醫院檔案管理中權變管理理論的應用分析

摘 要：在現代化醫院發展進程中，檔案管理為核心的組成部分，不僅可以記錄醫院當前的各項醫療活動，還有助于為醫院的發展決策提供重要的幫助，為了使醫院檔案管理能夠具備較強的針對性，各個醫院紛紛融入了權變管理理論為醫院檔案管理工作提供重要的支持，促進醫院檔案管理的規范化發展。

關鍵詞：權變管理理論；醫院；檔案管理

中圖分類號：R197.32；G270.7文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2024）11-0039-04

在醫院檔案管理中融入權變管理理論時，需要加強對權變管理理論的內涵的深入性分析，注重各個子系統之間的相互聯系，與周邊環境有機協調，逐漸地提高醫院檔案管理工作的效果，快速地應對在醫院檔案管理中常見的各項問題，綜合利用不同的邏輯方法，保證醫院檔案管理工作的科學實施。

1 權變管理理論的內涵

權變管理理論是一種靈活應變的管理理論，強調在復雜多變的環境中，領導者需要靈活運用權力和資源，以應對突發事件和挑戰。權變，顧名思義，即權力的變動和變化，是管理中不可避免的現象。這一理論的內涵主要涉及領導者在權變過程中的決策和行動。權變管理理論認為，在現實的組織運作中，往往無法完全按照原有計劃和策略進行。因為外部環境的變化、內部的不確定性以及各種意外事件的發生，可能導致組織原有的計劃和戰略無法順利實施。此時，領導者需要進行相應的變通和調整，以應對變化和挑戰。權變管理理論強調了領導者在權變過程中的幾個核心要素。首先是靈活性和應變能力，領導者需要具備靈活性，能夠快速反應和適應變化，尋找新的解決方案，并及時調整決策和行動。其次是信息的收集和分析能力。領導者需要準確地了解外部環境和內部情況，以便做出明智的決策。此外，領導者還需要有效地與下屬和團隊溝通和協調，確保各方的理解和支持。權變管理理論還強調了風險管理的重要性[1]。權變過程中，領導者需要權衡不同的風險和利益，并作出相應的決策。在面臨不確定性和風險時，領導者應當冷靜分析和評估，通過權變的方式降低風險，確保組織的長遠利益。此外，權變管理理論還提出了一些實踐原則，比如靈活規劃。領導者需要制定靈活的計劃，充分考慮變化和權變的可能性，避免過于僵化的計劃。之后是積極反饋，領導者需要及時反饋和學習，不斷調整和改進自己的決策和行動。最后是團隊協作。權變過程需要團隊的共同努力和協作，領導者應鼓勵團隊成員主動參與，并促進團隊合作。

2 權變管理理論在醫院檔案管理工作中的運用價值

檔案管理是醫院運營的重要組成部分，它涉及醫院患者的個人信息、病歷記錄、醫療數據等重要資料。良好的檔案管理既能提高醫院內部的工作效率，又能保障醫患雙方的權益。然而，由于醫療行業的特殊性和復雜性，檔案管理往往面臨著各種挑戰和困難。權變管理理論，顧名思義，是指在復雜和不確定的環境中，為了達到最佳效果而靈活變通地進行管理決策或調整。在醫院檔案管理工作中，權變管理理論的運用可以帶來多方面的價值。

首先，權變管理理論能夠應對醫院檔案管理工作中的復雜性和不確定性。醫院檔案管理涉及大量的患者數據和病歷信息，而這些信息的獲取、整理和存儲具有一定的難度。此時，如果刻板地按照原有的管理方案進行操作，很可能會導致效率低下或者出現錯誤[2]。而權變管理理論提倡根據具體情況進行靈活調整，能夠更好地應對不確定性，并及時解決問題。

其次，權變管理理論能夠促進醫院檔案管理工作的創新與發展。隨著科技的不斷進步，醫療行業也在不斷變革，新的技術和方法不斷涌現。在這個變革的過程中，檔案管理工作也需要跟上時代的步伐。權變管理理論鼓勵人們從創新的角度思考問題，尋找更好的解決方案，以適應新的挑戰和需求。通過運用權變管理理論，醫院檔案管理工作可以不斷優化和改進，推動行業的發展。此外，權變管理理論還能夠提高醫院檔案管理工作的靈活性和適應性。醫療行業的變化常常是不可預見的，可能會出現一些緊急情況或突發事件。這時，如果檔案管理工作缺乏靈活性和適應性，很可能造成一系列的問題。而權變管理理論注重適應環境的變化，可以幫助醫院檔案管理人員及時做出調整和決策，確保工作的順利進行。

3 醫院檔案管理中權變管理理論的應用方法

3.1 統一集中管理檔案

在現代醫療體系中，檔案管理是一項至關重要的工作。它不僅關乎醫院的日常運轉，更關系到醫療資源的合理利用和醫療質量的提升。然而，很多醫院在檔案管理上存在著諸多問題，如檔案分散、管理不規范等，導致信息的丟失和工作效率的下降。為了解決這些問題，權變管理理論逐漸在醫院檔案管理工作中得到了廣泛應用，其中，統一集中管理檔案的方法被視為一種行之有效的解決方案。它通過優化檔案管理流程，實現了檔案的全面統一管理，為醫院提供了更高效、更準確的檔案服務，進而推動醫療質量的提升。統一集中管理檔案的核心思想是將散亂的檔案統一整合，集中存放于專門的檔案館中。這一方法的實施需要從醫院的管理層中建立起一個專門負責檔案管理的部門，在這個部門的領導下，專門的檔案管理人員負責檔案的收集、整理、存儲和查詢等工作。通過這樣的方式，有效地統一了檔案的管理，確保了檔案的準確性和完整性[3]。統一集中管理檔案的好處不勝枚舉，比如可以避免檔案分散管理所帶來的信息丟失的風險。在過去的檔案管理中，檔案常常分散存放于各個科室，容易導致檔案的遺失或混亂。而通過統一集中管理，檔案可以有序地整合存放，徹底解決了這一問題。統一集中管理檔案提高了檔案管理的效率和準確性，檔案管理人員專門負責檔案的收集、整理和存儲等工作，避免了醫務人員因檔案管理事務分心，使他們能夠更專注于醫療工作本身。與此同時，檔案管理人員通過專業的培訓和系統的管理流程，提高了檔案管理的準確性和規范性，確保了檔案的可靠性和可追溯性。統一集中管理檔案提供了更便捷的查詢和使用方式，在檔案館中，檔案管理人員采用先進的電子化檔案管理系統，將檔案數字化存儲，實現了檔案的全面電子化。醫院工作人員只需要在電腦上輸入相關信息，即可快速查找所需檔案，極大地提高了工作效率和便利性。

3.2 健全責任機制

在醫院檔案管理工作中，健全責任機制尤為重要。為了提高檔案管理的效率和質量，管理人員可以借鑒權變管理理論，運用其方法來健全醫院檔案管理的責任機制。權變管理理論是現代組織管理領域的重要理論之一，它強調在面對不斷變化的環境和需求時，組織和個體需要具備靈活性和創新性，不斷適應變化并做出相應的調整。在醫院檔案管理工作中，隨著技術的發展和信息化的迅猛推進，面臨著新的挑戰和機遇，因此需要運用權變管理理論來構建健全的責任機制。

首先，可以通過明確各個崗位的職責和任務來健全責任機制。在醫院檔案管理中，可以設立檔案管理部門或小組，明確其職能和工作內容。每個崗位都應該有明確的工作職責和任務，以確保醫院檔案管理工作的有序展開[4]。例如，可以設立檔案管理員、信息技術專員、審計人員等職位，明確他們的工作范圍和職責，使他們在各自的領域內發揮專長，共同推進醫院檔案管理的工作。

其次，運用權變管理理論的創新性思維，推動檔案管理工作的改革和創新。隨著技術的不斷發展，傳統的紙質檔案管理已經無法滿足日益增長的需求。因此，在健全責任機制的過程中，管理人員應該引入現代信息技術，推行電子檔案管理系統。通過建立統一的電子檔案庫，實現檔案的數字化管理和共享，大大提高了檔案管理的效率和可靠性。這些創新的舉措將為醫院檔案管理帶來新的思路和方法，從而更好地履行檔案管理的責任。此外，合理的激勵機制也是健全責任機制的重要組成部分，在醫院檔案管理中，管理人員可以通過明確管理者和員工的績效目標，建立相應的激勵機制。通過設定合理的績效指標和獎懲制度，激勵管理者和員工在檔案管理工作中發揮積極性和創造力。例如，可以設立檔案管理績效獎，對在檔案管理工作中表現出色的員工進行獎勵，同時對工作不到位或出現失誤的員工進行相應的懲罰，營造出良好的檔案管理氛圍。

最后，健全責任機制還需要建立起有效的監督機制，在醫院檔案管理中，可以設立內部審計部門或委員會，對檔案管理工作進行定期或不定期的審計和檢查。通過對檔案管理工作的監督和評估，發現問題并及時進行整改，避免不規范操作和管理漏洞的出現。監督機制的建立不僅能夠促進責任的履行，還可以提高檔案管理工作的規范性和透明度。

3.3 融入現代化信息技術

權變管理理論是一種在不確定的環境中靈活應對的管理策略，在醫院檔案管理工作中的運用，為融入信息技術提供了有力的依據。在當今信息化的時代，醫院檔案管理不僅需要高效地管理大量的紙質檔案，還要借助信息技術實現電子化管理，以提高工作效率和信息共享的便捷性。融入信息技術的方法必須考慮醫院檔案管理的特點和需求，作為醫院的核心資源，檔案管理關系到醫院的運轉和患者的安全，因此，所選擇的信息技術必須具備高度的安全性和穩定性[5]。同時，考慮到醫院檔案的復雜性和多樣性，信息技術的應用也需要具備高度的靈活性和可定制性。只有充分考慮這些方面，才能確保信息技術的有效融入。

基于權變管理理論，在融入信息技術的過程中，可以采取以下步驟。先明確目標，確定需要借助信息技術改進的具體方面。例如，提高檔案的檢索速度、減少數據丟失的風險、簡化檔案管理流程等。通過設定明確的目標，可以為后續的技術選擇和實施提供指導。之后，進行信息技術的選型和實施。基于權變管理理論，管理人員可以在實施過程中靈活應對不確定因素。根據不同的檔案管理需求，可以選擇合適的技術方案，如電子檔案管理系統、數據備份與恢復系統、智能化的數據檢索系統等。在實施過程中，需要注意與現有的檔案管理工作的銜接，確保技術的順利應用。接下來，進行必要的改進和調整。在技術應用的初期，可能會出現一些問題和矛盾，需要及時進行改進和調整。此時，權變管理理論可以指導管理人員靈活應對，尋找合適的解決方案。比如，針對某些技術難題，可以引入新的技術手段或借助外部專業技術支持，既解決了問題，又提升了整體的檔案管理水平。最后，持續監測和評估信息技術的應用效果。權變管理理論強調了隨時調整策略的靈活性，因此，在信息技術融入醫院檔案管理后，需要持續監測和評估其應用效果，并及時做出調整。通過不斷評估和改進，可以確保信息技術的有效應用，并為醫院檔案管理工作帶來更大的成效。

3.4 適應醫療動態變化

醫療領域作為一個高度復雜、瞬息萬變的行業，其動態變化常常令人難以預測。新的疾病不斷涌現，治療方法不斷更新，醫療技術日新月異。因此，醫院檔案管理工作必須具備良好的適應能力，以應對這不斷變化的醫療動態。在醫院檔案管理中，權變管理理論應用于適應醫療動態變化成為一種理想的方法。權變管理理論強調的是在面對不確定的情況下，通過權衡利弊、靈活變通，找到可行的解決方案。這一理論在檔案管理中的應用，意味著工作人員需要根據實際情況靈活調整檔案管理策略，以適應醫療動態的發展。在實踐中，適應醫療動態變化的檔案管理方法可以從多個方面展開，比如檔案管理部門需要定期進行檔案審查和整理，剔除過時、無效的信息，確保檔案的準確性和有效性。之后，檔案管理部門應加強與醫療科室的溝通和合作，及時獲取最新的醫療信息和治療方案，做到及時更新檔案。此外，檔案管理部門還應積極引入先進的信息技術，建立電子檔案系統，實現檔案的快速檢索和共享，便于醫療人員隨時獲取最新的醫療動態[6]。適應醫療動態變化的檔案管理方法的關鍵在于靈活性和變通性，事實上，醫療動態的變化強調了醫療行業的不確定性，而檔案管理作為醫療信息的重要載體，必須能夠迅速反應和適應這種不確定性。因此，檔案管理人員需要具備敏銳的觀察力和快速反應能力，能夠及時發現新的醫療動態，并及時更新檔案信息。同時，檔案管理人員還需要具備扎實的醫學知識和專業背景，以便更好地理解醫療動態變化的背后原因和影響。而在具體的操作中，檔案管理人員可以運用一些方法和技巧來適應醫療動態變化。例如，建立一個持續學習的機制，定期組織檔案管理培訓，使檔案管理人員能夠不斷更新醫學知識和技能，提高自身的適應能力。

3.5 檔案信息安全管理

醫院檔案管理作為一項嚴謹而復雜的工作，管理著無數患者的醫療記錄，涉及隱私保護、信息安全等重要領域。為了確保檔案信息的保密性、完整性和可用性，醫院檔案管理者們應當運用權變管理理論，采用一系列科學且高效的方法，從而實現檔案信息安全管理的目標。檔案信息安全管理需要采取多層次、多維度的綜合手段，其中合理的權限控制是確保檔案信息安全的重要手段之一。根據檔案信息的等級、敏感程度，給予不同層次的人員不同的權限，并制定詳細的權限管理規定，確保只有授權人員才能訪問和操作相關檔案信息，之后完善的安全培訓和意識教育也是必不可少的環節，通過定期開展安全知識培訓、安全意識教育等活動，提高醫務人員對檔案信息安全的重視程度和保密意識，降低內部人員疏忽或故意泄露信息的風險。此外，技術手段在檔案信息安全管理中也發揮著重要作用，例如，使用先進的信息系統和數據庫管理軟件，可以實現對檔案信息的加密和備份，防止惡意破壞和數據丟失。同時，建立完善的信息安全審計和風險評估機制，定期對系統運行情況進行檢測和評估，及時發現和解決潛在的安全隱患，保障檔案信息的安全性和可靠性。除了上述措施，檔案信息安全管理中的權變管理理論還要求管理者注重監督與反饋。通過建立健全的管理機制和監督體系，保障檔案信息安全管理的執行和效果。同時，及時獲取員工和用戶的反饋，傾聽他們的需求和意見，不斷改進和優化管理方法，提升檔案信息安全管理的質量和效能。在醫院檔案信息安全管理中，權變管理理論的應用不僅提供了一種科學而靈活的管理思路，也為管理者們帶來了巨大的挑戰與機遇。在面對復雜多變的檔案信息安全管理環境時，管理者們需要具備高度的敏感性和判斷力，在保護患者隱私的同時，確保醫療記錄的可靠性和安全性。只有不斷深化理論研究，不斷探索實踐經驗，才能建立起一套完善的檔案信息安全管理體系，為醫院檔案工作的可持續發展提供堅實保障。

4 結束語

在醫院檔案管理中，要結合現代化醫療事業的發展現狀以及對檔案管理的新要求選擇合適的管理理論，尤其是要增加權變管理理論在醫院檔案中所占據的比例，為檔案管理工作提供重要的支持以及幫助，通過長期的實施實現醫院檔案管理和權變管理理論之間的深度融合，提高醫院檔案管理的效果。

參考文獻：

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〔6〕李鑫.新時代醫院檔案管理面臨的難點與對策思索[J].黑龍江檔案，2022，43（05）：258-260.

收稿日期：2024-08-22