衛生事業單位檔案安全管理的思考

衛生事業單位肩負著保障人民健康、發展衛生事業的重任，產生的檔案涵蓋了疾病研究、采供血、技術教學、藥物實驗、科研攻關、日常監督抽檢、醫療機構注冊、醫師護士注冊、重點監督檢查、突發公共衛生事件處置等相關領域。在國際國內安全形勢日益嚴峻的今天，以總體國家安全觀為指導，提升衛生事業單位檔案安全管理水平就顯得尤為重要[1]。

一、衛生事業單位檔案收集范圍

衛生事業單位承擔的職能不同，檔案分類也不同，醫療機構的檔案包括患者病歷檔案、科研檔案、教學檔案等。省級衛生健康監督單位的檔案包括采供血機構檔案、醫療機構設計審批和執業登記等檔案、醫師護士注冊檔案、衛生行政許可檔案、涉水產品檔案、消毒產品檔案、職業衛生檔案、放射衛生檔案、食品標準備案檔案、日常抽檢檔案、重點監督檢查檔案、突發公共衛生事件處置檔案等。衛生事業單位檔案品類多、數量大，涉及人民健康和醫療衛生水平的方方面面。

二、衛生事業單位檔案安全管理存在的問題

衛生事業單位常見檔案為傳統紙質檔案、實物檔案以及電子檔案等。目前，在檔案安全管理工作中，由于重視程度和人、財、物力等方面的限制，有如下幾方面突出問題。

（一）思想重視程度不夠

衛生事業單位工作重心在醫療、科研、教學、衛生監督管理、行政許可事項辦理、基層技術指導等醫療衛生業務方面，非檔案專業人員普遍對檔案安全管理工作認識不深。大多數工作人員對檔案安全工作相關法律法規學習不足，認為檔案只是需要整理保存的工作記錄，對檔案的完整性、連續性不重視；認為檔案管理工作主體責任在檔案室，在收集整理過程中安全責任意識不強。有些單位領導層對檔案安全管理工作重視程度不夠，一是未將檔案管理工作納入重點工作任務當中來，標準要求不高，且所占績效考核目標比重偏低。二是組織開展檔案安全培訓及考核較少。三是宣傳力度不夠。單位的信息宣傳工作多為衛生相關專業如衛生應急科普知識等，較少涉及檔案安全管理相關法律法規及標準。以上問題使衛生事業單位檔案管理工作易被邊緣化，導致對檔案安全管理的重視程度不夠，影響檔案安全管理工作的高質量發展。

（二）制度體系建設不完善

制度是規范、安全、高效工作的前提保障。由于部分衛生事業單位在檔案管理制度制定過程中存在制定程序不規范、部分調研論證環節缺失，制度內容不全面、標準規范要求不統一，新舊制度銜接不到位、更新不及時、檔案管理制度未作為單位重點制度進行公示等現象，導致職能分工不同的各業務處室在檔案收集整理中工作流程不清晰，檔案管理過程易失控，給檔案安全管理工作埋下隱患。

（三）專業人員配備不足，安全防范意識不強

1.人員數量不足

衛生事業單位在檔案專業人員儲備上有一定欠缺，多數單位檔案專職人員數量少，有些單位甚至只配有一名專職檔案管理人員。因檔案管理工作對專業要求較高，且工作任務瑣碎繁重，缺少專職人員會導致檔案質量把控不到位、定期檢查不及時、對檔案保管環境的監測不完善等問題發生。檔案的收集、整理、保存、借閱等全過程無法做實做細，在檔案流動過程中易給檔案管理工作埋下安全隱患。

2.專業能力不強

一是檔案專業不在衛生事業單位主系列專業內，職稱晉升不占優勢，在人才培養方面不夠重視。二是各業務處室兼職檔案管理人員參加的業務培訓大多與衛生工作相關，涉及檔案安全管理及相關業務能力方面的培訓很少。在缺乏檔案專業培訓大環境下，各業務處室的兼職檔案員檔案工作專業水平不足，在與專職檔案管理人員工作溝通時銜接不暢，檔案信息管理系統操作不熟練、信息錄入錯誤等問題頻出，影響檔案收集整理質量和檔案信息安全。

3.安全防范意識不夠

因對檔案管理工作的重要性認識不到位，部分衛生事業單位檔案安全管理思路仍停留在檔案保存和如何應對突發自然災害等問題上，忽視了檔案在借閱和電子化等過程中的失、泄密甚至損毀、遺失等安全問題。有些單位在委托檔案服務時，對服務企業的資質、人員素質和檔案安全管理體系及保障措施要求不高，在服務過程中存在監督不到位等問題，進而影響衛生檔案安全管理。

（四）場地設施等硬件配備滯后

隨著衛生事業單位的發展和多年的工作積累，需要保管的檔案數量逐年增加，安全管理的重要性日益凸顯。同時，《檔案館建筑設計規范》等配套法律規范的出臺，對檔案管理和庫房建設等提出明確詳細的標準要求。部分衛生事業單位受場地、經費等因素限制，檔案庫房及相應硬件設施配備達不到規范要求。一是庫房選址不合理，通風不良，溫濕度控制不準確，易受洪澇等突發災害性事件影響；二是檔案庫房、整理室和閱覽室沒有做到三分開；三是設備老舊或配備不足，如防火、防盜、溫濕度監控設備等配備不到位，檔案裝具設置不充足等，無法保證檔案存儲的環境安全，影響檔案安全管理工作的提質增效。

（五）部門聯動意識滯后

在信息安全大背景下，電子檔案的安全管理問題尤為突出。部分衛生事業單位檔案管理人員在處理計算機網絡信息等問題上能力有限，在電子信息安全管理上無法發揮更大的作用。信息管理部門對檔案工作不重視，也會對檔案安全管理造成影響。若檔案管理部門和信息管理部門缺乏聯動，則影響衛生事業單位電子檔案安全管理的提前預防工作。

三、提升檔案安全管理水平的對策

（一）加強宣傳，提高認識

可以每年“6·9”國際檔案日為契機，加強檔案安全宣傳，有意識地組織全體工作人員參加各種形式的檔案宣傳活動，提高衛生事業單位各級工作人員對檔案重要性的認識，進而提升檔案安全管理意識。

（二）完善各項管理制度

健全的管理制度是檔案安全工作的基礎保證。一要明確分管領導，明確工作分工，責任到人，制定檔案人員崗位責任制及考核辦法。二要科學制定本單位的檔案管理辦法及各項管理制度，如電子檔案管理、檔案損毀遺失應急處置等綜合管理制度，制定醫療機構、血液中心等單位的病案、采供血的業務檔案安全管理制度等，用制度筑牢檔案安全防線。

（三）加強專業人員儲備

1.充實人才隊伍

根據衛生事業單位工作重點和產生檔案數量，合理配備專（兼）職檔案管理人員，做好專業人才儲備工作，建設完善的人才梯隊，為檔案的安全管理提供人才保障。

2.提高政治素質

衛生事業單位檔案關乎人民群眾健康，這就要求從事衛生事業單位檔案管理工作的人員要有堅定的政治立場，對黨忠誠，服務為民。要建立健全政治理論學習制度，利用各種學習平臺，創新學習形式，在思想上與黨中央保持高度一致，在行動上講奉獻、有擔當，保障衛生檔案安全工作順利開展。

3.提升業務水平

扎實的業務水平是檔案安全管理工作的前提條件。建立衛生事業單位兼職檔案人員檔案業務培訓制度，通過培訓切實提高兼職人員業務水平，使其樹立檔案信息安全意識，促進單位檔案安全管理水平提質增效。

4.提高防范意識

衛生事業檔案關系著社會民生，部分檔案涉及國家安全，要定期組織開展失泄密案例警示教育，日常工作中加強檔案借閱管理，做到全過程可追蹤。同時加強檔案信息化過程中的安全管理，嚴防失泄密問題發生。加強檔案服務外包管理，在委托服務過程中嚴格落實檔案安全管理制度。

5.加強考核練兵

為提升檔案管理人員的綜合能力素質，應積極探索與績效考核相結合的評價機制。推行衛生系統檔案管理比武練兵，開展檔案系列專業能力考核、專業技能競賽等，以考核促管理，以管理促安全。

（四）加強基礎設施建設

根據《檔案館建筑設計規范要求》等法律法規要求，加強基礎設施建設。一是檔案庫房根據本單位存檔量合理布局，網絡機房建設符合相關要求，檔案管理系統完善可靠。二是按照“十防”要求和標準，在經費允許的條件下，建設智能監控平臺，將“十防”內容與監控平臺對接，依靠智能設備保障庫房的安全管理。

（五）建立健全部門聯動機制

檔案電子化實施水平及管理情況決定著電子檔案信息資源的質量，關系到檔案信息資源的有效開發和利用[2]。針對衛生事業相關的檔案信息化建設工作中的安全問題，檔案所屬單位要加強信息管理部門與檔案管理部門之間的聯動配合，明確任務分工。一是要健全信息化過程中檔案整理、編頁、掃描、圖像處理、分件存儲、目錄建庫、圖像質檢、備份等重點環節操作標準和管理制度，信息管理部門和檔案管理部門各司其職且相互協調。二是重視檔案應急和備份管理。建立應急預案，包括各部門聯動協調應對突發事件或緊急情況的條款和內容，對重要電子檔案進行異地備份保管。三是鼓勵信息管理部門人員積極參加檔案安全管理相關培訓，了解檔案信息化建設工作要求，同時重點提升檔案管理人員信息化水平，有意識地培養檔案+信息管理復合型人才。

衛生事業單位檔案關系著國家安全發展，關乎人民群眾健康，確保檔案安全是檔案工作的底線。因此，應以整體國家安全觀為指導，提高對檔案安全管理重要性的認識，加強思想政治建設，建立健全制度體系，加強基礎設施設備建設，創新思路，轉變思想，培養專業的復合型人才，加強專業知識技能培訓學習，以提升衛生事業單位檔案安全管理水平。

參考文獻：

[1] 王晶，吳妍.淺談如何加強檔案安全管理工作[J].蘭臺內外，2022（36）：61-63.

[2] 袁曉智.檔案數字化實施中數字信息存儲面臨的風險及應對[J].蘭臺世界，2014（S5）：17-19.

作者單位：河北省衛生健康委員會綜合監督服務中心