公立醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)的建設與探討

[摘要]"本研究旨在分析公立醫(yī)院的人力資源管理現(xiàn)狀，為人力資源信息系統(tǒng)的建設提供參考。以廣州市胸科醫(yī)院為例，分析公立醫(yī)院的人力資源管理現(xiàn)狀及系統(tǒng)建設中存在的問題，探討人力資源信息系統(tǒng)的建設架構(gòu)、創(chuàng)新及系統(tǒng)應用效果的評價。人力資源信息系統(tǒng)將成為醫(yī)院整體決策和長遠發(fā)展的堅實保障，公立醫(yī)院應重視其建設，共同推動現(xiàn)代公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展。

[關鍵詞]"人力資源信息系統(tǒng)；公立醫(yī)院；互聯(lián)互通；系統(tǒng)安全

[中圖分類號]"R197.32""""""[文獻標識碼]"A""""""[DOI]"10.3969/j.issn.1673-9701.2024.35.022

信息技術(shù)的快速發(fā)展對建設高水平的醫(yī)院至關重要。根據(jù)“十四五”國民健康規(guī)劃的要求，必須全面推開公立醫(yī)院綜合改革，不斷推動公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展[1]。然而，傳統(tǒng)人力資源管理模式已難以滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。因此，醫(yī)院迫切需要推動人力資源信息系統(tǒng)的建設，優(yōu)化醫(yī)療資源配置，引入現(xiàn)代醫(yī)院管理制度，實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。以信息化為基礎，細化和落實各項工作，支撐醫(yī)院人事人才工作的高質(zhì)量運行[2]。本文以廣州市胸科醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)建設為例，詳細闡述醫(yī)院的系統(tǒng)建設架構(gòu)、系統(tǒng)建設創(chuàng)新和應用效果的評價。

1""公立醫(yī)院人力資源管理現(xiàn)狀

1.1""信息化建設程度不足

雖然公立醫(yī)院越來越重視信息化建設，但大多數(shù)醫(yī)院的人力資源信息系統(tǒng)仍停留在單機版模式，功能單一，僅能處理部分人力資源管理工作，效率低下。面對日常繁雜的人力資源管理工作，大量業(yè)務仍需要通過人工操作完成。如人事報表需要從多個Excel表格中手動匯總，導致大量時間和人力浪費在重復的人工操作上。此外，在核對數(shù)據(jù)時，通常需要幾個人反復核對，數(shù)據(jù)準確性難以得到保證。隨著醫(yī)院業(yè)務的拓展和職工總數(shù)的增加，人力資源管理的工作量和復雜性不斷加大，現(xiàn)有的人力資源管理模式已無法滿足現(xiàn)代化醫(yī)院的需求。

1.2""信息孤島現(xiàn)象嚴重

信息孤島是醫(yī)院信息化過程中的副產(chǎn)品，也是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的難點。為滿足發(fā)展的需要，醫(yī)院通常在醫(yī)療、預防、教學、科研和管理領域配備不同的信息系統(tǒng)，但醫(yī)院信息管理系統(tǒng)接口建設不足，導致系統(tǒng)間難以實現(xiàn)信息融通，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享[3]。新員工入職時，人事科需在醫(yī)院信息系統(tǒng)（hospital"information"system，HIS）中新建并添加人員信息，醫(yī)務科和護理部審核錄入醫(yī)護人員信息，其他業(yè)務系統(tǒng)如OA系統(tǒng)則根據(jù)HIS中的人員信息進行數(shù)據(jù)同步。同步的方式主要以系統(tǒng)導入或人工錄入為主，人員信息錄入流程周期較長，且錄入錯誤率較高，如在數(shù)據(jù)同步過程中出現(xiàn)錯誤，信息中心需要根據(jù)實際使用情況進行手動調(diào)整。

2""人力資源信息系統(tǒng)實踐存在問題

2.1""系統(tǒng)使用率低

人力資源信息系統(tǒng)在項目進度上取得良好進展，迅速完成并上線使用，然而，系統(tǒng)上線后使用率較低，職工對新系統(tǒng)的適應和接受程度不足。人力資源信息系統(tǒng)由第三方公司開發(fā)，界面復雜、功能繁多，需要用戶進行繁瑣的操作。對長期習慣于傳統(tǒng)管理方式的人員來說，熟悉和掌握新系統(tǒng)需要投入一定的時間和精力。在設計和開發(fā)過程中，系統(tǒng)未充分考慮醫(yī)院的特定管理流程和業(yè)務需求，功能存在缺陷或不足，使得職工繼續(xù)采用傳統(tǒng)的信息管理方式。

2.2""系統(tǒng)功能有待提升

醫(yī)院在推進人力資源信息化建設時，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在一些關鍵功能上未能全面覆蓋，如考勤上報和請假管理等功能存在不足。在實際使用中，考勤上報模塊存在上報流程繁瑣、數(shù)據(jù)錄入不準確和實時更新不及時等問題，導致在考勤管理方面數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)錯誤和遺漏。系統(tǒng)的請假管理功能在使用過程中，職工發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)無法發(fā)送手機提示短信。此外，人力資源信息系統(tǒng)主要通過網(wǎng)頁端實現(xiàn)信息查詢及業(yè)務辦理，其使用便利性、響應速度等無法滿足醫(yī)院人力資源管理的細致需求。

2.3""系統(tǒng)安全風險

人力資源信息系統(tǒng)在運行過程中面臨多種系統(tǒng)安全風險。公立醫(yī)院業(yè)務繁多，部分業(yè)務需實時與互聯(lián)網(wǎng)交互，特別是招聘模塊功能需與醫(yī)院官方網(wǎng)站掛鉤，而醫(yī)院官方網(wǎng)站易成為黑客、病毒和蠕蟲等網(wǎng)絡威脅的目標[4]。數(shù)據(jù)泄漏和竊聽是另一重大風險。若未對人力資源數(shù)據(jù)進行適當保護和審查，黑客可輕松訪問這些數(shù)據(jù)并用于不法目的，導致身份盜竊等犯罪行為的發(fā)生。員工安全意識和技能水平不足，都可能為內(nèi)部和外部攻擊者留下漏洞。

3""人力資源信息系統(tǒng)整體架構(gòu)

人力資源三支柱管理體系包括人力資源專家、人力資源業(yè)務合作伙伴和人力資源共享服務中心3個部分[5]。相較于傳統(tǒng)的六大模塊，三支柱模式調(diào)動人力資源的主動性，更好地整合人力資源管理與業(yè)務運營。廣州市胸科醫(yī)院的人力資源信息系統(tǒng)包括組織機構(gòu)、人員管理、招聘管理、薪資管理、考勤管理、報表管理、流程管理、預警管理、民主測評和人才畫像模塊。人力資源信息系統(tǒng)的整體架構(gòu)見圖1。這些模塊涵蓋人力資源管理的多個方面，包括組織、人員、薪資、考勤和績效等內(nèi)容，為醫(yī)院提供全方位的數(shù)據(jù)支持。

3.1""組織機構(gòu)模塊

組織機構(gòu)模塊是醫(yī)院根據(jù)組織架構(gòu)設立的框架結(jié)構(gòu)。廣州市胸科醫(yī)院的組織機構(gòu)分為行政架構(gòu)和考勤架構(gòu)兩大部分。行政架構(gòu)精心規(guī)劃醫(yī)院內(nèi)部的管理層次和職責分工，明確各個部門間的隸屬關系和工作流程。從領導層的戰(zhàn)略決策，到中層的協(xié)調(diào)執(zhí)行，再到基層的具體操作，確保醫(yī)院行政事務的順暢運行。

3.2""人員管理模塊

人員管理模塊是人事科開展各項人員管理工作的有效工具。在廣州市胸科醫(yī)院的人員管理體系中，精細劃分多個人員庫，包括在職人員庫、勞務派遣人員庫、離退休人員庫、離職人員庫、逝世人員庫、返聘人員庫、特聘專家?guī)斓龋詫崿F(xiàn)全面且精準的人員管理。同時，系統(tǒng)詳細記錄人員的基本信息、工作經(jīng)歷、學習履歷、合同信息、考核情況、職稱職務信息和崗位聘用情況等，從而實現(xiàn)職工應聘、入職、薪酬、調(diào)動、晉升、離退及死亡的職業(yè)全周期管理[6]。

3.3""招聘管理模塊

招聘管理模塊的前端主要面向應聘者。院外人員可通過登錄廣州市胸科醫(yī)院官方網(wǎng)站，在招聘公告欄目查看相應的招聘信息。有意向的應聘者可在線填寫和投遞簡歷，并申請職位。通過初篩后，應聘者將收到短信通知，了解筆試和面試的時間，并在線反饋是否參加。后臺主要面向人事科，供其發(fā)布招聘公告、采集簡歷和進行面試考核管理。同時系統(tǒng)設立人才庫，用于大規(guī)模儲存簡歷，拓寬人才儲備。醫(yī)院各科室可根據(jù)實際用人需求，在線提交招聘需求。經(jīng)人事科匯總和審批后，招聘信息將進入具體的招聘批次，并統(tǒng)一發(fā)布招聘公告。人事科通過設置簡歷投遞條件，自動篩選符合條件的應聘者，并通知他們參加筆試和面試。各科室負責人通過系統(tǒng)的招聘管理模塊在線查閱應聘者的個人簡歷，確定擬招錄人選后，系統(tǒng)可啟動入職報到流程。流程審批結(jié)束后，簡歷信息將自動歸檔至員工檔案，實現(xiàn)管理模塊間數(shù)據(jù)的無縫銜接。

3.4""薪資管理模塊

薪資管理模塊包括薪資變動、薪資核算、薪資審批和薪資報表4個部分。系統(tǒng)后臺可靈活定制職工薪資標準，設置不同類型員工的薪資結(jié)構(gòu)和計算公式，以完成起薪、轉(zhuǎn)正定級、薪資調(diào)整及停薪等多種業(yè)務[7]。

3.5""考勤管理模塊

考勤架構(gòu)則對員工的工作時間和出勤情況進行精準把控，詳細記錄職工工作時間、請假類型和時長及加班情況等信息。通過這一架構(gòu)，能夠準確計算員工的出勤狀況，為薪酬發(fā)放和績效評估提供可靠的數(shù)據(jù)支持。考勤員在線進行排班和考勤上報，實現(xiàn)排班考勤數(shù)據(jù)的自動上報和夜班費的自動統(tǒng)計，解決人工方式上報和統(tǒng)計效率低下等問題[8]。

4""人力資源信息系統(tǒng)建設創(chuàng)新及應用效果評價

人力資源信息系統(tǒng)于2023年7月開始建設，2023年8月完成組織架構(gòu)模塊的建設，2023年9月完成招聘模塊的建設并上線，2023年11月完成薪資、考勤等模塊的上線，2023年12月完成互聯(lián)互通接口的對接，最終項目在2024年1月完成初步驗收。人力資源信息系統(tǒng)建設的創(chuàng)新點主要有兩個方面："""①打破信息孤島，實現(xiàn)人力資源信息系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)的互聯(lián)互通。此次系統(tǒng)建設實現(xiàn)人力資源信息系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)中的職工信息整合。②采用NGINX技術(shù)，將人力資源信息系統(tǒng)的招聘服務器部署在非軍事區(qū)（demilitarized"zone，DMZ），系統(tǒng)的互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務通過Web防火墻進行隔離，數(shù)據(jù)交換與服務器區(qū)、數(shù)據(jù)庫區(qū)實現(xiàn)內(nèi)部隔離，同時第三方人員通過安全套接字層虛擬專用網(wǎng)（secure"sockets"layer"virtual"private"network，SSLVPN）訪問進入安全運維管理區(qū)，保障院內(nèi)系統(tǒng)的安全。

人力資源信息系統(tǒng)在廣州市胸科醫(yī)院上線使用以來，不僅優(yōu)化工作流程，減少冗余環(huán)節(jié)，還提升系統(tǒng)使用效率，取得顯著的管理成效。系統(tǒng)上線后，實現(xiàn)無紙化辦公，減少紙張消耗，降低辦公成本。系統(tǒng)活躍用戶數(shù)、系統(tǒng)登錄終端設備數(shù)、系統(tǒng)用戶登錄次數(shù)及單用戶平均登錄頻率均逐步上升，反映醫(yī)院無紙化辦公水平的逐步提高，見圖2。系統(tǒng)招聘模塊上線后，共完成3次編外人員招聘，招聘需求

人數(shù)為183人，收到簡歷投遞數(shù)為3624份。人力資源信息系統(tǒng)招聘的簡歷投遞比（簡歷投遞比=投遞簡歷人數(shù)/招聘需求人數(shù)）的變化趨勢，2024年第一次編外招聘和2024年第二次編外招聘的值均高于2023年第三次編外招聘，取得良好的人才招聘效益，體現(xiàn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的后備人才水平在逐步提高。

5""討論

廣州市胸科醫(yī)院建成人力資源信息系統(tǒng)后，對醫(yī)院人力資源管理的多個方面發(fā)揮重要作用。①在職工培訓方面：系統(tǒng)通過分析職工的崗位需求和技能短板，為其推送個性化培訓方案；②在職業(yè)規(guī)劃與成長方面：系統(tǒng)可根據(jù)職工的個人信息生成個性化建議，助力職工成長；③在提升職工滿意度和幸福感方面：在提升員工福利時可為管理層決策提供依據(jù)；④在穩(wěn)定和提升人才隊伍方面：系統(tǒng)建立的人才庫為人才選拔和培養(yǎng)提供支持，還能分析人才流失原因，為醫(yī)院制定穩(wěn)定策略提供參考。

信息技術(shù)在人力資源管理領域的應用已成為主導趨勢，對醫(yī)院人力資源的規(guī)范、科學和高效管理起到積極推動作用[9]。伴隨信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，大數(shù)據(jù)分析可為醫(yī)院人力資源規(guī)劃提供有力的數(shù)據(jù)支撐，通過對多維度數(shù)據(jù)的深度挖掘，精準預測醫(yī)院的人才需求[10]。這些不斷涌現(xiàn)的信息化技術(shù)必將共同助力現(xiàn)代公立醫(yī)院邁向高質(zhì)量發(fā)展之路。

利益沖突：所有作者均聲明不存在利益沖突。

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（收稿日期：2024–09–15）

（修回日期：2024–11–21）