物業企業會計內部控制的方法與運用

會計內部控制對于物業企業至關重要，良好的內部控制為企業的管理和運營奠定了基礎，從而確保企業的良性發展。本文旨在分析物業企業會計內部控制目前存在的問題，并針對性地提出一些改進建議，以期為物業企業完善會計內部控制制度提供一定的參考。

一、物業企業會計內部控制存在的問題

當前，許多物業企業已經逐漸意識到會計內部控制的重要性，會計的功能性逐漸從核算向內部控制轉變，但是在轉變的過程中還存在一些誤區，實務工作中現存典型問題如下：

（一）會計內部控制環境不足

會計內部控制僅靠單一部門無法正常推進和運轉，財務部沒有管理各業務條線員工的實際權力，而內部控制制度的實施很多都要依賴基層員工的配合。財務部可以將管理層的戰略目標分解到業務層面，但后續還需要再制定相應的考核辦法層層落實，使各條線的員工都認可內部控制并積極配合，從而確保會計內部控制的有效運行。但由于部分物業企業管理層對內部控制的認知不足，缺乏對各個部門員工的引導和培訓，導致員工的重視程度不夠，致使相關工作無法順利開展。

（二）內部控制制度及流程不健全

房地產公司為了讓自建房產持續為自己增收，通常都會成立自己的物業公司作為附屬公司，因物業公司收入體量較小，在集團內往往得不到重視，權責范圍也受到了一定的制約。物業公司內職級最高的總經理或類似職位動用資金也需要受制于房地產公司。這種管理模式讓報銷審批流程格外復雜，不僅需要物業公司的負責人一一審批，同時還要經房地產公司的負責人審批后才可放款，且審批流程需要線上線下雙軌運作，嚴重影響了工作效率。長此以往，導致物業公司的內部控制不成體系，相對混亂。此外，一些物業公司雖然制定了相應的內部控制制度，但都基本流于形式，未將其充分落實到日常工作中，也沒有在實踐中驗證內部控制制度的合理性并不斷優化制度，因此無法更好地引導物業公司的發展。

（三）會計內部控制的固有局限

一是人為錯誤的限制。一方面，設計人員經驗和水平的限制。內部控制會計制度需要與企業戰略規劃目標有效聯系，從而提煉出最能驅動企業價值創造的關鍵指標，這對設計人員的能力要求極高，精準的內部控制制度才能有效實現企業價值，但稍有偏差，可能會導致最終的結果與戰略目標相差甚遠；另一方面，執行人員理解錯誤。物業公司保安、保潔等低學歷層次的員工較多，對制度的理解可能有一些欠缺，因此難以將內部控制制度執行到位。

二是串通舞弊的限制。物業公司涉及的收費內容較繁雜且量大，靠財務人員實地核實每一項收入的真實性不太現實，一旦有員工出現私自收費不上交、偷換水電表等行為，并與業主內外勾結，內部控制也很難識別出此類違規行為，進而給物業公司造成巨大損失。

三是運行成本的限制。會計內部控制的實施需要全員配合，同時還需要軟件技術方面的支持，這需要付出較多的人工、資金成本。一些中小型物業企業出于成本考慮，因此不愿大費周章去運行內部控制。

（四）會計內部控制監控力度不足

部分物業企業內部控制的監管力度不足，導致內部控制形同虛設，不能與企業文化融為一體，因此無法充分發揮其應有的成效。究其原因，主要有以下幾方面：

一是部分物業企業管理層思想意識存在偏差，沒有充分認識到內部控制監管的重要性，也沒有將內部控制監管的意義傳達給員工。

二是考核力度不夠，沒有將內部控制結果與績效掛鉤，員工在執行過程中缺少緊迫感和約束力，不利于內部控制的執行。

三是內部控制監管的標準過于單一。一些中小型物業企業因考慮資金成本不愿承擔高額外審費用，只局限于集團財務人員內審，設計的監管標準無法與時俱進，也無法與同行業接軌。

二、會計內部控制方法及運用策略

（一）優化內部控制環境

一是轉變管理思維。首先，良好的內部控制環境離不開管理層的正確引導，因此管理層要轉變對內部控制管理的思想認識，將內部控制管理的重點從財務部擴展到各個部門，將專業的事交給專業的人來做。如財務部負責指標分配，人力部負責業績考核，經理辦公室負責安排管理員工的具體工作，業務部負責執行并反饋結果。

其次，加強對全員內部控制意識的培訓教育。組織相應的培訓會議，讓員工深刻了解內部控制的價值及企業施行內部控制的初衷，使員工接受認同并圍繞內部控制管理開展工作，從而營造良好的工作氛圍。

二是完善內部控制制度。健全的內部控制制度是確保企業良性發展的根本要求，物業企業要定期進行相關制度的更新迭代，以不斷滿足企業日常業務管理需求。

首先，厘清崗位職責。完善并明確各個崗位的具體職責，從而形成部門間有效的溝通機制，以提高部門間的協作效率。

其次，精簡業務流程。減少重復且繁瑣的非增值作業，避免線上線下雙審批，從而節約人工成本，提高工作效率。

最后，強化監督力度。堅持制度與監管相結合，增設評估與獎懲機制，以確保內部控制機制的權威性。同時提高員工對內部控制管理的重視程度，調動員工的參與熱情，從而為內部控制工作的順利開展保駕護航。

（二）加強風險評估

一是在項目承接初期需要先做風險評估，預估企業在運營過程中可能會發生的風險，再據此研究內部控制手段及應急對策。

首先，在項目初期，要與業務人員進行充分溝通，了解小區的基礎配套設施是否健全，業主對物業的滿意度以及是否能按時繳納各項費用，小區的地理位置是否可以開辟增值服務增加物業收入。同時了解項目全年可能要發生的各項支出，預估小區后續的突發維修成本。此外，要考慮水、電、暖等是否已交由相關部門，如需代收，物業該如何管控，水損成本如何分攤、是否需要提前墊付資金、如何收費開票。在此基礎上，對整體數據進行測算，從而預估項目的經營利潤情況。

其次，通過實際溝通，提煉出重要指標。業主滿意度、收繳率、增值收入、成本管控、利潤、代收費項是物業企業經營好壞的關鍵性因素，因此要圍繞這些指標，對可能發生的風險實施應對策略，從而提高應急方案的響應速度。

二是引入先進的信息化系統，引導物業企業更加全面地進行風險評估，從而建立事前、事中、事后一系列的風險預警及應對機制。事前，召集各部門立項討論內部控制過程存在的風險點，全面了解項目運行過程中可能存在的所有風險，通過預算管理，有序推進各項業務。

事中，合理利用現代化信息技術的預警機制。通過對大數據進行分析比對，快速找出存在異常的風險區域，有針對性地進行深入調研，從而精準高效地實時發現項目風險。

事后，建立健全反饋及應對機制。制定完善的應對各項風險問題的處理方案，引導項目糾正不合規的環節，從而不斷改進各項業務流程。

（三）強化控制活動

一是制定全面預算。全面預算是物業企業內部控制管理的重要手段。預算編制必須貼合企業的實際情況，才能發揮出最大價值。初次編制可借鑒同行業的管理框架，再結合企業往年的經營情況，預估新一年可能會發生的各種問題，依據以收定支、收大于支、先收后支的原則，制定出符合企業自身發展的預算管理模式。同時，要制定相應的考核辦法，讓預算在監管下持續推進。在季度、半年度、年度等重要時間節點采取獎罰措施，增強員工的緊迫感和積極性，從而促使每一項預算都能夠落到實處。

二是規范采購管理工作。健全完善采購內部控制制度和管理辦法，能夠有效管控采購成本及采購物品質量，從而提升采購效率，節本降耗。

首先，根據市場價格制定各類產品的采購標準，采取貨比三家、各地推薦、現場考察評估等方式，選擇優質的供應商并建立供應商庫，從而規范物業企業的采購范圍。

其次，指定采購專員，負責物料的下單及結算。同時配置倉管員，負責采購物料的驗收入庫、出庫及日常盤點。將采購與倉庫管理員職責相分離，從而減少以次充好、虛假報銷等舞弊行為。

最后，財務人員需及時核對出入庫數據，定期盤點庫存，以發揮警醒與監督作用，從而督促倉管員提升管理質量。此外，監管大量積壓物資的行為，以減少資金浪費。

三是建立和完善會計系統信息化控制。物業服務涉及業主人數眾多、收費內容繁雜，搭載信息化控制模式，能夠讓內部控制管理事半功倍。

首先，優化現有的收費系統，在系統中增設相關數據臺賬，對重點關注內容進行分類匯總，以隨時提取項目的累計收費數據，使監管者能夠密切監督項目的經營情況，及時發現與總體目標的差距，從而引導項目少走彎路。

其次，削減大量重復低級的數據統計工作，釋放更多人工效能，提高工作效率。

最后，數電發票系統管理是國家對企業納稅全面監管的重要手段，但對物業企業來說也是自我監督的內部控制工具。從發票的流轉能夠清晰反映出業務流程，從數電系統后臺大數據能夠分析出業務條線的管理漏洞，幫助物業企業更快修正管理決策。物業企業不僅要享受新型稅務系統帶來的便利，更要通過系統了解潛藏的業務風險，及時對相關業務加以控制，從而助力企業健康發展。

（四）暢通溝通渠道

溝通渠道的暢通是物業企業發展的基石。財務的數據來源于業務，對業務不熟悉，直接影響到財務報表質量和內部控制管理。要促使業務與財務深度融合，必須將溝通放在首位。

一是加強部門間的溝通。在日常交流中，將部門間良性溝通融入企業文化，讓員工理解溝通的重要性。同時進行員工問卷調查，了解員工在溝通方面存在的問題，進而針對問題制定出令雙方滿意的解決方案。

二是定期進行內部培訓。由各部門的優秀員工傳達本部門工作重點，以促進各部門了解彼此的工作需求，從而不斷尋求符合各部門互利共贏的契合點。

三是在員工晉升等重要環節加入部門員工的意見，考評員工在部門內部的溝通態度及處事能力，以提高員工對部門溝通的重視，從而增強團隊凝聚力。

四是物業公司與所屬房地產公司之間應做好良好的溝通。作為房地產公司的附屬公司，必須要讓集團了解物業公司的動態及服務質量，從而給予更多的指導與支持。

（五）完善內部監督機制

一是建立制衡機制。首先，制定嚴格的監管審批制度，使物業企業內部的所有業務都在制定的框架下執行。制度的制衡能夠確保各項業務的執行標準更加明確，時刻與企業的目標保持一致，從而避免員工因自我主觀臆斷損害企業利益。

其次，劃清職責，不相容職務必須相互分離。多部門之間的相互合作既可以集思廣益，充分發揮各個崗位的一技之長，同時也能對彼此起到相互制約的作用，避免過分集權導致徇私舞弊的發生。適當將權利和責任下放到各個條線，由多部門互相配合共同完成所有業務，從而將各部門的行動約束在職權范圍內，不敢輕易觸碰紅線。

二是制定輪崗制度。建立以防為主的會計內部控制體系，定期給員工調換崗位。這不僅能讓員工更加熟悉了解物業企業的各個環節，從而培養多元化發展的復合型人才，避免臨時的人事變動影響到企業正常運轉，同時還能及時發現各崗位的財務管理漏洞，使每一項工作都在陽光下進行。

三是強化監督執行。定期聯合多部門執行相關審計工作，及時查漏堵漏。多部門人員的共同監督能夠確保監管內容更加豐富，避免一人獨大，不偏不倚。全面摸排物業企業各條線內部控制管理的真實情況，對內部控制執行良好的部門給予表彰嘉獎，樹立典范；對偏離企業內部控制規則的行為進行相應處罰，責令盡快整改，不斷向優秀看齊，從而在企業內部形成積極向上的良性競爭氛圍，激勵員工更加重視內部控制管理工作。

四是健全內部審計制度。內審人員要與時俱進，掌握最新的審計監管辦法，不斷學習同行業先進的內部控制管理模式，完善內部審計監管內容。同時結合物業企業的業務范圍，制定出更符合其發展的內審制度，從而提升企業的內部控制監管能力。

結語：

綜上所述，社會發展的速度越來越快，物業行業要想緊跟時代的步伐，就必須從內部控制抓起。因此管理層急需從思想上轉變對內部控制管理的認識，深刻了解物業企業面臨的危機與風險，帶領全員將內部控制思想融入企業文化之中。同時引進先進的信息管理技術，并制定嚴格的財務審批制度，合理控制采購等各項成本支出，貫徹實施全面預算。此外，建立健全內部控制監督機制，將內部控制管理落到實處，從而更好地應對所有的變化與挑戰。