新形勢下公路檔案高效整理與利用路徑分析

摘 要：公路是社會經濟發展的重要基礎。公路檔案是公路建設的全程真實記錄，也是社會經濟發展的見證，在服務中心大局上發揮著獨特價值。本文分析了做好公路檔案高效整理和利用的重要意義，同時認為在實踐中公路檔案管理存在著治理模式、資源建設、思維方式、技術應用和人員素質等方面的問題。為更好地適應新時代檔案工作要求，需要從強化檔案收集規范化、深化檔案整理標準化、推動檔案利用便捷化、助推管理體制高效化等方面持續改進。

關鍵詞：公路檔案；高效整理；利用

公路是社會經濟發展的重要設施。公路檔案是公路建設、維護、經營等工作的全程真實記錄，也是經濟社會發展歷程的直接見證。公路檔案的歸檔整理和開發利用在公路建設及經濟社會發展方面起著重要作用，需要引起足夠的重視。進入新時代，國家對公路檔案治理支持力度越來越大，相繼出臺了一系列指導性文件，為檔案治理現代化奠定了重要的制度基礎。公路部門要從事業發展的長遠角度出發，提高檔案意識，解決好檔案資源建設和規范化整理問題，推動公路檔案創新發展。

1 做好新形勢下公路檔案高效整理與利用的意義

公路檔案作為重要的專業檔案，加強資源體系建設和利用能力建設，對于促進管理水平提升和公路事業發展具有獨特作用。

1.1 有利于真實記錄公路事業發展取得的成就

公路檔案來源于公路建設與管理工作一線，完整、齊全、規范的公路檔案資源體系是研究經濟社會發展水平、科技發展狀況的第一手資料。公路檔案中各種會計憑證、賬簿、報表等資料，每一張憑證、每一份報表、每一個數字都連接著公路事業的昨天、今天和明天，為公路事業治理能力和水平的現代化提供有力的支撐。

1.2 有利于為公路事業發展提供更精準的數據參考

公路工程檔案是公路工程建設項目全過程中形成的，反映項目基本情況，具有重要的保存、查考利用價值，是公路管理的依據和保障。公路工程檔案為公路新建提供了借鑒，同時為公路管養提供依據，為政府提供相應的開發利用服務。具有孤本性、樣本性、完整性和系統性的特點。公路檔案的規范化整理與利用，也可為相關類型檔案的收集整理提供可靠的參考。

1.3 有利于發揮檔案的育人功能

公路檔案是一筆不可估量的寶貴財富，是傳承和發揚公路文化的關鍵載體。它記錄了廣大公路人無私奉獻、勇于創新的奮斗精神，展現了千千萬萬人的努力與汗水，是進行集體主義教育的富礦。做好這些檔案的開發與利用，能夠更好地傳播公路文化傳承的聲音，展現精神代代相傳的場景和公路工作者的文化自信。比如通過檔案編研成果的問世，有助于公路文化的挖掘和傳承，使公眾從公路發展史中領會精神信仰，見證公路的蓬勃發展。

1.4 有助于城市管理水平的提高

公路檔案作為社會治理的一部分，加強收集和整理規范化建設，能夠為社會管理提供豐富的史料參考，提升治理的精準度和有效性。透過檔案內容，進一步了解相關道路結構、水文情況與人文聚居狀況，提高政府決策的科學化和針對性，推動城市精細化管理。

2 新形勢下公路檔案高效整理與利用存在的問題

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，要著力推動檔案管理工作提質增效和高質量發展。公路檔案管理與這一目標要求還存在亟待解決的結構性問題。

2.1 治理模式的問題

公路檔案管理方式較為陳舊，不適應檔案工作現代化的需求，主要表現在：一是管理機制不順暢。工程檔案歸集部門各自為政，缺乏統一的組織領導機構，檔案資源收集不齊全的問題突出。二是常態化管理不足。注重末端治理，提前介入和過程管控不足，尤其是工程檔案大多結束后才進行歸檔整理，無法保證檔案資源應歸盡歸。三是督導力度不夠。檔案管理機構長期處于弱勢地位，缺乏對檔案工作的治理力度。比如公路管理機構往往服務職能大于監督，在實際工作中力度不夠，無法形成有效的監督制約。

2.2 思維方式的問題

對公路檔案工作的歷史定位和時代價值認識不清晰。特別是隨著大數據、信息化的快速發展，數據資源獲取越來越容易，檔案的作用漸漸被人們淡忘，單位領導對檔案工作不夠重視現象較為普遍，檔案意識淡薄，一定程度上影響了歸檔和整理工作的開展。

2.3 資源建設的問題

標準化是檔案信息資源建設中的關鍵所在，是實現檔案信息資源建設的保障手段，必須對檔案信息資源在描述、保存、查找、交換、標注等方面做出統一性的標準和規范。若沒有一個標準化的規范，那么檔案信息資源建設將無法完成。但是，公路部門在標準化資源建設方面存在較大問題，如檔案收集制度和規范不夠科學，重要檔案資源未列入歸檔范圍；專業檔案標準化要求較低，檔案連貫性不夠，利用效果較差；檔案整理不夠科學，數據資源較為分散，無形中給公路檔案利用帶來了困難。

2.4 技術應用的問題

信息技術在檔案整理和利用方面具有天然優勢，公路檔案在信息化建設方面也取得了一定成績，但是依然需要完善和加強。檔案信息化改革不夠徹底，電子文件歸檔有待完善，有的單位在文件收集和索引編制等方面尚未將信息化貫徹工作始終。新技術應用不夠廣泛，大數據、人工智能融入檔案工作力度不足，檔案管理系統更新改造不及時，不利于服務工作的轉型升級。數據管理系統與業務系統、OA系統融合不夠緊密，共享建設、互聯互通尚未真正實現。

2.5 人員素質的問題

檔案工作的高效開展離不開高素質的人才隊伍。目前，公路檔案管理人才隊伍素質亟須提高。例如，主動學習的意識不高，現有的知識體系無法滿足檔案利用需要。計算機應用、大數據治理等前沿知識儲備不足，尚不能完全適應新形勢下檔案管理模式轉型需要。檔案管理隊伍技能水平參差不齊，機關檔案管理人員知識水平較豐富，人員配備到位，但是基層或工程建設單位大多為兼職人員，培訓力度不高，加之干部調動頻繁，導致檔案管理隊伍不穩定，人才結構上熱下冷的問題亟待解決。

3 新形勢下公路檔案高效整理與利用路徑分析

公路檔案管理部門要對照存在問題，“靶向治療、精準開方”，做好基礎性工作，提升檔案管理科學化水平。

3.1 強化檔案收集規范化

公路檔案形成過程決定了檔案收集的復雜性。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定，各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。因此，公路檔案收集工作要貫穿工程建設始終。一是要細化歸檔范圍。公路檔案一般分為項目準備、施工、運行三個階段。檔案管理部門應對照要求，了解工程建設的基本情況，明確文書、圖紙、音視頻等檔案歸檔格式和時間，制定公路檔案“三合一”制度，明晰文件材料的分類方案、歸檔范圍和檔案保管期限表。二是建立常態化溝通機制。檔案管理部門要提前介入，加強檔案業務聯系，經常性地開展檔案業務培訓，重視收集工作意見和建議，協調解決遇到的困難，調動工作積極性，形成檔案資源建設的強大合力。三是建立平時檔案收集機制。加強平時檔案的收集，一方面有利于了解公路檔案收集的基本情況；另一方面，有助于減輕工程結束后檔案收集的壓力。在常態化資源建設中，對于確實因工程建設方面的問題無法按時移交檔案的，要先提交歸檔目錄，并注明檔案移交時間；對檔案移交質量不過關的，要及時給予指導，督促整改。四是抓好工程收尾階段收集的管理。公路工程指揮部大多在工程結束后撤銷、人員解散。因此，該環節是檔案收集的關鍵。檔案管理部門要認真核對歸檔清單，對照收集范圍和工程建設情況，逐個檢查歸檔情況，沒有到位的要及時補充完善。要加強跟進督導，對工程完成后產生的各類檔案進行補充收集，比如總結、表彰、維修保護等，確保各門類、各載體檔案的齊全完整。

3.2 深化檔案整理標準化

要本著對歷史負責、對公路事業負責的態度，高質量地做好檔案整理工作。一是在標準化與規范化上下功夫。要明確各類檔案分類規則。如文書檔案要根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求，對分類標準、文件排列順序和“件”排列方式、編碼要求、著錄項目、裝盒順序做出細致規定；工程管理檔案要規定好工程建設、管理、維護、后期改擴建、審計等具有保存、查考價值的各種形式和載體整理標準，明確排列順序和編目規范；音視頻檔案要對移交格式、存儲介質、題名方式等做出統一規定；電子檔案歸檔按照相關要求執行。檔案整理規則的設置要充分考慮公路事業發展的整體性，兼顧檔案利用的可操作性，實現檔案規范化整理與便捷化利用的有機統一。二是驗收程序的合規性。檔案移交驗收是公路工程檔案的重要步驟，是檢驗檔案規范化建設的關鍵環節。在工程檔案驗收階段前，檔案管理機構要把好驗收關口，按照《公路工程項目竣工文件材料立卷歸檔編制辦法》逐項檢查預驗收，包括真實性、齊全性、準確性、規范性和系統性，歸檔內容是否全面準確地反映工程項目的全過程；是否按照規范要求整理立卷；是否存在遺漏、缺失的部分或內容。在驗收中，著重加強檔案齊全性審核，如工程形成原生電子文件的，只需收集、整理原生電子文件。未形成原生電子文件的，需收集、整理紙質文件以及相應的數字化掃描電子文件。聲像文件采用數碼照片格式，分辨率不得小于500萬有效像素，數量一般不少于10張，其中開工前原貌、竣工新貌為必須拍攝的。著重加強規范性審核，檢查檔案整理是否符合標準，對發現的問題，應當一次性告知建設單位，并加強后續跟蹤指導服務，促進歸檔工作提質增效。三是做好檔案數據整合。統籌做好公路工程各階段檔案數據要素集成，檔案管理機構要制定統一的數據結構，對異構異質數據轉換存儲形式。在電子檔案管理基礎上，運用大數據、人工智能等新技術，分析、提煉重要檔案信息，重點收集篩選、分析比對出含金量高的數據進行可視化展現，構建專題檔案數據庫，實現公路檔案“一鍵式”數據查詢利用。

3.3 助推管理體制高效化

《檔案法》規定，要健全檔案管理相關制度，建立檔案工作責任制。要發揮檔案管理在公路工作中的基礎和服務作用，必須加強對檔案工作的組織領導。一是健全組織結構。公路管理部門要把檔案工作列入重要議事日程，經常通過黨組會議和行政辦公會議聽取檔案管理工作情況匯報，研究和解決檔案工作中存在的困難和問題。成立由主要負責同志為組長的檔案管理領導小組，為檔案管理工作的順利開展提供強有力的組織保證，形成“一把手親自抓，分管領導靠上抓，各科室、單位配合抓，全體人員協同抓”的大檔案管理格局。二是建立全周期培訓機制。檔案管理人員素質很大程度上決定了檔案收集與利用的質量，要建立公路工程檔案全周期教育培訓機制，在工程建設前期，系統培訓工程檔案編制、收集、移交等方面的知識，提升檔案人員業務素質和操作能力。樹立問題導向，針對實踐過程中的普遍性問題，可召開座談會、專項培訓會等形式，解決存在的問題，提高檔案人員綜合業務水平。

3.4 推動檔案利用便捷化

一是打造新的“服務生態”。過去公路檔案分散于不同管理系統。文書檔案保管在綜合檔案室，業務檔案分散于工程建設單位或單獨的數據管理系統，檔案綜合服務能力有限，大量信息、服務和應用由其他部門供給。為適應新形勢檔案利用服務要求，要打造集約化管理平臺，實現檔案資源的統一互動交流和智能搜索應用。要從實際運用場景出發，精準開發、制作與推送多種類應用服務，通過檔案信息資源庫給查詢者共享使用，解決接口眾多、數據不標準、服務不通暢等難點問題。比如將人工智能技術融入公路檔案管理系統，以用戶為中心，加快信息、內容、知識沉淀和應用創新，不斷學習用戶行為、分析用戶需求，為需求者精準畫像，實現服務內容的個性化。二是強化資源開發力度。精準化服務好公路事業發展，不斷加大工作力度，充分開發信息資源，通過各種形式、各種渠道主動搞好提供利用工作。在公路志編纂、公路施工資質申辦維護、工程招投標等工作中，提前謀劃、主動介入，通過提供大量資料、數據，推動各項工作的開展，提升公路檔案治理體系和治理能力現代化。要加強檔案編研開發，圍繞公路事業發展大局，深入研究和闡釋公路建設過程中的成熟經驗、技術標準、管理模式，形成獨具特色的資政專報，為公路工程決策和建設提供依據。有的公路部門依托檔案資源，編纂形成《工程施工技術應用匯編》，將新技術的應用場景、技術特征等詳細介紹，為工程建設提供有益的經驗參考。

結語

新階段，公路部門要充分認識檔案管理工作的重要性，建立健全檔案工作體制機制，把檔案工作納入單位發展整體規劃，擺上領導議事日程，加大經費投入，加強對檔案基礎設施設備建設，完善檔案收集整理門類，確保檔案門類齊全、收集完整、整理規范。持續推進檔案數字化工作，促進檔案信息資源科學、規范、有序管理。加強檔案干部隊伍建設，讓檔案員實現從“檔案整理”到“檔案管理”角色的轉變，更好地適應新形勢下檔案工作的需要，推動公路檔案治理體系現代化。

參考文獻

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作者簡介：曹穎瑩（1980—）大學學歷，山東省棗莊市薛城區公路事業發展中心館員，主要從事檔案管理研究。