標(biāo)準(zhǔn)化視角下檔案信息化建設(shè)探究

摘 要：新《檔案法》的頒布實(shí)施，為檔案信息化建設(shè)提供了有力的法律保障。新時(shí)代檔案信息化建設(shè)需要解決無(wú)序、低效和重復(fù)加工等難題，達(dá)到檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化、系統(tǒng)化和統(tǒng)一化。本文以標(biāo)準(zhǔn)化為視角，分析了檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)背景及當(dāng)前檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和失效標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步討論了檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化需要解決數(shù)據(jù)兼容、統(tǒng)一建設(shè)和高效利用的難題，在此基礎(chǔ)上，提出了標(biāo)準(zhǔn)化視角下檔案信息化建設(shè)路徑，對(duì)新時(shí)代檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了有益探索，具有積極的理論意義和現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；標(biāo)準(zhǔn)化；《檔案法》；建設(shè)

新《檔案法》第五章“檔案信息化建設(shè)”共有七條，主要涉及地方政府所承擔(dān)的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃的主體責(zé)任、電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力的標(biāo)準(zhǔn)和要求、電子檔案“四性”內(nèi)容及電子檔案異地備份和共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)等內(nèi)容。新《檔案法》第一次以法律的形式明確規(guī)定了檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化，就是指在檔案信息化內(nèi)容、平臺(tái)、系統(tǒng)等建設(shè)實(shí)踐中，就檔案信息化過(guò)程中各項(xiàng)重復(fù)性的內(nèi)容及環(huán)節(jié)，通過(guò)制訂、發(fā)布和實(shí)施達(dá)到檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)化，提升檔案信息化建設(shè)效率，減少重復(fù)活動(dòng)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)取得最佳效果。新時(shí)代，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈和數(shù)據(jù)備份技術(shù)的發(fā)展，使檔案工作發(fā)展呈現(xiàn)智能化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展態(tài)勢(shì)，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享共用，標(biāo)準(zhǔn)化是降低甚至是消除檔案信息化建設(shè)及運(yùn)行過(guò)程中無(wú)序狀態(tài)和重復(fù)加工等現(xiàn)象的重要標(biāo)尺，使檔案信息化建設(shè)達(dá)到規(guī)范化、系統(tǒng)化和統(tǒng)一化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源跨區(qū)域、跨部門(mén)交流共享。

1 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)背景

從612cc55f606a2c1dab71df559980beae法律條文的規(guī)定來(lái)看，《檔案法》以法律條文的形式規(guī)定各級(jí)政府、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中所承擔(dān)的職責(zé)內(nèi)容，并且以立法形式確立電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有同等法律效力，能夠直接以電子形式作為憑證使用及其具體要求；《檔案法實(shí)施條例》進(jìn)一步細(xì)化了電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容、要求及數(shù)字檔案館（室）建設(shè)等，明確提出“國(guó)家檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)制定數(shù)據(jù)共享標(biāo)準(zhǔn)”。

從政策方面的制定來(lái)看，黨的十八大以來(lái)，國(guó)家制定了一系列推動(dòng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)、數(shù)字中國(guó)和智慧城市的戰(zhàn)略部署[1]。國(guó)家“十四五”規(guī)劃綱要中就數(shù)字化建設(shè)設(shè)置了專(zhuān)門(mén)篇章，從頂層做出了政策性規(guī)劃。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中有26次提及“信息化”，明確提出要“以數(shù)字轉(zhuǎn)型為主線，深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型”，這一規(guī)定為“十四五”時(shí)期檔案信息化建設(shè)指明了發(fā)展方向，明確了發(fā)展重點(diǎn)，奠定了理論基礎(chǔ)。

從技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展來(lái)看，近年來(lái)，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、機(jī)器學(xué)習(xí)、數(shù)據(jù)備份、語(yǔ)音識(shí)別和物聯(lián)網(wǎng)等一大批前沿科技的應(yīng)用與發(fā)展，為新時(shí)代檔案信息化建設(shè)提供了模式選擇、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型和高效推進(jìn)的重要技術(shù)支撐。在“增量電子化、存量數(shù)字化”的規(guī)劃要求下及先進(jìn)信息技術(shù)升級(jí)迭代周期越來(lái)越短，檔案信息化建設(shè)及轉(zhuǎn)型發(fā)展進(jìn)一步加快。

2 檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)狀分析

本研究以國(guó)家檔案局網(wǎng)站（https：//www.saac.gov.cn）法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)中的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和失效標(biāo)準(zhǔn)為藍(lán)本。其中：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)25項(xiàng)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)98項(xiàng)、失效標(biāo)準(zhǔn)34項(xiàng)；涉及檔案信息化建設(shè)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、失效標(biāo)準(zhǔn)分別有13項(xiàng)、40項(xiàng)和12項(xiàng)；黨的十八以來(lái)頒布涉及檔案信息化建設(shè)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn) 電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有《電子檔案證據(jù)效力維護(hù)規(guī)范》（DA/T 97-2023）、《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》（DA/T 94—2022）、《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/T 93—2022）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）、《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 89—2022）、《檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)用LTO磁帶應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 83—2019）、《電子檔案存儲(chǔ)用可錄類(lèi)藍(lán)光光盤(pán)（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 74—2019）、《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》（DA/T 73—2019）和《錄音錄像類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63-2017）。此外，《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85—2019）等核定為失效標(biāo)準(zhǔn)。

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出了“十四五”時(shí)期我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)思想，其中包括“深化檔案信息化戰(zhàn)略專(zhuān)項(xiàng)”的內(nèi)容，還提出到2025年我國(guó)“檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”。并把“完善檔案法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范”作為主要任務(wù)之一，提出要在“十四五”時(shí)期發(fā)布《電子檔案單套制管理一般要求》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)要做好標(biāo)準(zhǔn)解讀和宣傳貫徹，進(jìn)一步提出要積極“推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)”。從上述統(tǒng)計(jì)的情況來(lái)看，黨的十八大以來(lái)，檔案信息化建設(shè)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布及實(shí)施數(shù)量較以前有了較大幅度的增加，涉及檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)域有電子會(huì)計(jì)檔案、電子檔案移交、電子檔案證據(jù)效力維護(hù)、實(shí)物檔案數(shù)字化、移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)和元數(shù)據(jù)方案。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中涉及檔案信息化有政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)、黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范、信息與文獻(xiàn)第1、2、3部分及電子檔案管理規(guī)范等。總體來(lái)看，檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)涉及的領(lǐng)域多、范圍廣及可執(zhí)行強(qiáng)等特點(diǎn)，這些標(biāo)準(zhǔn)為檔案信息化建設(shè)提供了有力保障。

3 檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)需要解決的問(wèn)題

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是檔案工作中有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)[2]。檔案信息化建設(shè)也不例外，需要借助各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)技術(shù)和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案信息高效傳輸和數(shù)字資源的共享利用。

首先，數(shù)據(jù)兼容性。新《檔案法》對(duì)電子檔案與傳統(tǒng)載體同等效力進(jìn)行了法律確權(quán)，但前提是“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》明確規(guī)定了電子文件歸檔的主要格式。電子文件可選用PDF或者PDF/A格式歸檔；以版式文件格式歸檔主要是電子公文正本及定稿等；電子位圖可以版式文件、RTF、WPS、JPG和TIF等通用格式歸檔；二維矢量文件則以SVG、SWF及WMF等格式進(jìn)行歸檔；數(shù)據(jù)庫(kù)文件形成的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為ET、XLS及DBF等格式歸檔；聲像類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)以XLS與DBF格式歸檔，等等。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施，進(jìn)一步統(tǒng)一了檔案信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)兼容性問(wèn)題，確保電子檔案信息的可讀性。

其次，建設(shè)統(tǒng)一性。隨著檔案信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，及時(shí)做好標(biāo)準(zhǔn)的立、改、廢工作，旨在讓標(biāo)準(zhǔn)能夠始終保障檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一性。例如，檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》就是統(tǒng)一了電子文件、電子檔案、電子檔案管理系統(tǒng)、邏輯結(jié)構(gòu)和元數(shù)據(jù)等一般概念的內(nèi)涵與外延，以及“四性”的具有要求，進(jìn)一步明確了檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。又如《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》統(tǒng)一了檔案移動(dòng)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)包括App、某信公眾號(hào)、應(yīng)用系統(tǒng)功能、檔案信息資源組織、安全管理和運(yùn)維保障等。這些標(biāo)準(zhǔn)的詳細(xì)規(guī)定進(jìn)一步統(tǒng)一了檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一性問(wèn)題。

最后，利用高效性。不以規(guī)矩，無(wú)以成方圓。《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》從法律條例等立法視角對(duì)“檔案的利用和公布”做出了明確的規(guī)定和要求。檔案具有“存史資政育人”功能，發(fā)揮檔案現(xiàn)實(shí)價(jià)值是信息化建設(shè)的落腳點(diǎn)之一，也是認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》的生動(dòng)實(shí)踐。標(biāo)準(zhǔn)的制定，能夠從體制機(jī)制等方面統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)數(shù)據(jù)類(lèi)型、內(nèi)容范圍和平臺(tái)功能，能夠顯著提升檔案高效利用。如《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》的標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)實(shí)施，明確規(guī)定了電子檔案檢索利用、電子借閱、檔案編研和利用登記等功能性要求。其中檢索利用功能包括了6項(xiàng)必選功能（如電子檔案檢索方式、電子檔案權(quán)限控制等）和2項(xiàng)可選功能（如電子檔案選擇性屏蔽和遮蓋、檢索結(jié)果收藏功能）。這些標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施進(jìn)一步提升了檔案的利用效率。

4 標(biāo)準(zhǔn)化視角下檔案信息化建設(shè)路徑

4.1 加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，優(yōu)化檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容

依據(jù)新《檔案法》和《檔案法實(shí)施條例》，國(guó)家檔案主管部門(mén)應(yīng)立足檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要，及時(shí)做好行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的立、改、廢等工作，不斷優(yōu)化檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。例如，《檔案法》明確提出電子檔案應(yīng)當(dāng)“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，但具體的來(lái)源、可靠的標(biāo)準(zhǔn)、程序規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)以及要素合規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)缺少明確的規(guī)定。針對(duì)這些新情況、新變化與新要求，以及檔案信息化建設(shè)發(fā)展的時(shí)代需要，及時(shí)做好頂層標(biāo)準(zhǔn)的制定，并持續(xù)優(yōu)化完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，為檔案信息化建設(shè)提供切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)做保障。

4.2 抓好貫徹執(zhí)行，實(shí)化檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)

標(biāo)準(zhǔn)的制定在于實(shí)施。檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域相繼出臺(tái)了一系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)鍵是要抓好這些標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案信息化建設(shè)沒(méi)有達(dá)到預(yù)期效果，究其原因主要是重檔案技術(shù)研發(fā)、輕標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的應(yīng)用，使標(biāo)準(zhǔn)與檔案信息化建設(shè)存在不相適應(yīng)的現(xiàn)象。一方面，檔案信息化建設(shè)沒(méi)有完全按照標(biāo)準(zhǔn)的要求落實(shí)，導(dǎo)致信息化建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)要求存在一定差距，沒(méi)有較好地發(fā)揮檔案信息資源共建共享效果。另一方面，檔案標(biāo)準(zhǔn)的要求剛性約束不足，多為指導(dǎo)性、引導(dǎo)性和鼓勵(lì)性的規(guī)定和要求，與《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》以法律法規(guī)的強(qiáng)制性要求相比，還存在剛性約束不足的問(wèn)題。為此，一方面檔案信息化建設(shè)要主動(dòng)抓好標(biāo)準(zhǔn)的貫徹落實(shí)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的具體要求，不折不扣地貫徹好、落實(shí)好。另一方面要做好法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的有效銜接，把一些標(biāo)準(zhǔn)中的相關(guān)規(guī)定及時(shí)以立法的形式確定下來(lái)，提高標(biāo)準(zhǔn)的剛性約束[3]。

4.3 注重標(biāo)準(zhǔn)體系，細(xì)化檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，要從技術(shù)的角度進(jìn)一步細(xì)化檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)體系（見(jiàn)圖1）。包括信息資源、軟件應(yīng)用系統(tǒng)、信息安全和基礎(chǔ)設(shè)施等信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系。專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、通用標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等各個(gè)層次領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)體系；過(guò)程記錄與統(tǒng)計(jì)分析標(biāo)準(zhǔn)體系、檔案利用及處置標(biāo)準(zhǔn)體系、檔案存儲(chǔ)、保管、整理和歸檔等標(biāo)準(zhǔn)。

信息資源標(biāo)準(zhǔn)主要是針對(duì)檔案管理流程及數(shù)字信息資源相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，是整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系的核心和主體，與檔案本質(zhì)屬性密切相關(guān)。應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)主要是指建立在檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上的各種檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及應(yīng)用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，如《電子檔案歸檔系統(tǒng)功能規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)文件接口規(guī)范》等；信息安全標(biāo)準(zhǔn)主要是指在檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的信息安全方面的標(biāo)準(zhǔn)，如《電子簽章使用規(guī)范》《電子檔案信息安全管理規(guī)范》；網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)主要是檔案信息化建設(shè)中涉及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與配備的標(biāo)準(zhǔn)[5]。

4.4 做好學(xué)習(xí)宣傳，強(qiáng)化檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)知

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，標(biāo)準(zhǔn)從其制定、落實(shí)到修訂完善是一個(gè)逐步深入的發(fā)展過(guò)程。因此，要做好檔案信息化建設(shè)過(guò)程中各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定，尤其是要與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》中的最新規(guī)定和要求，不斷做好新標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)宣傳。可通過(guò)拍攝微視頻，利用某信、某博、新聞客戶(hù)端等“兩微一端”平臺(tái)，持續(xù)做好標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)體系的宣傳普及。此外，還可以圍繞標(biāo)準(zhǔn)的最新內(nèi)容和要求，通過(guò)知識(shí)競(jìng)賽、演講比賽等靈活多樣的形式，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的宣傳普及，達(dá)到入腦入心的效果。此外，制作檔案宣傳海報(bào)，在宣傳欄和公示欄等張貼檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。通過(guò)邀請(qǐng)專(zhuān)家授課，組織業(yè)務(wù)骨干赴先進(jìn)地區(qū)開(kāi)展參觀學(xué)習(xí)等途徑，持續(xù)做好標(biāo)準(zhǔn)的宣傳普及，持續(xù)擴(kuò)大標(biāo)準(zhǔn)社會(huì)知曉度和影響力[6]。

結(jié)語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，也是數(shù)字中國(guó)建設(shè)的重要內(nèi)容。而標(biāo)準(zhǔn)又是檔案信息化建設(shè)的重要支持和保障。因此，檔案信息化建設(shè)要始終以標(biāo)準(zhǔn)化為遵循，持續(xù)做好頂層設(shè)計(jì)，謀劃?rùn)n案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；持續(xù)抓好檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的貫徹落實(shí)，把標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)要求落到實(shí)處。要持續(xù)做好檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，與時(shí)俱進(jìn)，持續(xù)優(yōu)化。此外，還要注重檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系的宣傳普及，強(qiáng)化社會(huì)認(rèn)知，增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的思想自覺(jué)和行為自覺(jué)。

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作者簡(jiǎn)介：王曉彬（1982.8—），研究生學(xué)歷，淄博市交通建設(shè)發(fā)展中心副研究館員，主要從事檔案管理研究。