醫院人事檔案智能化管理模式探究

摘 要：醫院人事檔案智能化管理可以提升人事檔案管理效率、降低人事檔案管理成本、提升人事檔案信息安全、便于人事檔案信息檢索、支持人事管理決策分析，能夠為醫院提升服務質量及醫院高質量發展提供助力。但現階段，部分醫院人事檔案智能化管理仍存在檔案智能化管理流程不規范、檔案智能化管理利用程度低、檔案智能化管理安全性不足、檔案管理信息化的程度較低的問題。對此，本文提出醫院人事檔案智能化管理模式構建策略：轉變檔案智能化管理理念，提升檔案管理流程規范性；建立檔案信息化管理機制，加大檔案信息的利用程度；加強檔案信息安全化管理，提升檔案安全性與保密性；加大檔案人才的培養力度，加大檔案管理信息化程度。

關鍵詞：醫院；人事檔案；檔案管理；智能化管理模式

中圖分類號：R197.32；G270.7文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2024）11-0043-04

智能化的人事檔案管理系統能夠實現信息共享和流程協同，減少錯誤和風險，從而提高整體管理效能。通過信息化、智能化的手段，有效提高了人事檔案管理的效率和質量，并為組織決策和高質量發展提供助力[1]。醫院人事檔案是醫院人力資源管理的重要組成部分，對優化醫院人力資源管理，提升醫院管理效能等具有積極作用。基于信息化技術的快速發展，智能化管理已經成為檔案管理的發展趨勢。但現階段，醫院人事檔案智能化管理仍存在一定問題，難以有效提升人事檔案管理質量，制約了醫院人事檔案管理的效率和質量，甚至無法為醫院的高質量、可持續發展提供有力支持。據此，本文在闡釋醫院人事檔案智能化管理價值的基礎上，指出醫院人事檔案智能化管理現存問題，并提出醫院人事檔案智能化管理模式構建策略，旨在為醫院人事檔案智能化管理工作的完善提供借鑒與參考。

1 醫院人事檔案智能化管理價值闡釋

醫院人事檔案智能化管理是利用信息技術和智能化手段對醫院人事檔案進行管理和處理，以提升工作效率、降低人力成本、保障檔案安全、便于信息檢索和利用。醫院人事檔案智能化管理涵蓋：（1）電子化檔案管理。將紙質檔案進行數字化存儲，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的電子化錄入、存儲和管理，減少紙質檔案管理與存儲成本。（2）智能檢索與分析。利用智能化系統，實現對檔案信息的智能化檢索、分類和分析，提高信息檢索效率與精準性，為醫院管理與決策提供數據支持[2]。（3）自動化流程管理。通過智能化系統實現檔案流轉、審批與歸檔等流程的自動化管理，降低人為操作的錯誤率與時間成本。（4）安全與權限控制。建立與完善權限管理機制，確保檔案信息安全性與保密性。（5）智能化分析與預測。利用大數據技術、人工智能技術，對醫院人事檔案信息進行分析和預測，為人力資源規劃和管理決策提供科學依據。

從醫院人事檔案管理及信息應用的視角看，人事檔案智能化管理價值主要體現在以下幾方面：（1）提升人事檔案管理效率。醫院人事檔案智能化管理可以實現檔案信息的快速錄入、檢索和共享，減少了傳統紙質檔案管理的繁瑣流程，提高了工作效率，使醫院的人事檔案管理及人力資源管理工作更加高效。（2）降低人事檔案管理成本。電子化存儲與智能化管理減少了紙質檔案的管理成本，并減少了人力資源的投入，降低了醫院的管理成本。（3）提升人事檔案信息安全。智能化管理系統可以建立完善的權限控制和數據加密機制，保障檔案信息的安全性，避免了紙質檔案管理中可能存在的信息泄露和丟失風險。（4）便于人事檔案信息檢索。智能化管理系統可以實現對檔案信息的快速檢索和準確定位，提高了信息檢索的效率，為醫院管理和決策提供了及時準確的數據支持。（5）支持人事管理決策分析。智能化管理系統可以通過大數據分析和智能算法對檔案信息進行深度分析，為醫院人事管理和決策提供科學依據，促進人力資源規劃和管理水平的提升。

2 醫院人事檔案智能化管理存在的問題

2.1 檔案智能化管理流程不規范

醫院檔案管理工作開展過程中還存在較多的問題，如檔案智能化管理制度和管理流程不規范，導致檔案的建立、整理和歸檔等環節缺少規范性。不同部門或者個人對檔案管理方式存在一定區別，由于缺少統一的檔案管理標準，經常造成檔案管理工作出現混亂、不規范的情況。醫院建立檔案的過程中，還未能形成統一的檔案命名規則和文件分類標準，經常出現檔案被重復命名以及檔案歸檔標準不一致的情況，不僅增加了檔案管理難度，也不便于檔案使用時查找檔案，降低了檔案利用效率[3]。檔案歸檔和檔案查閱過程中，經常出現檔案錯放或者損壞等問題，說明檔案管理部門缺少檔案借閱和交接制度，導致檔案流轉和使用缺少規范性，容易造成檔案出現各類問題。上述內容造成醫院檔案管理工作開展過程中仍然存在較多的問題，不僅會對檔案資料完整性、安全性造成影響，還會提高檔案管理難度，難以實現對醫院現有檔案資源的有效利用。

2.2 檔案智能化管理利用程度低

醫院人事檔案能夠為醫院人力資源管理工作提供支撐，通過人事檔案醫院管理者可以了解醫院現階段人力資源分布情況，可以為管理人員決策、人事調動等提供支持。但是按照目前形勢來看，醫院對人事檔案利用不足，完成人力資源基本信息錄入和存檔即可，人事檔案更新不及時，難以為醫院人員決策、人事調動等提供支持。由于醫院規模較大，人力資源具有較強的流動性，職務變動也較為頻繁，需要檔案管理部門及時對人事檔案進行更新，但是傳統人工人事檔案管理效率偏低，無法實現人事檔案及時更新[4]。傳統人事檔案管理模式存在不科學性和局限性，因為人工整合歸檔過程中信息會出現誤差，從而造成人事檔案不準確、不完整，不利于管理人員對醫院人事檔案進行全面的了解。造成上述情況的主要原因是醫院智能化管理程度不足，未能建立信息系統和統計分析平臺，難以實現對人事檔案數據的挖掘和分析，影響了醫院人事檔案的利用效率。

2.3 檔案智能化管理安全性不足

醫院人事檔案中具有較多隱私信息，如醫院職工個人信息、家庭背景、工作履歷等，一旦檔案丟失會造成個人隱私泄露，給醫院職工造成較為嚴重的困擾。醫院檔案智能化管理過程中存在安全性不足的問題，增加了檔案信息泄露的風險。醫院人事檔案智能化管理過程中為了保證檔案安全性，應嚴格控制醫院職工進入檔案系統的權限，未經授權檔案系統訪問人員不得擅自修改檔案，但是當前檔案系統未能對系統訪問權限進行控制，難以保證檔案管理的安全性。醫院人事檔案傳輸和儲存方面也存在一定的安全問題，檔案信息傳輸過程中容易受到病毒、黑客的攻擊，出現檔案信息泄露的情況。人事檔案儲存方面如果受到病毒攻擊或者是設備設施損壞，會直接對人事檔案信息造成影響，難以保證檔案數據的安全性。《中華人民共和國個人信息保護法》中指出了醫院大數據處理和利用可以分成多個環節，包括收集、存儲、使用、加工、傳輸、提供、公開、刪除等環節，醫院在進行大數據處理和利用過程中要注重保護個人信息，如果造成個人隱私信息泄露，容易出現法律問題。《健康醫療數據安全指南》強調了健康醫療數據安全的重要性，并提出了醫療數據安全管理措施，但是在實際醫院檔案管理中應用，仍然存在較多的問題[5]。

2.4 檔案管理信息化的程度較低

現階段，醫院人事檔案管理工作開展過程中仍然以紙質檔案為主，信息化程度處于偏低的狀態。紙質檔案在利用過程中無法實現快捷檢索，使用檔案時需要較多的查閱時間，導致人事檔案利用效率偏低。同時，紙質檔案存放需要較多的實體空間，大多數醫院都會設置專門的檔案室存放檔案，并安排專業的管理人員對檔案進行管理，定期對檔案進行清潔和維護，這個過程中不僅需要大量的人力資源，還會占據較多的醫院實體空間[6]。隨著醫院的不斷發展，醫院人事檔案也會不斷增加，需要更多的實體空間用于檔案儲存，一定程度上增加了醫院檔案管理成本。紙質檔案儲存過程中如果維護不當，會出現受潮、被腐蝕等問題，一旦發生水災、火災等自然災害會導致檔案被大量損壞，并且無法恢復。紙質檔案在使用過程中還容易受到人為因素的影響，導致檔案文字信息模糊、檔案紙張損壞等情況，無法實現檔案的長期保存。

3 醫院人事檔案智能化管理模式構建策略

3.1 轉變檔案智能化管理理念，提升檔案管理流程規范性

醫院的人力資源結構復雜，且需求具有多樣性，需要通過加強人事檔案信息管理的方式，充分了解、利用人力資源信息，以充分發揮人力資源作用及價值。對此，需要轉變檔案智能化管理理念，提升檔案管理流程規范性，以此為醫院人事檔案管理、人力資源管理提供有力支持。

在轉變檔案智能化管理理念方面，醫院應普及檔案智能化管理理念，自上而下，高度重視人事檔案的智能化管理，并樹立自我負責的態度。首先，醫院可以通過人事檔案管理背景信息宣傳等方式，使醫院管理層、檔案管理人員充分認識人事檔案智能化管理的重要性，能夠在實際管理工作中積極探索與應用智能化檔案管理方法，將智能化管理理念貫穿于檔案管理工作各環節中。其次，醫院應加強人事檔案管理工作戰略規劃建設，以人事檔案管理的責任使命為出發點，明確認識檔案管理的工作現實與智能化轉型需求，將智能化管理作為人事檔案管理創新的重要指向。

提升檔案管理流程規范性方面，醫院應明確人事檔案的建立、整理、歸檔、查閱等環節的操作流程，并確保每個環節均有明確的責任人與時間節點。在人事檔案建立過程中，醫院應根據實際情況，制定統一的檔案命名規則與文件分類標準；在人事檔案信息整理過程中，檔案管理部門應對接收到的檔案資料進行分類、整理和歸檔，并對檔案資料進行備份和加密；在人事檔案歸檔過程中，檔案管理部門應根據檔案分類和時間等，將檔案歸檔至數據庫中；在人事檔案查閱過程中，查閱人員應嚴格按照權限進行申請，在審批通過后進行檢索和查閱[7]。同時，醫院應在人事檔案智能化管理系統中引入監管系統，一旦發現人事檔案智能化管理流程不規范的情況，則進行及時調整。

3.2 建立檔案信息化管理機制，提升檔案信息的利用程度

醫院的人力資源流動性較大，且崗位對于人力資源的技能要求較高，需要借助人事檔案信息作用，對人力資源與崗位之間的匹配性進行分析，以提升人力資源利用效率，促進醫院發展。對此，有必要建立檔案信息化管理機制，以提升檔案管理利用程度。

（1）建立人事檔案信息化管理機制。醫院應積極引入信息化管理工具，如檔案管理系統，對檔案進行自動化處理、智能化分類與檢索、數據備份等，提升檔案管理效率，減少人工干預誤差。同時，醫院應充分利用人事檔案的數據信息，為人力資源配置及醫院決策提供有力參考，從而提升人事檔案信息的利用程度。

（2）建立人事檔案更新機制。醫院應明確檔案更新流程與要求，包括更新對象、更新時間、更新責任人等，確保人事檔案信息及時更新。同時，醫院可以引入自動化提醒工具，根據檔案信息變化情況，及時提醒責任人進行檔案更新[8]。另外，在人事檔案更新機制中引入檔案更新監督機制和規范檔案管理評估流程，針對未按照規定進行檔案更新的責任人實施相應處罰；對人事檔案更新情況進行評估，以及時發現問題并整改。

（3）建立人事檔案流轉機制。醫院應建立完善的檔案借閱與交接制度，明確借閱與交接流程、權限與責任人，確保檔案流轉與使用規范，避免出現檔案信息丟失、無法及時查閱等問題。同時，醫院應在人事檔案智能化管理系統中引入自動化流轉工具、流轉記錄系統，對檔案借閱、交接等情況進行自動化記錄，并實現自動歸檔、自動提醒等功能，在確保醫院人事檔案信息具有完整性的基礎上，提升檔案信息的利用質量。

3.3 加強檔案信息安全化管理，提升檔案安全性與保密性

人事檔案信息包含了諸多隱私信息，如年齡、性別、學歷、工資水平等，是醫院有效開展人力資源管理及醫院整體管理工作的基礎性信息。因此，需要醫院在人事檔案智能化建設過程中，加強檔案信息安全化管理，提升檔案的安全性與保密性。（1）建立嚴格的權限控制機制。醫院應建立嚴格的權限控制機制，對檔案訪問和修改進行嚴格的授權，確保只有經過授權的人員能夠訪問和修改檔案，避免未經授權的人員訪問和修改檔案。（2）建立安全的存儲系統。醫院應建立安全的存儲系統，對檔案數據進行備份和加密處理，確保檔案數據在存儲過程中不受到網絡攻擊或設備設施損壞等影響，確保檔案數據安全。（3）加密檔案數據傳輸。醫院應采用加密技術對檔案數據信息進行加密處理，確保數據傳輸、存儲不會被未授權人員截獲等，從而保護個人隱私信息安全。同時，醫院應定期對人事檔案智能化管理系統進行安全審計和風險評估，檢查人事檔案管理全過程是否存在安全隱患，以有針對性地提升人事檔案智能化管理的安全性和保密性。

3.4 加大檔案人才的培養力度，提升檔案管理信息化程度

加大檔案人才培養力度是提升檔案管理信息化程度，實現醫院人事檔案智能化管理的關鍵措施，對提升人事檔案管理效率、降低管理難度，并保障檔案資料安全性具有積極意義。

（1）加強信息化技術培訓。醫院應通過定期開展講座和技術培訓等方式，加強對人事檔案管理人員的培訓，提升檔案管理人員的檔案管理能力、技術水平，并不斷更新人事檔案管理人員的智能化檔案管理方法，增強檔案管理人員的信息化檔案管理認識能力和操作能力[9]。同時，醫院應在技術培訓中，引入人工智能、大數據等技術內容，引導檔案管理人員學習和掌握人事檔案信息自動分類、檢索與備份等操作技術，切實提升人事檔案管理效率。

（2）加強檔案管理人才隊伍建設。醫院應通過信息化技術培訓效果分析、人事檔案智能化管理評價結果分析的方式，選拔高素質的人事檔案智能化管理人才，并招聘技術能力強、管理素養高的檔案管理人才，以組建檔案管理人才隊伍，為醫院人事檔案智能化管理提供人才保障，進而持續推進檔案管理信息化發展。

（3）加強檔案管理人才激勵和保障。醫院應建立完善的人才激勵機制，為檔案管理人才提供晉升機會、工作環境。同時，醫院應建立人才流動機制，為人事檔案管理人才提供更多、更優質的職業發展機會與選擇，促進人事檔案管理人員持續學習，提升自身能力水平，為提升人事檔案管理信息化程度提供助力。

4 結語

綜上所述，醫院在人事檔案智能化管理過程中，通過建立檔案信息化管理機制、加強檔案信息安全化管理和加大檔案人才培養力度等措施，可以提高檔案管理效率，降低管理難度，同時保障檔案資料的安全性，從而提高醫院內部工作的效率和質量，為醫院的長期發展提供有力的人才保障。未來實踐發展中，隨著信息化技術的發展和智能化管理的普及，醫院人事檔案智能化管理模式將會得到更多的應用和推廣。

參考文獻：

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收稿日期：2024-07-09