企業檔案大力開發與利用的戰略管理實施

在市場經濟中，大力開發檔案信息資源，為企業發展服務，是現代企業制度中實現科學管理的一項重要內容，也是企業檔案工作的中心任務和基本目的。企業要在激烈的市場競爭中求生存、求發展、求壯大，不斷創造經濟效益和物質財富，要求科學管理、正確決策和建立科學的組織管理機制，這些都離不開對企業檔案的依賴。如何做好企業檔案工作，大力開發利用檔案信息資源，為企業各項工作和發展提供有效服務，是企業每位檔案工作者都應該思考的問題。近年來，我公司利用檔案創直接經濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。

一、戰略管理理論對企業檔案開發利用的影響

1.企業檔案開發利用現狀。隨著企業對檔案開發利用重視程度的深入，我國企業在檔案開發利用的研究中取得了一定成效，數字化的檔案管理模式為企業的發展構建了良好的平臺。如何在現有成果的基礎上挖掘檔案文本中潛在的有效信息還需要依靠企業戰略管理理念來規避風險、激活企業檔案。

2.戰略管理理論融入企業檔案開發利用的可行性。企業經濟環境的不確定性以及企業間競爭的加劇要求企業管理者提高檔案管理意識，在檔案開發與利用時更加謹慎，以免一著不慎滿盤皆輸。將企業戰略管理思想引入檔案開發利用工作中成為企業檔案工作人員研究的重點。合理配置檔案資源，運用戰略思維對企業檔案的開發利用進行規劃指導，能夠有效規避企業生存發展的風險。在企業檔案管理中融入戰略管理理論對于檔案的開發利用工作有一定的預見性和目的性，可以在保證質量與效率的同時避免盲目開發利用造成的浪費，提高企業檔案開發利用的績效。

二、企業檔案開發利用的戰略制定與實施

1.企業檔案開發利用的戰略環境分析。企業檔案開發利用的戰略環境與企業的發展目標緊密聯系，企業的市場競爭需求要求企業不斷更新內在檔案信息、時刻關注競爭對手的情況、動態安排日常管理工作，及時調整企業內部管理方式。企業檔案開發利用的戰略環境受到政治法律因素、經濟因素、社會人文因素、資源與能力和技術因素的影響。

2.企業檔案開發利用的SWOT戰略分析。根據企業戰略SWOT分析方法對企業檔案開發利用進行優勢、劣勢、機會和威脅分析，有利于企業充分掌握和利用有利條件和機遇，控制或規避風險和威脅，從而降低企業戰略制定的風險，在一定程度上促進了企業的經營管理。

Strength（優勢）分析：檔案的真實可靠性是檔案開發利用工作順利進行的保證，信息化的時代背景推動了企業檔案開發利用的工作進程，信息環境的有機聯系為檔案開發利用工作提供了有利條件，專業性軟件的研究應用使得檔案的開發利用工作日趨規范化。我公司積極開發利用檔案信息資源，取得了顯著的成績，利用檔案創直接經濟效益2億多元。①發揮檔案的依據憑證作用，取得經濟和社會效益。例如徐州公司生產技術部電氣專業人員王某利用公司檔案。2020年12月18日，徐州公司生產技術部王某由于徐州公司電氣設備并網需要，來到檔案室要求借閱徐州公司百萬機組項目核準文件、百萬機組并網調度協議、徐州公司營業執照、徐州公司電力業務許可證等檔案，這包括徐州公司科技檔案和文書檔案，我熟悉檔案室館藏，精通檔案業務，迅速調出檔案案卷0400-8000-001（國華徐電2×1000MW建設工程項目核準文件及申請報告）及2011-290-3-049（徐州發電廠并網調度協議）等檔案，王某辦理相關檔案借閱手續后借出復印掃描，檔案為憑，檔案為保證徐州公司電氣設備并網發電運行提供有力保障。再如徐州公司財務部主任馬某利用公司百萬機組基建檔案。2017年8月10日，徐州公司財務部主任馬某由于徐州公司貸款等業務來到檔案室找到我，要求借閱徐州公司2×1000MW建設工程啟動并網鑒定書、竣工驗收鑒定書及竣工驗收報告等基建檔案。徐州公司是國有大型企業，2×1000MW建設工程于2011年投產發電，徐州公司科技檔案種類繁多，包括2×1000MW建設工程基建檔案、小型基建檔案、征地檔案、重大技術改造檔案、科研檔案等，是徐州公司建廠40余年來歸檔保存的珍貴歷史記錄，具有重要的憑證價值和情報價值。徐州公司科技檔案管理人員要求素質較高，具有吃苦耐勞、任勞任怨和刻苦鉆研業務的精神。我科技檔案業務嫻熟，熟悉館藏，迅速調出0400-8080-008（國華徐電2×1000MW建設工程竣工驗收鑒定書及竣工驗收報告）等案卷15卷（件），馬某辦理檔案借閱手續后借出檔案利用并于8月18日歸還，科技檔案起到了應有的作用。又如做好徐州公司電除塵防坍塌專項排查和迎檢配合工作。按照國家能源局、江蘇省能監辦《關于上海外高橋發電有限責任公司電除塵坍塌事故的通報》和國家能源集團《關于堅決防止火電廠電除塵坍塌事故的通知》要求，國家能源集團江蘇電力有限公司也要對徐州公司進行專項檢查，為配合江蘇公司專項排查和迎檢配合工作，2022年2月28日，徐州公司生產技術部脫硫專業工程師梁某到檔案室要求查找施工單位浙江某公司的施工組織設計及方案類竣工資料檔案以及兩臺百萬機組電除塵器合同檔案、招投標檔案等，檔案人員熟悉館藏，業務熟練，迅速調出2016-641-146、0400-8032-030等科技檔案案卷，以便徐州公司迎檢配合江蘇公司專項檢查工作等。②提供檔案為企業經營決策、查處經濟案件、慣標認定、編史修志等工作發揮了積極作用。如1997年、2007年、2017年我公司編寫《徐州發電廠志》，廠編委先后調閱了綜合檔案科大量檔案資料，為廠志的順利完成立下汗馬功勞。近年來，我公司利用檔案材料創直接經濟效益2億多元，創造了良好的經濟效益和社會效益。

Weakness（劣勢）分析：檔案的分散性擴大了管理范圍、加重了企業檔案開發利用的負擔，信息的回溯性影響了企業檔案開發利用的效率，企業網絡化、信息化水平及設備設施的缺乏制約了企業的檔案開發利用。當然，檔案工作人員知識技能水準的偏低對企業檔案的開發利用起到桎梏作用。我們徐州發電公司的做法是：建廠初期，我廠一直處于邊生產邊基建狀態，建設工期長達10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業的生產經營工作造成很大困難。實踐中的教訓和隨著《檔案法》的實施，使全廠各級人員對檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認識。1987年，我們將檔案管理作為企業管理的一項基礎性工作，納入了《廠長任期目標》和企業升級達標規劃之中，建立檔案機構，充實管理人員，健全管理制度，使企業檔案管理工作步入了制度化、規范化、科學化的軌道，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開展。一是領導重視。廠領導一直重視檔案管理的現代化工作，始終把檔案管理納入企業發展整體目標，把檔案管理的現代化工作落實到創一流規劃中，親自過問并切實幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問題，多次安排檔案人員到兄弟單位收資、學習、調研。二是充實檔案管理隊伍，完善檔案管理體系。在多次體制改革中，我廠在管理機構和人員大幅度精簡的情況下，仍然堅持檔案管理只能加強、不能削弱的原則，不但強化了檔案工作的領導，而且調整充實了檔案人員，同時還健全了全廠檔案管理網絡，明確了各單位檔案工作分管領導和兼職檔案員，使檔案工作進一步加強。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設。我廠每年列有10萬元檔案資料專項費用，用于檔案資料的收集和補充。1990年以來，又先后投資60多萬元，統一了檔案裝具，配備了微機、除濕機、吸塵器、滅蟲殺菌機等專用設備。一個完整的、現代化檔案室，應配齊密集架、防磁柜、微機、復印機、錄像機、掃描儀、溫濕度計等。檔案管理的現代化不僅是設備配置的現代化，還包括管理技術、管理思想的現代化和管理標準的統一化，而這一切，都與科學技術的現代化息息相關。現代化的管理離不開現代化的設備，而工作標準化、規范化則是實現現代化管理的前提。在企業檔案設備配置上，既要考慮先進性，又要著眼適用性，一般來講，購置軟件時，要著重考慮兼容性、擴展性、容錯性及是否便于升級的問題，如我公司新近投資購置了清華紫光工程圖檔管理系統，包括繪圖儀、激光打印機、掃描儀、瀏覽器、軟件等設備。企業檔案干部要求既懂生產專業知識，又具備檔案專業知識。企業檔案干部應精通外語及計算機知識。比如生產專業知識，企業檔案干部要求既懂生產專業知識，又具備檔案專業知識。科技檔案工作很重要的一個目的，是使儲存的科技檔案充分地得到利用。這就要求科技檔案部門迅速、準確地向利用者提供所需要的科技檔案。要做到這一點，我的體會是：一要“家底”清；二要工具全；三要懂生產專業知識。熟悉檔案室所藏科技檔案，做好咨詢服務工作，編制各種得心應手的檢索工具，實現科技檔案的有效利用，這是檔案干部的一項重要工作。近年來，我公司累計利用檔案材料創直接經濟效益達2億元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益，為企業發展作出了應有的貢獻。

再如外語，掌握了英語，其收獲至少有以下方面：方便了檔案的整理。由于在檔案整理中有時有外文資料。如果檔案干部不懂外語，只能有求于翻譯先翻文件標題，再由檔案干部整理。這樣不但工作效率低，手續繁瑣，而且在日常查找利用時遇到語言障礙還得有求于別人翻譯，十分不便。如今我們自己翻譯，就能融翻譯與整理工作于一體，獨立作業既快又好，而且在提供利用中，當遇到利用者不懂外語時，我們還能為他們提供翻譯咨詢，從而更有效地達到利用的目的。在各級領導的關心和支持下，在自己的不斷努力下，熟悉并掌握科技檔案工作所需要的業務知識，能熟練運用《神華集團公司（電力板塊）檔案管理業務手冊》對相關專業文件材料進行科學分類和整理，并能熟練運用清華紫光圖檔管理系統的各種功能，進行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項工作任務。科技檔案分類科學，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領導的好評。科技英語水平和計算機水平有較大提高，利用業余時間較全面、系統地學習并掌握科技檔案基礎理論和專業知識，工作得心應手，具有很高的電力科技檔案管理水平。在《現代企業》《城建檔案》《辦公自動化》等期刊雜志上面發表檔案學術論文200余篇。曾榮獲中國檔案學會第六次檔案學優秀成果檔案學術論文類三等獎，徐州市檔案學會2007、2008、2009、2010、2011、2012年度檔案學術優秀論文三等獎。徐州市檔案學會2014、2015年度檔案學術優秀論文獎。51篇檔案學術論文評為中國檔案學會全國檔案工作者年會優秀學術論文、入選學術論文。

Opportunity（機會）分析：電子商務環境為檔案開發利用帶來契機，網絡環境加速企業各部門信息交流，檔案數據庫的廣泛普及打造了一個完善的檔案信息資源開發利用系統，以戰略眼光在現有企業檔案開發利用工作的基礎上，制定切實可行的總體規劃和具體措施，為檔案的開發利用提供更為廣闊的空間。我公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統，清華電子檔案管理系統是一個功能齊全的綜合檔案管理系統，是一套處于領先地位的優秀的檔案管理軟件，它采用客戶機/服務器方式，實現計算機對信息管理的網絡化。更主要的是它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統無縫連接，避免了檔案人員對現在管理系統中已有數據的再次輸入。該系統以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉換成電子圖象，經過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我公司現在使用的“OA”辦公自動化LOTUS NOTES檔案管理子系統數據庫中已輸入的數據，與此電子圖像自動對應，網絡用戶在WINDOWS環境下，應用瀏覽器方便靈活的實現檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。

Threat（威脅）分析：我國現階段企業檔案意識還比較淡薄，企業的檔案開發利用力度不夠，檔案資源的開發利用過程存在潛在的安全隱患。檔案管理是一個系統工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊伍，而且需要全公司廣大職工特別是各級領導都具有強烈的檔案意識。我們確立了“普及檔案知識，增強全員意識，健全考核機制，發揮檔案作用”的檔案管理工作思路，我公司還將檔案管理進行指標分解，納入經濟責任制，對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。要利用企業內部的各類新聞媒體，大力宣傳檔案法律法規、規章制度，弘揚檔案工作先進人物的事跡，宣傳利用檔案所創經濟效益或節約開支等貢獻。適時利用社會公共新聞媒體，大力培養對外宣傳人員，建立激勵機制，搞好對外宣傳。

3.企業檔案開發利用的戰略實施。組織企業檔案開發利用的戰略設計工作需從以下幾方面入手：①對企業的戰略意圖進行全面分析，從企業生產需求、工作需求、各類工作之間的聯系與所需人員專業知識技能的要求，指導檔案信息的分類；②整合企業信息資源相關部門對企業經營管理活動及日常工作需求做出掌控；③通過企業戰略目標分析，制定檔案開發利用的工作標準及規范制度，形成科學的檔案開發利用工作模式；④在企業檔案開發利用戰略實施中設計合理的考核激勵模式，保證檔案開發利用工作的穩定性和可靠性。⑤利用企業信息系統建立檔案開發利用數據庫，確保企業戰略的實施和執行。

三、結語

企業檔案是企業的寶貴財富，深度發掘企業檔案所蘊含的信息價值、合理的開發利用檔案資源，對于企業的績效及企業一系列的經營管理活動有著重要的價值。展望企業檔案管理的發展趨勢，在企業戰略管理理念的指導下將企業檔案開發利用工作納入企業資源開發的范疇，定位于把企業檔案開發與知識管理有機融合的戰略層次，使其朝著科學合理的方向發展，進而提升企業競爭力。

（作者單位：國家能源集團江蘇電力有限公司國能徐州發電有限公司檔案室）