醫院檔案管理數字化系統的全面升級與應用研究

摘 要：目前，多數大中型醫院均已完成了檔案管理信息化建設，但在檔案信息使用頻次呈現指數級增長的過程中，檔案管理效率卻逐漸下降，檔案信息量的增加非但沒能提質增效，反而造成了檔案信息冗余等一系列問題。因此，全面升級檔案管理數字化系統迫在眉睫。文章結合醫院檔案管理工作經驗，深入分析了數字化系統的功能需求，從查詢功能、檔案調取、瀏覽界面、元數據庫、業務建模等層面提出了“多路徑”自動檢索、“多層級”管理權限、“多終端”同步查閱、“多云端”目錄接口、“多集群”檔案服務等方面的升級方向。同時，總結了存檔業務同期編錄“1+n”擴展名提高檢索效率，管理權限下沉各級科室“斷舍離”降低重復錄入率，從全PC端轉入“移動端+云端”提高檔案流通率，優化歸檔流程“信息同步+個性化定制”，降低無效信息頻率等方面的應用模式建議。

關鍵詞：醫院檔案；數字化；檔案管理；系統升級

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫院的檔案管理中數字化系統是全面提高檔案管理效率、節約管理成本的重要技術方向，同時可以避免傳統檔案管理無法實現遠程查詢和調閱的缺陷，對提高醫院綜合管理水平具有深遠影響。然而，伴隨醫院檔案數據量逐漸增加，很多早期引進的管理系統已經超載嚴重，即便是更換老舊的硬件設備設施，也難以提高醫院檔案管理的實際效率。從醫院檔案數字化系統的功能需求來看，至少需要檔案數據量的重復疊加、檔案可信度的安全可靠、檔案時效性的精準對接、檔案數據庫的全面覆蓋。因此，深入探究醫院檔案管理數字化系統的全面升級與應用勢在必行。

一、醫院檔案管理數字化系統的功能需求

1.檔案數據量的重復疊加

醫院檔案存儲與管理、智能化處理、信息共享等多方面，均需要建立在滿足數據量需求的基礎上，尤其在檔案數據量逐步增加之后，系統運行的效率明顯下降，重復疊加數據信息可能導致系統運行負擔加劇。所以，醫院檔案管理系統功能需求首先指向數據量的高速增長，同時更加期待具有重復數據疊加的連帶功能。

2.檔案可信度的安全可靠

加強數據安全與隱私保護是醫院檔案管理系統的重要需求，安全可靠主要是指檔案信息的真實性、可用性和可信度。如果檔案管理權限不加以控制，檔案被隨意調取，病歷信息可能隨時被泄露。同時，還有檔案信息錯報、誤報、瞞報等連帶問題，均有可能造成醫院檔案信息真偽難辨。因此，檔案可信度的安全可靠，也是醫院檔案管理數字化系統的重要功能需求。

3.檔案時效性的精準對接

很多醫院在檔案管理工作中，長期依賴于檔案系統的自動化功能，但是伴隨使用年限的增長，逐漸發現很多系統的檔案調取速度越來越慢，部分檔案信息的使用頻次越來越低，檔案流通率和調閱率都產生了滯緩現象。雖然部分醫院淘汰了落后老舊的設備設施，但是軟件系統未能第一時間升級，檔案時效性仍然很低，仍然不能精準對接各科室的檔案需求。所以，從醫院檔案的使用需求和系統功能的服務需求來看，檔案時效性的精準對接是尤為重要且必要的優化方向。

4.檔案數據庫的全面覆蓋

隨著醫院業務的發展，可能會產生新的檔案類型或管理需求。數字化系統應具備良好的擴展性和兼容性，能夠靈活地適應變化，滿足未來發展的需要。也將對檔案數據庫的覆蓋面提出更高要求，包括但不限于病歷檔案、人事檔案、設備設施檔案、科研檔案等。檔案管理系統需要具備靈活的檔案分類和組織功能，能夠根據醫院實際需求展開定制化設置，確保各類檔案得到有效管理和利用。

二、醫院檔案管理數字化系統全面升級的基本方向

1.查詢功能升級為“多路徑”自動檢索

傳統的檔案管理系統通常只提供簡單的關鍵詞檢索功能，如果查閱檔案信息時，出現了關鍵詞記憶模糊或同類型檔案曾用名重復的問題，檔案檢索效率將大幅降低。因此，升級檔案查詢功能是優化醫院檔案管理系統的第一步，需要根據醫院檔案的存儲量和使用需求，適當擴展模糊定義的關鍵詞檢索查詢功能。將查詢功能升級為“多路徑”自動檢索，支持多種查詢檢索方式，如關鍵詞檢索、同類詞檢索、同年限檢索、詞義模糊檢索、檔案分類檢索等。同時，在系統功能模塊中，建立管理員檢索歷史行文數據痕跡，利用歷史檢索行為數據提高查詢效率。由系統查詢功能模塊推薦相似檔案、曾調取過的檔案、檔案名稱變更前后的關鍵詞信息，從而增強自動檢索和推薦檢索路徑的附加功能，提供檔案查詢的總體效率和覆蓋面。

2.檔案調取升級為“多層級”管理權限

在傳統的檔案管理系統中，檔案的調取權限通常比較簡單，難以滿足醫院內部不同部門、不同職位的權限管理需求。因此，醫院檔案管理數字化系統全面升級的另一個方向是將檔案調取升級為“多層級”管理權限。“多層級”管理權限是指系統可以根據用戶的等級、角色、職位等因素，設置不同的權限層級，每個層級都有不同的檔案調取和操作權限。

例如，第一層級設置為醫院領導層，擁有最高權限，可以查看和操作所有檔案；第二層級設置為部門負責人，可以查看和操作本部門的檔案；第三層級設置為普通員工，只能查看和操作自己負責的檔案。以門診部為例，門診部的護士可以設置為第三層級用戶，他們只能查看和操作自己負責的門診病歷檔案；而門診部的醫生則可以設置為第二層級用戶，他們除了可以查看門診病歷檔案外，還可以修改或附加病歷過程性文件的檔案信息；門診部的主任則可以設置為第一層級用戶，擁有最高的權限，可以查看和操作所有門診部的檔案。通過這樣的設置，醫院可以更好地滿足不同部門、不同職位的權限管理需求，并保障檔案的安全性和隱私性。

3.瀏覽界面升級為“多終端”同步查閱

伴隨移動設備的普及，越來越多的醫務人員期待能夠隨時隨地訪問檔案信息。在醫院檔案管理數字化系統的全面升級中，將瀏覽界面升級為“多終端”同步查閱，可以提供更為便捷和高效的檔案信息服務。

移動端應用的界面設計應簡潔明了，方便用戶快速找到所需功能，錄入界面應提供直觀的字段輸入方式，如選擇框、文本框等。調取界面應能夠快速展示檔案列表，并提供篩選和排序功能。同時，移動端應用也需要實現多層級管理權限，確保不同用戶只能訪問其權限范圍內的檔案信息。這需要在服務器端實行權限驗證，并在移動端應用中實施相應的訪問控制邏輯。此外，為了實現多終端同步查閱，需要建立穩定的數據同步機制，主要是定期從服務器同步數據到移動設備，并確保數據在多個設備之間保持一致。

4.元數據庫升級為“多云端”目錄接口

以往，多數醫院的檔案管理系統局限于本地服務器存檔，數據存儲的總量有限。隨著檔案數量的增長，本地存儲空間顯然不足，且維護成本不斷增加。后期，很多大型醫院開始使用云端數據庫，解決了檔案數據量壓力。但是，在云端數據庫上，檔案信息同時也存在丟失的風險，因而元數據庫升級為“多云端”目錄接口，是進一步升級醫院檔案管理系統的必由之路。

醫院可以選擇與多個云存儲服務提供商合作，如阿里云、騰訊云、百度云等。這些云存儲服務提供商提供了高性能、可擴展的存儲服務，并具有良好的數據安全保障措施。通過“多云端”目錄接口的升級，醫院可以將檔案數據遷移到云端存儲，實現數據的分布式存儲和備份，不僅可以解決本地存儲空間不足的問題，還可以提高數據的可靠性和安全性。其中，部分保密級別較高的檔案數據，可以斷網存儲于本地數據庫。其他保密級別較低的檔案信息，均可上傳到私有云盤。通過云存儲服務商的多方聯合，升級檔案數據庫的自動化維護和備份服務，降低醫院的獨立維護檔案的直接成本和難度。此外，“多云端”目錄接口還可以實現不同云存儲服務之間的數據共享和協同工作。醫院可以根據實際需求選擇合適的云存儲服務，實現檔案信息的集中管理和高效利用，為醫院的檔案管理提供更加穩定、高效的服務。

5.業務建模升級為“多集群”檔案服務

升級“多集群”檔案服務，醫院可以更好地滿足不同部門和不同業務的需求，提高檔案管理系統的適用性和靈活性。每個集群可以根據實際需求展開定制化設置，滿足特定業務的特殊要求。同時，還可以幫助醫院更好地整合各個業務部門的檔案信息，實現信息的共享和協同工作。

首先，門診部集群。針對門診部的日常掛號、診斷、處方等業務流程，定制相應的檔案模板和管理流程。例如，門診病歷模板可以包括患者基本信息、病情描述、診斷結果、處方等內容；其次，住院部集群。針對住院部的患者入院、治療、出院等業務流程，定制相應的檔案模板和管理流程。例如，住院病歷模板可以包括患者基本信息、病史、治療方案、手術記錄、護理記錄等內容；最后，行政部集群。針對行政部門的檔案管理需求，如人事檔案、會議紀要、合同管理等，定制相應的檔案模板和管理流程。例如，人事檔案模板可以包括員工基本信息、工作經歷、培訓記錄等內容。通過“多集群”檔案服務的升級，更好地適應醫療業務的變化和擴展，提高檔案管理系統的靈活性和可擴展性，為醫院業務發展提供技術支持。

三、全面升級醫院檔案管理數字化系統后的應用模式

1.存檔業務同期編錄“1+n”擴展名，提高檢索效率

升級查詢功能之后，為了提高檔案檢索的效率和準確性，數字化系統可以采用“1+n”擴展名的方式編錄。其中，“1”代表檔案的基本信息，如題名、關鍵詞等；“n”則代表檔案的附加信息，如檔案編號、歸檔日期、保管期限等。通過這種方式，可以確保每個檔案都有一個唯一的標識符，方便醫務人員快速檢索和定位精準信息。同時，系統還支持多種檢索方式和篩選條件，滿足醫院各部門用戶不同角度的查詢需求。

2.管理權限下沉各級科室，“斷舍離”降低重復錄入率

隨著新醫改向縱深發展，醫院檔案數據量不斷增加，傳統的集中式檔案管理效率難以再次提速，而且還容易出現重復錄入檔案信息，造成檔案信息冗余的嚴重問題。升級檔案調取功能和瀏覽界面之后，為了降低檔案的重復錄入率，數字化系統可以將管理權限下沉到各級科室，實現各科室對檔案的自主管理和維護，從而在“斷舍離”之后形成檔案信息的高效管理。“斷”指的是斷開各科室之間的信息孤島，避免信息的重復錄入和冗余；“舍”指的是舍棄多余的權限和角色，確保每個科室只能訪問和修改其負責的檔案信息；“離”指的是離開傳統的集中式管理方式，實現各科室對檔案的自主管理和維護。通過賦予不同科室相應的權限和角色，確保每個科室只能訪問和修改其負責的檔案信息。這種方式可以避免信息的重復錄入和冗余，提高檔案的準確性和一致性。此外，在應用系統的過程中，醫院各級部門還應加強對錄入檔案信息的自檢自查，降低部門內部重復錄入檔案信息的比例，并確保錄入檔案信息的安全性和有效性。

3.從全PC端轉入“移動端+云端”，提高檔案流通率

移動端的引入使得檔案的訪問不再局限于傳統的PC辦公環境，醫生、護士以及行政人員等可以在任何時間、任何地點訪問檔案，大幅提高了檔案使用的便捷性。云端存儲使得檔案數據能夠實時同步，確保各個終端獲取的都是最新數據。這對于需要快速獲取病人信息、檢查結果等醫療場景尤為重要。為了適應這種新型檔案管理模式，還需選擇性能穩定、操作簡便的移動設備，確保在各種環境下能順利訪問檔案。此外，醫院還需要提供穩定、高速的網絡服務，確保數據傳輸的實時性和準確性。雖然新型移動端檔案管理系統的界面簡單易于操作，但在早期推廣普及階段還需加強各部門的培訓，確保各個部門的醫務人員能熟練使用，從而實現從全PC端到“移動端+云端”的順利過渡，提高檔案流通率，為醫療工作提供更好的技術支持。

4.優化歸檔流程，“信息同步+個性化定制”降低無效信息頻率

為了降低無效信息重復出現的頻率，數字化系統應優化歸檔流程，實現信息的同步和規范化管理。通過制定統一的歸檔標準和規范，確保各類檔案信息的準確性和完整性。同時，系統還應支持個性化定制功能，滿足不同部門和科室對檔案管理的特殊需求。通過定制化的歸檔流程和模板，可以降低手動錄入的錯誤率，提升檔案的質量和可靠性。此外，系統還應提供實時的歸檔提醒和預警功能，確保檔案及時歸檔和管理。

四、結論

醫院檔案管理數字化系統全面升級，主要是針對查詢功能、檔案調取、瀏覽界面、元數據庫、業務建模等方面的功能模塊展開升級優化。從而通過“多路徑”自動檢索、“多層級”管理權限、“多終端”同步查閱、“多云端”目錄接口、“多集群”檔案服務，進一步提升醫院檔案管理質量和效率。在醫院檔案管理數字化系統全面升級后，檔案管理的應用模式也會發生一定變化，建議存檔業務同期編錄“1+n”擴展名，提高檢索效率，管理權限下沉各級科室，“斷舍離”降低重復錄入率，從全PC端轉入“移動端+云端”，提高檔案流通率，優化歸檔流程“信息同步+個性化定制”，降低無效信息頻率，從而推動醫院檔案管理的高質量開展，為醫療行業提供更好的檔案管理技術支持和服務。

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作者單位：廣饒縣廣饒街道社區衛生服務中心作者簡介：王立紅（1978—），女，漢族，山東東營人，本科，館員，研究方向：檔案管理。