淺議人事檔案數(shù)字化應用平臺的建設與實施

一、人事檔案數(shù)字化應用平臺建設的背景、必要性

2022年3月，山東省委組織部印發(fā)的《2022—2025年山東省組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》中明確提出，要持續(xù)提升各級組織人事部門干部人事檔案數(shù)字化水平，扎實推動數(shù)字檔案在線聯(lián)查，鼓勵建設利用干部檔案智能庫房，逐步實現(xiàn)省直部門（單位）數(shù)字檔案集中管理，推進多媒體資料與數(shù)字檔案有機結合。實現(xiàn)數(shù)字檔案集中管理，既是上級組織部門的明確要求，也是下步人事檔案管理的發(fā)展趨勢。

山東能源集團聯(lián)合重組后，組織機構和人員規(guī)模進一步擴大，管控難度不斷加大，人事檔案管理工作也日漸繁重。檔案作為教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎地位愈加突出。目前能源集團人事檔案管理呈散點式分布、多層級管理的狀況，檔案管理規(guī)范標準不一、審核政策尺度把握不一、檔案管理質(zhì)量參差不齊，在一定程度上加大了管理難度，影響了人事檔案的使用效率。如何運用信息化手段提升檔案管理的效率和質(zhì)量，實時動態(tài)掌握各類人員的信息情況，及時準確地為集團科學決策提供詳實數(shù)據(jù)，成為當下迫切需要解決的問題。將二三級單位掃描完成的檔案數(shù)據(jù)歸集起來，實現(xiàn)人事檔案電子信息的集中高效管理，也亟待建立一個統(tǒng)一的人事檔案數(shù)字化應用平臺。

經(jīng)過對集團人事檔案業(yè)務的全面梳理及過往經(jīng)驗的總結，提出建設全面覆蓋集團應用的“人事檔案數(shù)字化應用平臺”的構想。依托集團內(nèi)網(wǎng)，建立以集團總部管控為主、向下覆蓋二、三級管檔單位的應用平臺，實現(xiàn)單位之間、上下級之間檔案轉(zhuǎn)遞、審核、利用和檔案工作協(xié)同管理為一體的人事檔案數(shù)字化應用平臺。目的是通過“人事檔案數(shù)字化應用平臺”的建設，進一步鞏固專項審核的工作成果，進一步提升人事檔案管理的規(guī)范化、信息化和科學化水平，充分挖掘人事檔案信息服務人才發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的價值，進而將山東能源集團的組織人事工作推向一個新高度。

二、人事檔案數(shù)字化應用平臺建設的目標、意義

結合能源集團人事檔案信息化建設現(xiàn)狀，以“統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)管并舉、科學利用、服務決策”為目標，建立覆蓋21家二級單位、200余家三級單位的人事檔案數(shù)字化應用平臺，按照人事管理權限，實現(xiàn)分級負責、集中管理的應用要求。平臺的建立將進一步提升人事檔案業(yè)務的信息化管理水平，提高檔案業(yè)務在線辦理的協(xié)調(diào)聯(lián)動能力，進一步加強檔案分析研判的科學性、準確性，為組織工作科學決策提供精準服務。

1.符合國產(chǎn)化建設要求，統(tǒng)一集團人事檔案數(shù)字化標準

平臺的建設應符合國產(chǎn)化建設規(guī)范要求，滿足在自主可控環(huán)境下檔案數(shù)字資源管理、信息資源共享利用和電子檔案的安全保存。在人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)檢驗等方面遵循中組部《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，滿足檔案數(shù)字化采集、上報、接收相關技術要求，通過平臺建設實現(xiàn)全集團人事檔案數(shù)字化的標準統(tǒng)一。

2.建立人事檔案數(shù)字化應用平臺

建立集團應用的人事檔案數(shù)字化應用平臺，統(tǒng)一檔案應用標準，實現(xiàn)檔案查閱、借閱、審核、檔案轉(zhuǎn)遞、散材料收集加工等流程的規(guī)范化、標準化管理，優(yōu)化業(yè)務原有審批流程，規(guī)范業(yè)務表格運用，提升檔案管理隊伍專業(yè)技術水平。同時建立完善管檔單位、管檔人員的組織架構和管理機制，動態(tài)掌握機構和人員信息。

3.建立人事檔案協(xié)同工作系統(tǒng)

通過平臺的建立，打通集團本部、二級單位、三級單位檔案管理工作，運用信息化手段，實現(xiàn)檔案工作的信息發(fā)布、政策宣傳、知識搜索、業(yè)務協(xié)同。各單位人事部門根據(jù)集團要求，及時在線開展檔案相關業(yè)務，通過信息發(fā)布、在線交流互動，推進業(yè)務線上的一體化管理。同時，對逾期工作產(chǎn)生的風險及時預警，建立預警風險防控規(guī)則，對重點工作實現(xiàn)督查督辦。

4.加強檔案深度數(shù)據(jù)分析與利用

利用大數(shù)據(jù)、人工智能技術，實現(xiàn)人事檔案結構化數(shù)據(jù)的識別提取，形成干部檔案畫像。在檔案審核過程中，實現(xiàn)檔案審核要點的自動標注、審核結果的自動生成，提高檔案審核的專業(yè)性、規(guī)范性，減輕檔案審核工作壓力提高檔案審核工作效率。通過大數(shù)據(jù)分析技術，對檔案業(yè)務運行情況、檔案數(shù)字化加工進展情況、檔案工作推進情況、檔案預警風險防控情況進行動態(tài)分析，為及時了解集團人事檔案工作提供數(shù)據(jù)看板。

5.實現(xiàn)與集團人力資源系統(tǒng)對接

提供數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)檔案平臺與集團人力資源系統(tǒng)的信息共享，確保人事檔案平臺中的單位信息、人員信息與人力資源系統(tǒng)同步更新。

三、人事檔案數(shù)字化應用平臺建設的實施

（一）系統(tǒng)總體架構

1.總體架構設計

系統(tǒng)建設以一個體系、兩套規(guī)范、多層結構的模式，搭建1個平臺加 4大應用的整體設計框架。通過統(tǒng)一權限認證訪問系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案業(yè)務的網(wǎng)上辦理。平臺，指協(xié)同平臺；4大應用，指檔案日常管理系統(tǒng)、檔案審核系統(tǒng)、檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)。

一個體系，即系統(tǒng)以標準化為本，根據(jù)系統(tǒng)總體設計標準、資源標準、業(yè)務標準、技術標準、信息安全標準以及接口標準為基礎，形成系統(tǒng)的標準化建設體系。

兩個規(guī)范，即接口及安全訪問控制兩套規(guī)范。在接口服務方面提供對外訪問數(shù)據(jù)接口服務及其他檔案管理系統(tǒng)信息交互服務；在安全訪問控制方面，提供平臺配置管理、安全審計、用戶管理、日志管理等功能，確保平臺訪問的安全與穩(wěn)定。

多層結構，即系統(tǒng)采用分層架構設計，由基礎設施層、支撐層、業(yè)務層、展示層四部分組成。

2.技術架構選型

在應用層面采用符合J2EE（java 2 Platform Enterprise Edition）技術規(guī)范的多層構架。整個系統(tǒng)運行于應用服務器之上，利用應用中間件支撐系統(tǒng)的運行。

J2EE平臺提供了一個基于組件的方法，進行設計、開發(fā)、裝配及部署企業(yè)應用程序。J2EE平臺提供了多層的分布式應用模型、組件重用、一致化的安全模型以及靈活的事務控制。而且J2EE規(guī)范已是事實上的國際技術標準，各廠商的J2EE平臺必須符合J2EE規(guī)范，基于組件的J2EE解決方案不會被束縛在任何一個廠商的產(chǎn)品和API上，并完全可以做到跨系統(tǒng)平臺（硬件平臺、操作系統(tǒng)）、跨數(shù)據(jù)庫服務器。

3.數(shù)據(jù)標準

可擴展標記語言（XML）是Web上的數(shù)據(jù)通用語言。XML是一種開放的標準，XML語言不受任何實體的控制也不歸任何實體所有。XML可以擴展，XML標簽可以被任何人創(chuàng)建并被其他人所采用。它使開發(fā)人員能夠?qū)⒔Y構化數(shù)據(jù)，從許多不同的應用程序傳遞到桌面，進行本地計算和演示。XML允許為特定應用程序創(chuàng)建唯一的數(shù)據(jù)格式，它是在服務器之間傳輸結構化數(shù)據(jù)的理想格式。在本系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)傳輸和處理均采用XML規(guī)范標準進行設計，并采用標準的XML語言來描述系統(tǒng)接口，以適合可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。

4.部署模式

人事檔案數(shù)字化業(yè)務應用平臺依托集團內(nèi)網(wǎng)，將集團各級人事部門檔案系統(tǒng)進行有機串聯(lián)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)及業(yè)務的整合。以集團黨委組織部為中心，建立一體化人事檔案數(shù)字化業(yè)務應用平臺，實現(xiàn)賬戶及權限的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)各級管檔單位的業(yè)務互通，從管理角度達到自上而下的業(yè)務管理與指導，對檔案工作實現(xiàn)平臺化管理與監(jiān)督管控，形成集團本部、二級單位、三級單位聯(lián)通的檔案業(yè)務及工作協(xié)同機制，為跨地域跨部門跨單位檔案應用提供技術支撐。

（三）網(wǎng)絡安全設計

1.檔案信息保密

人事檔案數(shù)字化業(yè)務應用平臺對安全功能的要求包括信息保密性、身份的確定性、身份的不可否認性、文件的不可修改性、訪問控制、身份驗證和授權等。每一部分都非常重要。安全管理平臺的各個組件基于統(tǒng)一的安全框架，提供了各方面的安全解決方案，降低了應用安全處理的復雜性。

2.信息保密性

由于網(wǎng)絡的互聯(lián)性和開放性，信息在網(wǎng)絡中的傳輸不可避免地存在被監(jiān)聽的可能，提供針對數(shù)字證書的接口、數(shù)據(jù)加密傳輸，實現(xiàn)信息傳輸?shù)谋Ｃ苄灾挥袑π畔⑦M行加密，以密文方式傳輸，即使被監(jiān)聽，監(jiān)聽者也無法明白密文所表示的信息。對采集或傳輸?shù)臄?shù)據(jù)按照標準的加密組件進行了數(shù)據(jù)的加密，當數(shù)據(jù)到達后由對應的解密組件進行解密，提供了信息的加解密機制。

3.身份驗證

安全管理結合現(xiàn)有的認證手段，可與已有的安全管理（身份認證）系統(tǒng)結合，利用身份認證證書實現(xiàn)系統(tǒng)安全登錄。用戶在進行身份認證過程中，支持多種認證方式，方便可靠地確認數(shù)據(jù)交換雙方的身份，最大限度地保證了數(shù)據(jù)傳輸?shù)目煽啃浴?/p>

（1）不可否認性

由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)敏感性、嚴肅性，使用統(tǒng)一的認證服務，保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的各個環(huán)節(jié)都必須是不可否認的。

（2）不可修改性

傳輸后的信息是不可被修改的，一旦修改會造成巨大的損失或者承擔一定的責任，信息的不可修改性保證了整個數(shù)據(jù)傳輸過程的嚴肅和公正。

（3）授權管理

系統(tǒng)應按信息安全“三員權限”模式，建立系統(tǒng)管理員、安全管理員和審計管理員角色。系統(tǒng)管理員主要對系統(tǒng)賬戶進行管理，具有建立、修改、刪除功能，對用戶登錄口令可進行修改和初始化；對平臺運行狀態(tài)進行維護，對系統(tǒng)服務狀態(tài)進行監(jiān)控、管理。

（4）訪問控制

系統(tǒng)采用字段級方式進行權限控制，系統(tǒng)管理員能夠進行有效的權限訪問控制，根據(jù)用戶登錄的信息，提供在用戶權限之內(nèi)的訪問資源，有效地避免內(nèi)部攻擊，保證了系統(tǒng)資源的安全和完整性。

（5）安全審計

記錄系統(tǒng)資源使用情況，可以實時監(jiān)控本區(qū)域內(nèi)的使用情況，為信息安全的執(zhí)法提供依據(jù)。

（6）訪問日志

安全管理平臺具有完善的日志管理功能，能完整地記錄系統(tǒng)資源使用情況、用戶登錄及訪問等應用情況。通過日志信息的分析可以及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)級和應用級的安全問題，消除安全隱患。

四、人事檔案數(shù)字化應用平臺實施后的效益評價

1.經(jīng)濟和社會效益明顯

能夠整合分散的人事檔案信息資源，消除信息孤島，實現(xiàn)信息的暢通流轉(zhuǎn)與快速應用，達到資源的合理配置和實時共享。通過提供及時準確的人事信息，進一步提高人事管理工作的效率和決策水平。此外，數(shù)字化檔案能夠有效避免檔案造假行為，降低組織人事部門辨別分析和糾錯處理難度，提高工作效率。保護干部的同時，營造風清氣正的干事創(chuàng)業(yè)氛圍。

人事檔案數(shù)字化應用平臺，易于實現(xiàn)集約化、科學化、規(guī)范化管理，有效避免重復投資建設。通過集團化應用有利于提升管理水平、提高管理效率、優(yōu)化管理流程、保障信息安全、節(jié)約管理成本，提高組織系統(tǒng)工作的經(jīng)濟效益。

2.業(yè)務部門效益突出

（1）減少維護成本。打通與人力資源系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，將減輕人事部門對于檔案系統(tǒng)的人員、單位的信息維護的工作，實現(xiàn)一處維護多處利用。

（2）精準干部畫像。通過深度數(shù)據(jù)分析，提取有價值的檔案信息形成檔案畫像，進一步總結歸納人員特點、政治品德、成長經(jīng)歷、任用培養(yǎng)等，為集團選人用人提供決策依據(jù)。

（3）提升審核效率。通過OCR識別人工智能語義分析，實現(xiàn)智能查找缺失材料、在多份材料中印證檔案的真實性、準確性，為檔案審核提供智能審檔服務。把檔案審核流程化，邏輯化的思路由計算機替代完成，解決檔案審核繁瑣、復雜的工作，輔助人工檔案審核，提供檔案審核效率，增強檔案審核全面性和嚴謹性。同時從檔案識別出的信息與結構信息進行比對分析進而預警提醒差異信息。

（4）優(yōu)化業(yè)務流程。提拔、調(diào)動等業(yè)務發(fā)生需要對下級單位管轄檔案進行查看時，可以通過平臺直接對檔案進行瀏覽，無須下級單位配合；檔案業(yè)務發(fā)生時，通過平臺進行審批 ，生成相應的業(yè)務臺賬；通過授權后，黨委組織部、人力資源、薪酬管理等相應的部門都可以根據(jù)授權使用檔案支撐工作。

（5）方便保管保護。減少使用紙質(zhì)檔案的頻次，有效保護原始檔案免受再次損壞；退休職工檔案社會化移交后，仍保有電子檔案，可供需要時使用。