大數據時代基于信息化技術的實物檔案管理對策研究

摘 要：隨著社會的發展和信息化技術的不斷提升，各行各業進入大數據時代，在如今信息多元化和多樣化發展的推動下，檔案事業逐漸實現了轉型升級，也加快了實物檔案的信息化與智能化管理。本文基于信息化技術的實物檔案管理進行深入分析，針對當前檔案管理工作的現狀及難點提出相應對策，明確今后行業發展的重點與優勢，進而提高實物檔案資源的管理服務水平、利用效率和利用價值，也為檔案相關部門提供未來發展的決策參考。

關鍵詞：大數據時代；信息化技術；實物檔案；智能化管理

實物檔案是指在社會各項活動中產生的具有紀念意義或保存價值的有形物品，經過專業收集整理而轉化成檔案，其真實記載著社會的各項實踐活動，也反映出社會發展的歷史，不僅具有較高歷史文化內涵，更具備良好的社會功能。在2022年4月，國家檔案局發布《實物檔案數字化規范》，填補了國內實物檔案數字化工作組織管理、檔案信息采集標準、影像處理和實物檔案驗收等制度體系的空白，充分體現了國家檔案主管部門對實物檔案管理的重視與信息化管理轉型的必要性。由于管理思路落后、人才資源缺乏、重視程度不夠和信息化技術應用較淺等各種主客觀問題，大部分實物檔案僅停留在展覽展示層面，不能充分挖掘并展示其真實價值，需要相關部門單位以《實物檔案數字化規范》為基礎，順應大數據時代發展的潮流，進而滿足實物檔案數字化、信息化和智能化轉型的時代要求[1]。

1 實物檔案特點與高質量管理的必要性

1.1 多樣性與復雜性

實物檔案作為客觀世界中真實存在的載體，與其他類型檔案相比，外形種類相對較多，尺寸高低與外觀大小也不盡相同，甚至部分大型檔案原件無法歸檔存放，整體層面上可歸檔實物檔案大致可分為獎品類（獎狀、獎牌、獎章、榮譽證書、光榮冊）、印章類（木印、石印、行政印、財務印）、名人字畫類（題詞、簽名、書畫）和贈品類。在制作材料上，實物檔案更是多種多qmStJbGY/6Dp3oSNh/op3A==樣。例如，印章檔案。泛指將文字、符號、圖形和編碼等權威性較強、利用頻率較大的部門單位或個人關鍵信息，按照一定規范格式或藝術風格刻制、鑄造在物體上的標志性信物和藝術品，其制成材料有木質、玉石、塑料、水晶或玻璃，制作形式既可以按照統一標準、規格和尺寸制作，也可根據個人喜好與興趣風格隨意制成[2]。

1.2 直觀性與特色性

實物檔案作為客觀世界中真實存在的物體，能夠通過文字、圖像和外觀等介質信息給予參觀者視覺和觸覺等感知信息，也可通過被儀器設備測量或通過人為的鑒定、測繪、分析與解讀，借助思維加工更好地呈現物質形態，與其他類型檔案對比，具有特殊性、直觀性和原始性。實物檔案的特色性主要體現在對外展覽方面，由于實物檔案獨具的功能性、唯一性和多樣性，使其成為檔案展覽的主體與亮點，通過將實物檔案進行內容分類與排列，烘托出別具一格、與眾不同的風格，放大化具備的特色因素，尤其在大數據時代，借助信息化管理與數字化展示等手段，實現實物檔案在線無障礙觀展，面向社會利用者提供滿意高效的觀展體驗，更加廣泛地體現獨有價值。

1.3 利用價值較為豐富

實物檔案是古往今來機關團體、企事業單位或者個人從事政治、經濟、文化及軍事等活動形成的具有保存價值的物體，是清晰、明確、完整的固化信息，具有較高的歷史價值。例如，在相關企事業單位發生糾紛與爭執時，印章類實物檔案可作為依法判決或仲裁的最直觀憑證，具有澄清事實真相、判明是非曲直、辨別文件真偽的證據作用，具有一定的權威性和法律效力[3]。名人字畫類實物檔案在宣傳教育活動中通過生動形象的實物檔案以其歷史性、直觀性、原始性和內容豐富的優點，使其成為宣傳教育的生動素材。在機關單位起草文件、制訂計劃、熟悉情況和總結經驗時，部分實物檔案可提供進行決策、研究案例和處理問題等方面的信息需要。

2 實物檔案管理_{2JH1zsuQNZ7xgyEar4jmhw==}工作中存在的問題

2.1 征集范圍較狹窄

一是征集機構不健全。由于機構改革的影響，檔案部門人員結構精簡，大多綜合檔案部門尚未設置專業的征集機構，或者存在征集機構，但往往由一兩個人負責，難以形成大范圍的征集網絡，使得征集機構形同虛設。二是征集意識不夠主動。檔案部門領導者及管理人員往往重視文書檔案、民生檔案的管理，對于實物檔案的征集流于形式，開發利用其文化價值的思想停留在較低水平，致使相當一部分珍貴檔案散失在社會。三是征集方式單一。大多檔案部門每年定期面向社會發布實物檔案征集公告信息，主動性較差，形式大于內容的問題較為突出。

2.2 制度體系不規范

一是管理制度不健全。大多檔案的主管部門缺乏實物檔案管理制度，管理人員無法按照科學合理、分工細致、流程精確的章程開展實物檔案管理工作，最終導致工作不細致，隨意性強，管理效果大打折扣。二是行業內外配合較少。對于實物檔案的征集與管理，大多情況下僅是上層檔案主管部門負責，行業下級主管部門及行業外相關單位參與度較低，使得制度完善、流程優化、相關工作創新性開展受限，嚴重制約未來管理水平的提升。三是重視程度不夠。日常調度與監督工作開展較少，對于實物檔案管理過程中存在的問題置之不理、得過且過，整體水平嚴重滯后。

2.3 數字化資源建設基礎較差

實物檔案有著不可再生、不可逆轉、不能被代替等多種特征，其實體特性與管理的專業性使得在實際工作中對3D成像、虛擬現實和實物掃描等現代科學技術應用較少，大部分工作業務均線下辦理，未能形成電子目錄和數字化檔案，如果檔案資源受到損壞，就會造成難以彌補的損失，檔案價值無法得到充分發揮，給后期實物檔案歸檔整理、檢索利用、信息化轉型升級和檔案文化魅力展示等帶來了諸多困難。例如，在舉辦展覽過程中，需要將實物檔案從庫房人工搬出，展覽過程中參觀人員的接觸及展覽結束后搬回庫房，對于檔案實體的安全性無法得到充分保障，一旦出現磕損，將是不可逆的損傷。

2.4 信息化技術應用水平薄弱

目前，各行各業大多樹立了現代信息化管理理念，在檔案管理層面，文書檔案信息化管理應用較為廣泛，檔案主管部門逐漸通過數字檔案查詢利用平臺處理相關工作。但是對于實物檔案而言，其管理工作與信息化辦公脫節，對于其數字化轉型、虛擬化建設、共享化利用和社會化服務等相關工作開展較少，實物檔案數字化相關設備水平較低，財政資金不到位，檔案主管部門對于硬件設備和軟件系統的開發優化、安全設備的采集調研及各項技術的實際應用不夠深入，無法充分發揮現代信息化技術的優勢，在一定程度上制約了實物檔案的數字化轉型進度，難以發揮其文化效益與社會價值。

3 實物檔案管理工作優化對策

3.1 不斷拓寬實物檔案的征集渠道

一是加強組織建設。將實物檔案征集工作納入年度重點工作任務，充分發揮自身優勢，提早謀劃，主動作為，扎實采取有效征集舉措，指導督促行業內部門單位及相關業務科室開展實物檔案資源信息的整理上報工作，在本地區統籌調度工作進展。二是建立專業團隊。檔案主管部門要設置實物檔案征集領導小組和工作專班，制定具體實施的征集方案，確定年度征集的范圍和對象，列出問題清單和責任人，也可聘任文史專家、社會知名人士作為檔案征集工作的顧問，不斷優化人員結構，全面組建科學化、專業化的實物檔案征集人才隊伍。三是擴大征集范圍。全面優化征集方法，領導小組工作人員要定期走訪文化部門與紅色展館，建立合作機制，促進協同發展。

3.2 建立健全實物檔案管理體系

一是提高管理意識。把實物檔案征集管理工作作為服務黨和國家工作大局、豐富人民群眾精神生活的重要舉措，進一步明確實物檔案管理的任務與責任，細化推進措施，完善工作機制，確保檔案收集管理與開發利用工作落實落地。二是強化制度建設。根據《中華人民共和國檔案法》與《實物檔案數字化規范》等法律、規范，結合自身工作實際，建立完善的實物檔案管理工作實施細則，確保管理全流程有章可循、精準規范。三是加強整體調度。面向基層檔案部門及相關單位檔案業務科室，定期召開實物檔案征集工作專題會與檔案管理業務培訓會，加強溝通協作，創新工作方法，進一步強化指導服務，統一接收標準、格式和要求，及時解決工作中出現的問題和困難。例如，印章檔案管理。要建立完善的印章檔案管理備案制度，明確劃分印章檔案的收集范圍和利用范圍，對印章的征集、使用和歸還全程監督，對于管理過程中出現的問題及時處理，嚴禁印章亂用與濫用，保證印章檔案材料的完整性。另外，在檔案主管部門建立印章實體檔案管理制度的同時，還應對過去生成印章刻制申請、印章印模、管理員信息和用印登記等印章材料檔案的歸檔與保存建立相應的管理制度，為后期印章檔案的有效開發與利用打下良好基礎[4]。

3.3 切實加強數字資源建設開發

在實物管理過程中，深度利用虛擬現實等技術建立數字資源庫，避免其頻繁調用搬運，大大降低其損壞概率并提高安全性與可靠性，同時也可將實物檔案進行統一化和規范化管理，徹底解決過去檔案載體雜亂、復雜和無法復制備份等問題。通過建立規范化、合理化的實物檔案數字化加工體系，實現管理人員及參觀者通過點擊網頁進行全景觀看、三維瀏覽或實時瀏覽，其中涉及技術有以下幾方面：一是360全景技術。通過數碼相機將實物檔案進行無死角拍攝，并利用軟件將各角度照片拼接、修復與整合，構建三維模式，形成3D對象，使其在網上可交互、可瀏覽。同時依托此技術可對整體檔案館或者展覽館進行三維成像，將其更加直觀、廣泛地呈現在大眾面前，讓參觀者對建筑空間結構和具體細節表象特征有更深入的了解，身臨其境地感受檔案的魅力。二是Web3D技術。即是三維網絡技術，依托Cult3D等建模技術打造3D區域場景，搭建網絡平臺，使得檔案利用者通過瀏覽界面的要求，通過鼠標點擊網站中展館的信息，便可處在虛擬現實的 3D 場景當中瀏覽和欣賞實物檔案，增加互動感與觸摸感，帶給人沉浸式體驗。三是虛擬漫游技術。借助計算機仿真技術建立真實檔案與虛擬場景漫游空間，真正做到以數字化形式將三維的實物檔案呈現出來，讓參觀者能夠在虛擬場景中漫游，借助圖文與視頻等多種方式深入了解各類檔案的歷史及實際價值，豐富人們獲取和感知信息渠道，也為資源共享和跨時空交流提供諸多便利。

3.4 全面應用新時代信息化技術

一是檔案主管部門要向上級單位積極爭取財政資金。結合實物檔案管理工作的實際需求，定期匯報相關業務開展情況，加強實物檔案信息化管理建設與大數據技術應用的程度。二是著力打造信息化的優秀團隊。通過外出研學與專家授課等方式定期開展繼續教育培訓活動，助力員工創新實物檔案管理服務模式，進而滿足大數據時代社會群眾對實物檔案的多樣化需求。三是引入先進的科學技術。充分利用大數據、云計算、OCR和區塊鏈等技術，為社會呈現智慧化實物檔案管理的服務模式，推進以大數據為核心的實物檔案信息化管理平臺建設，通過建模技術建立電子實物檔案數據庫，切實改變檔案人員管理方式與利用者的參觀模式，提高不同于一般陳列的視覺體驗，加強實物檔案資源信息的實時性、交互性、安全性與數字化水平，為后期挖掘實物檔案信息資源價值、提供優質服務打下良好基礎[5]。四是優化元數據管理。在數字化背景下，做到實物檔案描述、作者和日期等信息的有效管理與檢索，相關部門單位要制定并實施統一科學的元數據標準，保證其一致性與結構化存儲，同時利用自動化工具和軟件向系統數據庫添加信息，不僅便于后期管理員及用戶快速搜索和便捷利用，還減少因人為手動錄入造成的不可避免的錯誤，最大限度地保證元數據的真實性與可操作性。五是加強印章檔案信息化管理。與其他類型實物檔案相比，由于印章檔案的權威性和特殊性，具有較強的法律效力，需要利用大數據技術對其檔案資源信息進行高效管理與安全檢索。部門單位可在通過數字檔案管理利用平臺對印章檔案進行信息化閉環管理，對于印模留存、印章刻制、印章利用、蓋章文件和失效印章歸檔管理環節進行集中整合，嚴格遵循成套管理原則[6]。在利用過程中要全程監控，明確具體流程，對不同級別的管理員設置相應權限，對平臺設置漏洞掃描、防火墻和殺毒軟件保障系統安全，同時采取人員審核、數字簽名和訪問限制等安全手段，實現無紙化、科學化、合理化和規范化開發利用，實現印章數據資源利用的安全性與便利性，進而全面優化印章檔案的管理水平和管理效能。

綜上所述，通過虛擬現實等現代化技術實現實物檔案的開發利用與共享推廣，可最大限度地擴大實物檔案的育人價值與文化效益，檔案工作人員要緊跟時代潮流，轉變思想，在建立健全檔案管理體系、拓寬實物檔案利用途徑和推進整體工作數字化建設上下功夫，進一步優化館藏結構，從而不斷擴大檔案工作的影響力和服務能力，真正實現檔案事業的高質量發展。

參考文獻

[1]熊傳平.《實物檔案數字化規范》解讀[J].中國檔案，2023（01）：38-39.

[2]楊波.虛擬現實技術在實物檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案，2023（04）：120-122.

[3]黃妍.印章檔案標準規范化管理探析[J].大眾標準化，2021（14）：1-3.

[4]郭賢彬.加強印章檔案管理的方法與路徑[J].辦公室業務，2017（09）：89-90.

[5]歷佳.增強現實技術在實物檔案數字化展覽中的應用[J].蘭臺世界，2022（05）：111-112.

[6]許賢雄.PDCA循環管理在醫院印章檔案管理中的實證應用研究[J].辦公室業務，2018（17）：137-138.

作者簡介：王珺，大學學歷，云南省紅河州檔案館助理館員，工作及研究方向：實物檔案管理。