新媒體時代檔案工作轉型及服務創新路徑研究

摘 要：隨著新媒體時代的到來，信息技術和互聯網的飛速發展已經對各個領域產生了深遠影響。檔案工作作為信息管理和歷史記錄的重要組成部分，面臨著從傳統紙質檔案向數字化、網絡化和智能化轉型的迫切任務。本研究從依托現代技術構建數字化檔案資源庫、借助新媒體平臺、創新檔案服務方式、結合區塊鏈技術強化檔案信息安全保障等四個方面，探討新媒體環境下檔案工作的轉型路徑及服務創新方法，以提升檔案工作的效率與公眾服務能力。

關鍵詞：新媒體時代；檔案工作；新媒體平臺；數字化檔案

引言

隨著新媒體時代的到來，檔案工作的環境、對象和內容均經歷了前所未有的變革。一方面，檔案工作的數字化和信息化水平不斷提高，傳統的檔案管理模式已無法滿足新時代的訴求[1-2]。另一方面，公眾對檔案信息的需求日益多樣化，對檔案工作的服務質量提出了更高的期望。鑒于此，檔案工作必須實現轉型升級，以適應新媒體時代的發展趨勢。同時，新媒體為檔案工作提供了前所未有的發展機遇。借助新媒體平臺，檔案信息得以更迅速、更廣泛地傳播，檔案工作的社會影響力得以提升[3]。此外，新媒體技術為檔案服務創新提供了豐富的手段和載體。通過融合新媒體技術，檔案工作可以實現服務方式、服務內容、服務渠道的創新，為公眾提供更加便捷、高效和個性化的檔案服務。為此，本文將探討新媒體時代檔案工作的轉型及服務創新路徑，分析檔案工作轉型的方向和路徑及服務創新的方法和手段。希望通過本文的研究，為我國檔案工作的轉型升級及服務創新提供有益的借鑒和啟示。

1 新媒體時代對檔案工作產生的影響

1.1 新媒體時代助力檔案管理模式實現質的飛躍

以往，檔案管理行業較為保守，其核心職能長期以來依賴于紙質檔案和人工處理。然而，在社會持續發展和信息量激增的背景下，傳統檔案管理方式已無法滿足現代社會的需求。新媒體技術的融入為檔案管理注入了新活力，引領其朝著自動化與數字化的發展方向轉型升級，這不僅極大減輕了從業者的勞動強度，還顯著提高了檔案管理的整體效能。

1.2 在當今時代，檔案資源的利用效率得到了顯著優化

相較于傳統模式，檔案資源的利用難題主要在于查詢與借閱流程煩瑣且耗時較長。然而，隨著新媒體時代檔案管理模式的創新，檔案資源的數字化與網絡化變得觸手可及，查詢與管理效率由此實現了質的飛躍。基于此，檔案資源的利用頻率有望得到大幅提升。新媒體作為一種高效的信息傳播工具，不僅能夠安全儲存檔案信息，還能讓需求者輕松便捷地自主獲取，這極大地增強了檔案資源的可訪問性，進而提升了服務品質。

2 新媒體時代推動檔案工作轉型及服務創新的路徑

2.1 依托現代技術，構建數字化檔案資源庫

在新媒體時代，檔案工作的轉型及服務創新路徑研究指出，構建數字化檔案資源庫是關鍵一步。這一做法順應新媒體時代的發展趨勢，以用戶需求為導向，通過整合現代技術，實現檔案資源的數字化、網絡化和智能化，為檔案工作轉型和服務創新提供有力支撐。

2.1.1檔案工作者需采用先進的數字化技術，將各類傳統檔案轉化為數字化資源。這包括使用高精度的掃描儀將紙質檔案轉化為電子圖像，利用拍攝設備將聲像檔案轉化為數字音頻及相關軟件的處理，確保檔案信息的原真性、完整性和可讀性。此外，還可以利用光學字符識別（OCR）技術將掃描得到的圖像文本轉換為可編輯的文本格式，便于后續的檢索和利用。

2.1.2檔案工作者需建立統一的標準和規范，確保數字化檔案的標準化和規范化。這涉及制定數字檔案的元數據標準，即描述檔案屬性的數據，如檔案的標題、創建時間和作者等；著錄規則，即如何準確、規范地記錄檔案內容；格式規范，即確定檔案存儲的格式，如PDF、JPEG等。通過制定檔案數字化的工作流程和質量控制標準，確保數字化過程的準確性和一致性。

2.1.3檔案工作者需實施檔案資源整合與共享。通過電子政務外網與互聯網等渠道，實現檔案資源的社會共享。這需要建立檔案資源共享平臺，通過云計算、大數據等技術手段實現檔案資源的集中管理和分布式訪問。此外，還需構建檔案資源的元數據索引體系，使用戶能夠快速準確地定位所需檔案，提高檔案資源的利用效率。

2.1.4檔案工作者需推進檔案工作流程的優化與創新，以數字化檔案資源庫為依托重塑檔案工作流程。這包括采用電子文件管理系統（EDMS）實現檔案的電子化與自動化管理；利用自然語言處理（NLP）與機器學習等人工智能技術實現檔案內容的智能檢索和分析；以及通過workflow引擎自動化檔案的創建、審批和歸檔等流程，提高檔案管理的效率和質量[1]。

2.2 借助新媒體平臺，創新檔案服務方式

新媒體時代，新媒體作為一種新興的傳播媒介，具有高度的互動性、傳播速度快、覆蓋范圍廣及信息量大等特點，為檔案工作提供了全新的發展機遇。借助新媒體平臺創新檔案服務方式，不僅是提高檔案工作水平的重要手段，還是適應新時代發展的必然要求。

2.2.1檔案部門應加強新媒體平臺的建設與推廣。新媒體平臺的建設是檔案服務方式創新的基礎，也是檔案工作適應新時代發展的關鍵。檔案部門應充分利用官方網站、某信公眾號和某博等新媒體平臺發布檔案信息、宣傳檔案知識、開展檔案服務。官方網站作為權威的信息發布平臺應保持內容的嚴謹性和及時性；某信公眾號和某博等社交媒體平臺則可以更加親民與活潑，通過發布系列檔案故事、檔案解密、檔案展覽等特色內容，吸引更多用戶關注和參與。同時，注重平臺內容的豐富與創新，以提高用戶粘性，使檔案工作更加貼近公眾、貼近生活。

2.2.2檔案部門應打破傳統服務模式，致力于打造定制化與多元化的服務新格局。隨著新媒體技術的不斷普及，檔案部門得以運用這一現代化手段，開辟全新的線上檔案檢索、使用及咨詢功能，使用戶能夠實現無縫對接、即時訪問各類檔案資料。此舉不僅使信息獲取途徑更便利，同時拓寬了服務維度。檔案部門進一步針對不同用戶類型提供專門化的服務方案。對于學術研究領域，檔案部門將提供深度的檔案資料研究與梳理服務；面向企業界，檔案部門將助力項目文檔的管理與知識產權的保護；針對公眾層面，檔案部門將推出家族史、個人發展歷程等獨具特色的檔案服務。通過一系列創新措施，使檔案服務更加精細、更加符合社會各界的期待。

2.2.3檔案部門應加強與新媒體平臺的互動與合作。檔案部門可以與新媒體平臺開展聯合活動，如線上檔案知識競賽、檔案講座和檔案攝影比賽等，以提高檔案工作的社會影響力。同時，可以邀請專家學者和社會公眾參與檔案討論，為檔案工作提供有益的建議，推動檔案工作的創新與發展。通過與新媒體平臺的互動與合作，可以使檔案工作更加開放、更加包容，也有助于檔案部門聽取更多聲音，促進自身的改進與發展。總的來說，借助新媒體平臺，檔案部門可以提供更加豐富、更加個性化的服務，也可以更好地推廣檔案工作，提高檔案工作的社會影響力。這不僅有助于檔案部門的轉型與發展，也有助于推動我國檔案事業的創新與發展。新媒體時代，檔案部門應積極擁抱變革，不斷探索創新，以更好地服務于社會、服務于公眾。

2.3 結合區塊鏈技術，強化檔案信息安全保障

新媒體時代，檔案信息安全問題是檔案工作必須面對和解決的問題之一。區塊鏈技術作為一種新興的技術，具有去中心化、安全性強和透明度高等特點，為檔案信息安全保障提供了新的思路和方法。

2.3.1檔案工作者可依托區塊鏈技術構建先進的檔案信息管理系統。此系統利用區塊鏈的分布式賬本特性，打破傳統信息孤島的壁壘，實現檔案信息資源的全面共享。同時，區塊鏈的加密機制和去中心化共識協議確保了檔案信息的安全性和不可篡改性，大幅降低了數據被泄露和惡意篡改的風險[2]。更為重要的是，區塊鏈智能合約的引入可實現檔案信息的自動化管理及高效利用，不僅優化了檔案信息處理的流程，還提升了管理的精準度和效能。這一創新性舉措將為檔案管理領域帶來革命性的進步，推動信息服務向更加專業化和智能化的方向發展。

2.3.2檔案工作者可以利用區塊鏈技術實現檔案信息的可信認證。在傳統的檔案工作中，檔案信息的認證主要依賴于人工審核和紙質文件核對，這一方式不僅效率較低，還存在較高的出錯概率。區塊鏈技術的融入為檔案信息的可信驗證開辟了新的途徑，極大提升了檔案信息管理的效率和精準度。具體而言，檔案工作者可通過將檔案信息的元數據上鏈，確保檔案信息的獨一性和不可篡改性。同時，借助區塊鏈技術的數字簽名與時間戳功能，實現對檔案信息真實性和可信度的嚴格驗證。

2.3.3檔案工作者可以利用區塊鏈技術達成檔案信息的完整追溯與精準定位。在傳統的檔案管理實踐中，信息的追溯與定位往往充滿挑戰。然而，區塊鏈技術的融入可確保檔案信息自產生至歸檔的全鏈路追蹤，從而顯著提升檔案信息管理的透明度和信賴度。具體而言，通過將檔案信息變動的每一環節上鏈，檔案工作者能夠實現對檔案信息變動的全面監控與歷史軌跡的完整記錄。

2.3.4在保障檔案信息安全的基礎上，檔案工作者還必須關注檔案實體的物理安全。為此，檔案室的建設規劃至關重要，其中包括對檔案室位置的精確選擇，以確保易于監管且遠離潛在的危險源；合理規劃檔案室面積，以滿足存儲需求并留有足夠的安全通道；進行承重測算，確保建筑結構能夠支撐檔案存放的重量。此外，負責密集架和檔案柜的定制和采購，這些家具應符合行業標準，以確保檔案的穩定存放和易于檢索。室內環境的管理也不容忽視，需配備溫濕度計以維持適宜的環境條件及滅火器、空調等設備以應對緊急情況和調節環境因素。在此基礎上，實施嚴格的八防工作——防火、防潮、防塵、防有害生物、防盜、防光、防高溫和防污染，以全面保障檔案實體安全[3]。

2.3.5隨著電子檔案管理的重要性日益增加，檔案工作者必須確保電子檔案信息的安全。根據單位的具體工作需求制定完善的檔案收集、管理和利用制度及應急預案，以提高應對風險的能力。此外，推動電子檔案管理的科學化、規范化和制度化是保障電子檔案安全的關鍵。對于存儲檔案信息的盤片，檔案工作者需要定期進行檢查和維護，防止人為錯誤或自然因素導致的損壞，避免電子檔案信息的丟失。

2.4 利用數據挖掘技術，深化檔案內容研究

數據挖掘技術是一種從大量數據中自動發現模式和關聯信息的方法。在新媒體時代，檔案內容不僅包括傳統的紙質檔案，還包括電子檔案、音頻檔案和視頻檔案等多種形式。這些檔案內容往往以數字化形式存在，并具有海量的數據量。因此，利用數據挖掘技術對這些檔案內容進行深入研究，可以助力檔案工作者更好地理解和利用檔案信息。

2.4.1為確保數據挖掘的順利進行，需要構建一個集中存儲和管理檔案數據的檔案數據倉庫。這個檔案數據倉庫不僅需要具備海量的數據存儲能力，還需要支持數據的快速檢索和查詢功能，以提高檔案內容研究的效率。同時，這個檔案數據倉庫還需要對不同形式和來源的檔案數據進行整合和統一管理，為數據挖掘提供完整、準確的數據源。然而，檔案數據往往存在噪聲、缺失值和不一致性等問題，這就需要檔案工作者在數據挖掘之前進行數據預處理操作，包括但不限于數據清洗、數據集成、數據轉換和數據歸一化等步驟，為后續的數據挖掘提供準確的基礎數據。

2.4.2運用數據挖掘算法進行檔案內容分析。根據檔案數據的特點和研究目標，檔案工作者可以選擇合適的數據挖掘算法，如關聯規則挖掘算法、聚類分析算法和文本挖掘算法等。例如，檔案管理人員可以借助關聯規則挖掘算法探尋檔案內容的相互關聯，進而披露檔案資源之間的深層聯系；運用聚類分析算法對檔案資源內容實施分類與整理，以便更高效地組織和控制檔案信息資源。除此之外，檔案管理人員還可以利用文本挖掘算法對檔案文本進行情感分析、主題建模等深度處理，以深度發掘檔案資源中的潛在知識與價值。

2.4.3通過構建檔案內容知識圖譜將檔案中的知識直觀展示，幫助用戶更好地理解和利用檔案信息。檔案內容知識圖譜是一種將檔案內容中的實體、概念和關系可視化和結構化的方法。通過知識圖譜的應用還能夠支持語義檢索和智能推薦等高級功能，從而提升檔案信息處理的智能化程度。最后，檔案工作人員可以利用這些研究成果來開展定制化的檔案服務。例如，根據用戶的特定需求和興趣推薦相關的檔案材料，提供個性化的檔案檢索和查詢服務。同時，通過數據挖掘技術分析用戶行為和偏好可以進一步優化檔案網站的用戶交互體驗，提升檔案服務的整體質量和用戶滿意度。

結束語

綜上所述，在新媒體時代，檔案工作的轉型及服務創新已勢在必行。伴隨著信息技術的迅猛發展，檔案工作正由傳統的紙質檔案管理模式逐步邁向數字化、網絡化和智能化的新階段。這種變革不僅極大地提升了檔案管理的效率和質量，還為廣大用戶帶來了更為便捷、高效的服務體驗。因此，檔案工作者需順應這一趨勢，不斷提升自身的專業素養與技能水平，以適應新媒體時代檔案工作的全新要求。同時，還應深入探討和研究檔案服務創新的路徑，不斷推出創新的服務模式和內容，以滿足廣大用戶日益增長的需求。

參考文獻

[1]林雅琴.淺談新媒體時代檔案宣傳利用方式方法[J].檔案記憶，2024（02）：54-56.

[2]林挺拔.新媒體對學校檔案管理的影響與應對措施研究[J].新聞研究導刊，2023，14（21）：163-166.

[3]張敏.高校學生黨員檔案管理模式對團員檔案管理的借鑒研究[J].湖北開放職業學院學報，2023，36（13）：119-120+126.

作者簡介：王曉琳（1972.3—），大學學歷，大同市退役軍人服務中心館員。主要從事檔案管理研究。