檔案信息資源的活化利用與社會服務功能拓展嘗試

摘 要：檔案資源已從靜態的歷史記錄轉變為促進社會發展、知識創新、文化認同和教育提升的動力。文章通過分析檔案資源的數字化、信息整合、開放獲取及再創作與教育推廣等實踐，揭示了檔案信息資源活化利用的策略和方法。強調檔案資源在支持政府決策、學術研究、文化凝聚力和教育普及中的關鍵作用。呼吁社會共同應對檔案活化的挑戰，利用數字時代的機遇，尋求創新的可持續發展和高效利用方案。

關鍵詞：檔案信息資源；活化利用；社會服務；數字化；信息共享

引言

檔案信息資源作為社會歷史的寶貴遺產，承載著文明的記憶和智慧的積累。在傳統上，它們被視為歷史研究的資料庫和行政管理的工具。但在全球大變局和信息技術迅猛發展的背景下，檔案資源的角色正在發生深刻變化。前沿技術，如大數據、云計算和人工智能的應用，使得檔案資源的活化利用成為現實，不僅關乎信息的保存與傳遞，還拓展了檔案在現代社會服務功能的角色。本文旨在探討檔案資源活化利用的內在邏輯和價值，為檔案工作的現代化和社會服務功能的增強提供理論和實踐指導。

一、檔案信息資源活化利用的理論基礎

1.檔案資源的定義與特性

檔案資源作為社會歷史發展的見證，其活化利用在新時代背景下顯得尤為重要。在檔案資源的定義與特性中，檔案資源被理解為包含廣泛來源、具有原始記錄性、歷史性和社會性的信息集合。它們不僅是數據化時代的產物，還呈現了檔案形成生態環境的變化，從模擬態、數字態向數據態轉變。

2.活化利用的概念闡釋

活化利用檔案資源意味著現代信息技術將檔案資源轉換為更易于訪問和分析的數據形式。包括了數據的識別、組織、挖掘與呈現，以實現檔案信息的知識化和服務化 。檔案數據化，即檔案資源的數據化管理，是檔案工作適應大數據時代發展的必然選擇，它強調了檔案數據的廣源性、共生與互生性、累積性、擴展性和易算性等新特征。

3.檔案資源與社會發展的關系

檔案資源的活化利用是社會發展的內在需求，它通過技術的賦能，使檔案資源從“死”資料變為“活”信息，實現了檔案價值的二次創造，對促進社會和諧、文化繁榮和知識創新具有深遠的意義。

隨著信息技術的快速發展，檔案資源的更新速度和使用頻率顯著提升，它們不再局限于傳統的紙質形式，而是擴展到了包括電子文檔、音頻、視頻在內的多種媒體。這一轉變不僅豐富了檔案的載體形式，還使得檔案的價值內涵從單一的信息記錄轉變為多元的知識寶庫。檔案資源的數字化和網絡化，為學者和公眾提供了更便捷的訪問途徑，加速了學術研究的進程，同時也為提升社會文化素養創造了條件。檔案資源活化利用的過程也伴隨著數據安全、隱私保護和版權等挑戰，需要多方面的共同努力和智慧，以確保檔案資源能夠健康、可持續地服務于社會的發展。

二、檔案信息資源活化利用的現狀與挑戰

1.檔案資源活化利用的實踐與挑戰

檔案資源的活化利用正成為全球推動社會文化發展的關鍵力量。在我國，這一趨勢體現在中國科學院檔案館深入挖掘科技檔案資源，通過展覽、電視節目和微視頻等形式傳承老一輩科學家的精神遺產。廣州市檔案館則以城市傳統中軸線地標檔案為核心，采取“立足館藏、項目驅動、協同合作、資源共享和多元開發”的策略，推出了多元化的檔案文化產品，豐富了公眾的歷史文化體驗。檔案資源活化利用也面臨諸多挑戰，如資源共享難題、服務公平性問題、一站式服務需求等，這些問題往往源于資源分散、協同不足和保障措施不到位。加之大數據時代對檔案資源數字化和信息化水平的高要求，檔案活化利用的進程亟待檔案管理者、政策制定者和技術專家的共同努力，以探索解決方案，推動檔案資源的最大化利用和社會價值的全面提升。

2.技術發展對檔案資源活化的影響

技術發展，特別是數字人文理念和技術的應用，為檔案資源的活化利用提供了新的機遇。關聯數據、數據挖掘、數據可視化等技術可以挖掘檔案數據的知識價值，推動檔案內容信息的知識發現和價值洞察。人工智能技術的語音識別、圖像識別、機器學習等支持多媒體檔案數據的檢索與利用，提高了檔案數據實體識別和語義關系揭示的效率。此外，數字平臺、可視化項目、檔案游戲和歷史場景虛擬重現等方式，為檔案信息服務提供了新的形式，增強了互動性和體驗性。

三、檔案信息資源活化利用的策略與方法

1. 數字化轉換的策略與技術

檔案資源的數字化轉換，涉及從紙質或其他物理形式的檔案到數字格式的全面轉型。依據《檔案信息化標準體系建設指南》，數字化工作遵循一套標準化流程，確保轉換過程中檔案信息的完整性、準確性和可訪問性。

數字化的策略包括對存量檔案的高分辨率掃描，以生成高質量的數字圖像。這些圖像不僅需要精確反映原始檔案的每一個細節，還需要利用光學字符識別（OCR）技術轉換為可搜索的文本，極大地提高了檔案檢索的效率，使用戶能夠利用關鍵詞快速定位檔案內容。數字化過程還必須確保電子檔案的長期保存和安全性，要求采用適當的文件格式，如PDF/A或JPEG2000，旨在保持文件的穩定性和兼容性，防止因技術過時而無法訪問檔案信息。同時，還需要建立數據備份和災難恢復機制，以保護檔案數據不受意外損失。

在新增檔案資料的電子化歸檔方面，策略強調從源頭實現電子文件的規范化管理。這意味著在檔案創建之初，就要按照既定的元數據標準和分類規則實行整理和存儲。通過這種方式，新增檔案能夠無縫融入現有的數字化檔案管理系統中，保持信息資源的連貫性和一致性。中國科學院檔案館的實踐案例展示了數字化技術在檔案資源活化利用中的有效性。

在弘揚“兩彈一星”精神的探索中，檔案館不僅對歷史檔案實行了數字化處理，還開發了專題數據庫，使這些珍貴的檔案資料通過網絡平臺向公眾開放。此外，與多媒體展示技術的結合，如虛擬現實（VR）和增強現實（AR），數字化檔案為教育和展覽提供了更加生動和互動的體驗。

2.信息整合與知識管理

信息整合的起點是對現有檔案資源的全面梳理和分類。細致的目錄學工作將檔案按照主題、時間、來源等不同維度實行系統化整理，確保每一份檔案都能在知識體系中找到合適的位置。廣州市檔案館在開發廣州傳統中軸線地標檔案項目時，對相關檔案展開徹底的審查和分類，確保每項檔案資料都能被準確地歸類和索引。

知識管理的關鍵在于構建一個集成平臺，該平臺能夠將不同來源和格式的檔案資源匯集在一起，形成一個統一的訪問入口。利用現代信息技術，如數據庫管理系統和內容管理系統，檔案信息得以數字化存儲、關聯和展示。該平臺不僅為檔案工作者提供了一個高效的管理工具，還為研究人員和公眾提供了一個便捷的檢索渠道。信息整合還需要關注檔案資源的元數據建設。

元數據是描述檔案內容、形式和背景等信息的數據，它對于檔案的檢索、分析和利用至關重要。制定統一的元數據標準，可以提升檔案資源的可發現性和可理解性，從而提升檔案資源的學術價值和社會價值。知識管理還涉及檔案資源的長期維護和更新。隨著時間的推移，新的檔案資料不斷產生，舊的檔案可能需要修訂或補充。檔案信息集成平臺需要具備動態更新和管理的能力，以確保檔案資源的時效性和準確性。信息整合與知識管理還應當考慮檔案資源的開放性和共享性。開放數據協議和API接口，可以促進不同機構和平臺之間的資源共享和協作，進一步擴大檔案資源的社會影響力。

3.開放獲取與在線平臺建設

開放獲取的實施顯著提高了檔案資源的社會服務能力，基于共享原則，即檔案作為公共資產應被廣泛共享，這一策略降低了檔案的訪問門檻，不僅增強了檔案資源的可及性，還促進了公眾對檔案價值的認識和信任。開放獲取政策推動檔案機構重新評估檔案的利用權限，確保了檔案信息能夠在保護隱私和版權的前提下盡可能地對公眾開放。在線平臺的建設是實現開放獲取目標的技術支撐。

這些平臺運用云計算、大數據分析等現代信息技術，優化了檔案資源的存儲、管理和檢索過程。用戶友好的界面和高級搜索功能，能夠便捷地訪問和檢索數字化檔案。以我國第一歷史檔案館新館的實踐為例，該館在“6·9”國際檔案日全面開放，在線平臺提供了豐富的檔案查詢服務。用戶可以在該平臺訪問大量的數字化檔案，包括歷史文獻、照片、地圖等。此外，平臺還提供了一些輔助工具，如虛擬展覽、在線講座和教育資源，以增強用戶的互動體驗。

檔案資源的利用不再局限于傳統的閱讀和研究方式。虛擬展覽允許用戶在三維空間中瀏覽檔案，仿佛身臨其境；在線講座則提供了專家對檔案內容的深入解讀，增進了公眾對檔案背后故事的理解；教育資源則將檔案信息與教育活動相結合，提升了檔案資源的教育價值。這些創新的服務方式不僅豐富了用戶的體驗，還拓寬了檔案資源的社會應用范圍。

4. 再創作與教育的推廣途徑

檔案機構需要依據館藏資源，挑選出具有代表性的檔案材料，并與教育工作者共同確定再創作的主題。還可以與創意產業從業者合作，將這些檔案資源轉化為多種形式的教育和文化產品，如紀錄片、動畫片、互動展覽和虛擬現實體驗等。例如，中國科學院檔案館的微視頻制作就是這一步驟的典型應用。

檔案機構應與教育機構建立合作，將這些再創作的產品納入教育體系。包括開發與學校課程相結合的項目、組織學生參與研學活動、在學校舉辦專題講座和展覽。利用公共媒體和社交平臺推廣檔案資源的教育價值，如在社交媒體分享檔案故事、在電視臺播放紀錄片、在圖書館和社區中心舉辦展覽和講座，以此觸及更廣泛的受眾。

為了確保推廣活動的有效性，檔案機構需要開發在線教育資源包，提供教學指南、互動課件和數據庫訪問權限，以支持教師和學生的教學和學習活動。此外，還可以問卷調查、訪談和教學反饋等方式收集反饋信息，對活動效果展開評估，并根據反饋開展必要的調整和優化，以不斷提高檔案資源活化利用的質量和效果。這一連續的措施不僅促進了檔案資源的創新利用，還為檔案的長期保護和傳承奠定了堅實的基礎。

四、檔案信息資源活化利用的社會服務功能拓展

1.支持政府決策與公共政策制定

檔案信息資源的活化利用在政府決策與公共政策制定中扮演著不可或缺的角色。深度挖掘和分析歷史檔案，政府官員能夠獲得寶貴的先例和歷史數據，對于理解復雜的社會現象、評估政策效果、預測未來趨勢至關重要。在公共衛生危機期間，檔案資料中的流行病歷史記錄可以幫助政府快速響應，制定有效的防控措施。此外，檔案資源中的經濟數據、人口統計、環境變化等信息，是制定經濟發展戰略、社會福利計劃和環境保護政策的重要依據。

2.促進學術研究與知識創新

檔案信息資源的活化利用極大地促進了學術研究與知識創新。學者們能夠通過數字化平臺輕松訪問跨越時空的珍貴資料，不僅加速了研究進度，還激發了跨學科的合作。歷史學家與數據科學家合作，利用大數據分析技術，從海量檔案中挖掘以往未曾注意到的模式和關聯，為歷史研究提供了全新的視角。在科技史、文學批評、藝術史等領域，數字化檔案資源幫助學者開展更加細致和全面的研究。

3.增強文化認同與社會凝聚力

檔案信息資源在增強文化認同與促進社會凝聚力方面發揮著獨特的作用。檔案館組織的展覽、講座、研討會等活動，公眾可以近距離接觸國家或社區的歷史，加深對本土文化的理解與自豪感。展示特定時期或事件的檔案資料，可以喚醒集體記憶，強化民族身份感。此外，檔案資源的共享和交流還有助于促進不同文化背景的人相互理解和尊重，為構建和諧社會奠定基礎。

五、結論

檔案信息資源的活化利用，不僅為政府決策、學術研究、文化傳承和教育普及帶來了顯著的益處，還在深層次上推動了社會服務功能的拓展。技術創新和社會參與使檔案資源的價值得到了前所未有的釋放，為構建知識型社會、促進社會和諧與進步做出了重要貢獻。然而，在這個過程中也伴隨著數據安全、隱私保護及版權問題等的挑戰，需要社會各界持續關注與共同努力，以確保檔案資源的可持續發展和合理利用。未來，隨著技術的不斷進步和應用的深入，檔案信息資源的社會服務功能有望得到進一步的拓展和優化，為人類社會的全面發展貢獻力量。

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作者單位： 中共上杭縣委組織部干部人事檔案室

作者簡介：黎倫智（1970—），男，漢族，福建龍巖人，本科，館員，研究方向：干部人事檔案管理。