服務型政府視野下做好不動產登記檔案管理的幾點思考

摘 要：不動產登記檔案是社會發展的真實記錄，在服務新質生產力創新發展上發揮著重要作用。本文從不動產登記檔案的時代特點出發，認為新形勢下檔案數據化、服務智能化、開發現代化與管理安全化是新的發展方向，要瞄準短板與弱項，著力從數據管理、服務群眾、安全保護、開發利用和治理體系建設方面予以加強，深化檔案治理體系和治理能力現代化。

關鍵詞：不動產登記檔案；服務型政府；檔案數據

不動產登記檔案是指在不動產登記過程中，由不動產登記機構依法記錄和保存的關于不動產權利設立、變更、轉讓和消滅等法律事實的官方文件和資料。對于確保財產權益、推動經濟增長、提升政府效率以及保障社會公平正義有著關鍵且顯著的影響[1]。因此，做好不動產登記檔案的管理與利用至關重要。本文從時代背景出發，探究不動產登記檔案的邏輯價值和發展趨勢，并提出解題之道，助推檔案治理體系現代化。

1 服務型政府視野下做好不動產登記檔案的時代特點

1.1 檔案數據化

“數據”概念近年來成為學術界研究的熱點問題，國家將激活檔案數據要素作為新質生產力發展的推動力，《數字中國戰略》將“暢通數據資源大循環”作為數字中國建設基礎之一，強調“構建國家數據管理體制機制，健全各級數據統籌管理機構。推動公共數據匯聚利用，建設公共衛生、科技、教育等重要領域國家數據資源庫”。當前，檔案資源加速向“數據態”轉變，以其真實性、安全性及可靠性成為重要的社會生產要素。不動產登記檔案數據是土地保護、政府稅收、地籍調查的數據來源，不僅是記錄不動產登記全過程的原始憑證，還是不動產權利人查詢不動產信息有效且唯一的依據。因此，要發揮好不動產登記檔案數據的準信度高、價值大、活性強的特點，釋放檔案數據知識要素潛力，推動數字社會有效運行。

1.2 服務智能化

服務方式的智能化是指利用大數據、人工智能、互聯網+技術，推動檔案數據整合，實現檔案管理的智能化。不動產登記管理檔案在信息化的基礎上逐步向智能化方向發展，檔案查詢利用服務的供給效率不斷提升，滿足查檔用戶群體的年輕化、異地化等需求，極大地方便企業和群眾，節約其時間成本與交通成本。比如，在線下服務方面，有的地區在不動產登記服務大廳配備不動產登記24小時自助服務終端設備，實現全程自助辦理、查詢打印不動產登記證明及相關登記結果信息“隨時辦”。同時，開通網上App在線查詢，充分發揮“互聯網+政務服務”優勢，實現企業、群眾查詢不動產登記檔案“網上查”“自助查”，提高不動產檔案服務的便利感、獲得感和幸福感。

1.3 開發現代化

不動產檔案蘊含著豐富的城市記憶、地域文化和人文精神，深度挖掘不動產檔案蘊含的治理經驗，為社會發展提供新的經驗參考成為管理部門的使命。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，積極探索知識管理、人工智能、數字人文等技術在檔案信息深層加工和利用中的應用。管理部門要用好新技術在檔案開發方面的顯著優勢，依據館藏資源，通過舉辦展覽、拓展應用場景、編纂資政參考等形式，將不動產檔案文化融入城市記憶、數字記憶工程，展現檔案工作服務中心、再現記憶、建設美好生活的價值。

1E0/HZ9jPFzmV5Vsw801bZ9i9IjMcbMI4UKgbkO/LxK8=.4 管理安全化

隨著信息技術的飛速發展，數據安全已經成為全球關注的熱點問題。在新時代背景下，檔案信息安全面臨的挑戰也變得更加復雜和嚴峻。在數字化快速發展的時代，保護不動產登記檔案數據安全成了刻不容緩的任務。比如人工智能、物聯網、5G等新興技術，雖然帶來了很多便利，同時也帶來新的安全問題。如何保障這些新興技術賦能檔案數據安全已成為當前亟待解決的問題。檔案管理部門需要針對不同的新興技術制定相應的安全策略和措施。例如，加強數據加密、建立安全認證體系及實施訪問控制等，應對好網絡攻擊和數據泄露等檔案數據安全問題。

2 服務型政府視野下不動產登記檔案價值實現的困境

2.1 治理體系不完善

不動產登記檔案管理規范化、制度化的不足主要來源于制度建設的不完善。在檔案形成過程中涉及土地出讓、確權、登記等多環節，不同部門和地區執行的標準不一、監管程度不同，造成數據資源的離散化，難以實現檔案數據標準化建設，影響服務水平和效率，這不僅增加了公眾辦理不動產登記的難度，還埋下了產權爭議和法律問題的隱患。特別是隨著近幾年房地產市場的快速變革，不動產檔案治理跟不上時代發展的步伐，導致在服務市場主體方面捉襟見肘。這需要管理部門著力提高檔案治理現代化水平，聚合檔案數據要素價值，解決檔案管理中的難點和堵點，發揮好經濟發展的引擎作用。

2.2 資源整合難度大

由于歷史原因，各地區使用的不動產登記系統和檔案管理系統千差萬別，數據結構和檔案格式存在差異，雖然原來的國土資源部對當前不動產統一管理登記后的檔案數據進行了格式標準要求，但是在標準發布之前的資料信息無法實現數據間的直接縱向共享[2]。雖然各地進行了一定的整改探索，但進程不一，難以短時間實現全方位的數據轉化。因此，檔案數據整合面臨著多重異構、內容不完整的問題，阻礙了區域內不動產登記檔案的統一管理與利用，影響了數據資源要素驅動作用的發揮。

2.3 服務能力有待提高

不動產登記檔案反映不動產在轉移、抵押以及變更等過程中的權屬來源和審核依據，具有重要的查考和憑證作用，但是服務效率問題是不動產登記檔案亟待解決的關鍵性問題。比如，從提交申請到獲得不動產權證書，由于信息流通不順暢，需要多個部門審核才能實現，加之檔案數據共享不充分，申請者需要往返于多個部門，加重了公眾負擔，影響政務服務形象。加之，有的地區依靠人力進行整理登記，借助信息平臺開展業務力度不足，難以實現一體化管理，整體辦公效率較低。

2.4 安全防護亟需強化

伴隨服務政府理念的推進，不動產登記部門希望公眾通過不動產登記平臺進行查詢利用，實現政務服務和公眾滿意率雙提高。但是，共享平臺建設也帶來的個人隱私被泄露的風險，比如，黑客利用各種手段對政府機構、個人等進行網絡攻擊，造成了巨大的經濟損失和聲譽風險。為了應對這些威脅，不動產管理部門需要采取更加全面和高效的安全措施。例如，加強網絡安全防護、建立完善的安全管理制度以及提高員工的安全意識等。但是不動產管理部門安全防護技術與新科技發展存在不同步性，無法實現服務效率和隱私保護的平衡，影響數據服務生態的健康平衡。

3 服務型政府視野下不動產登記檔案高質量發展的實踐進路

要以檔案工作“四個好”“兩個服務”為目標，深入踐行“三個走向”要求，打造高質量的不動產登記檔案治理體系。

3.1 下好“數據管理”先手棋

一是借勢而為。抓好數字中國戰略實施機遇，推動不動產登記檔案向數據化轉型。具體而言，要以檔案類型、產生過程和歸檔為基礎，建立不動產登記紙質和電子檔案資料收集、整理、移交、歸檔、保存、利用和共享全生命周期管理體系，制定詳細的數字化建設流程，嚴格遵循數字化預處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢等流程，解決好歷史存量和部門移交檔案存放不集中、存儲不安全和未掃描形成標準化電子成果等現實問題。二是聚勢而成。推進不動產登記檔案信息共享集成，管理部門要建設一個能夠處理大量數據并支持高效傳輸的系統平臺，該平臺應具備高度的可擴展性和兼容性。確立一致的數據規范和信息交換規則，以實現不同部門和地區間數據的無障礙對接和互操作，防止信息孤島的形成[3]。建立參與方的合作框架，明確行為主體的責任和角色。運用好大數據、人臉識別等技術，保障平臺運行安全有效。要加強檔案數據的更新和維護，確保平臺數據的鮮活度；持續加強檔案人員素質培訓，提高實操水平和管理能力，同時要加大平臺宣傳力度，讓群眾用足用好數據共享的紅利，在檔案利用中提升獲得感。

3.2 出好“服務群眾”組合拳

把服務能力建設作為不動產檔案管理的重中之重，讓人民群眾在服務中提升幸福感。一是優化服務流程。深化登記利用流程改革，簡化手續，消除行政步驟，實現查詢利用流程化。比如，延伸檔案查詢場域，依托新媒體平臺，明確相關規定、查檔方式和程序，開通原文在線查檔，只需要群眾動動指尖，即可實現“掌上查檔”：立查、立下載、立打印和立利用[4]；推廣電子簽名技術應用，實現在線申請、審核與批復，全面壓縮檔案查詢和利用時限。二是推進檔案服務智慧化。加快融入區域檔案資源目錄數據平臺，做好與全國檔案查詢利用服務平臺對接，依托公共服務平臺，打通開放數據接口，拓寬檔案服務窗口，實現檔案預約查詢“一網通辦”，不斷提升遠程服務能力，強化館際互聯互通，真正讓數據多跑路、讓群眾少跑路。要運用區塊鏈技術對電子檔案添加水印和電子印章，開啟雙重防偽保障，防止電子檔案被篡改，確保檔案利用真實可靠。三是暢通受理審核堵點。實行“首問負責制”，開設“在線留言”欄目，群眾可留言提交未知事宜、未盡事宜，及時解決群眾相關疑難問題。

3.3 打好“安全保護”主動仗

把安全體系建設擺在突出位置，397d63582f99b1ed101db629951ad89ce02ff0f01c779c410532a60e7065101d守護不動產權利人的信息安全。在體制層面建立責任層級清晰、職責落實到人的保密管理責任制，層層簽訂安全保密責任書，把檔案安全保密工作細化、量化到各個工作崗位和業務環節，做到安全到崗、責任到人、措施到位，不斷增強檔案人員做好檔案信息安全工作的責任感。從制度層面，健全檔案管理與查詢利用制度。嚴格控制不動產信息和原始檔案的查閱、借閱和數據的拷貝與導出，嚴禁對檔案隨意拍照和復印，切實消除不動產登記信息的安全隱患。從技術層面，建立多重信息安防體系。數據加密、安全訪問、防護墻、防水墻等技術，通過常態漏洞掃描、弱口令清零，實現網絡安全閉環管理。嚴格規范信息查詢利用，設置用戶權限，做好查詢日志管理，使每項權力運行過程可查可控可追溯，有效規制自由裁量權。嚴格按照檔案管理“九防”標準要求，定期對檔案庫房管理開展回頭看，實行電子檔案異地備份，確保不動產登記檔案的絕對安全。

3.4 做好“開發利用”大文章

讓不動產檔案“活起來”，實現從“靜態”向“動態”轉變。一是喚醒城市記憶。加強與建設、檔案等部門的橫向聯系，通過打造主題展覽、育人陣地的形式，留存城市記憶、傳承城市精神。比如，圍繞城市文脈，挖掘不動產登記檔案中的土地變遷和流轉，打造城市記憶展廳，運用數字孿生、大數據、云計算、區塊鏈、AR等技術整合，打造出更加真實、更具沉浸感的展示空間。二是發揮資政輔政作用。不動產登記檔案反映了國家治理的經驗和做法，蘊含著豐富的治理智慧，同時不動產登記的查詢利用也反映著經濟活躍度和房地產行業的發展態勢。主管部門要增強政治敏銳性，善于從檔案數據提煉經濟發展規律，為上級決策提供依據。比如，不動產登記業務的增長導致檔案數據流動和數量的增長，其背后隱含著房產交易量的增長，管理部門可結合經濟規律，細化數據分析，為政府提供有效的資政服務。

3.5 打造“治理體系”新格局

推動不動產登記檔案治理能力和治理體系現代化是《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的內在要求。一是加強觀念轉型。順應信息化時代發展趨勢，始終堅持數據賦能，把檔案數據治理現代化作為治理體系現代化的切入點和突破口，積極探索不動產登記治理現代化的新模式。二是發揮信息技術支撐作用。智能化是不動產登記檔案治理方式現代化的重要手段，應加快推進智能化管理體系建設，打造數據驅動、人機協同、跨界融合的共享治理新模式，助推不動產登記檔案服務便捷化。三是提高改革創新能力。用改革的思路破解難題，用創新的舉措推動落實。善于將改革經驗集成并上升為頂層設計，推動不動產登記檔案治理質量變革、效率變革、動力變革。四是提高學習研究能力。保持對新技術和檔案領域前沿問題的把握和研究，善于提出更多創新性理論觀點和突破性對策舉措，發揮檔案治理體系的效能。

結語

不動產登記檔案是自然資源部門直接服務人民群眾的重要窗口。要以檔案數據化管理為突破口，開展檔案管理系統優化和完善檔案管理規范工作，提高不動產登記檔案工作人員的業務素質和管理能力，全面加強不動產檔案管理利用及信息化安全保護工作水平，增強檔案服務效能。要深入挖掘不動產登記檔案蘊含的社會治理之道，提煉可復制可推廣的經驗做法，為社會治理提供路徑。深化人才服務體系建設，提高不動產登記檔案工作人員的業務素質和管理能力，筑牢人才之基，不斷開拓不動產檔案管理新局面。

參考文獻

[1]張晶.不動產登記檔案社會服務能力建設研究[J].蘭臺世界，2024（04）：15-16.

[2]張文娜.不動產檔案數據共享探析[J].科技資訊，2021（12）：07-08.

[3]趙華.數字化時代不動產登記中心檔案管理信息化建設探究[J].大數據時代，2024（01）：27-28.

[4]吳文浩.職業學校檔案數字化工作若干思考[J].職業，2020（01）：14-15.

作者簡介：王琛（1985—），大學學歷，山東省臨沂市不動產登記交易中心副研究館員，主要從事檔案管理研究。