數(shù)字智能化背景下事業(yè)單位電子檔案管理研究

［摘 要］電子檔案管理是適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展、提高管理效能和保障公民權(quán)益的必然要求。文章首先系統(tǒng)闡述事業(yè)單位電子檔案管理的重要性；然后探討電子檔案管理的業(yè)務(wù)流程，包括形成與收集、整理與保管、鑒定與統(tǒng)計、利用與移交、銷毀等環(huán)節(jié)；最后重點分析事業(yè)單位電子檔案管理信息化建設(shè)的3個關(guān)鍵方面，即加強電子檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，創(chuàng)新應(yīng)用大數(shù)據(jù)、人工智能和區(qū)塊鏈等新技術(shù)。研究指出，事業(yè)單位應(yīng)立足戰(zhàn)略高度，通過完善硬件設(shè)施、優(yōu)化軟件平臺、打破數(shù)據(jù)壁壘、應(yīng)用智能技術(shù)等措施，全面提升電子檔案管理的科學(xué)化、精細化和智能化水平，從而更好地服務(wù)于機構(gòu)管理創(chuàng)新。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；電子檔案管理；數(shù)字化；智能化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.24.059

［中圖分類號］D630；G276 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）24-0-03

0" " "引 言

檔案是機構(gòu)活動和發(fā)展歷程的真實記錄，是寶貴的歷史文化遺產(chǎn)和信息資源。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件日益成為檔案信息的主要載體形式。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有存儲量大、檢索快捷、共享方便等優(yōu)勢，已成為現(xiàn)代檔案管理的重要發(fā)展方向。在數(shù)字化背景下，事業(yè)單位電子檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。如何充分利用數(shù)字智能化技術(shù)提升電子檔案管理水平和應(yīng)用能力，是擺在事業(yè)單位檔案部門面前的重要課題。

1" " "事業(yè)單位電子檔案管理的重要性

1.1" "適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢的必然要求

當前，以大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈為代表的數(shù)字技術(shù)日新月異，數(shù)字經(jīng)濟蓬勃發(fā)展，數(shù)字社會加速到來。在數(shù)字化浪潮的推動下，黨政機關(guān)、企事業(yè)單位廣泛運用信息系統(tǒng)開展業(yè)務(wù)活動，電子文件大量產(chǎn)生并成為單位檔案的重要組成部分。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前各級各類機構(gòu)的電子文件占檔案總量的60%以上［1］。面對電子檔案的快速增長，事業(yè)單位必須與時俱進，創(chuàng)新工作理念和管理方式，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐，為數(shù)字中國、智慧社會建設(shè)提供堅實的檔案信息支撐。電子檔案作為數(shù)字資源的重要類型，承載著寶貴的信息財富。只有將電子檔案的收集、整理、保管、利用等管理工作提升到數(shù)字化水平，才能最大限度發(fā)揮電子檔案的價值，更好地服務(wù)機構(gòu)管理和社會大眾。

1.2" "提高事業(yè)單位管理效能的有力抓手

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位業(yè)務(wù)運作高度依賴信息系統(tǒng)，各類電子文件大量形成。加強電子檔案管理，是提升事業(yè)單位現(xiàn)代化治理能力的必然要求。規(guī)范收集、整理、歸檔電子文件，有利于全面、系統(tǒng)、準確地記錄和保存單位的重要活動資料，為單位重大決策、績效管理、風(fēng)險防控等提供可靠的信息支撐；連通檔案與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)跨部門、跨系統(tǒng)的信息資源整合共享，有助于優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提高工作效率；利用大數(shù)據(jù)分析、知識挖掘等技術(shù)，深度開發(fā)和利用檔案數(shù)據(jù)價值，能夠為領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)術(shù)研究、社會服務(wù)等提供智力支持［2］。

此外，事業(yè)單位電子檔案中蘊含著豐富的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，通過數(shù)字化管理，可最大限度釋放其潛在價值。一方面，利用數(shù)字檔案可為機構(gòu)發(fā)展規(guī)劃、績效考核、科研創(chuàng)新等提供有力支撐，助推單位高質(zhì)量發(fā)展。另一方面，將數(shù)字檔案融入信息服務(wù)，能夠更好地滿足社會公眾在教育、就業(yè)、社保等方面的需求，提升公共服務(wù)效能。

1.3" "保障公民信息權(quán)益的重要手段

事業(yè)單位電子檔案中記載著大量涉及公民權(quán)益的信息，如教育培訓(xùn)、職業(yè)資格、醫(yī)療衛(wèi)生、社會保障等個人信息。加強電子檔案管理，不僅關(guān)乎公民合法權(quán)益的保護，還是維護國家信息安全的必然要求。一方面，妥善保管電子檔案，建立健全安全防護體系，對保障公民隱私權(quán)、知情權(quán)等合法權(quán)益至關(guān)重要。事業(yè)單位作為掌握公民個人信息的主體，必須嚴格遵守法律法規(guī)要求，采取必要措施確保電子檔案及其中的個人信息安全。通過先進技術(shù)手段加強電子檔案全生命周期管理，規(guī)范采集、傳輸、存儲、利用等各環(huán)節(jié)，最大限度降低信息泄露、篡改、丟失等安全風(fēng)險，維護公民合法權(quán)益不受侵害。另一方面，有序開放電子檔案，豐富社會信息資源供給，是保障公民知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)、參與權(quán)的重要途徑。事業(yè)單位通過數(shù)字化管理，按規(guī)定向社會提供電子檔案查詢、利用服務(wù)，可以更好地滿足公眾的信息獲取需求，增強政務(wù)公開和信息公開的時效性、準確性。

2" " "事業(yè)單位電子檔案管理的業(yè)務(wù)流程

事業(yè)單位電子檔案管理涉及形成、收集、整理、保管、統(tǒng)計、移交、銷毀等多個環(huán)節(jié)，構(gòu)成一個有機統(tǒng)一的檔案信息生命周期。各環(huán)節(jié)標準規(guī)范、協(xié)調(diào)配合，是確保電子檔案安全完整、持續(xù)可用的關(guān)鍵所在。

2.1" "電子檔案的形成與收集

事業(yè)單位各業(yè)務(wù)部門履行職能過程中形成的具有保存價值的電子文件材料，都應(yīng)當及時收集歸檔，成為單位的電子檔案。檔案部門要制定電子文件材料歸檔范圍和保管期限表，明確納入歸檔范圍的電子文件類型、信息項目、歸檔時間、保管期限等，并督促指導(dǎo)各部門按規(guī)定做好電子文件收集工作。對于未納入歸檔范圍、無保存價值的電子文件材料，各部門可自行管理和處置，不得作為電子檔案保存［3］。

在收集電子檔案時，要檢查電子文件的真實性、完整性、可用性，確保其與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。對于涉密電子文件，要按照保密法律法規(guī)要求進行收集、管理。檔案部門對收集的電子檔案進行登記造冊，詳細記錄電子檔案的元數(shù)據(jù)信息，包括文件名稱、文號、成文日期、作者、頁數(shù)、電子屬性、存儲位置等，確保電子檔案可檢索、可管理、可利用。

2.2" "電子檔案的整理與保管

電子檔案整理是對收集入庫的電子檔案進行分類、組合、排列、編目，最終形成檔案信息集合的過程。事業(yè)單位要結(jié)合機構(gòu)職能、工作內(nèi)容，制訂科學(xué)的電子檔案分類方案，一般可采用“機構(gòu)—問題—時間”的分類方法，按照類目、案卷、案件3個層級組織編排電子檔案。檔案部門要對電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行著錄、標引，編制檢索工具，方便電子檔案的檢索查詢。

電子檔案保管是確保電子檔案及其元數(shù)據(jù)長期、安全、完整保存的持續(xù)性管理過程。要采取可靠的存儲技術(shù)和管理措施，定期進行電子檔案的讀取、遷移、轉(zhuǎn)換等，確保電子檔案的真實性和可用性。要采取嚴格的安全保密措施，防止電子檔案泄密、毀損和被非法訪問。要建立異地備份機制，將設(shè)備儲存在不同地點，以防損毀。要制定詳細的電子檔案存儲、備份、遷移、銷毀等操作規(guī)范，明確管理責任，加強全過程管控。

2.3" "電子檔案的鑒定與統(tǒng)計

要成立由檔案、業(yè)務(wù)、保密等部門人員組成的鑒定小組，依據(jù)電子檔案鑒定辦法，本著“凡屬歷史的必須存，凡屬現(xiàn)實的酌情存”的原則，分清主次，去偽存真，優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)。鑒定工作要與日常文件收集、整理相結(jié)合，建立動態(tài)鑒定機制。加強對鑒定工作的指導(dǎo)，嚴把政治關(guān)、保密關(guān)，防止失密、泄密［4］。

此外，檔案部門要建立電子檔案統(tǒng)計制度，按年定期進行電子檔案的收集、整理、鑒定、保管情況統(tǒng)計。要規(guī)范統(tǒng)計口徑、統(tǒng)計標準、統(tǒng)計流程，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的全面性、準確性。對于統(tǒng)計中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時分析原因并采取整改措施。要運用大數(shù)據(jù)分析方法分析電子檔案管理態(tài)勢，提出改進電子檔案工作的建議。

2.4" "電子檔案的利用與移交、銷毀

要依法有序開放電子檔案，暢通利用渠道，為機關(guān)業(yè)務(wù)、學(xué)術(shù)研究、社會大眾提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。要加快電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，整合分散的檔案信息資源，實現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的電子檔案共建共享。要運用大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代技術(shù)，深度開發(fā)和利用電子檔案中蘊含的知識和信息，為科學(xué)決策、創(chuàng)新發(fā)展提供有力支持。

按照國家檔案局的規(guī)定，事業(yè)單位要定期向檔案行政管理部門移交電子檔案。移交范圍、時間、方式等要符合有關(guān)要求，與檔案部門做好協(xié)調(diào)溝通、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保移交工作安全規(guī)范。對于鑒定后確認失去保存價值的電子檔案，要及時銷毀，避免檔案信息資源積壓。銷毀電子檔案要履行嚴格的審批手續(xù)，采取不可逆的銷毀技術(shù)，并詳細記錄銷毀情況，防止電子檔案泄露。

3" " "事業(yè)單位電子檔案管理的信息化建設(shè)策略

3.1" "加強電子檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要結(jié)合電子檔案管理需求，統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施，加強服務(wù)器、存儲、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施建設(shè)。服務(wù)器要選用高性能、高可靠性的型號，滿足電子檔案存儲、檢索、訪問的業(yè)務(wù)需求。存儲設(shè)備要采用大容量、高安全性的存儲解決方案，既要滿足電子檔案長期保存需求，又要確保快速存取、異地容災(zāi)。網(wǎng)絡(luò)設(shè)施要采用千兆/萬兆以太網(wǎng)設(shè)計，提高電子檔案傳輸效率，保障多終端并發(fā)訪問。同時，要加強機房等硬件設(shè)施的安全防護，配備不間斷電源（Uninterruptible Power Supply，UPS）、環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)等，最大限度降低斷電、高溫等風(fēng)險［5］。

軟件平臺是電子檔案管理信息化建設(shè)的核心支撐。事業(yè)單位要加快電子檔案管理系統(tǒng)研發(fā)，建立功能完備、性能優(yōu)良的業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件體系。系統(tǒng)建設(shè)既要立足本單位電子檔案管理需求，又要兼顧與上級單位的互聯(lián)互通。系統(tǒng)功能要涵蓋電子檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等全過程，實現(xiàn)電子檔案一體化管理。系統(tǒng)架構(gòu)要采用開放式設(shè)計，符合檔案信息化建設(shè)標準規(guī)范，便于擴展升級和集成對接。同時，要提升電子檔案管理系統(tǒng)的智能化水平，嵌入智能分類、全文檢索、知識挖掘等功能，提高電子檔案管理效率和利用水平。

3.2" "推進電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成

電子檔案源于單位各項業(yè)務(wù)活動，但長期以來，檔案工作與業(yè)務(wù)工作“兩張皮”的問題比較突出，制約了電子檔案管理效能的發(fā)揮。對此，事業(yè)單位要順應(yīng)業(yè)務(wù)一體化趨勢，推動電子檔案管理系統(tǒng)與人事、財務(wù)、科研等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)集成，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無縫歸檔、檔案大數(shù)據(jù)深度利用的良性循環(huán)。一方面，要做好頂層設(shè)計，制定電子檔案管理和業(yè)務(wù)協(xié)同的制度規(guī)范，明確業(yè)務(wù)部門電子文件歸檔的標準、流程、時限等，將檔案歸檔要求嵌入業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)電子文件自動歸檔，最大限度減少“歸檔不實、歸檔不全”的現(xiàn)象。另一方面，要加強電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，運用數(shù)據(jù)交換、業(yè)務(wù)流程再造等技術(shù)，打破檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)壁壘，建立統(tǒng)一的電子檔案數(shù)據(jù)管理平臺，變多頭管理為一體化管理，增強電子檔案管理的系統(tǒng)性、協(xié)同性。集成后的電子檔案大數(shù)據(jù)不僅可以便捷地為本單位業(yè)務(wù)管理、績效評估等提供檔案信息支持，還可以通過共享交換平臺，與其他單位實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共建共享，滿足跨部門、跨地區(qū)的檔案利用需求，充分釋放電子檔案的潛在價值，助力政府治理和公共服務(wù)創(chuàng)新。

3.3" "創(chuàng)新大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)應(yīng)用

事業(yè)單位要站在戰(zhàn)略和全局的高度，超前謀劃，創(chuàng)新驅(qū)動，將新技術(shù)、新應(yīng)用與電子檔案管理深度融合，不斷提升電子檔案管理的科學(xué)化、精細化、智能化水平。運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對海量電子檔案數(shù)據(jù)進行采集、存儲、清洗、分析、挖掘、可視化呈現(xiàn)，把“沉睡”的電子檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為鮮活的信息資源和知識財富，服務(wù)機構(gòu)管理創(chuàng)新和社會化利用。例如，教育事業(yè)單位可利用電子檔案大數(shù)據(jù)，分析師生群體特征，預(yù)測招生就業(yè)趨勢，為教學(xué)改革、專業(yè)建設(shè)提供決策參考；醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位可利用電子病歷大數(shù)據(jù)，研究重大疾病發(fā)生規(guī)律，為公共衛(wèi)生管理、新藥研發(fā)提供數(shù)據(jù)支撐。

對于人工智能技術(shù)與電子檔案管理的創(chuàng)新結(jié)合，可從智能分類、語義檢索、知識挖掘等方面開展應(yīng)用。比如，構(gòu)建電子檔案知識圖譜和語義網(wǎng)絡(luò)，挖掘檔案數(shù)據(jù)內(nèi)在聯(lián)系；運用自然語言處理、知識推理等技術(shù)，實現(xiàn)檔案智能歸類、特征提取和語義檢索分析；運用機器學(xué)習(xí)實現(xiàn)基于用戶畫像的檔案個性化推薦，提供更加主動、精準的信息服務(wù)。

對于區(qū)塊鏈技術(shù)，則可應(yīng)用到電子檔案可信存證、流程追溯等方面。利用區(qū)塊鏈的分布式存儲、共識機制、智能合約等特性，對電子檔案的形成、交接、存儲等關(guān)鍵環(huán)節(jié)和操作主體進行記錄存證，保證電子檔案的真實性、安全性、可追溯性，為檔案的司法應(yīng)用、社會化利用奠定基礎(chǔ)。

4" " "結(jié)束語

當前，以大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能為代表的數(shù)字技術(shù)日新月異，數(shù)字中國、智慧社會建設(shè)如火如荼。在數(shù)字化浪潮中，事業(yè)單位電子檔案管理既面臨難得的發(fā)展機遇，也面臨前所未有的挑戰(zhàn)。順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，加強電子檔案管理，是事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展的題中之義。事業(yè)單位只有加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，注重電子檔案的規(guī)范管理，統(tǒng)籌推進信息化建設(shè)，創(chuàng)新應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，才能有力支撐機構(gòu)業(yè)務(wù)管理創(chuàng)新，為公眾提供更加高效、便捷的公共服務(wù)。

主要參考文獻

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