干部人事檔案數字化安全防范研究

摘 要：干部人事檔案數字化是適應新時代干部人事檔案管理的現實需要，有利于強化干部人事監管管理，實現干部人事檔案資源共享。首先，本文從干部人事檔案數字化工作內容、規則和機制等方面，全面分析了干部人事檔案數字化工作的內容；其次，從干部人事檔案實體、數據、場所、人員及技術等五個方面全面闡述了檔案數字化安全風險內容及隱患；最后，在深入分析的基礎上提出綜合防范干部人事檔案數字化安全措施，不斷提升干部人事檔案管理質量和水平。

關鍵詞：干部人事檔案；檔案數字化；安全防范

檔案數字化是指利用計算機技術、數據庫技術、OCR技術、數據壓縮技術和高速掃描技術等手段，將傳統紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。檔案數字化實現檔案管理是信息研究與利用的質的轉變，極大地提高了檔案管理工作的效率，提升檔案管理服務質量和水平。《檔案法》及《實施條例》均提出要“開展傳統載體檔案數字化工作”“保證檔案數字化成果的質量和安全”。2018年頒布實施的《干部人事檔案工作條例》，為進一步落實全面從嚴管理干部提供了根本保證。該《條例》也明確提出要“按照國家相關技術標準”“將干部人事紙質檔案轉化為數字圖像和數字文本”。與傳統干部人事檔案管理相比，干部人事檔案數字化建設、利用及管理過程中面臨著網絡穩定性、數據完整性和訪問非法性等諸多非傳統安全因素威脅。因此，必須確保干部人事檔案的真實、完整和安全[1]。

1 干部人事檔案數字化工作內容

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確提出，到2025年，我國“檔案信息化建設再上新臺階”“檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型”“縣級以上綜合檔案館檔案數字化率達到80%”。這些詳細規定和要求，為新時代干部人事檔案數字化轉型發展進一步明確了時間表、任務書和路線圖，為做好干部人事檔案數字化工作指明了發展方向，明確了工作重點，提供了根本遵循。

1.1 干部人事檔案數字化工作內容

干部人事檔案數字化包括紙質和膠片等傳統檔案處理和數字化處理兩個主要過程（見圖1）[2]。將紙質檔案進行整理編碼和檔案補缺，然后進行檔案數字化處理。包括數據著錄、檔案掃描、圖像處理、數據復審、數據上傳和數據備份等。經檔案數字化處理后，將數字信息上傳至干部人事檔案管理信息系統，為檔案查詢、檢索、利用搭建平臺。從干部人事檔案數字化過程來看，主要涉及的內容包括：數字轉化，即將傳統載體檔案轉化為“0”“1”表示的二進制代碼，實現計算機讀寫和存儲。再建立數字化檔案檢索目錄，以結構化、半結構化形式存儲于干部人事檔案數據庫，將檔案數字化信息內容遷移至干部人事檔案信息管理系統，借助局域網和互聯網等形式，實現干部人數檔案數據信息互聯互通，為干部人事檔案管理提供檢索、查詢和利用奠定基礎。

1.2 干部人事檔案數字化工作規則

1996年以來，國家就檔案數字化工作陸續出臺了一系列法律法規和標準規范，為新時代干部人事檔案數字化工作提供一系列科學規則保障。《檔案法》及《實施條例》提出“保證檔案數字化成果和安全”的要求；《檔案數字化外包安全管理規范》規定檔案數字化服務_{IC6mM/22ih0UR9X8JolDQ1IFKgpg1QVyEH276bNkMFA=}機構的資質、人員、技術、設備、場所及保密檢查等安全管理要求；《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》明確檔案信息系統安全保護等級劃分原則內容，還規定檔案信息系統安全等級保護定級報告制度。此外，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》《干部人事檔案數字化技術規范》《電子檔案單套管理一般要求》等，均就檔案數字化工作提出具體規則要求，為干部人事檔案數字化工作提供有力保證。

1.3 干部人事檔案數字化工作機制

根據檔案工作、人事工作及數字化工作的實際需要，干部人事檔案數字化應堅持真實性、完整性、可用性和安全性原則，要按照全周期原則，確保干部人事檔案數字化業務流程規范、合理。同時，也要堅持依法管理、分級負責、集中管理、方便利用和安全保密等具體要求，落實干部人事檔案數字化工作機制。

2 干部人事檔案數字化安全問題

《檔案法》中有24處提及“安全”，安全是做好干部人事檔案數字化工作必須要堅守的底線，也是一條絕不能突破的紅線。

2.1 干部人事檔案實體風險

按照“存量數字化、增量電子化”原則，當前的重點工作是既要做好已存儲歸檔的紙質、膠片等實體干部人事檔案數字化，也要按照“單軌制”原則，做好新增干部人事檔案電子化。其中，實體檔案數字化過程中面臨著各種安全風險。根據《紙質檔案數字化規范》的規定，干部人事紙質檔案數字化前需要確定掃描頁、編制頁號和拆除裝訂等，在這些環節或步驟推進與實施過程中，需要對原有的干部人事紙質檔案進行出庫、拆除裝訂、再裝訂和歸還入庫等，極易造成干部人事紙質檔案紙張折疊、破損、裝訂不規范或者被遺漏等安全風險。

2.2 干部人事檔案數據風險

干部人事檔案數字化就是將紙質檔案或者其他載體的檔案利用計算機技術，將模擬信號轉換為數字信號，并按照干部人事檔案管理要求進行著錄、數據上傳和遷移等，使得干部人事檔案數據信息面臨著失泄密、被篡改或非法訪問等安全風險。首先是信息采集不完整。未按照標準掃描、分辨率達不到要求、目錄數據庫（數據字段內容、類型、長度）不符合規定等，導致采集的數據信息不能全面反映干部人事真實狀況。其次是信息數據失泄密。干部人事檔案保密性強，數字化安全保密要求高，但由于參與干部人事檔案數字化人員多，接觸面大，極易在數字化過程中發生失泄密風險事故[3]。再次是信息運行受攻擊。干部人事檔案網絡系統運行條件要求高，斷電、磁場等都會影響網絡運行。

2.3 干部人事檔案場所風險

干部人事檔案數字化運行、管理場所也是易導致安全風險的重要因素。一方面，檔案館（室）館藏的檔案數據應存放于恒溫恒濕的標準庫房，存儲檔案數據信息的磁盤、光盤介質或者網絡系統對溫濕度、光線磁場、空氣質量等有著具體的標準和要求，一旦溫度過高、濕度過大，超過磁場強度限值或空氣污染等，都會影響干部人事檔案數據信息的讀取、檢索和利用。另一方面，干部人事檔案實行專門場所管理，對消防、門禁及“八防”的標準和要求較高，一旦達不到“八防”的標準和要求，就會容易造成干部人事檔案數據丟失、無法讀取等風險。

2.4 干部人事檔案人員風險

所謂人員風險，主要是指干部人數檔案數字化面臨著人為因素的影響，導致干部人事檔案數據信息面臨外泄、篡改或丟失的風險。較大規模的干部人事檔案數字化工作通常需要委托第三方專業機構輔助完成。第三方服務機構的資質、能力，尤其是人員的政治素質、技術能力難以有效掌握，在干部人事檔案數字化過程中極易發生人為因素導致的安全風險事故。此外，干部人事檔案數字化周期長，第三方服務機構人員流動性大及人員業務素能、職業操守參差不齊，在數字化操作過程中容易導致干部人事檔案數據發生丟失、損毀、泄密或被篡改等[4]，引發各種安全風險。

2.5 干部人事檔案技術風險

干部人事檔案數字化應用到計算機、大數據、數據庫、信息技術、局域網和軟件系統等各種技術，這些技術在運用過程中也會給干部人事檔案數字化帶來潛在技術風險隱患。如檔案數字化采集，數據格式不兼容；信息存儲設備受強磁、強光或強震影響，影響存儲數字信息讀取；干部人數檔案管理系統軟件版本較低，系統未及時升級，影響信息管理系統的正常訪問；計算機病毒、網絡攻擊、非法訪問等，也會給計算機信息技術帶來損壞。

3 干部人事檔案數字化安全防范

安全是干部人事檔案數字化的底線，要始終堅持安全第一、預防為主的原則，綜合分析影響干部人事檔案數字化安全隱患的具體方面、因素和表現形式，為進一步提升干部人事檔案數字化安全管理工作指明方向、明確管理重點，切實增強干部人事檔案工作科學化、信息化、規范化和安全化水平。認真貫徹落實《檔案法》等法律法規，按照“增量電子化、存量數字化”“統一標準、分步實施、安全高效”的工作原則，穩步推進干部人事檔案數字化建設和管理，同步做好各項安全防范工作，為組織部門加強干部人事管理提供有力支撐[5-6]。

3.1 組織保障，嚴把安全“基礎關”

根據干部人事檔案數字化管理的安全需要，高效統籌抓好安全防范建設的各項基礎工作。嚴格按照檔案數字化規范與標準，堅持高標準推進，在干部人事檔案數字化人員配備、資金保障和場地安排等方面，嚴格按照安全規范的標準，持續發力，把干部人事檔案數字化安全防范工作作為檔案數字化建設的重要內容，召開檔案數字化安全建設與管理會議，做好安排部署。根據單位實際，研究制定《干部人事檔案數字化安全防范實施辦法》。將檔案數字化安全保障所需的資金列入財政預算，加大經費支持力度，配置業務素能精、政治素質好的專職人員，負責干部人事檔案數字化安全防范工作。狠抓檔案數字化安全各項基礎工作，嚴把檔案數字化前的各項查缺和材料補充“關口”，把干部人事檔案數字化建設同干部人事檔案審核結合起來，不斷提升干部人事檔案的質量。按照“增量電子化”原則，為單軌制的實施提供良好條件，加強干部人事檔案數字化建設的實時更新，做到數字檔案與紙質檔案歸檔聯動更新，維護和更新干部檔案管理信息系統，確保干部“三齡兩歷一身份”、職務變動等信息真實、準確和完整[7]。

3.2 全程監督，嚴把安全“質量關”

堅持全生命周期理念，嚴把干部人事檔案數字化安全全過程監督。嚴把機構資質審核關。需要委托第三方協助做好干部人事檔案數字化工作，要從源頭把控，嚴格執行政府采購各項程序，確保選擇的第三方機構資質齊全、經驗豐富、質量過硬。同時，要嚴格按照《干部人事檔案數字化技術規范》要求，積極采購干部人事檔案數字化所需的涉密專用軟硬件設備，嚴格審核數字化工作人員資質、做好背調，防止出現技術失誤。嚴把檔案數字化標準關[8]。按照《干部人事檔案工作條例》的具體規定和要求，提前與檔案數字化實施機構的項目經理確定整理標準，規范工作流程，按照檔案出庫、整理、目錄錄入、檔案質檢、掃描、原始圖像處理、優化圖像處理、掛載裝訂、數據審核和數據備份等環節處理干部人事檔案工作，確保檔案數字化滿足相關規定和要求。嚴把檔案數字化成果驗收關。將干部人事檔案數字化成果與相關標準要求逐一對照，發現問題及時解決，切實增強檔案數字化質量。

3.3 安全保密，嚴把安全“紀律關”

強化檔案數字化參與人員、檔案管理人員的安全保密意識。嚴守“安全”底線與紅線，嚴格按照干部人事檔案數字化建設和管理的標準與要求，結合機關干部人事檔案管理工作的實際需要，進一步細化完善干部人事檔案數字化安全保密制度，組織全員學習《干部人事檔案工作條例》和《檔案法》《安全法》《保密法》等法規，明確干部人事檔案數字化安全管理工作職責、崗位職責和工作紀律。組織檔案管理人員、檔案數字化工作人員簽訂《保密承諾書》，增強安全保密意識和責任意識。加強檔案場所監管。按照“八防”標準和要求，做好干部人事檔案數字化運行場所建設，采取先進的技術設備，采取人防、物防和技防相結合[9]，織密干部人事檔案數字化建設的“安全網”。

3.4 服務保障，嚴把安全“應用關”

干部人事檔案數字化是手段，加強應用、發揮干部人事檔案作用是關鍵。為此，要嚴把干部人事檔案數字化應用安全關。出臺嚴格的干部人事檔案查詢、檢索、利用及銷毀安全守則，實行干部人事檔案數據雙備份、身份認證和密碼登錄等措施，確保應用環節安全。依托干部人事檔案平臺和辦公OA系統平臺實時更新干部人事信息，及時維護更新干部信息系統和公務員管理系統信息，做好分級查閱和保護隱私。

結語

安全工作無小事。干部人事檔案數字化安全防范是做好干部人事檔案工作的根本保障。要始終堅持安全第一、預防為主，認真分析影響干部人事檔案安全的風險隱患，綜合施策，從組織保障、全程監督、安全保密和服務保障等各方面、全過程、寬領域地做好干部人事檔案數字化安全防范工作，切實守牢干部人事檔案數字化安全防范底線，為干部人事工作提供科學保障。

參考文獻

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[8]何冠熠，白旭東，陳曉翔.高職院校檔案數字化管理的信息安全問題研究[J].北京工業職業技術學院學報，2024（2）：121-124.

[9]謝毅.檔案數字化轉型背景下檔案信息安全全過程管理研究[J].辦公室業務，2024（7）：21-23.

作者簡介：王茂敏（1981—），大學學歷，濟南工程職業技術學院館員，主要從事人事檔案管理、信息化建設研究。