A公司財務RPA應用現狀及優化研究

［摘 要］機器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）作為一種先進的自動化技術，能夠模擬人工操作，自動完成重復性任務，正在成為企業財務管理中不可或缺的工具。RPA技術在財務管理中應用，能實現財務機器人自動執行賬單處理、報表生成等任務。基于此，文章以A公司為例，深入探討財務RPA在企業中的應用現狀，分析A公司財務RPA應用中存在的問題，最后提出A公司財務RPA應用的優化策略。

［關鍵詞］RPA；財務機器人；智能化；數智化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.24.023

［中圖分類號］F275 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）24-00-04

0" " "引 言

近年來，RPA在財務領域的應用逐漸深入，財務RPA不僅能夠提高財務數據處理的效率和準確性，還能夠減少人力成本，提高企業的財務透明度和合規性［1］。同時，隨著RPA在財務領域的應用逐漸深入，其成為企業實現財務數字化轉型的重要工具。因此，越來越多的企業開始引入RPA技術，以滿足日益復雜的財務管理需求。

1" " "A公司概況及引入財務RPA的重要性和可行性

1.1" "A公司概況

A公司是全球知名企業Y集團下屬的成員單位，目前擁有多家子公司，在其主要產品領域占據市場主導地位。A公司也是百年中華老字號品牌的傳承者。A公司專注于快消飲品行業，推出了涼茶、高維C飲料、荔枝飲料和植物蛋白飲料等系列產品。目前，A公司在其主要產品領域中占據市場份額第一、銷售規模最大、品牌影響力最強的領導地位。

1.2" "A公司引入財務RPA的重要性和可行性

1.2.1" "A公司引入財務RPA的重要性

（1）提高效率和生產力。財務部門的日常工作中有大量重復性大、耗時長的任務，如數據錄入、賬務處理和報表生成等，而RPA可以7天24小時不間斷地工作，從而大幅提升整體效率和生產力。

（2）減少錯誤和提高財務報告的準確性。在財務數據處理中，任何細微錯誤都可能造成嚴重后果。RPA基于嚴格的規則和算法操作，可以有效避免人為錯誤，保證數據的準確性和一致性，從而提高財務報告的準確性。

（3）增強合規性和避免損失。財務部門需要嚴格遵守法律法規和內部規章制度，確保操作合規和透明。RPA通過標準化操作流程，確保所有操作都符合規定，避免違規。同時，RPA能自動記錄所有操作步驟和數據變化，提供詳盡的操作記錄，避免法律風險和經濟損失。

（4）提高員工滿意度。在傳統財務管理模式中，財務人員常被重復性和低附加值的工作困擾，容易產生職業倦怠［2］。而引入RPA后，這些枯燥任務由機器人完成，財務人員可以專注于更具戰略性的工作，如財務分析和業務決策等，從而提高工作滿意度，增強創新能力和工作積極性［3］。

（5）解決系統對接難題。Y集團出于安全性和合規性考慮，不允許下屬企業開放SAP系統接口，導致數據無法自動傳輸。而通過引入RPA技術，A公司可以自動化執行數據提取和上傳工作，實現兩個系統的無縫銜接，解決系統間的數據對接問題，進一步提高財務處理的效率和準確性。

（6）節約成本和提升效益。雖然引入RPA需要初期的技術投資和部署成本，但從長遠來看，RPA帶來了顯著的效益。首先，許多重復性任務由機器人完成，降低了對人力資源的需求，節省了人力成本。其次，RPA的高效性和準確性減少了人為錯誤導致的財務損失和糾錯成本。最后，RPA全天候工作能力加快了任務完成速度，縮短了財務周期，增強了資金流動性，提高了資金使用效率。

1.2.2" "A公司引入財務RPA的可行性

（1）大量重復的流程且規則明確。A公司財務部門存在大量重復性且規則明確的流程，如數據錄入、發票處理、對賬和報表生成等。RPA能夠通過預設規則和流程準確無誤地執行財務操作，無須人為干預［4］。

（2）信息化進程與RPA相契合。盡管A公司的數字化建設尚未全面完成，目前正處于各系統建設的初期和過渡期，但這些進展表明，A公司正積極邁向全面數字化階段，這為引入財務RPA提供了可能性。隨著數字化應用的深入，RPA的應用潛力將得到更大釋放。

（3）技術較為成熟。RPA技術已經發展成熟，具備可靠的應用基礎和技術支持，市場上有許多成熟的RPA技術平臺和工具供A公司選擇［5］。此外，RPA的應用過程相對簡單，無須對現有財務系統進行大規模改造，只需要在現有系統上進行集成和自動化配置即可。A公司內部已具備一定的技術支持能力，可為RPA的部署和運行提供必要的支持。

2" " "A公司財務RPA應用現狀

2.1" "A公司應用財務RPA的現行方案

A公司在費用核算方面應用財務RPA，以簡化和優化原本煩瑣、低效的流程。在傳統流程中，業務部門提交費用明細，財務部門計提、預提費用，在實際報銷后入賬，并在月底沖銷已付款的預提費用，所有憑證入賬、對賬、沖銷和審核均由財務人員手工完成。隨著公司報銷系統的上線，費用報銷轉為線上操作，為RPA應用奠定了基礎。2023年8月，A公司成功采購RPA，經過調研和測試后，于2023年年底正式啟用，覆蓋除薪資、社保、公積金外的對私費用。RPA自動讀取報銷系統中的單據，提取關鍵數據，生成模擬費用憑證。財務人員審核無誤后，由RPA將數據導入SAP系統生成正式憑證。

2.2" "A公司應用財務RPA的效果

2.2.1" "賬務處理效率分析

從表1可知，A公司月平均費用分錄核算量約為2萬行，RPA能顯著縮短每行處理時間（從1.3分鐘降至0.5分鐘），將月平均核算時間從26 000分鐘減少至10 000分鐘。此外，RPA可24小時連續工作，而人工每天僅能工作幾個小時，這就大大增加了每日有效工時。總體而言，RPA僅需7天即可完成A公司一個月的核算任務，而人工處理需要72天，這表明RPA在效率和時間利用率方面具有明顯優勢。

2.2.2" "質量與準確性分析

根據調研可知，財務人員進行人工費用核算的錯誤率保持在0.5%以下，而財務RPA的執行情況如表2所示。

由表2可知，盡管RPA在2023年年底應用初期錯誤率較高，但經過快速優化后，錯誤率在2024年1月顯著降低，且在后續大多數月份接近或低于人工處理的錯誤率。隨著技術的完善，財務RPA的可靠性大幅增強，其低錯誤率顯示出其在執行復雜任務時的潛力和穩定性。

2.2.3" "員工反饋

筆者通過向財務部門使用財務RPA的員工發放問卷，收集并分析他們的使用體驗數據后得到員工的真實感受，具體如下。

（1）總體滿意度與功能評價。員工對財務RPA的總體滿意度存在分歧，33.33%的員工滿意，58.33%的員工覺得一般，8.34%的員工不滿意，這顯示出整體滿意度不高，有改進空間。在功能完整性方面，75%的員工認為功能一般，25%的員工認為不完整，這表明目前財務RPA尚未完全滿足應用需求，影響了員工的使用體驗。

（2）運行穩定性與效率評價。關于RPA的運行穩定性，33.33%的員工認為穩定，58.33%的員工認為一般，8.34%的員工認為不穩定，這表明RPA在運行過程中仍存在一定的故障和不穩定情況。在效率方面，16.67%的員工認為效率高，75%的員工認為一般，8.33%的員工認為效率低，這說明RPA效率未達到預期。

（3）實際幫助與價值評價。盡管RPA存在一定的問題，員工對RPA的實際價值仍持積極態度：58.33%的員工認為RPA有助于日常工作，41.67%的員工認為幫助一般，無人認為完全沒有幫助或有負面影響。66.67%的員工認為RPA在減少人工錯誤方面有效，其中16.67%的員工認為顯著降低了錯誤率，50%的員工認為有所降低。75%的員工認為RPA在提高數據準確性方面最有價值。

總的來看，A公司財務RPA在功能完善性、系統穩定性和效率提升等方面仍有改進空間，但其在實際應用中也顯示出具有一定的應用價值。如果能優化RPA，解決員工反饋的問題，A公司可進一步增強RPA應用效果。

3" " "A公司財務RPA應用中存在的問題

3.1" "RPA覆蓋面有限，人工干預仍然較多

RPA能在7天內完成每月約2萬行費用分錄的核算任務，但主要用于生成財務憑證并寫入SAP系統，許多任務尚未實現自動化，部分流程仍需要人工處理。RPA只能依據映射表生成模擬憑證，需要財務人員審核并手工修改錯賬。反沖憑證需要手動處理，且需要員工監督RPA運行，這就增加了人工干預和監督的負擔。

3.2" "系統穩定性不足

問卷調查結果顯示，RPA在實際運行中出現了崩潰、數據丟失、熱鍵失效和操作卡頓等問題。例如，2023年12月，RPA推送憑證時卡頓，導致重復記賬并需要沖銷113行賬目，而財務人員需要重新核對和調整數據，增加了工作量和操作成本。系統不穩定性降低了應用效率，也影響了財務人員對RPA的信任度。

3.3" "適應性和靈活性不足

RPA規則和邏輯固定，難以適應業務流程變化或新需求。例如，研發費用需要與研發訂單號匹配結轉，福利費需要區分中轉科目，這就需要技術團隊頻繁更新和調整RPA程序，導致維護成本和時間增加。另外，RPA處理非標準化或復雜任務時表現不佳，新增成本中心需要人工判斷和處理。

3.4" "跨部門溝通不暢

A公司財務RPA系統的開發和維護需要信息部門和財務部門緊密合作。在實際操作中，信息部門導出RPA生成的憑證表，財務人員審核無誤后，再由信息部門操作RPA將憑證推送至SAP系統。此流程雖然強調跨部門合作，但暴露出溝通效率不足的問題。信息部門關注技術支持但對財務業務了解不足，財務人員注重數據準確性卻缺乏技術知識，專業差異導致其溝通困難，拖慢RPA優化速度，影響RPA的應用效率。

4" " "A公司財務RPA應用的優化策略

4.1" "全面識別潛在的自動化任務

為優化財務RPA的應用，A公司首先需要全面識別費用報銷流程中所有潛在的自動化任務。目前，A公司的費用報銷流程如圖1所示。

通過詳細的流程分析，可以發現以下關鍵環節高度適合自動化：①費用預提及入賬。業務部門每月通過Excel表發送費用明細給財務部門，財務人員將其作為預提費用入賬。RPA可從Excel中自動提取數據，生成并入賬預提費用憑證，減少人工操作時間和錯誤。②報銷審核。業務人員實際報銷時，經業務領導審核后，由財務人員初審和復審。RPA可輔助自動化審核，檢查報銷單據的完整性和合規性，核對報銷金額，并將初審結果反饋給財務人員，減少審核工作量，提高審核效率。③預提核銷與差異處理。RPA向SAP系統推送憑證后，財務人員月底需要沖銷已付款的預提費用。RPA可自動對比預提費用和實際費用，識別不匹配記錄以供財務人員檢查處理，并自動沖銷無差異的預提費用，提高入賬準確性，減少重復工作。

4.2" "加強系統測試和優化

為提高RPA系統性能和穩定性，A公司應在不同場景下進行全面測試，及時修復漏洞。建立完善的測試環境，模擬高負載和異常情況，通過壓力測試、功能測試和回歸測試評估系統性能和可靠性。及時記錄并修復問題，優化系統代碼和邏輯，提高執行效率。

4.3" "對財務人員進行RPA系統培訓

為提高財務人員對RPA系統的認識和操作能力，A公司應提供針對性的培訓，培訓內容包括基本操作、配置方法、常見問題的解決方案等。培訓方式應包括線上課程、線下講座和實際操作訓練等，確保財務人員掌握RPA系統的基本操作方法。

4.4" "引入人工智能技術

引入人工智能技術可顯著增強RPA的判斷和決策能力，提高其處理復雜任務的能力。通過引入機器學習算法，RPA可以分析歷史數據和當前情況，自動作出復雜判斷和決策，減少人工干預。自然語言處理技術可幫助RPA理解和處理非結構化數據，增強數據處理的準確性和全面性。另外，A公司應建立數據驅動的決策支持系統，整合人工智能技術與RPA系統，實現智能化財務管理和業務運營。

5" " "結束語

本文分析了A公司引入財務RPA的重要性和可行性，以及A公司財務RPA應用的現行方案，指出其提升財務處理效率和減輕人工操作負擔的成效，同時也揭示了當前A公司財務RPA應用中存在的問題，如覆蓋面有限，系統穩定性、適應性和靈活性不足，以及部門溝通不暢等。為優化財務RPA應用方案，本文提出以下措施：全面識別潛在的自動化任務，加強系統測試和優化，進行財務人員培訓，引入人工智能技術來提高RPA判斷和決策能力。未來，A公司可拓展RPA應用場景，強化與人工智能技術的融合，提升RPA智能化水平，以加強數據分析與決策支持。

主要參考文獻

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［3］張曉瑋，劉波，戈姍姍，等.基于人工智能的財務管理創新：財務機器人在XH醫院的應用［J］.財會月刊，2022（23）：119-126.

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［5］田高良，陳虎，趙旖旎，等.財務機器人的選擇和實施方法探究［J］.財會月刊，2019（19）：9-14.