新時代基層檔案室信息服務路徑分析

摘 要：信息服務是基層檔案室的重要職能。本文認為基層檔案室信息服務向知識化、智能化、個性化方向發展，但是面臨著服務手段較為單一、基礎設施建設不到位、服務效率不高、安全性差的問題。互聯網背景下，基層檔案室要從構建完整準確的檔案資源體系、個性化信息服務平臺、新媒體融合運用、安全體系建設等方面提升，營造良好的服務生態，推動基層檔案工作提質增效。

關鍵詞：基層檔案室；信息服務；路徑

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。當前，人工智能、大數據、“互聯網+”技術深度融入檔案服務領域，檔案服務工作的面貌和手段發生革命性變化。如何做好新形勢下基層檔案室信息服務工作是必須解決好的實踐課題。本文對相關路徑進行一定的探討，提出信息服務適應新技術環境的解題之道，以期為基層檔案服務能力建設提供理論借鑒，切實推動檔案工作高質量發展。

1 新時代基層檔案室信息服務的發展趨勢

1.1 服務知識化

檔案室作為基層單位檔案保管基地，檔案門類齊全，檔案資源涉及單位發展的各個階段及全領域，依托檔案信息資源開展高效的知識服務，在推動單位科學決策上具有先天優勢。一是資源內容優勢。檔案室將分散的檔案資源進行整合，實現檔案信息的知識化儲備。同時，檔案室匯集單位過往的歷史信息，對這些資源進行數字化加工，能夠構建檔案的內在關聯，為單位治理提供經驗參考。二是資源數量優勢。檔案室具有數量方面的突出優勢，特別是信息化的加速推進，對信息獲取、處理、分析等能力越來越強，檔案資源的賦能單位治理的范圍擴大。與此同時，面對復雜的社會治理形式，單位也亟須檔案資源的支撐。

1.2 服務個性化

檔案服務個性化是指以利用者為中心，圍繞用戶的個性化需求，對利用者的行為習慣、利用偏好進行多層面、多角度分析，為利用者提供精準化的檔案利用服務。從形式上看，個性化服務通過互聯網和新媒體平臺，用戶可以快捷地獲取檔案信息，不再局限于到檔案室，節省了人力物力，檔案數據的流通性增強，利用者獲取到可信、準確的檔案信息。從服務內容看，借助網絡平臺利用者可以自主進行檔案查詢檢索、瀏覽分享，促進知識的交流和傳播。檔案室在劃控基礎上將政府公開信息提供給大眾，推動檔案資源的合理利用，有助于檔案文化的傳播和社會發展。

1.3 服務智能化

“智能化”是檔案服務現代化的重要方式和重要手段。充分運用大數據、人工智能、物聯網等新技術，推出線上預約、智能審批等創新應用模式，實現檔案信息服務的網上辦、掌上辦、自助辦、隨時辦，讓群眾充分享受到智能化、精準化的服務體驗。智能化服務突出表現在信息精準推送、大數據輔助決策、智能語音識別等方面，通過對智能算法得引入、平臺數據分析及智能插件覆蓋，為利用者提供“找得到、看得懂、用得上”的檔案信息服務，使管理更加科學化和規范化，實現高效信息服務。有的檔案室對檔案文件進行全面梳理及智能分類，不僅通過主題熱點、發布年份進行分類，實現政策文件“找得到，找得快”，還按照所屬類別將文件分級，最大程度地保證檔案信息的透明、規范與權威。

2 新時代基層檔案室信息服務存在的問題分析

2.1 信息服務手段較為單一

由于檔案服務理念轉型較為滯后，基層檔案室信息服務處于被動狀態，一般是利用者提出需求，檔案室提供有關檔案信息查詢服務。檔案人員不能主動了解利用者的需求，大多靠自身的實踐經驗。這種檔案信息服務價值導向與利用者需求不平衡的矛盾，造成信息服務針對性不強。在互聯網技術深入發展的新形勢下，檔案數據庫建設日臻完善，僅依靠單一的服務模式難以滿足利用者對多模態知識的需求，迫切要求檔案室轉變工作理念，滿足利用者個性化、智能化需求。

2.2 基礎設施建設不到位

基層檔案室建設欠賬太多，有的沒有按照“三分開”的要求分設，檔案信息服務設施建設不足，缺乏必要的數據管理設備。主要有以下原因造成：一是資金建設缺位。檔案管理工作往往不是基層單位的重點工作，工作經驗相對匱乏，而數據化信息服務需要投入大量資金采購軟硬件設備。設備落后、投入資金不足已成為基層檔案室信息服務的重要障礙性因素。二是專業人才缺乏。數據檔案信息服務對人員綜合素質要求較高，基層檔案室規模小，檔案管理人員少，缺乏全面掌握信息服務業務知識的多面手。

2.3 檔案服務效率不高

伴隨電子檔案的普及與應用，檔案呈現交互性、實效性和異構性特點，在信息服務中需要重視數據挖掘與分析，實現檔案在線管理與收集利用，助推檔案服務效率的提升。基層檔案受傳統模式影響，對海量檔案數據缺乏必要的加工和知識化，無法獲取有價值的檔案信息進行數據庫建設，難以找出其共性和聯系，影響了信息整合，不利于信息服務效率的提高。用戶在利用檔案信息時，需要會從大量的數據中進行可靠性和安全性鑒別，必然會花費較多的時間和人力成本。再比如信息收集前端控制不力，工作中形成的文檔、音頻、視頻等資料未“一健歸檔”，破壞信息的整體性，不利于信息服務質量的提高。

2.4 信息服務安全性差

互聯網的普及既為檔案信息服務提供新的工具，又伴隨著信息被泄露的風險。一是軟件更新不及時。檔案服務平臺建設存在缺陷，病毒庫更新不及時、安全防護技術落后于時代發展，一旦遭到網絡攻擊易導致信息資源被泄露，造成不可挽回的損失。二是安全監管存在漏洞。利用網絡平臺進行數字化遷移、著錄和處理，往往缺乏必要的網絡監管技術，信息服務中存在監督缺位現象。三是信息服務中的失真問題。信息服務云環境復雜，在存儲、利用和服務中存在隱患。若云環境突然中斷，則會影響信息系統的正常訪問和服務，降低服務效率。四是管理機制不夠健全。安全意識和問責機制不足，大部分基層檔案室只制定安全管理規定，對信息化環境下檔案信息服務的全流程管理設計不足，一旦發生泄密事件，難以追究相關責任。

3 新時代基層檔案室信息服務的路徑分析

3.1 構建基層檔案室完整準確的檔案資源體系

3.1.1要提升資源儲備。善于將分散的檔案信息進行聚合、分類和整理，提高信息密度和信息知識化程度，提升檔案利用價值。要增強檔案意識，抓好檔案收集整理。深刻認識檔案工作的重要意義，組織學習《檔案法》《實施條例》《機關檔案工作條例》等法律法規，確保檔案工作依法有序開展。

3.1.2要明確定位，統一思想。明確檔案“管長遠、管決策、管服務”的工作定位，針對檔案保密性、專業性強的特點，加強責任管理，全環節做好檔案的收集、整理、保管和利用。提升檔案管理標準化水平，嚴格執行檔案歸檔和管理要求，對所有應歸檔的資料進一步細化分類，實現檔案管理有章可循、有據可依。

3.1.3要不斷拓展檔案資源收集范圍。將對國家和社會具有保存價值的專業檔案、民生檔案納入重點接收內容；對新型檔案資源，比如新媒體檔案、音像檔案開展定向征集，豐富檔案室資源種類，為服務轉型奠定基礎。

3.2 構建個性化的信息服務平臺

平臺建設是實現檔案服務個性化、智能化的基礎，也是新技術環境下檔案信息服務的必備條件。檔案信息服務平臺能夠為公眾提供便捷、高效的檔案服務，檔案室要用足用好人工智能、大數據分析技術，構建新型服務平臺。

3.2.1建好常規模塊。常規信息檢索模塊主要用于檔案的普通查詢利用，可以實現自動提取原文屬性信息，并通過豐富的展現形式表現出來，檔案管理者與利用者在權限控制范圍內可以通過多樣化、多維度檢索方式對平臺的電子檔案檢索、瀏覽、下載和打印。隨著新技術的應用，除了常規模糊檢索、精確檢索、全文檢索外，信息服務平臺還可提供智能檢索體驗，如智能檢索、智能分類檢索和智能篩選查詢等。

3.2.2深化個性化模塊建設。個性化模塊主要對利用者進行精準畫像，分析其偏好，建立符合其特征的檔案服務模型。用戶通過平臺進行登錄、注冊和管理，系統可以根據用戶習慣進行分類和標注，用戶可以快速定位感興趣的資源。

3.2.3構建信息推送模塊。智能推送指的是基于人工智能技術開發的信息推薦系統，通過機器算法進行分類標簽、特征匹配等步驟，達到將相應用戶感興趣的內容精準推送給用戶的目的。檔案室構建此種模塊，一方面有利于提高信息獲取的效率和準確性，另一方面極大地增強了用戶體驗感，讓信息變得更加簡潔和有指向性。四是建設服務反饋模塊。收集用戶在檔案服務中的意見與建議，有助于優化檔案室服務水平。在服務平臺設計用戶評價功能，讓用戶自主進行服務質量評價是檔案服務新的發展方向。

3.3 做好新媒體在檔案服務中的應用

3.3.1利用某信、某博開展檔案信息服務。檔案室可通過開通某信、某博的形式，提高檔案工作的社會知名度，引導利用者借助新媒體平臺進行檔案查詢利用。檔案室借助某信等平臺解決檔案信息利用中的共享問題，實現檔案價值的最大化。有的檔案室以四色區別檔案共享利用等級、確定檔案服務利用權限，開放程度高的資源借助某信平臺為公眾提供利用，同時與政府政務某信相連接，實現跨部門查檔利用。

3.3.2借助移動設備搭建App平臺。基層檔案室在單位網站、新媒體等平臺上開發應用程序，提供便捷通道進行檔案利用；檔案室要主動宣傳檔案工作，傳播檔案文化，利用某音、某手等新媒體，提高檔案工作的社會影響，引導大眾正確認識檔案事業，實現對檔案工作的理性認識。

3.4 強化檔案信息服務安全體系建設

3.4.1完善檔案服務安全制度。健全全流程檔案服務利用制度，夯實檔案安全根基。大數據環境下電子檔案數量增加，大量非結構化數據為檔案室信息服務增加了難度。要從源頭抓起，樹牢底線意識，健全制度規范，尤其是在檔案數據分級分類管理上，按照《數據安全法》的有關規定，履行數據安全監管職責，構建檔案服務安全制度網絡。

3.4.2加強新技術融合運用。建強檔案數據安全技術基座，聚焦檔案安全全生命周期，開展區塊鏈與隱私計算等關鍵技術與檔案服務融合，加強數字身份安全、檔案數據交易流通技術的研發和應用，推動基于區塊鏈的可信身份、可驗證計算等技術創新，更好地滿足檔案數據網絡服務的防護需求。

3.4.3加強安全教育培訓。在檔案信息服務中，需要重視對檔案人員大數據分析、篩選和評價等方面能力的培養，促使檔案人們從海量的數據信息中挖掘有價值的檔案信息，并提供給用戶使用。常態化開展安全教育，推動管理人員明晰檔案數據風險點和解決措施。要提高規范化服務水平，將規范、安全理念貫穿于檔案服務全過程，提高檔案服務的實效性，更好地滿足多元化的利用需求。

3.5 加強信息服務的頂層設計

基層檔案室要把信息服務轉型作為落實“四個好”“兩個服務”目標的抓手，激發創新活力，將檔案數字化轉型全面融入單位發展，提升全員數字素養和技能。

3.5.1加強信息服務資金投入。充分激活數據要素潛能，立足業務需求，著力夯實數據基礎，提升數據治理水平，創新檔案數據融合分析與共享交換機制，提升數字化轉型價值效應，營造良好的信息服務生態。

3.5.2持續做好檔案文化闡釋。檔案文化是信息服務的重要組成部分，深入挖掘闡釋檔案背后蘊含的文化基因，滿足人民群眾對優質檔案文化資源的需求，彰顯檔案在文化強國建設中的突出作用。著力加強社會化宣傳，將檔案信息服務的好經驗好做法好成效宣傳出去，讓大眾熟知新的服務方式，提高應用新平臺的本領，真正做到讓數據多跑路、群眾不跑腿。

結語

基層檔案室是檔案工作的主陣地，立足當下、著眼長遠，高度重視檔案信息化建設對于信息服務的破窗效應，充分利用檔案工作信息化成果，實現信息服務手段的不斷升級、迭代與轉型。加快檔案室數據資源共建共享共用，推進數字檔案助力政務服務能力的提高，促進信息服務電子文件、電子檔案管理一體化，實現檔案服務更現代、更智慧、更精細。要建立健全維護檔案信息安全的長效機制，制定切實可行的檔案安全管理責任體系、安全保障制度和防范檔案安全風險的方案預案，保障信息服務工作的高水平開展。

參考文獻

[1]馬雙雙，向曉旭，葛帥敏.國家綜合檔案館功能建設轉型：理論依據、實踐基礎和路徑探索[J].北京檔案，2021（07）：19-20.

[2]張一帆;大數據背景下檔案信息服務研究[J].黑龍江檔案，2023（08）：29—30.

[3]張一帆;大數據背景下檔案信息服務研究[J].黑龍江檔案，2023（08）：29—30.

[4]韓曉娟.“虛擬現實+”與數字媒體技術的融合應用.[J].電視技術，2023（02）：14-15.

作者簡介：朱琳（1984—），大學學歷，山東（臨沂）公路交通應急裝備物資儲備中心副研究館員，主要從事檔案管理研究。