檔案管理業(yè)務(wù)流程分析（見圖1），人事檔案精細化管理流程始于人事資料收集，止于人事檔案統(tǒng)計，期間包括人事檔案整理、保管、鑒定、檢索、利用與編研等若干步驟和環(huán)節(jié)。其中人事檔案收集、整理、保管和利用是關(guān)鍵性核心步驟，檔案鑒定既是歸檔時的收集范圍鑒定，也包括到期后的價值鑒定，鑒定結(jié)果直接決定了人事檔案是否繼續(xù)保存。因此，人事檔案精細化管理具有重要的現(xiàn)實意義，通過把分散于組織、人事、業(yè)務(wù)部門的人事檔案資料收集、整理與歸檔，使人事檔案管理符合國家、行業(yè)、部門標準及法律法規(guī)及規(guī)范性文件的要求。例如，以鐵路系統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案整理為例，要嚴格按照《歸檔文件整理規(guī)則》，收集分散于各業(yè)務(wù)部門的人事檔案資料，還要根據(jù)紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案的不同進一步做好精細化整理。基于六西格瑪理論，通過文書檔案管理流程分析，發(fā)現(xiàn)潛在問題，為改善工作流程、提高文書檔案管理的精細化水平，有利于文書檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

六西格瑪精細化管理理念的核心是流程化，即從管理流程的每一個步驟、環(huán)節(jié)來界定、測量、分析、改進與控制，從而使人事檔案管理精細化，不斷提升人事檔案管理的質(zhì)量和水平。

2.1 界定

人事檔案屬于檔案的重要組成部分，有其自身的行業(yè)特點和發(fā)展規(guī)律，包括人事文件資料的收集、歸檔、整理、保管、檢索利用、信息編研、鑒定和統(tǒng)計等八個步驟，包含了人事檔案從產(chǎn)生至統(tǒng)計的全周期。從每個步驟的內(nèi)涵、功能界定來看，基礎(chǔ)是“人事文件資料的收集”、關(guān)鍵是“人事文件資料的整理”、目的是“人事檔案資料的利用”，發(fā)揮人事檔案價值。六西格瑪理論的運用，首先就是要界定人事檔案若干步驟及每個步驟在整個管理流程中的價值和意義，為后面各階段的貫徹落實提供指導。

2.2 測量

測量，通過定性或定量及定性與定量相結(jié)合的方式，全面評估人事檔案每個管理環(huán)節(jié)的質(zhì)量。如紙質(zhì)人事檔案案卷質(zhì)量（見表1），需要從完整性、系統(tǒng)性、有效性、規(guī)范性、封面、目錄、卷盒和備考表等若干領(lǐng)域全面評估人事檔案案卷質(zhì)量，并在此基礎(chǔ)上進一步分析當前人事檔案管理流程的科學性，為下一步分析提供科學數(shù)據(jù)支撐。

2.3 分析

根據(jù)“測量”結(jié)果，利用PDCA循環(huán)理論分析影響鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理的各個因素，并通過定性或定量分析影響人事檔案精細化管理的內(nèi)容，分清主次原因及主次原因的主次方面，為后續(xù)持續(xù)改進提升提供現(xiàn)實依據(jù)。

2.4 改進

按照六西格瑪理論，圍繞鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理目標與要求，結(jié)合人事檔案精細化管理的八個步驟、流程及《實施條例》中的相關(guān)規(guī)定和要求，持續(xù)改進人事檔案管理流程中的短板弱項，要重點解決人事檔案資料收集、整理及利用中的弊端和不足，持續(xù)改進業(yè)務(wù)流程內(nèi)容，不斷提升檔案精細化管理水平。

表1：紙質(zhì)人事檔案案卷質(zhì)量評價因素及內(nèi)容

評價因素 因素內(nèi)容

完整性 將體現(xiàn)人事業(yè)務(wù)內(nèi)容、具有查考價值的資料收集與移交歸檔，確保應收集盡收集、應歸檔盡歸檔。

系統(tǒng)性 以紙質(zhì)人事檔案為例，落實《歸檔文件整理規(guī)則》，按照系統(tǒng)性原則及要求整理人事檔案。

有效性 以電子人事檔案為例，落實《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，使其能夠被檢索、呈現(xiàn)或理解。

規(guī)范性 以人事檔案案卷格式為例，要求人事檔案整理裝卷的案卷卷皮、卷盒規(guī)格與填寫等符合規(guī)范標準。

封面 硬、軟卷（件）皮封面項全宗、名稱、題名、保管期限、檔號編制、件和頁數(shù)等填寫科學規(guī)范。

目錄 目錄用紙幅面尺寸、頁邊與文字區(qū)尺寸、卷內(nèi)文件目錄項目、卷內(nèi)文件目錄填寫方法。

卷盒 存儲人事檔案卷盒尺寸、卷脊格式、填寫內(nèi)容符合規(guī)范要求。

備考表 卷內(nèi)備考表項目內(nèi)容、卷內(nèi)備考表外形尺寸及頁邊與文字區(qū)尺寸、卷內(nèi)備考表填寫要符合標準。

2.5 控制

控制，即選擇合適的管理手段，持續(xù)推進鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理水平，包括持續(xù)改進歸檔文件資料的收集方法與路徑，把控好人事檔案精細化管理的方式方法，把流程改進與流程管理融入人事檔案全過程。

3 基于《實施條例》實施下的鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理對策

3.1 界定階段

圍繞鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理現(xiàn)實要求，從紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案兩個方面準確界定人事檔案精細化管理的步驟、階段及其內(nèi)容、標準和要求，要把《檔案法》《條例》《歸檔文件整理規(guī)則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》及《檔案分類標引規(guī)則》等法律法規(guī)、標準規(guī)范要求落實到鐵路系統(tǒng)的人事檔案精細化管理全過程[5]。

3.2 測量階段

根據(jù)定性、定量兩個方面，按照鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理的各個方面，評估人事檔案精細化管理的重點、難點、關(guān)鍵環(huán)節(jié)及步驟，測算出影響人事檔案精細化管理的主次要因素，為后期精細化改進與控制奠定基礎(chǔ)。

3.3 分析階段

通過影響鐵路系統(tǒng)人事檔案精細化管理主次要因素分析，并根據(jù)賦予其權(quán)重大小進行測量，根據(jù)測量的結(jié)果進一步分析影響人事檔案精細化管理的內(nèi)容、情形和現(xiàn)狀，為后期制定改進措施、提出控制方案提供有力參考。

3.4 改進階段

界定是確定人事檔案精細化管理的范圍，測量是定量分析人事檔案精細化管理的現(xiàn)狀，而分析則是確定精細化管理的重點領(lǐng)域。最終的落腳點是改進，通過影響人事檔案精細化管理的因素分析，持續(xù)做好人事檔案管理工作。例如，圍繞鐵路系統(tǒng)人才管理核心業(yè)務(wù)，根據(jù)不同身份群體，細化鐵路系統(tǒng)不同人員人事檔案收集歸檔范圍，明確歸檔文件收集的重點，并提出歸檔文件收集、管理、利用的質(zhì)量控制方案。進一步優(yōu)化人事檔案移交工作的流程，從人事檔案移交的全面性、完整性與可操作性等方面，持續(xù)推動并優(yōu)化鐵路系統(tǒng)人事檔案移交的范圍和重點等。健全人事檔案管理的規(guī)章制度，從制度上不斷完善人事檔案管理規(guī)定，增強制度的執(zhí)行力。通過搭建平臺、開通線上線下相結(jié)合的方式，切實增強人事檔案的服務(wù)水平。

3.5 控制階段

把鐵路系統(tǒng)人事檔案工作成效納入中心業(yè)績考核范疇，根據(jù)考核結(jié)果及時兌現(xiàn)獎懲。按照《實施條例》中的信息化、安全保密等規(guī)定和要求，評估人事檔案歸檔質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。記錄工作日志，定期總結(jié)改進效果及有待繼續(xù)完善的環(huán)節(jié)，把持續(xù)改進落實于人事檔案精細化管理的始終。

參考文獻

[1]賈曉囡.信息技術(shù)應用視角下人事檔案精細化管理分析[J].蘭臺內(nèi)外，2023（24）：63-65.

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[3]吳文靜.高速公路人事檔案精細化管理的實踐探析[J].時代人物，2021（4）：291.

[4]楊虹，陳忠偉，趙爾梅.淺談企業(yè)人事檔案的精細化管理[J].中國金屬通報，2021（1）：112-113.

[5]邢曉玲.精細化管理模式在信息資源管理中的應用[J].文化產(chǎn)業(yè)，2023（23）：102-104.

作者簡介：趙知妍（1990.10—），大學學歷，邵武市鐵路建設(shè)發(fā)展中心館員，主要從事鐵路建設(shè)檔案管理研究。