事業單位檔案管理創新與改革的新思路

摘 要：事業單位檔案管理是組織架構和信息科技相結合的重要一環，它不僅僅是一種記錄和保存文件的手段，還是對機構歷史的延續和發展的見證。在數字化時代，檔案管理需要不斷創新，運用先進技術確保信息的安全性和便捷性，不僅關乎機構內部的運行效率，還關系到對外服務的形象。基于此，文章將重點探討事業單位檔案管理創新與改革的新思路，從檔案管理角度出發，加強對大數據、人工智能等先進技術的運用。通過建立智能檔案系統，實現信息的快速檢索和精準歸檔，提高管理效率。

關鍵詞：事業單位檔案管理；創新與改革；思路

中圖分類號：D630.1;G271 文獻標識碼：A

在事業單位的檔案管理過程中，信息的精準記錄是至關重要的一環。在數字化時代，應充分利用先進技術，建立高效的電子檔案系統，確保數據的安全性和可追溯性。同時，加強對檔案人員的培訓，強化其檔案信息管理和保密意識，以確保檔案工作能夠規范有序開展，不僅有助于事業單位內部的運轉，還為其未來的發展奠定堅實基礎。同時，電子檔案系統的不斷完善也需要檔案管理人員不斷提升技能，以更好地應對信息管理工作的變化。只有在保障安全的前提下，才能更好地發揮檔案管理在組織中的作用，為事業單位未來的可持續發展提供堅實支持。

一、事業單位檔案管理創新與改革的意義

事業單位檔案管理的創新與改革對于提高公共服務效能、保障公民權益、促進社會發展具有重要意義。在信息時代，事業單位檔案管理面臨著許多挑戰和機遇，必須開展創新與改革以適應新的發展需求。

首先，事業單位檔案管理的創新與改革可以提高公共服務效能。事業單位是為了公眾利益而存在的組織，其檔案管理直接關系到公共服務的質量和效率。通過引入先進的信息技術和管理方法，可以實現檔案信息的快速檢索、共享和利用，提高辦事效率，減少重復勞動，提高公共服務的響應速度和質量。其次，檔案是記錄歷史、證明權益的重要依據，對于公民來說具有不可替代的價值。傳統的檔案管理往往存在信息不對稱、審批煩瑣等問題，容易導致公民權益受損或被侵害。建立健全電子檔案管理系統，能夠有效提高檔案信息的透明度和可信度，保障公民的知情權、參與權和監督權，維護公民合法權益。最后，事業單位檔案管理的創新與改革有助于促進社會發展。檔案是社會記憶和文化遺產的重要組成部分，對于社會的穩定和發展具有積極意義。在數字化和網絡化檔案管理中，有助于實現歷史文化資源的廣泛傳播和共享，促進文化產業的發展，培育文化創意人才，推動社會經濟的創新和增長。總之，事業單位檔案管理的創新與改革具有重要的意義，不僅能夠提高公共服務效能，保障公民權益，促進社會發展，還能夠提高工作效率和管理水平。因此，事業單位應充分重視檔案管理的創新與改革，加強制度建設和技術支持，推動事業單位檔案管理工作向著更加科學、規范、合理、高效的方向開展。

二、當前事業單位檔案管理中存在問題

1.檔案管理人員素質不高

部分檔案管理人員缺乏自我驅動力，對新技術、新方法和新政策等不重視，不善于利用互聯網和其他渠道學習，對檔案管理領域的新發展、新變化缺乏了解，導致檔案管理工作滯后。同時，在具體的檔案管理工作中，信息化進程日新月異，但有些檔案管理人員仍停留在傳統觀念中。因此，急需加強培訓，提升他們的信息素養和專業技能。只有不斷學習新知識，緊跟潮流，才能更好地適應檔案管理領域的變革，確保工作水平與時俱進。

2.信息化管理制度不完善

我國的事業單位信息化發展還處于初步發展階段，無論是在理論層面還是技術層面都比較欠缺。在信息化的大環境下，事業單位電子檔案管理在實際工作過程中沒有集中的管理方案和計劃，不能有效促進事業單位內部的電子檔案信息化建設進度。沒有完善的制度和統一的方案，嚴重影響了電子檔案管理的正確實施。同時，在事業單位開展電子檔案管理，有些工作方法局限于數據的處理和分析，沒有將電子檔案管理納入事業單位的日常管理和決策，給實際工作帶來了許多問題。

3.未建立完善的檔案管理制度

當前，一些事業單位并未建立完善的檔案管理制度，對檔案管理相關法律法規了解不夠透徹，導致檔案管理工作缺乏有效的法律保障和指導。雖然建立了檔案管理制度，但制度內容不夠詳細與完善，涉及范圍不全面，執行力度不夠，致使檔案管理工作的規范化和制度化程度不高。同時，在檔案管理流程方面存在不規范、重復、混亂等問題，檔案管理工作質量一直未得到有效提升。

三、事業單位檔案管理創新與改革的新思路

1.建立事業單位電子檔案管理制度

隨著信息技術的發展和應用，電子檔案管理成為事業單位檔案管理的新趨勢。事業單位電子檔案管理制度的建立，不僅有利于提高檔案管理工作效率，減輕檔案管理人員的工作負擔，還能夠保障檔案的安全性和完整性，促進事業單位檔案管理工作的規范化、信息化和智能化開展。隨著電子檔案管理制度的不斷完善，事業單位檔案管理步入了全新的境界。智能化技術的引入使得檔案檢索更加便捷，信息化手段讓檔案傳遞更為高效。傳統的紙質檔案需要手動檢索，尋找資料費時費力，而電子檔案可以通過計算機網絡實現快速檢索和查閱，大幅節省了時間和人力成本。通過計算機網絡實施信息共享，不受時間、地域限制，方便各個部門之間的信息交流和共享，提高了工作效率。將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，并展開數字化處理，包括掃描、編碼、歸類等，確保檔案信息的完整性和準確性。根據事業單位的實際情況，建立適合本單位的電子檔案管理系統，數字化處理傳統紙質檔案。通過掃描、編碼和歸類等手段，確保檔案信息的完整性和準確性。在此基礎上，制定并實施檔案管理規范，具體而言，要從以下幾方面入手：第一，檔案管理規范的建立需要綜合考慮信息安全、權限管理和技術支持等因素。在電子檔案管理系統中，應設立合理的權限分級，確保各級人員只能訪問其需要的信息，防范信息被泄露的風險。第二，加強系統的安全性，采用先進的加密技術和防火墻，確保檔案數據不被非法獲取和篡改。為了提高管理效率，可以引入人工智能技術，通過自動分類和標簽系統，實現檔案信息的智能化管理，減輕工作負擔。第三，定期系統維護和更新，跟蹤技術的發展，不斷優化檔案管理流程，保障信息的長期保存和可追溯性。只有在全面考慮的框架下，電子檔案管理系統才能真正發揮其優勢，為事業單位提供更為高效、安全的信息管理服務。

2.創新檔案管理服務模式

首先，構建網站管理服務功能是創新檔案管理服務模式的重要一環。事業單位可以建立自己的檔案管理網站，為用戶提供在線查詢、預約借閱、檔案上傳下載等服務。通過網站管理服務功能，用戶能方便地查找所需要的檔案信息，并實施線上操作，大幅提升了檔案管理的便捷性和透明度。同時，利用網站還可以開展檔案培訓、宣傳推廣等活動，提升檔案管理的知名度和影響力。對于檔案管理系統的創新發展，還應引入智能搜索技術，提高用戶檢索檔案信息的效率。通過深度學習和自然語言處理算法，系統能夠更準確地理解用戶的查詢意圖，快速匹配相關檔案，節省大量的時間和人力成本。此外，結合云計算技術，實現檔案的遠程存儲和共享，使得跨地區、跨部門的信息交流更加便利。在未來的發展中，不僅要關注技術的更新，還應注重用戶體驗的持續優化，確保檔案管理系統在服務中不斷創新，為用戶提供更為便捷、智能的信息管理體驗。

其次，構建電子文檔體系是創新檔案管理服務模式的關鍵一步。事業單位應該積極引進和應用電子文檔管理系統，將紙質檔案數字化，實現檔案信息的電子化存儲和管理。通過電子文檔體系，提高檔案管理的效率和安全性，減少檔案遺失和損毀的風險。此外，電子文檔體系還能實現跨部門、跨地域的協同辦公，提高工作效率和信息共享程度。在應用電子文檔系統過程中，要不斷加強信息安全技術的研發與應用，確保檔案數據的隱私和完整性。同時，還應建立健全權限管理機制，保障不同級別人員在檔案系統中的合理權限，防范信息被泄露的風險。構建檔案管理系統還應注重數據的長期保存和備份，采用可持續的存儲方案，防止因各種意外情況導致重要檔案的永久性丟失。

最后，傳統的檔案管理主要依賴人工整理和編目，效率較低且容易出錯。因此，事業單位應該引入智能化的檔案資料編輯系統，通過OCR技術和自動分類算法等手段，實現對檔案資料的快速、準確處理和編目。為跨部門、跨地域的協同辦公提供了更為堅實的基礎，推動檔案管理向著更加安全、高效的方向開展。

3.完善檔案管理人員隊伍建設

完善檔案管理人員隊伍建設是事業單位檔案管理創新與改革的一個重要方面。如何吸引和留住優秀的檔案管理人才、提高檔案管理人員的素質和能力是當前事業單位檔案管理工作面臨的重要問題。為此，事業單位要制訂針對檔案管理人員的培訓計劃，提高其信息技術應用能力和團隊協作意識。建立檔案管理專業人才庫，定期完善人才梯隊評估和晉升機制，激發其工作激情。同時，加強與相關高校的合作，開展實踐基地建設，為學生提供更多實際操作機會，培養更多優秀的檔案管理專業人才。在社會招聘中注重選拔具有信息管理、法律等相關專業知識的人才，確保檔案管理隊伍的專業性和穩定性。還應完善福利待遇，提高檔案管理人員的幸福感和歸屬感是關鍵之舉，并建立健全薪酬體系，激發工作積極性，注重員工的職業發展規劃，為其提供廣闊的晉升空間。加強檔案管理人員之間的交流與合作，打破部門壁壘，形成良好的團隊氛圍。鼓勵員工間分享經驗，舉辦檔案管理經驗交流會，促進業務水平的提高。為了更好地應對新時代的檔案管理需求，還應引入先進的科技手段，提高數字化管理水平，確保信息安全可控。通過全方位的人才培養和制度優化，事業單位檔案管理人員隊伍將更加穩固有力，為檔案事業的發展注入新的活力。

傳統的檔案管理主要依賴人工管理，效率較低且容易出錯。因此，事業單位應該引入先進的技術手段，如人工智能和大數據分析，以提高檔案處理的效率和準確性。通過數字化技術，實現檔案信息的快速檢索和管理，大幅提高工作效率，檔案管理將迎來全新的發展機遇。引入人工智能和大數據分析，不僅能夠加速檔案處理速度，提高準確性，還能為信息檢索提供更便捷的途徑。同時，建設智能化檔案管理平臺，實現檔案信息的集中管理和共享，進一步提高了檔案管理工作效率。

事業單位還應針對檔案管理工作特點，開展相關的培訓和考核，提高檔案管理人員的專業知識和技能水平，具體而言，要從以下幾點入手：第一，在檔案管理人員的培訓中，應注重引導他們熟練掌握數字化技術的運用，提高信息處理的智能化水平。此外，要注重團隊協作與溝通能力的培養，促使檔案管理工作更加協同高效。通過定期的培訓和考核機制，推動檔案管理隊伍的專業素質不斷提升，適應新時代數字化檔案管理的需求。第二，加強信息安全意識的培訓，使檔案管理人員重視數據保護工作。通過設立專門的安全培訓課程，使其了解和掌握最新的信息安全法規和技術手段，提高檔案數字化處理中的風險防范能力。第三，通過組織創新案例分享、開展跨部門交流等方式，激發檔案管理人員的創新潛力，提升他們在數字檔案管理中的前瞻性和創造性。

4.構建完善的信息化管理系統，提高信息采集效率

傳統的紙質檔案管理方式存在檔案分類困難、整理工作煩瑣等問題，使得檔案的整理和存儲變得低效且易出錯。而信息化管理系統可以通過建立標準化的檔案編目和分類體系，將檔案信息展開結構化整理和存儲。同時，系統還能夠實現電子歸檔，確保檔案信息的安全性和完整性，不僅能夠提高檔案整理和存儲的速度，還可以減少檔案管理中的錯誤和遺漏。檔案信息化管理系統根據用戶需求，通過關鍵詞檢索、全文檢索和屬性檢索等多種方式，快速定位到所需檔案信息。一方面，能夠推動事業單位內部各業務部門之間協作共享，即構建各部門發展需求的特色資源數據庫，各部門可以將相應的數據定期提交至檔案管理部門，從而簡化信息采集流程，提高檔案采集效率的同時，確保信息準確性與全面性。尤其在采集過程中出現檔案信息模糊不清、數據異常等情況時，可以隨時與相關部門溝通交流；另一方面，檔案信息化管理系統的智能化特點進一步提高了檔案管理的效率。系統不僅能夠自動識別檔案中的關鍵信息，還能通過人工智能算法分析數據，提供更精準的檔案檢索結果。

四、結束語

總體而言，為了更好地開展事業單位電子檔案管理工作，需要單位各個部門對其加強重視。檔案管理部門要發揮自己的職能，建立健全相關管理制度，電子檔案管理人員也要各司其職，將責任落到實處、落到細處，強化自身責任意識與安全意識，定期殺毒維護網站，不遺漏任何一個小細節，做好自己的本職工作，切實推動事業單位電子檔案管理工作開展，讓其為單位員工提供更多服務與便利。

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作者單位：呂梁市勞動保障監察綜合行政執法隊作者簡介：李榮（1972—）女，漢族，山西臨縣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。