項目全過程管理在提高企業(yè)項目執(zhí)行效率中的應用研究

［摘 要］隨著企業(yè)管理要求的提高和項目復雜性的增強，項目全過程管理逐漸成為提高項目執(zhí)行效率的關鍵策略。本研究通過分析項目全過程管理的核心概念及其在企業(yè)項目全過程管理中的應用，探討了該方法在提高項目執(zhí)行效率方面的具體貢獻。研究結果表明，項目全過程管理能夠通過提高項目規(guī)劃和控制的精確度、提高團隊協(xié)作和溝通效率以及強化風險管理和質(zhì)量控制，顯著提高企業(yè)項目的執(zhí)行效率。此外，本文還探討了項目全過程管理實施的現(xiàn)狀、面臨的挑戰(zhàn)和有效的策略，提出了實施項目全過程管理的具體建議。

［關鍵詞］項目全過程管理；項目執(zhí)行效率；風險管理

［中圖分類號］F27 文獻標志碼：A

項目全過程管理不是僅僅關注項目的單一階段，而是覆蓋項目生命周期的每一個環(huán)節(jié)，從需求收集到項目結束，每個階段都進行精細管理。這種管理方式能夠顯著提高項目規(guī)劃和控制的精確度，加強團隊協(xié)作和溝通，強化風險管理和質(zhì)量控制。實踐證明，通過項目全過程管理，企業(yè)能夠更好地控制成本，縮短項目周期，提高項目質(zhì)量，從而實現(xiàn)整體業(yè)務的優(yōu)化和效率提高。

1 項目全過程管理概念

項目全過程管理涵蓋了從需求提出到項目結束的所有階段，通過對每個關鍵節(jié)點的嚴格管理，確保項目高效完成。需求階段包括需求問題提報和需求項目入庫。前期階段涉及ERP建項、招投標和合同簽訂、物資管理階段涵蓋采購計劃申報、項目采購、合同簽訂和物資到貨；實施管理階段包括現(xiàn)場開工、項目變更、財務入賬、竣工投運、廢舊物資處置和保險業(yè)務管理。接著是結決算管理的項目結算和決算轉資，歸檔關閉管理的項目歸檔和項目關閉。最后是評價管理的過程評價和效益評價，以及考核管理。

項目全過程管理的關鍵要素包括但不限于項目范圍管理、時間管理、成本管理、質(zhì)量管理、資源管理、溝通管理、風險管理和采購管理。這些要素在項目的每個階段都需要得到有效的規(guī)劃和控制。首先，在項目啟動階段，通過明確項目目標和范圍，為后續(xù)工作奠定基礎。其次，在規(guī)劃階段，制訂詳細的項目計劃，包括進度表、預算和質(zhì)量標準。在執(zhí)行和監(jiān)控階段，持續(xù)跟蹤項目進展，及時解決出現(xiàn)的問題，確保項目按計劃進行。最后，在收尾階段，進行項目驗收和評估，總結經(jīng)驗教訓，為未來項目提供參考。

2 項目全過程管理在提高企業(yè)項目執(zhí)行效率中的應用重要性

2.1 提高項目規(guī)劃和控制的精確度

項目全過程管理通過在項目生命周期的每個階段進行系統(tǒng)化管理和控制，顯著提高了項目規(guī)劃和控制的精確度。在項目啟動階段，項目全過程管理要求明確項目的目標、范圍和可交付成果，這為后續(xù)的工作奠定了堅實的基礎。在此階段，項目經(jīng)理需要與各相關方進行深入溝通，確保所有人的期望和要求都得到充分理解和記錄［1］。這種詳細的前期規(guī)劃能夠避免后期由需求不明確導致的項目變更和資源浪費。

在規(guī)劃階段，項目全過程管理強調(diào)制訂詳細的項目計劃編制，包括進度計劃、成本預算和資源分配。通過使用項目全過程管理軟件和工具，可以制訂精確的進度表和預算計劃，并進行模擬和預測，以確保項目在時間和成本上都能得到有效控制。此外，風險管理也是規(guī)劃階段的重要內(nèi)容之一，通過識別潛在風險并制定相應的應對措施，可以在項目執(zhí)行過程中減少不確定性和突發(fā)事件對項目的影響。

在項目執(zhí)行和監(jiān)控階段，項目全過程管理強調(diào)持續(xù)的監(jiān)控和控制，確保項目按計劃推進。項目經(jīng)理需要定期召開項目會議，檢查項目進展情況，并對比實際進展與計劃之間的差異，及時采取糾正措施。這種精確的控制機制能夠有效避免項目延期和成本超支，同時保證項目質(zhì)量符合預期要求。

2.2 提高團隊協(xié)作和溝通效率

項目全過程管理在項目執(zhí)行過程中，通過建立有效的溝通機制和協(xié)作平臺，顯著提高了團隊協(xié)作和溝通效率［2］。在現(xiàn)代企業(yè)項目中，項目團隊通常由來自不同部門和領域的成員組成，他們的專業(yè)背景和工作習慣各不相同。項目全過程管理通過建立清晰的溝通渠道和信息共享機制，能夠使團隊成員高效地協(xié)作和交流，避免信息孤島和溝通障礙。

在項目執(zhí)行過程中，項目經(jīng)理需要確保團隊成員之間的溝通暢通無阻。通過建立跨部門的協(xié)作機制，可以在團隊成員遇到問題時迅速找到合適的解決方案。此外，項目全過程管理還注重團隊建設和成員激勵，通過定期的團隊活動和績效評估，增強團隊凝聚力和成員的工作積極性。在項目監(jiān)控和收尾階段，項目經(jīng)理需要對項目的溝通和協(xié)作進行總結和評估，識別溝通中存在的問題，并提出改進建議［3］。

3 項目全過程管理在企業(yè)中的應用現(xiàn)狀及效果

3.1 項目全過程管理在企業(yè)中的應用現(xiàn)狀

3.1.1 需求階段的全面規(guī)范化管理

項目全過程管理在需求階段體現(xiàn)出全面的規(guī)范化管理。需求管理包括需求問題提報和需求項目入庫兩個關鍵節(jié)點。通過日常巡檢、狀態(tài)評價和客戶投訴處理等途徑，基層一線能夠及時提報問題，這些需求在經(jīng)過專業(yè)審核后形成具體的項目需求提報［4］。此過程確保了項目需求的及時發(fā)現(xiàn)和準確記錄，并使需求項目能夠迅速進入項目庫進行進一步評估和規(guī)劃。通過這一機制，企業(yè)在需求管理上實現(xiàn)了從基層問題發(fā)現(xiàn)到項目需求正式確認的全流程管理，為后續(xù)階段奠定了堅實的基礎。

在需求階段，企業(yè)的領導小組和相關部門共同負責監(jiān)督和審核，確保每一個需求都得到充分的重視和專業(yè)的評估。這種分工協(xié)作的機制不僅提高了需求管理的效率，還增強了需求管理的可靠性，保障了需求管理的科學性和規(guī)范性［5］。

3.1.2 物資管理的高效流轉和控制

在企業(yè)的項目全過程管理中，物資管理階段包括采購計劃申報、項目采購、合同簽訂、物資到貨、物資入賬和廢舊處置等多個關鍵節(jié)點。在項目建成后，物資的流轉直至項目結算前的廢舊物資移交，企業(yè)通過細化每一個節(jié)點的管理，確保物資管理的高效和透明。

物資管理的關鍵在于對物資到貨時間和物資入庫流程的嚴格控制。通過制訂詳細的采購計劃和合同交貨期，結合供應商的排產(chǎn)期和項目進度，企業(yè)能夠準確確定物資到庫的時間，并確保物資到貨后的交接和驗收過程符合規(guī)定。物資管理系統(tǒng)的信息化應用，使物資入賬流程更加便捷和規(guī)范，保障了物資管理的高效性。此外，在廢舊物資處置環(huán)節(jié)，企業(yè)通過規(guī)范的退役及廢舊物資移交程序，確保廢舊物資處理的合規(guī)和環(huán)保，減少浪費，優(yōu)化資源利用。

3.1.3 實施管理的全程跟蹤和動態(tài)調(diào)整

在實施管理階段，企業(yè)注重對項目從開工到竣工全過程的跟蹤和動態(tài)調(diào)整。實施管理包括現(xiàn)場開工、項目變更、保險管理、財務入賬和竣工投運等關鍵節(jié)點。通過實時監(jiān)控項目的進度和現(xiàn)場施工情況，企業(yè)能夠及時發(fā)現(xiàn)和解決項目實施中的問題，確保項目按計劃推進。

企業(yè)建立了詳細的里程碑計劃和進度監(jiān)控機制，確保項目開工和竣工時間與計劃一致。在項目變更管理方面，通過規(guī)范的變更流程和審批機制，企業(yè)能夠有效控制項目變更的范圍和影響，提高變更過程的透明度。財務入賬管理能確保資金支付和成本核算的及時和準確，通過項目平臺對財務入賬、資金支付等環(huán)節(jié)進行監(jiān)控和預警，這種集成的財務監(jiān)控系統(tǒng)允許即時更新和報告，確保所有的財務活動如支付、成本核算和預算控制都符合企業(yè)規(guī)定的財務標準和合規(guī)要求。通過實時數(shù)據(jù)的獲取和分析，管理層能夠快速識別任何財務偏差或不規(guī)則行為，并采取必要措施進行調(diào)整或糾正，以防止?jié)撛诘呢攧诊L險。通過全程跟蹤和動態(tài)調(diào)整，企業(yè)在項目實施管理階段實現(xiàn)了高效的進度控制和質(zhì)量管理，不僅提高了項目執(zhí)行的效率和效果，還為公司的高質(zhì)量發(fā)展提供了有力保障。

3.2 項目全過程管理可以提高企業(yè)項目執(zhí)行效率

3.2.1 整合與優(yōu)化項目全過程管理流程

項目全過程管理通過整合與優(yōu)化現(xiàn)有流程，顯著提升了項目執(zhí)行的效率和效果。自引入成本項目里程碑計劃后，A公司在2022年實施了一系列關鍵節(jié)點的時間管理和資源調(diào)配策略，確保了項目全過程管理的高效運行。相關數(shù)據(jù)顯示，2022年第三季度，A公司項目執(zhí)行進度達到了61.09%，較2021年同期提高了49.1%，反映了流程整合帶來的顯著成效。這一改善歸功于財務部與業(yè)務部門的緊密合作，以及里程碑計劃表的引入，這不僅提高了資金使用效率，還降低了由于結算集中帶來的經(jīng)營風險。此外，里程碑計劃表的實施確保了各關鍵節(jié)點的嚴格監(jiān)控與按時完成。項目負責人定期通過更新的計劃表，匯報項目實施的各階段完成情況，確保部門領導能夠及時獲得項目關鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)督信息，如招標過程、合同簽訂和物資接收情況。同時，財務部門依據(jù)這些數(shù)據(jù)檢查和監(jiān)控項目執(zhí)行與成本進度的一致性，并探究其滯后的原因，具體到特定環(huán)節(jié)和責任人。這種雙向的交流機制不僅為管理層和財務部提供了操作杠桿和分析基礎，還促進了企業(yè)財務與項目管理的深度融合。

3.2.2 項目全過程管理數(shù)字化成效顯著

企業(yè)在項目全程管理的數(shù)字化轉型中取得了顯著成效。例如，B公司通過采用“石墨文檔+RPA”等數(shù)字化工具，不僅簡化了管理流程，還提升了工具的用戶體驗。通過設定系統(tǒng)在截止日期前一周自動發(fā)送兩次提醒短信，確保關鍵節(jié)點及時完成并得到反饋，有效避免了項目延期和資源浪費。此外，系統(tǒng)通過對責任人、業(yè)務和財務主管及高層領導實行三級授權，實時共享項目的完成數(shù)據(jù)和監(jiān)控進度，增強了項目全程管理的動態(tài)調(diào)整能力。這種實時數(shù)據(jù)反饋和共享顯著提高了管理的透明度和可追蹤性，使項目進度可視化，便于及時進行調(diào)整和決策，從而提高項目管理的整體質(zhì)量。到2023年第三季度，項目的執(zhí)行進度達到了77.24%，與2022年同期相比增長了26.44%。這一顯著的進展驗證了數(shù)字化工具在提高項目執(zhí)行效率方面的關鍵作用。此外，業(yè)財融合策略的深化實施，確保了從年初計劃制訂到年終執(zhí)行的全過程協(xié)同，進一步強化了項目負責人的責任感和主動性。

4 項目全過程管理在提高企業(yè)項目執(zhí)行效率中的應用對策

4.1 強化數(shù)據(jù)驅動的決策支持系統(tǒng)

為提高企業(yè)項目執(zhí)行效率，企業(yè)應強化數(shù)據(jù)驅動的決策支持系統(tǒng)，通過集成項目數(shù)據(jù)分析和實時監(jiān)控功能，提高管理的透明度和響應速度［6］。該系統(tǒng)應包括關鍵性能指標（KPIs）監(jiān)控、項目進度跟蹤、資源利用率分析及成本控制分析。

第一，系統(tǒng)需要收集和整理來自各項目階段的數(shù)據(jù)，如進度更新、資源消耗、預算使用和變更請求等。通過數(shù)據(jù)共享平臺和可視化工具，將關鍵數(shù)據(jù)轉化為直觀的圖表和報告，使項目團隊能夠迅速把握當前進展與目標之間的差距。同時，利用預測分析工具根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和趨勢進行項目未來性能的預測，這使得管理層能夠具有前瞻性地識別風險并調(diào)整策

略［7］。第二，決策支持系統(tǒng)應包括一個通知和警報模塊，當項目關鍵指標偏離既定目標時，系統(tǒng)會自動觸發(fā)警報并通知相關人員。這一功能不僅減輕了人為監(jiān)控的壓力，還確保了問題可以在變成危機之前得到及時響應。

4.2 培養(yǎng)員工項目全過程管理能力

在提高企業(yè)項目執(zhí)行效率的過程中，人力資源的作用至關重要，企業(yè)應培養(yǎng)員工的項目全過程管理能力，確保每位項目團隊成員都具備必要的技能和知識來支持項目的開展。這不僅包括傳統(tǒng)的項目全過程管理技能，如進度規(guī)劃和資源分配，也包括領導力、決策能力、溝通技巧及變革管理等。第一，企業(yè)應建立綜合的培訓體系，提高員工的項目全過程管理能力。在線平臺可以提供自學材料和模擬項目全過程管理場景的工具，讓員工在非正式環(huán)境中學習和實踐。面對面的研討會則側重于解決實際問題和提高團隊協(xié)作能力。第二，除了提供培訓，企業(yè)還應通過激勵機制來促進員工項目全過程管理能力的提高。這不僅能激發(fā)員工的積極性，也能形成積極向上的工作氛圍，推動公司整體項目全過程管理水平的提升。

4.3 實施靈活的項目全過程管理方法和工具

為進一步提高項目執(zhí)行效率，企業(yè)應考慮實施更為靈活的項目全過程管理方法和工具，特別是在適應快速變化的市場和技術環(huán)境中。靈活性是現(xiàn)代項目全過程管理的關鍵，能夠使企業(yè)更加敏捷地響應內(nèi)外部變化，優(yōu)化項目成果。第一，企業(yè)可以引入敏捷項目全過程管理方法，如Scrum或Kanban，這些方法強調(diào)迭代進展和持續(xù)改進，適合那些需求變化頻繁或開發(fā)周期短的項目。通過敏捷項目全過程管理方法，項目團隊能夠快速適應變化，及時調(diào)整項目計劃和策略，從而避免在快速變化的環(huán)境中繼續(xù)按照原計劃行事帶來的風險和成本。敏捷項目全過程管理也鼓勵團隊協(xié)作和自我組織，這可以提高團隊成員的參與度和動力，從而提高項目執(zhí)行效率。第二，企業(yè)應投資先進的項目全過程管理軟件，這些軟件能夠支持敏捷和傳統(tǒng)的項目全過程管理方法，并提供實時的數(shù)據(jù)分析和可視化功能。這些工具可以幫助項目經(jīng)理更有效地監(jiān)控項目狀態(tài)，分配資源，追蹤成本和進度，以及預測項目成果。保障信息的透明度和項目的連續(xù)性。

5 結語

項目全過程管理的有效實施依賴企業(yè)內(nèi)部文化的支持、管理層的重視、員工的技能提升以及適用的技術工具。企業(yè)需要構建一個數(shù)據(jù)驅動的決策支持系統(tǒng)，不斷培養(yǎng)員工的項目全過程管理能力，采用靈活的管理工具，并加強風險及質(zhì)量控制，以確保項目全過程管理的成功實施和持續(xù)改進。最后，項目全過程管理的核心在于其全面性和持續(xù)性。通過不斷優(yōu)化和調(diào)整管理策略，以適應項目和市場的變化，企業(yè)可以確保在激烈的競爭中保持領先優(yōu)勢。

參考文獻

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［作者簡介］周萍，女，湖南湘潭人，國網(wǎng)湖南省電力有限公司長沙縣供電分公司，高級會計師，碩士，研究方向：財務管理與內(nèi)部控制。