數字化背景下環境衛生檔案管理存在的問題及策略研究

摘 要：數字化背景下環境衛生檔案管理迎來了重要的發展機遇期，推動了檔案管理領域的深度變革。同時也面臨著諸多的現實挑戰。本文以環衛檔案為例，首先，詳細分析了環衛檔案數字化的全過程，進一步深入了解檔案數字化的主要內容及實現路徑。并從真實性、完整性、可用性和安全性四個方面，分析了數字化背景下環衛檔案存在的主要問題及風險挑戰。在此基礎上，有針對性地提出了問題的解決方案和風險挑戰的應對舉措，不斷提升檔案數字化管理的水平。

關鍵詞：檔案數字化；真實性；完整性；可用性；安全性

概述

近年來，隨著信息技術的發展并廣泛應用于檔案等各個行業領域，有力推動了檔案管理領域的深度變革。檔案數字化就是將原本復雜多變的檔案信息轉換為可以度量的檔案數字與數據格式，并以這些數字、數據建立適當的數字化模型的過程，在計算機中用“0”和“1”二進制代碼表示，進行統一處理。檔案數字化適用于數字、圖像和音視頻處理。《檔案法》《檔案法實施條例》均就檔案數字化做出了具體規定，明確提出“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位及其他組織推進傳統載體檔案數字化”。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出“到2025年，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型”，把“加速數字檔案館（室）建設”作為26項主要任務之一，到“十四五”末期，全國縣級以上綜合檔案館檔案數字化率要達到80%，進一步明確了檔案數字化完成的時間表與路線圖。數字化背景下檔案管理迎來了發展機遇期，同時也面臨著諸多的現實挑戰，需要在正視問題的同時，敢于解決問題，不斷提高檔案數字化管理水平。

2020年，邵武市環境衛生管理處更名為邵武市環境衛生服務中心（以下簡稱“中心”），負責全市生活垃圾無害化處理場及生活垃圾滲濾液處理站運營和管理；負責全市“環境衛生清掃保潔市場化運作項目”等環衛市場化外包服務項目的監督考評；負責全市環衛設施的項目建設及維護監管，為全市相關環衛業務管理工作提供指導與監督；以及接受委托完成市區生活垃圾處理費征管工作等。中心在履行環衛工程項目建設、設備運營管理與外包服務項目考評等日常管理業務過程中產生了大量具有保存價值的環衛業務檔案。數字化背景下要立足環衛檔案現狀的基礎上，認真分析檔案管理面臨的現實問題，存在的現實困難，在此基礎上提出有針對性的管理舉措，不斷提高中心檔案數字化管理水平，為中心業務發展提供“資政存史育人”的價值。

1 環衛檔案數字化過程

目前，我國檔案數字化領域出臺的行業標準有《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）、《縮微膠片數字化技術規范》（DA/T43-2009）、《檔案數字化光盤標識規范》（DA/T52-2014）、《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T62-2017）及《檔案數字化外包安全管理規范》等規范性文件，這些標準規范為環衛檔案數字化管理提供了標準和規范保障。從這些規定來看，環衛檔案數字化是一個循序漸進的過程，通過過程分析，有利于全面把握檔案數字化的全貌。以環衛紙質檔案數字化為例，其數字化過程歸納起來主要包括。

1.1 檔案出庫、入庫

紙質檔案數字化前要做好紙質檔案出庫時的調取、清點并做好登記工作。出庫要提交申請，經批準后辦理出庫手續。在紙質檔案數字化完成后，需要將拆裝的檔案重新裝訂，恢復原貌，并做好清點，歸還入庫，辦理入庫手續。

1.2 數字化前處理

出庫檔案正式掃描前需要做好數字化前的各項準備工作。首先是確定掃描頁。原則上，出庫的紙質檔案都要掃描，以保證紙質檔案的完整性。確有無需掃描的，應根據要求在頁面處標注。其次是編制頁號。主要是就待掃描的無頁號或頁號標注不準確的紙質檔案，先行編制頁號，要確保頁號不得壓蓋紙質檔案內容。遇到破損或缺頁等特殊情況，要及時做好登記。再次是目錄數據準備。按照《檔案著錄規則》等標準規范的要求，進一步規范紙質檔案目錄字段長度、內容要求和著錄項，需要標記的及時做好標記。第四是拆除裝訂。根據紙質檔案數字化管理的實際需要，確定是否需要拆除裝訂。確需拆除裝訂的，既要保證紙質檔案的安全，也要根據實際需要將排序不準確的重新排序。最后是技術修復。因破損或其他原因無法掃描的紙質檔案，應先行技術修復、壓平等技術處理后再行數字化。

1.3 檔案掃描

檔案掃描又叫檔案數字化加工，包括文檔掃描和圖像處理，就是融合OCR、CCD和文檔管理技術，將紙介質檔案轉換成數字化文本、影像，實現信息高速檢索管理。首先是確定掃描設備。根據紙質檔案數字化的目的、規模和存儲條件等，選擇相應參數的掃描設備，同時要做好掃描期間設備的維保，確保功能正常。其次是選擇色彩模式。原則上全部采用彩色模式掃描。如紙質檔案中的頁面只有黑白兩色的，根據其字跡是否清楚和有無插圖等，選擇黑白二值或灰度模式掃描。再次是確定掃描分辨率。根據紙質檔案掃描后的清晰度與完整性確定具體的掃描分辨率，但不得小于200dpi。需要COM輸出或仿真復制的紙質檔案，掃描分辨率不得小于300dpi或600dpi。最后是確定存儲格式并做好圖像命名。其中，紙質檔案存儲格式主要有TIFF、JPEG、OFD、PDF等。總之，不論選擇何種存儲格式，同一批檔案應選擇相同的存儲格式。紙質檔案掃描成圖像后，還需要命名，以檔號為基礎，兼顧圖像流水號。圖像命名還要體現檔案的存儲路徑。

1.4 圖像處理

紙質檔案掃描結束后，需要對圖像采取拼接、旋轉、糾偏、裁邊、去污和質量檢查等各道工序。其中分幅掃描的數字圖像需要拼接處理，使其形成完整的圖像；偏斜或者不符合閱讀方向的要做好糾偏或旋轉處理；掃描后仍然有污點、黑邊或污線的，需要對其進行去污處理。最后，要對掃描圖像處理進行質量檢查，達不到標準要求的，需要對其進行重新掃描。

1.5 建立數據庫

按照《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）建立紙質檔案目錄數據庫，包括字段內容、長度和類型等，選擇通用格式數據庫。目錄數據庫建設是全文數據庫建設的重要基礎和前提[1]。認真落實《檔案數字化轉換操作規程》（DB32/T1894-2011），確保目錄數據庫能夠反映檔案信息，便于后期檔案檢索與查詢。

1.6 數據掛接

紙質檔案數據掛接，就是將成品的數字檔案輸入至檔案管理系統并最終提供數據利用的過程[2]。要全過程、高質量地做好數據掛接。數據掛接前要認真檢查目錄條目是否完整、內容是否規范、準確；掛接時可采取批量、在線方式加載至服務器，然后借助軟件實現目錄信息對其關聯圖像的批量掛接，生成檔號；檔案數據掛接完成后，還要逐一進行檢查，確保掛接圖像與紙質檔案掃描成品相一致，圖像格式及色彩等參數符合要求。

1.7 數字化成果驗收與移交

紙質檔案數據掛接完成后，還需要進一步檢查驗收數字化成果，驗收合格后再移交，并履行移交手續。

2 環衛檔案數字化管理面臨的主要問題

2.1 真實性的危險

檔案真實性是指檔案是社會實踐活動真實的歷史記錄[3]。數字技術的應用，使傳統意義上的“檔案的真實性”受到威脅[4]。威脅數字檔案真實性的原因主要有：一是數字技術的應用，使電子文件復制件與原件“一致”成為現實，從數字技術上難以區分電子文件與原件復制件的內容、格式和載體。二是數字技術的應用，使電子檔案內容信息與原載體完全“分離”成為現實，電子文件保存介質的載體相對脆弱及信息技術迭代升級需要，存儲于其間的信息可以且必須實現“無限”遷移。三是數字技術的應用，電子文件增刪無法逆向恢復，“無痕”且難辨別。復制的電子文件載體、格式、內容與原件“一致”。綜上，在數字背景下，傳統判別檔案真實性的依據標準無法應用于電子文件真實性的判斷和認定。

2.2 完整性的缺失

環衛電子檔案“原始記錄性”的依據是要體現其完整性，也是保證電子檔案與紙質檔案同等效力的關鍵。電子檔案的易改動性、易出錯性、易消失性和易受攻擊性[5]直接威脅著環衛電子檔案的完整性，使電子檔案中的檔案數據缺失、錯誤和不一致，影響數據的完整性。由于數字化檔案來自紙質文檔、數據庫、電子文檔、掃描文件及不同組織、部門或系統，數據源的不同也是影響檔案完整性的重要因素。此外，數據清洗工具、校驗算法、質量管理軟件可靠性和準確性也會影響數字化檔案信息的完整性[6]。

2.3 可用性缺陷

可用性是指文件可被查找、檢索、顯示及說明[7]。數字化背景下影響環衛電子檔案可用性的風險主要來自物理設備、系統軟件和應用程序等。其中物理設備影響電子檔案的可用性主要是指存儲電子檔案的光盤、磁盤或磁帶因撞擊、摩擦、磁場或老化等影響設備功能，導致無法查找、檢索及讀取電子檔案信息。系統軟件的風險則是指Windows操作系統、FAT32、NTFS文件系統及Office辦公軟件系統功能異常，或者系統不兼容與不穩定，都會影響環衛電子檔案的正常應用。應用程序的風險主要是讀取電子檔案信息后交其他Word、PDF等程序編輯顯示，由于擴展名不同而無法編輯等。

2.4 安全性的風險

數字化背景下影響環衛電子檔案安全性的因素主要有檔案管理人員安全意識不強；存儲電子檔案載體損毀導致數據丟失；木馬程序、黑客入侵或病毒攻擊等網絡安全隱患，惡意篡改、竊取和非法訪問檔案信息，導致檔案損壞或信息被泄露；操作系統的技術缺陷也會導致電子檔案信息出現被竊取、篡改等安全風險。

3 環衛檔案數字化管理的對策與措施

3.1 保護真實性

在數字化背景下，要保證環衛檔案真實性，需要借助大數據技術。真實的電子文件信息應該是“信息完整、未經修改的文件”，且“元數據完備、不變”，及時做好背景信息、內容、結構、處置、權利利用和標識等元數據封裝，使電子檔案只能“讀取”。此外，還要通過完善法律法規，細化“來源可靠、程序規范、要素合規”的具體標準，以法律法規確權的方式進一步認定電子檔案真實性的標準。電子檔案保管者要承擔起環衛檔案真實性維護的責任。此外，利用信息技術，設置電子文件存儲功能及元數據標準，防止電子檔案系統被篡改或攻擊。

3.2 完善完整性

在數字化背景下，要從管理與技術兩個方面協同發力，重點是要做好環衛檔案數字化移交歸檔工作（見圖2[8]），確保環衛檔案的完整性。嚴格落實《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016），明確環衛電子檔案歸檔范圍與形式等，同時采取有效措施做好電子檔案的數據庫建設，并做好電子檔案捕獲與登記、移交檢驗和審計跟蹤等，利用日志信息技術維護電子文件的完整性。

3.3 增強可用性

要在思想上高度重視環衛電子檔案可用性問題，一方面，要做好電子檔案的復制，采取雙備份制，選擇自主操作系統，自主研發或改進開源操作系統，有效保障系統的穩定性和可用性。此外，要做好頂層規劃設計，確定電子檔案格式標準，在《版式電子文件長期保存格式需求》基礎上，進一步明確計算機數據文件格式標準的要求，并逐步延展至視頻、音頻等環衛電子檔案領域，明確正式數據文件格式的標準。同時，要與時俱進，做到與國際接軌，借鑒國際標準化組織發布的有關電子檔案、檔案數字化等標準和要求，吸收借鑒，為我所用，確保電子檔案的可用性。

3.4 強化安全性

需要從人防、物防和技防等方面全面織緊電子檔案安全的防護網，切實做好數字化背景下環衛電子檔案的安全。首先是人防。要加強《保密法》《國家安全法》《檔案法》等法律法規的學習，加強大數據、云計算及計算機、信息技術等業務培訓，切實增強檔案從業者的安全防護意識，應對安全風險挑戰的能力和水平。其次是物防。按照“八防”的標準和要求，做好環衛電子檔案場所建設和管理，存儲檔案的計算機要與互聯網隔離，添置防磁柜、恒溫機等設備，為電子檔案存儲營造安全穩定的條件。再次是技防。要注重保密技術和網絡安全技術的應用，如數字簽名、區塊鏈、密鑰、數字指紋、防火墻、身份認證、漏洞掃描和入侵檢測等，切實提高電子檔案安全防護的現代技術水平。

參考文獻

[1]秦亞平.檔案數字化過程中的環節控制[J].檔案與建設，2015（7）：80-81.

[2]申夢超.淺談紙質檔案數字化中存在的問題與對策——以數據掛接為例[J].機電兵船檔案，2023（5）：87-89.

[3]劉世明，劉新安.檔案真實屬性的研究[J].檔案學研究，2002（4）：3-5.

[4]梁廣寒.數字環境下檔案真實性的思考[J].廣州檔案，2002（3）：4-5.

[5]楊柳.談電子檔案的原始性、完整性和真實性[J].吉林工商學院學報，2010（1）：124-125，128.

[6]董婷婷.大數據背景下數字化檔案的完整性研究[J].蘭臺內外，2024（12）：10-12.

[7]張健.電子檔案長期保存中可用性保障研究[J].北京檔案，2015（4）：33-35.

[8]侯雪川，吳俊杰.檔案管理實踐視角下如何確保電子文件歸檔完整性[J].航天工業管理，2024（7）：70-73.

作者簡介：湯莉萍（1977.4—），大專學歷，邵武市環境衛生服務中心助理館員，主要從事檔案管理研究。