檔案精細化管理模式的質性分析與優化策略

摘 要：本文針對大型公立醫院檔案管理的精細化模式優化問題，通過質性分析揭示現有研究在實際操作中的問題與不足。通過對多家公立醫院檔案管理現狀的調研，結合檔案管理的理論框架，指出醫院檔案精細化管理的現實問題，包括檔案分類繁雜、管理效率不高以及數據安全隱患等。在此基礎上，提出了一系列優化策略，主要包括信息技術的深度應用、管理流程的標準化設計、建立“向新提質式”體系化管理機制以及人員要素專業化提升等。大型公立醫院檔案管理的精細化有助于提高管理效率、保障檔案信息安全和發揮檔案價值等，從醫院視角為檔案精細化管理模式的優化提供理論依據和實踐建議。

關鍵詞：檔案管理；精細化管理；管理模式；檔案信息化；管理規范；管理制度；體系化管理；公立醫院

1 引言

醫院檔案是對醫院管理和發展的歷史記錄，對于醫務人員、醫院管理者、醫療研究者及病人等都具有很強的應用價值。[1]隨著醫療機構規模的擴大和患者信息數據的激增，檔案管理工作在公立醫院中的地位愈加重要。醫院檔案包括病歷檔案（病案）與非病歷檔案兩大類。[2]大型公立醫院檔案信息的復雜性和專業性不僅涉及患者病歷、診療記錄，還涵蓋了行政管理、財務、科研成果等多領域檔案資料。在這樣的背景下，如何通過精細化管理提高檔案的利用效率、降低管理風險、保障信息安全成為醫院管理者亟待解決的問題。

本文以大型公立醫院為切入點，結合檔案管理的質性研究方法，探討現行管理模式的局限性與挑戰，旨在提出優化策略，幫助公立醫院在檔案管理領域實現精細化、智能化與高效化的升級。通過分析醫院檔案管理的實際案例，本文將展示如何在醫療場景中應用現代檔案管理技術和理念，實現對檔案的有效管理和持續優化。

1.1 精細化原理分析。精細管理是一種管理理念和方法，其核心在于對組織內各項工作的細致、周全與優化的管理。它強調對管理過程中的每一個細節進行關注和控制，通過精確的計劃、執行、檢查和反饋，來提高工作效率和效果。精細管理的主要特點包括：數據驅動、過程優化、全員參與、持續改進、標準化與規范化。精細管理廣泛應用于各個行業，包括制造業、服務業、醫療衛生等，其目標是通過細致入微的管理提升整體績效，增強組織競爭力。醫院檔案具有很強的政策性、保密性，因此檔案收集、歸檔和利用的各個流程都需要嚴格且精細的管理。

目前，醫院檔案管理與利用過程都以人工操作為主，且缺乏對各個檔案的細分管理，因此較容易出現人為工作失誤或惡意篡改所導致的檔案失真或是損壞，不利于工作的開展。[3]根據精細化管理理念，檔案管理的規范化是首要任務。精細化管理對電子檔案的文件格式、歸檔范圍、文本大小、載體形式及其管理和利用流程提出了明確的要求，為檔案的標準化和規范化管理提供了重要指導。同時，精細化管理強調每個管理人員操作權限的細分，也能夠進一步提升檔案管理的能力，提高管理的全面性和系統性。

1.2 精細化管理模式效用分析。精細化管理是一種追求高效、準確、系統化的管理模式，尤其適用于需要精確數據和流程控制的領域，如醫院檔案管理。精細化管理模式在醫院檔案管理中的效用主要表現在提高檔案管理的準確性、提升管理效率、增強檔案的安全性與保密性、實現檔案的全生命周期管理、提升決策支持的精準性、降低管理成本。總之，在醫院檔案管理中，精細化管理模式通過精準的流程控制、信息化手段和嚴格的權限管理，能夠提高檔案管理的準確性和效率，保障信息安全，并為醫院的臨床決策和運營管理提供支持，從而實現資源的最優配置和管理成本的降低。

2 檔案精細化管理模式研究的質性分析

以“精細化”“檔案”和“醫院”為關鍵詞在中國知網數據庫進行篇名檢索和全文檢索，得到相關文獻184篇。通過使用質性分析工具對樣本中關于精細化管理視角下醫院檔案工作提升的相關文本進行三級編碼，歸納檔案工作精細化管理的要素和維度，如表1所示。

此外，為保證編碼的信度，本文由工作小組進行編碼，同步開展交叉編碼工作，在編碼前擬定理論編碼的維度，充分醞釀協商確定編碼方案，確保編碼方向一致性，形成檔案精細化管理模式研究的質性分析結果。

2 . 1 建立精細化檔案管理體系。根據表1，業務系統（1.67%）、管理模式（1.88%）和人才隊伍（1.79%）在相關研究中占據很大比重，是開展精細化醫院檔案管理工作的重要內容。

一方面，優化醫院檔案管理工作程序，將檔案管理與醫院業務結合，與決策工作融合，能夠更好地把握醫院檔案形成特征和形式載體，發掘檔案資源價值。

另一方面，“6S管理模式”和“加減乘除管理模式”在檔案精細化管理研究中較為常見，醫院檔案管理人員調查本單位的檔案工作情況和業務情況，結合先進的管理思想，形成精細化檔案管理模式，有助于提高檔案利用效率，滿足醫護人員和廣大患者的需求。

此外，做好檔案管理人才培訓工作，提升檔案管理人員的專業水平，通過參觀學習、網上培訓和交流實踐等形式，提高人才質量。對于非檔案管理人員，需要做好督察指導工作，強化與各個科室的溝通，幫助相關人員掌握醫院檔案精細化管理知識。

2.2 融合精細化管理信息技術。根據表1，信息化建設（3.18%）在相關研究中占有很大比重，開展精細化醫院檔案管理工作離不開信息化技術的支持。

一是建立精細化的醫院檔案管理系統。將檔案管理系統與醫院業務系統整合，全面實現檔案管理單軌制管理，保證醫院檔案全面收集、合理分類、長期保存和有效利用。

二是建設精細化的醫院檔案數據庫，對存量資源進行數據化，對數據資源檔案化，打通各個部門資源流轉渠道，方便資源流轉共享，打破“信息孤島”。

三是提升醫院檔案信息化服務水平。首先，需要建設更加精準的檢索系統，方便用戶查檔用檔。其次，利用大數據技術、生成式人工智能技術等手段，對醫院檔案數據資源進行文本整合、主題演化和內容分析，輔助業務部門進行患者診療和領導決策等具體工作。最后，利用互聯網技術和智能傳播技術，在微信公眾號等平臺開通查檔用檔功能，實現醫院檔案服務的泛在化，提高服務可及性。

2.3 形成檔案精細化管理制度。根據表1，制度建設在相關研究中占有很大比重（1.67%），其中建立健全檔案管理制度（1.36%），管理制度更嚴格（0.31%）。開展精細化醫院檔案管理工作離不開相關制度的完善，做好頂層制度設計，確保檔案管理制度的科學性與合理性。

一是制定明確的檔案管理目標與任務。確定醫院檔案管理的總體目標，確保與醫院戰略目標相一致。明確各部門的檔案管理任務與責任，強化崗位責任制。

二是建立健全檔案管理制度。制定詳細的檔案管理流程，包括檔案的收集、整理、存儲、利用和銷毀等環節，確保各環節的規范化管理。強化對檔案管理人員的培訓，提升其專業素養和管理能力，使其熟知相關制度和操作流程。

三是管理制度更嚴格。在監管機制方面，建立檔案管理的考核評價體系，定期對檔案管理工作進行評估，依據評估結果進行獎懲。對違反檔案管理制度的行為，制定相應的處罰措施，確保制度的嚴肅性和執行力。

四是信息化與精細化結合。在制度建設中，強調信息技術在檔案管理中的應用，促進檔案管理制度與信息化管理流程的融合，確保信息化系統能夠有效支持檔案管理制度的執行。推動個性化、精細化的管理，充分利用信息化技術，實現檔案管理的智能化、系統化，提升管理效率。

五是建立反饋與調整機制。定期開展檔案管理制度的評估與修訂，根據實際工作中的問題與挑戰，及時調整制度內容，確保其適應性和有效性。鼓勵員工參與制度的完善，通過反饋機制收集一線工作人員的意見和建議，促進制度不斷優化。

通過以上措施，形成系統化、規范化、精細化的檔案管理制度，為醫院檔案管理的提升打下堅實基礎。同時，要注重制度的落實與執行，確保各項管理措施落到實處，推動醫院檔案管理工作向更高水平邁進。

2.4 塑造檔案精細化管理意識。根據表1，執行力建設在相關研究中占有一定比重（1.01%），其中包括更新管理理念（0.16%）、塑造檔案文化（0.17%）、確立精細化檔案管理目標（0.23%）、提高精細化管理意識（0.32%）、加大資源投入（0.13%）。在此基礎上，塑造檔案精細化管理意識顯得尤為重要。

一是更新管理理念：在管理層中推廣現代檔案管理理念，強調檔案管理在醫院整體管理中的重要性。通過培訓、研討會等形式，提升管理層和員工對檔案管理價值的認識，引導其理解檔案管理的戰略意義。

二是塑造檔案文化：培養以檔案管理為核心的醫院文化，建立檔案管理重要性的宣傳機制。通過海報、宣傳欄、院內活動等多種形式傳播檔案管理知識，營造重視檔案、服務檔案的良好氛圍。

三是確立精細化檔案管理目標：明確醫院檔案管理的具體目標，從而引導全體員工的工作方向。定期評估達成目標的進展情況，確保全員對精細化管理目標的認同和積極參與。

四是提高精細化管理意識：開展系列培訓課程，普及精細化管理理念與方法，加強員工在日常工作中的精細化思維。

激勵員工在工作中發揚精細化管理意識，鼓勵提出優化建議，增強全員參與感。

五是加大資源投入：在人力、物力、財力等方面加大對檔案管理的支持，確保實施精細化管理理念的資源保障。

設立專門的檔案管理預算，確保檔案管理系統、設備及其他軟硬件設施的及時更新與維護。

六是反饋與激勵機制：建立檔案管理工作反饋機制，鼓勵員工就檔案管理工作提出意見和建議，持續優化管理流程。

對表現優秀的個人或團隊給予表彰與獎勵，激勵全院員工共同努力塑造精細化管理意識。

通過以上措施，逐步形成以檔案精細化管理為核心的意識，加強全體員工的參與感和責任感，推動醫院檔案管理工作邁向更高水平。同時，這種意識的塑造也將促進信息化技術與檔案管理的融合，為醫院的可持續發展提供堅實保障。

3 精細化管理模式存在的現實問題分析

3.1 基礎性數字化與工作流程滯后。當前醫院檔案管理的現狀主要集中在實體檔案的數字化和工作場景的互聯網化上。然而，隨著精細化管理理念的提出，醫院在管理模式和工作流程上的機械化和緩慢更新已經成為阻礙發展的主要問題。規范化建設的滯后，使得檔案管理缺乏科學合理的制度設計[4]，導致工作細節未能嚴格把關。日常管理與突擊檢查中常常發現檔案檢核不規范的等現象，嚴重影響工作效率及醫院的長期發展。

3.2 人工操作與細分管理不足。醫院檔案管理目前仍以人工操作為主，缺乏有效的細分管理，這在精細化管理模式下尤為突出。人為失誤和惡意篡改使得檔案信息的真實性和完整性受到威脅，進而影響醫院整體工作開展。精細化管理要求對每一項工作流程進行規范化管理與考核，但由于缺少相應的制度保障，檔案管理工作常常隨意性較大。

3.3 精細化意識薄弱。雖然檔案作為反映個體經歷的重要信息資源，其價值不言而喻，但部分醫院仍未能充分認識到這一點，對檔案的管理僅停留在簡單的裝訂和保管階段。公立醫院相對較為重視檔案管理，而私立醫院則缺乏精細化管理的意識，管理層和基層員工對先進管理理念的理解和應用明顯不足，導致制度和流程創新乏力。

3.4 數字化建設遲緩。在精細化管理視角下，檔案資源的建設應該關注細分領域的數據收集、管理和分析。然而，當前檔案管理中，檔案資源仍多依賴傳統的管理方式，歸檔的種類和范圍較少，內容單一、收集渠道有限[5]，影響了數據分析的可信度和檔案價值的發揮。此外，檔案收集的時效性不足，未能及時反映醫院內外部的變化，加劇了檔案資源更新的滯后性。

3.5 體系化建設不足。精細化管理要求將檔案管理的每個環節細化到整體管理框架中，而當前的管理機制尚未完全適應這一要求。管理機制與實際需求的脫鉤，使得檔案管理沒有進行有效的需求調研，其制度制定往往以保密性為主，忽視了檔案的實際利用，從而制約了檔案的價值體現。此外，檔案管理內容、制度和流程的長期滯后更新，缺乏持續改進機制，使得許多管理問題得不到有效解決。

總之，通過分析現階段醫院檔案管理存在的問題與精細化管理模式下的現實問題，可以看出，兩者之間存在深刻的聯系。醫院在推動檔案管理精細化的過程中，應重視管理理念的更新、數字化建設的加速[6]、體系化建設的完善以及對精細化意識的強化。這將有助于提高醫院檔案管理的整體效能，促進檔案信息資源的最大化利用。

4 檔案精細化管理模式優化策略

4.1 建立目標導向的檔案精細化業務體系。在精細化管理理念下，醫院檔案管理的目標、內容及模式應在持續改進中動態演進。為了確保檔案管理的持續健康發展，必須不斷創新管理手段，并建立有效的循環管理機制。

第一，根據精細化管理的要求，制定精細且個性化的檔案管理目標，實施自下而上的管理流程優化機制。定期對檔案管理的模式、內容和應用進行全面評估，評估主體應包括管理層、檔案工作人員及相關用戶，廣泛了解各層面的需求。通過運用層次分析法對評估結果進行排序，逐步實施針對性的改進措施。

第二，構建循環管理機制，依托計劃、執行、檢查和處理四個階段，持續循環地對檔案管理的各個業務流程進行管理。在計劃階段，明確檔案管理的目的、措施、執行主體、進度等；執行階段嚴格依照計劃實施，并接受多方監督；檢查階段總結經驗教訓，發現管理過程中的問題；處理階段針對問題進行精準處置，既要采取鞏固措施，還需不斷完善規章制度，以防止類似問題的再次發生，并進入下一個循環。

4.2 建立技術驅動的檔案數字化資源體系。數字化檔案信息為精細化管理提供了堅實的資源支撐，將精細化管理應用于各個流程中。

第一，將傳統紙質及照片檔案的目錄進行全面數字化。這一基礎性工作對于實現數字檔案信息資源的建設至關重要，是落實精細化管理理念個性化目標的重要前提。

第二，實施內容的全面數字化工作。內容數字化需針對不同類型和載體的檔案內容進行細分，醫院檔案內容包括文本錄入、圖片掃描等多種形式，對此應對檔案內容進行深入研究與分析，明確檔案的保存科室及存放標準，嚴格規范整理、歸檔和審查流程，以確保數字檔案的質量。同時，醫院在新檔案資料的收集上，應實現數字化與紙質文檔的雙軌并行，持續豐富數字檔案資源庫，為后續利用提供支持。[7]

4.3 建立統籌發展的檔案規范化治理體系。精細化管理對檔案管理的資金、技術能力及管理水平提出了更高的要求，因此，需在頂層進行系統設計與規劃，突出精細化管理的應用重點，發揮管理優勢。

第一，優化制度供給體系。合理安排檔案管理的各項業務流程，做好職責劃分，確保在保障檔案安全性和真實性的基礎上，將管理流程細分至醫院的各職能部門。制度應明確檔案歸檔的期限、內容和具體要求，以確保檔案的完整性和規范性。

第二，健全溝通協調機制。由于檔案管理的時效性、周期性和靈活性特點，各部門需協同合作，建立實時的信息共享和協作機制，確保檔案管理環節的公開透明，切實維護各方的信息交流權益，避免信息不對稱。通過這樣的舉措，推動醫院檔案管理的規范化和標準化進程。

4.4 建立意識增強的全員參與式組織體系。在我國醫療衛生信息化建設不斷推進的背景下，檔案管理面臨新的挑戰與要求，傳統的檔案管理方式已無法滿足醫院日益增長的檔案種類與數量。因此，醫院應迅速轉變管理思路，創新管理模式，以適應信息時代的快速發展。

首先，管理層需轉變工作理念，主動作為，深入了解國家對醫院檔案管理的各項法規和要求，意識到檔案在參考、憑證、決策、教育及文化等多元價值的重要性。同時，要推動檔案管理從服務性工作轉變為重要責任性工作，明確由分管行政領導承擔檔案管理的責任，并將其納入年終考核，以提高對檔案管理工作的重視程度及負責意識。

其次，在醫院內部加強檔案重要性與精細化管理理念的宣傳教育，以增強全體員工的檔案意識。一方面要出臺剛性制度，規范職工提交檔案的格式和內容，以提升歸檔材料的真實性與完整性；另一方面，可以通過開展檔案主題宣傳月、建設檔案文化、舉辦相關培訓等柔性措施，來營造良好的檔案管理氛圍，強化醫院各個層面的檔案管理意識。

4.5 建立“向新提質式”高質量發展工作機制。為推動醫院檔案管理的高質量發展，需引入新質生產力的發展理念，從而制定創新的工作機制。[8]

第一，根據新質生產力理念，推動檔案管理工作的多元化與專業化發展。結合信息技術的應用，利用人工智能、大數據等現代化手段，提升檔案管理的效率與智能化水平。醫院應鼓勵員工學習新技術、新方法，應用于日常工作中，以提高檔案管理的創新能力。

第二，建立跨部門協作機制，促進醫院各部門之間的資源共享與信息交流。通過設立檔案管理協調委員會，定期召開會議，討論檔案管理中的問題與經驗，形成集體智慧，以提升檔案管理的整體水平和質量。同時，要鼓勵各職能部門積極參加檔案管理的工作，形成全員參與的良好局面。

第三，結合內部審核與外部評估機制，持續改進檔案管理工作。醫院可定期對檔案管理進行自查與評估，發現問題后及時調整與改進。此外，可以邀請外部專家進行評估，為醫院檔案管理提供專業的指導與建議，確保檔案管理的高質量與高標準。

通過上述措施的實施，醫院檔案管理工作將更好地適應新時代的發展要求，推動醫院整體管理水平的提升，實現高質量的可持續發展。

5 結語

通過對大型公立醫院檔案精細化管理模式的質性分析，本研究深入探討了在醫療機構高度復雜化的信息環境下，如何通過優化檔案管理策略以提高其效能和精準度。研究結果表明，檔案精細化管理模式能夠有效提升檔案工作的規范性和操作性，為醫療服務質量和管理效率提供堅實的數據支持。同時，結合檔案管理流程中的難點與挑戰，提出了優化策略，以期為醫療檔案的管理實踐提供可操作性強的指導。

隨著醫療數字化進程的加速推進，檔案管理將面臨更為多元化和復雜化的挑戰。精細化管理模式將在大數據、人工智能等新興技術的推動下，不斷迭代升級，為檔案管理提供更為智能化、自動化的支持。未來的研究應進一步關注檔案管理與醫療信息化的深度融合，探索技術賦能下的全生命周期檔案管理模式，為醫院管理者提供更具前瞻性和實效性的解決方案。

參考文獻：

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[ 6 ] 李成朋. 推進數字化戰略轉型升級背景下的檔案管理規范建設： 以大型公立醫院為例[ J ] . 檔案管理，2023（05）：108-109+112.

[7]翟晶，王忠.新形勢下醫院人事檔案管理信息化建設探究[J].醫學教育管理，2016，2（05）：710-714.

[8]李靜.基于新質生產力發展理念的向新提質式檔案數字化轉型升級路徑探討[J].檔案管理，2024（03）：75-78.

（作者單位：河南省人民醫院 李雯，高級經濟師，人力資源部副主任 來稿日期：2024-08-12）