協同效益視角下圖書館檔案管理水平提升策略研究

【摘 要】隨著信息技術的迅速發展，圖書館檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰與機遇。協同效益為圖書館檔案管理水平的提升提供了新的研究視角，因此在檔案管理水平提升過程中，要把握協同效益的內涵，分析圖書館檔案管理水平提升過程中存在的問題和困境，這樣才能抓住機遇提出可行策略。通過多樣化策略的實施，圖書館檔案管理水平可以得到顯著提升，為讀者提供更高效、便捷的服務。

【關鍵詞】協同效益；圖書館檔案管理；提升策略

【中圖分類號】G251；G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1007—4198（2024）17—250—03

引言

圖書館檔案管理是圖書館工作的重要組成部分，對于保護文獻資源、傳承歷史文化、服務讀者等方面具有重要意義。然而，傳統的檔案管理模式已難以適應現代信息技術的發展和社會對圖書館服務的新需求。因此，從協同效益的視角出發，探討圖書館檔案管理水平的提升策略具有重要的現實意義。

一、協同效益與圖書館檔案管理

（一）協同效益的內涵

協同效益（Synergy）是兩個或多個實體（如企業、部門、個人等）在協同合作的過程中，通過共享資源、互通有無、互相配合，實現整體效益大于各獨立組成部分總和的效應。這種效應常常被描述為“1+1>2”的效果，即當各個組成部分協同工作時，其整體表現會超過各個部分獨立工作時的總和。協同效益的實現需要各個實體之間的有效合作和配合，以充分利用各自的優勢和資源，實現互補效應。這種合作和配合可以帶來諸多好處，如提高生產效率、降低成本、增強創新能力、擴大市場份額等[1]。協同效益不僅在商業領域有廣泛應用，也適用于其他領域，如團隊合作、項目管理、城市規劃等。在團隊合作中，協同效益可以通過成員之間的互相協作、知識共享和經驗交流來實現；在城市規劃中，協同效益可以通過不同部門和機構之間的合作來實現城市整體發展的最大化。

（二）協同效益視角下的圖書館檔案管理

圖書館檔案管理中的協同效益是在圖書館在檔案管理過程中，通過各部門之間的協同合作，實現資源共享、流程優化、風險共擔以及效率提升和成本降低等多方面的效益。圖書館檔案管理中的協同效益的實現需要圖書館和檔案部門之間建立緊密的合作關系，共同制定和執行管理策略，實現資源的共享和優化配置。通過協同合作，可以極大地避免信息孤島的產生，從而提高檔案資源的利用率，優化管理流程，降低管理風險，促進知識增值和創新激發，提升團隊協作效率和服務質量，最終實現成本降低和效益提升。在圖書館檔案管理中，協同效益的實現需要建立有效的溝通機制和協作平臺，加強部門之間的信息共享和資源整合，提高管理效率和服務水平。同時，還需要注重人才培養和團隊建設，提升圖書館和檔案部門的管理能力和專業水平，為協同效益的實現提供有力保障。

（三）圖書館檔案管理應用協同效益的意義和價值體現

協同效益視角下的圖書館檔案管理中，各部門通過協同合作，可以共享資源，避免資源的重復建設和浪費。這不僅提高了資源的使用效率，還有助于形成統一的資源管理體系，為圖書館和檔案部門的發展提供有力支持。在協同工作中，各部門可以共同優化管理流程，減少不必要的環節和耗時，提高檔案管理的工作效率。這種效率提升不僅可以減少人力物力的投入，還可以加快檔案的處理速度，為用戶提供更加及時、準確的服務。其次，協同效益有助于增強風險防控能力。

圖書館和檔案部門共同承擔管理風險，可以形成更加完善的風險防控體系。通過協同合作，各部門可以及時發現潛在的風險和問題，并采取相應的措施進行防范和處理。這種風險共擔機制有助于降低檔案管理中的風險損失，保障圖書館和檔案部門的安全穩定。

二、協同效益視角下圖書館檔案管理存在的問題

（一）缺乏協同意識

現階段的圖書館檔案管理中，各個部門往往各自為政，缺乏信息的共享與交流。這導致檔案信息無法在不同部門之間流通，形成信息孤島。這不僅影響了檔案資源的有效利用，還增加了管理成本，降低了工作效率。在協同效益的框架下，圖書館和檔案部門需要共同制定和執行資源管理策略，從而實現資源的優化配置。但實際上，由于缺乏協同意識，各部門往往從自身利益出發，進行資源分配和利用，這導致資源浪費，重復建設或短缺等問題，不僅制約了檔案資源的利用價值，還阻礙了圖書館的持續發展。在協同效益的理念下，圖書館和檔案部門應該共同承擔管理風險，形成風險防控合力。但在實際管理工作中，內部管理未能形成良好的協同意識，各部門往往對風險問題視而不見或僅從本部門角度出發進行應對，導致風險防控工作存在漏洞和短板。

（二）協同機制不完善

協同效益視角下，圖書館檔案管理中存在的協同機制不完善問題是一個需要引起重視的關鍵點。這一問題的出現影響了檔案管理的效率，也對圖書館的長期發展帶來一系列影響。圖書館檔案管理工作涉及多個部門。各個部門間需要有效的溝通以確保檔案管理的順暢進行。但由于協同機制的不完善，這些部門間往往存在溝通障礙，導致信息無法及時傳遞，影響了檔案管理的效率[2]。在檔案管理中，各項任務的完成需要明確的責任分配。然而，由于協同機制的不完善，責任分配往往不明確，容易出現任務重疊、遺漏或相互推諉的情況。這不僅影響了檔案管理的質量，還可能引發部門間的矛盾。圖書館檔案管理涉及大量的信息資源，這些資源的共享和利用對于提高檔案管理效率具有重要意義。由于沒有完善的協同機制，資源共享和利用往往受到限制，導致資源無法充分發揮其價值。

（三）資源配置不合理

協同效益視角下，圖書館檔案管理中存在的一大問題在于資源配置不合理導致資源浪費。在圖書館檔案管理中，如果資源配置不合理，可能會導致某些部門或項目獲得過多的資源，而其他部門或項目則資源匱乏。這不僅造成了資源的浪費，還可能使得一些重要的檔案管理任務因缺乏資源而無法得到有效執行。另一方面，資源配置不合理會影響檔案管理的質量和效率。圖書館檔案管理涉及大量的文獻資料和信息資源，需要合理的資源配置來確保這些資源的有效管理和利用。如果資源配置不合理，可能會導致文獻資料的保存不完整、整理混亂，甚至引發信息丟失等問題。這將嚴重影響檔案管理的質量和效率，給讀者和研究者帶來不便。隨著信息技術的發展和應用，圖書館檔案管理也在不斷創新和發展。然而，如果資源配置不合理，可能會限制新技術和新方法的應用，使得圖書館檔案管理難以跟上時代的步伐。在圖書館檔案管理中，如果資源配置不合理，可能會導致某些部門或人員因為資源分配不公而感到不滿和抱怨。這不僅會影響部門間的合作和協調，還可能引發內部矛盾和沖突，對圖書館的整體發展帶來不利影響。

（四）風險管理不到位

圖書館檔案管理中，對協同效益的內涵理解不足，這使得檔案管理中出現了風險管理不到問題，進一步導致安全隱患未能及時發現。圖書館檔案管理涉及大量珍貴文獻和信息資源，其安全保護工作至關重要。然而，當風險管理不到位時，一些潛在的安全隱患可能無法被及時發現和處理，從而增加了檔案丟失、損壞或泄密的風險。其次，風險管理不到位影響應急響應的及時性。在圖書館檔案管理中，應對突發事件和災害的能力至關重要。如果風險管理不到位，當發生意外情況時，圖書館可能無法迅速啟動應急響應機制，從而導致檔案受到進一步損害或丟失。此外，風險管理不到位還可能導致資源分配的不合理。在圖書館檔案管理中，資源的分配需要根據檔案的風險等級和重要性進行調整。若風險管理不到位，可能導致資源被錯誤地分配給風險較低或重要性較低的檔案，而風險較高或重要性較高的檔案則得不到足夠的資源支持。最后，風險管理不到位還限制了圖書館檔案管理的創新和發展。隨著信息技術的快速發展，圖書館檔案管理也需要不斷創新和更新管理方法。然而，如果風險管理不到位，可能會使圖書館檔案管理陷入傳統的管理模式，無法及時引入新的技術和管理方法，限制了檔案管理的創新和發展。

三、協同效益視角下圖書館檔案管理水平提升策略與路徑

（一）加強部門間協同合作

在協同效益視角下實施圖書館檔案管理工作首先要建立明確的協同合作機制，這是提升圖書館檔案管理水平的基礎。為此，圖書館應該制定詳細的合作計劃，明確各部門的職責和任務，確保各部門在檔案管理中能夠協同工作、形成合力。在此基礎上，建立定期溝通機制，使各部門能夠及時分享信息、交流經驗，共同解決檔案管理中遇到的問題。圖書館應該圍繞檔案管理內容及目標建立統一的信息平臺，將各部門的檔案管理信息整合起來，實現信息共享。這不僅可以避免信息孤島現象的出現，還可以提高檔案管理的效率和準確性。各部門應該充分利用這一平臺，及時上傳、更新檔案信息，確保信息的準確性和完整性。此外，圖書館可以組織定期的交流研討活動，邀請各部門人員參加，提高他們的檔案管理技能和協同合作能力。在交流活動中，各部門人員可以更好地了解其他部門的工作流程和需求，從而更好地協同合作，共同推進檔案管理的優化和創新。

（二）優化檔案管理流程

圖書館針對檔案管理流程進行優化流程不僅可以提高工作效率，還能確保檔案的安全與完整。具體來說，圖書館應對現有的檔案管理流程進行全面梳理，了解各個環節的工作內容和銜接情況。這有助于發現流程中的瓶頸和問題，為后續的優化工作提供依據。在梳理的基礎上，圖書館應對冗余的環節進行合并或取消，減少不必要的操作步驟。通過數字化手段將紙質檔案轉化為電子檔案，實現快速檢索和存儲，從而減少手動整理和歸檔的時間。圖書館可以積極采用自動化、智能化等技術，如使用檔案管理系統、OCR識別等工具，提高檔案管理的效率和準確性。借助云計算、大數據等技術，實現對檔案信息的深度挖掘和分析，為圖書館決策提供有力支持。最后，圖書館應制定詳細的檔案管理標準和操作規范，確保各部門在檔案管理中遵循統一的標準和要求。這有助于提高檔案管理的規范性和一致性，減少工作中的誤差和糾紛。

（三）利用先進技術提高管理效率

在信息化時代，圖書館基于協同效益實施檔案管理過程中，可以利用先進技術提升管理效率。具體而言，引入自動化管理系統是提高圖書館檔案管理效率的重要步驟。通過采用自動化管理系統，如圖書館管理系統（LMS）和檔案管理系統（AMS），可以實現對檔案從收集、分類、存儲到利用全過程的自動化管理[3]。這不僅減少了人工操作，提高了工作效率，還減少了人為錯誤，提高了檔案管理的準確性。其次，利用人工智能技術提升檔案管理的智能化水平。例如，通過采用自然語言處理（NLP）和圖像識別技術，可以實現檔案信息的自動提取和分類。借助機器學習技術，系統可以不斷優化自身的分類和檢索功能，提高用戶查詢的準確度和效率。此外，可以通過對檔案數據的深度挖掘和分析，可以發現檔案利用的規律和趨勢，為圖書館決策提供數據支持。通過數據可視化技術，可以將分析結果以直觀的方式進行展示，幫助管理者更好地理解和應用分析結果。

（四）加強檔案人員培訓

圖書館檔案管理水平的提升中，加強檔案人員的培訓顯得尤為重要，協同效益視角下，其專業能力和素養直接決定了檔案管理的水平。在培訓中應制定詳細的培訓計劃，這是加強檔案人員培訓的基礎[4]。培訓內容應涵蓋檔案管理相關的專業化知識，先進技術的應用等，確保檔案人員能夠全面提升自己的專業能力。在培訓方式上，應采用多種培訓方式以滿足不同檔案人員的需求。通過線上課程、線下研討會、工作坊、實踐操作等多種形式提升培訓效果。線上課程方便檔案人員隨時隨地學習，而線下研討會和工作坊則能夠提供面對面的交流和實踐機會，讓檔案人員能夠更深入地理解和掌握所學知識。在培訓過程中還要建立反饋機制以評估培訓效果。這可以通過定期的考核、問卷調查、個人反饋等方式來實現。圖書館應該根據反饋結果及時調整培訓計劃，確保培訓的效果達到最佳。最后，持續關注檔案人員的個人發展也是加強培訓的重要一環。圖書館應該為檔案人員提供職業發展的路徑和機會，鼓勵他們不斷提升自己的專業能力，實現個人和圖書館的雙贏。

四、結語

協同效益視角下圖書館檔案管理水平的提升策略是一個系統性工程，需要圖書館從多個方面入手，加強部門間協同合作，優化檔案管理流程，積極利用先進技術提高管理效率并加強檔案人員培訓。通過這些措施的實施，可以有效地提升圖書館檔案管理水平，為讀者提供更高效、便捷的服務，也有助于推動圖書館事業的持續發展和社會文化進步。

參考文獻：

[1]郭成昊，陸曉明，于躍，等.基于協同效益的任務與資源匹配優化方法[J].指揮信息系統與技術，2019（3）.

[2]孫曉燕.試論新時期如何創新公共圖書館檔案管理服務[J].中文科技期刊數據庫（全文版）社會科學，2022（11）.

[3]劉付秀.計算機信息技術在圖書檔案管理中的有效應用分析[J].時代人物，2023（17）.

[4]宋曉麗.圖書館檔案管理水平提升策略初探[J].山西青年，2022（18）.

作者簡介：童曉燕（1988—），女，漢族，福建龍巖人，本科，助理館員，研究方向為圖書管理。