推動高層次人才建設背景下職業院校人事檔案管理創新路徑研究

摘 要：對于職業院校而言，人事檔案的合理、高效利用，是開展各項管理工作的重要基礎與依據。隨著社會的不斷發展與科學技術水平的不斷提升，各行各業進入信息化時代，深入開發利用人事檔案資源，多樣化、層級化處理海量檔案數據，已成為當前院校需要面臨的重要課題。本文圍繞推動高層次人才建設背景下職業院校人事檔案管理創新路徑進行深入研究，提出通過提升信息化意識、規范管理體系、引入現代技術、建設干部隊伍等方面進行管理模式的優化，進而提升職業院校人事檔案開發利用的服務水平。

關鍵詞：高層次人才；職業院校；人事檔案；創新路徑

職業院校的人事檔案是組織、人事等有關部門按照黨和國家的干部人事政策，在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載個人經歷。人事檔案以干部員工姓名為卷宗主要特征進行收集保管，包括基本信息、學習經歷、家庭情況、榮譽處罰、考核材料等內容。這些檔案信息成為學校開展人才隊伍建設的重要依據，也是優化人才資源配置、組織人事管理、干部員工調動、教學崗位匹配的關鍵參考。隨著教育事業的全面改革，各職業院校領導者也應充分應用“互聯網+”等現代化技術，對龐大人事檔案信息進行精細化管理、開發與利用，建立信息技術平臺進行收集錄入、檢索查詢與開發共享，進而實現創新性管理模式的改革。

1 職業院校人事檔案管理綜述

自2011年我國事業單位改革以來，職業院校逐步實行聘任制，在人事制度改革過程中，職業院校對干部職工的聘用也逐漸變得靈活。人才流動日益頻繁，這就必然為高校的人事檔案管理工作帶來一系列挑戰。管理、利用好干部人事檔案將關系著高校未來人力資源的開發利用水平，對于干部選拔任用與日常監督管理有著重要意義。

1.1 人事檔案信息資源的重要性

1.1.1科學配置人力資源。選賢任能、管理人才是人力資源管理的核心工作。當前，職業院校的教職工處于頻繁動態變化的狀態，新老交替成為高校運行的常態化，需要及時補充新鮮血液。新教職工通過教學管理工作，其教學經驗、理論水平、職業意識會逐步成長提高，將會成為高素質人才。通過將人事檔案信息資源深度開發，可及時了解現有員工的情況，并可加強人才甄別，提升人才隊伍性價比，促進整個教學圈人才規范流動，也是踐行以人為本的發展理念與尊重人才、培養人才的根本目的，為今后學校規劃人才分配，提升管理質量提供了根本遵循[1]。

1.1.2展現員工自身水平。人事檔案記錄著職業院校每個職工的詳細信息，包括性格愛好、特殊技能、特長優勢等，對人事檔案的科學化、規范化管理，可更好地呈現教職工潛在的能力，也可為本校人員管理及崗位分配提供決策依據。例如，本校在某次崗位調動中，遇到學院思政教師數量不夠的問題，短期內無法通過社會招聘進行補充。干部人事檔案管理人員通過查看現有教師的檔案，發現兩名教師的本科專業是思想政治教育，具有一定的理論基礎，經過試講、考核，發現教學效果較好，便進行轉崗。由此，既讓每一位教師找到更多展現自己的舞臺，又有利于學校充分利用人才資源完善崗位匹配，從而促進高等院校不斷提升核心競爭力。

1.2 人事檔案信息化管理的意義

1.2.1提高管理效率。隨著新時期教育行業的不斷優化改革，職業院校的師資規模不斷擴大，人才流動日益頻繁，這就對干部人事檔案的管理帶來了較大挑戰。在傳統模式下，職業院校人事檔案基本以紙質檔案為主，在查詢、管理、利用過程中是通過檔案人員手動翻閱為主。不僅耗費大量的人力成本，還需要較高的財力、物力及庫房空間為支撐，無法滿足當下干部人事檔案科學化、高效化及便捷化管理的要求。通過利用數字化技術與信息化手段，可將干部人事紙質檔案轉變為電子文件，并通過上傳至平臺，利用大數據、云計算、計算機網絡等技術實現檔案資源的在線征集、快速檢索、精準調用與高效利用，在減少檔案資源管理維護成本的同時，將管理人員從單一繁重的工作環境中解脫出來，使其有更多的時間與精力進行創新。

1.2.2保障文件安全。由于干部人事檔案的最原始文件是紙質文件，在源頭上就無法實現單套制管理。在過去傳統管理模式下，紙質檔案在存放過程中極易因潮濕、蟲蛀、腐蝕等自然因素導致紙張變黃、發脆、字跡模糊，并且在利用過程中也容易因人為影響導致檔案被篡改、丟失或泄露，造成不可逆的損傷。通過檔案信息化技術，可減少對原始文件的利用，并通過安全技術對干部人事電子檔案進行加密處理，最大限度地提升其安全性，降低人為篡改檔案信息的風險，進而便于信息查閱和長久保存[2]。

2 推動高層次人才建設背景下職業院校人事檔案管理創新面臨的問題

2.1 收集不齊全，管理意識淡薄

干部人事檔案管理在實際工作中受傳統思維的影響，部分院校仍存在檔案意識不強、信息化思維薄弱、利用率較低的問題。干部人事檔案的管理永遠停留在“說著重要，排著次要，用著需要，忙著忘掉”，即使在干部調整較為頻繁的時候也極少利用人事檔案，導致相關干部任命、選人用人決策缺少科學性，降低了人力資源管理的針對性。因此，人事檔案被隨意擱置、任意堆放，在各教職工工作過程中產生的教學成績、日常考核等信息文件沒有做到及時更新。檔案收集不齊全、整理不規范的問題，甚至會影響干部職工的職業生涯，無法發揮其利用價值[3]。

2.2 制度不規范，組織架構混亂

2.2.1管理較為分散。在職業院校內部存在多部門管理干部人事檔案的現象。如組織部門、人事部門和勞動部門等，甚至與干部人事工作無關的業務科室也有部分人事檔案。使得相關職能職責不清晰、工作分工不明確。這種“分頭多散”的現象極易導致相關工作“都在管、都不管，都負責、都不負責”，一旦出現問題便會推諉扯皮。由此帶來收集不齊全、管理不及時、利用不充分及資料不完整等問題，人事檔案的真實性、完整性、可用性下降，在宏觀上阻礙了人力資源的合理配置。

2.2.2制度不夠科學。過去，干部人事檔案往往以紙質文件的方式管理，在新時期轉型后變成以電子檔案為主的在線管理模式。由于沒有針對過去頒布的管理制度進行更新完善，大多數部門仍沿用過去的制度或者將上級部門頒布的政策文件生搬硬套，與實際工作與未來發展方向嚴重不符，從而導致部分業務流程無章可循，管理水平落后、因循守舊，難以在實踐中求變、創新。

2.3 員工不專業，干部隊伍業余

由于受傳統思想的影響，使得檔案工作人員整體水平較低，流動性大、崗位調動頻繁。尤其在新時期檔案信息化興起的前提下，存在較多未參加檔案信息化理論知識培訓便直接上崗的人員，干部隊伍專業知識水平較差，職業道德有所缺失，人才數量日益萎縮，使得工作停滯不前，嚴重制約了干部人事檔案管理工作乃至于高校未來的可持續發展。

2.4 利用不充分，技術應用單一

從整體來看，部分職業院校干部人事檔案電子目錄全覆蓋基本實現，并且在日常利用中具備了計算機檢索功能。但是在實際工作中，由于新時代檔案信息化創新管理大多停留在紙質文件與電子文件的轉變上，現代化水平不高，智能化技術應用程度較低，沒有做到更加高效的管理、深入的挖掘與廣泛的開發利用。干部人事檔案信息化水平相對較為滯后，甚至部分院校仍采用較為傳統的手工檔案管理模式，沒能完全實現信息化，協同共享化水平不高增加了較多重復性工作，嚴重降低了工作效率。

3 推動高層次人才建設背景下職業院校人事檔案管理創新優化路徑

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確指出，要深化檔案信息化戰略轉型，突出創新引領，以改革精神推動檔案實踐、理論、制度的全面創新，為檔案事業發展提供持久動力。為此，相關院校領導者與一線管理人員要牢固樹立檔案意識與信息化思維，建立健全管理體系，不斷優化干部隊伍，充分應用現代化科學技術，從而推動干部人事檔案信息化創新改革的進程。

3.1 不斷強化檔案服務化意識

3.1.1加強檔案意識。意識是行為轉變的基礎，各級職業院校要進一步加強對干部人事檔案開發利用的宣傳教育工作，通過展板、專題會議、某信公眾號、視頻號、某音等方式，線上線下宣傳干部人事檔案的潛在價值、管理意義、利用手段。轉變決策者與管理層的檔案思維，改變過去陳舊落后的“檔案工作邊緣化”的觀念，從而為人事檔案的管理工作營造良好發展環境。

3.1.2強化服務意識。進一步拓寬職能范圍，將過去“管理型”的干部人事檔案工作轉變為新時期面向全校各職能部門和教職工的“服務型”。積極配合各院系開展工作，促進干部人事檔案信息在職業院校內部的快速流通與廣泛共享，引導更多的人關注檔案工作，積極主動參與其中，配合相關工作[4]。

3.2 健全完善檔案科學化體系

3.2.1完善組織架構。職業院校要成立干部人事檔案管理領導小組與業務科室，加強宏觀統籌規劃力度，將全校干部人事檔案集中，深入明確職能職責，細化工作措施，領導小組要定期面向全校開展檔案專題會議，對于當前工作政策實施情況、數字化轉型程度、面臨問題及解決路徑進行統一調度，設置合理干部人事檔案管理機制，規劃好未來轉型路徑，在頂層設計層面給予干部人事檔案管理工作政策支持與資金支持，實現多部門協同聯動，構建單位統一領導、檔案業務部門牽頭協調、其他部門各負其責的工作格局，保證各項工作落地落實。

3.2.2建立嚴格的制度。領導小組要深入學習《中華人民共和國檔案法》以及中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》。結合《“十四五”全國檔案事業發展規劃》與自身工作開展情況，在檔案的收集管理、分類著錄、數字化加工、技術應用、開發共享等環節制定科學有效的制度標準，如《干部人事檔案管理辦法》《涉密文件處理流程規范》《電子檔案利用注意事項》等，有效優化職業院校干部人事檔案管理流程，保障各項工作在規范化環境中正常開展。

3.3 著力打造檔案專業化隊伍

3.3.1做好人才引進工作。職業院校可通過考選、遴選的方式，面向社會定向招聘既懂得現代檔案管理技能，又了解信息化理論知識的復合型人才，不斷為本校干部人事檔案管理工作注入新鮮血液。

3.3.2做好員工培養工作。通過多種方式的線上線下培訓，提升管理人員計算機網絡、數據挖掘以及操作系統等方面的業務理論水平與實踐能力，使員工能夠更加高效快速地處理業務難題，打造一支技術能力強、專業素養高的檔案管理團隊，為實現干部人事檔案工作科學有序地開展提供人才支撐。

3.4 全面構建檔案一體化平臺

3.4.1搭建管理系統。領導小組及業務科室負責人要深入開展市場調研，全面了解大數據、云計算、人工智能、計算機網絡、區塊鏈等技術，并結合實際工作需求制定干部人事檔案管理系統建設方案，不斷加大資金投入力度，做好新設備、新技術與專業人才的引進工作，在系統的智能化、便捷化、高效化和安全化等方面進一步完善功能，確保檔案信息化能夠安全穩定運行，促進本校教育系統人事檔案管理工作實現可持續常態化發展[5]。

3.4.2創新管理模式。以建立平臺實現全校范圍內個人信息利用查詢為目標，采用在線授權加密的形式來提高審核效率，利用校園內網，將干部人事檔案管理系統平臺與外部網絡實現物理隔離，保障其隱私性與保密性。為全校每位員工賦予檔案查詢、信息管理等授權，個人可提交材料查詢、修改更新、問題上報等工作，通過管理員線上審核材料加以處理，按照循序漸進的原則，逐步構建人事檔案一體化網絡管理框架，促進干部人事檔案工作與個人密切互動，讓更多的人參與其中，真正讓干部人事檔案“活起來”。

結語

隨著現代科學技術的不斷發展，職業院校干部人事檔案的開發利用逐漸走向系統化、規范化，開發利用人事檔案不僅能夠科學配置人力資源，實現人才與崗位相匹配，更能夠促進高校根據未來發展規劃儲備人才，提升人才隊伍質量。為此，相關人員要更新理念、創新思路，充分發揮現代技術優勢，深度開發干部人事檔案內在信息價值，科學設計規劃工作發展，加快人事檔案信息化進程，充分發揮其應用能效，更好地為學校選人用人、師資隊伍建設、社會服務等方面工作提供“檔案力量”。

參考文獻

[1]杜偉.大專院校人事檔案信息資源的開發利用分析[J].辦公室業務，2023（24）：125-127.

[2]葉雪洋.高校人事檔案信息化建設與管理的研究[J].辦公自動化，2023，28（14）：34-36.

[3]羅斌，胡學勤.社會服務視域下高校人事檔案管理創新研究[J].蘭臺世界，2023（S1）：46-48.DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2023.S1.023.

[4]范潔.高職院校人事檔案完整性存在的問題及對策研究[J].蘭臺內外，2023（16）：40-42.

[5]許麗媛.高校人事檔案規范化管理的思考[J].國際公關，2022（04）：63-65.

作者簡介：謝慧（1990—），大學學歷，內江衛生與健康職業學院館員，研究方向：人事檔案管理。