高校紙質檔案與電子檔案的融合管理與風險防控要點

摘 要：隨著信息技術的迅猛發展，高校檔案管理正面臨著紙質檔案與電子檔案融合的新挑戰。文章探討了高校紙質檔案與電子檔案融合管理的必要性以及在此過程中所面臨的風險和相應的防控措施。通過制定合理的融合管理制度、完善檢索系統和確保檔案安全等方面，旨在提高高校檔案管理的效率與安全性，以適應信息化時代的需求。

關鍵詞：高校檔案；紙質檔案；電子檔案；融合管理；風險防控

在信息化時代背景下，高校檔案管理逐漸由傳統的紙質檔案管理向電子檔案管理轉變。然而，紙質檔案與電子檔案各具特點，前者具有實體性和穩定性，后者則具有便捷性和可復制性。因此，如何實現紙質檔案與電子檔案的融合管理，并在這一過程中有效防控風險，成為高校檔案管理所面臨的重要課題。

一、高校紙質檔案與電子檔案融合管理的必要性

1.提高檔案管理效率

隨著信息化的發展，高校在日常運營中產生了大量的電子檔案。將紙質檔案與電子檔案實行融合管理，可以統一檔案的存儲、檢索和利用方式，從而提高檔案管理的整體效率。此外，通過數字化的方式，可以隨時隨地訪問和檢索檔案信息，極大地提高了檔案利用的便捷性。

2.保障檔案信息完整性

紙質檔案具有原始性和法律效應，而電子檔案則便于保存、復制和傳輸。將兩者融合管理，既能保留紙質檔案的原始記錄，又能利用電子檔案易保存和傳播的特點，共同確保檔案信息的完整性和可追溯性。這種雙重保障有助于高校在面臨法律訴訟或審計時提供有力的證據支持。

3.適應信息化時代發展趨勢

在信息化時代背景下，高校必須緊跟時代發展步伐，推進檔案管理的數字化轉型。紙質檔案與電子檔案的融合管理正是這一轉型的關鍵步驟。通過融合管理，高校可以更好地整合和利用各類檔案信息資源，提高檔案管理的現代化水平，以適應信息化時代的發展需求。同時，這種管理方式也有助于高校與其他機構或企業實行信息共享和合作，推動教育行業的整體進步。

二、高校紙質檔案與電子檔案融合管理面臨的風險

1.信息安全風險，數據可能被竊取

在紙質檔案與電子檔案融合管理的過程中，如果信息安全措施不到位，檔案信息可能會面臨被竊取、偽造或被篡改的風險。由于電子檔案通常存儲在計算機系統或云端服務器上，如果缺乏足夠的安全防護措施，就可能成為黑客攻擊的目標。黑客可能會利用系統漏洞或弱密碼等安全弱點，侵入檔案管理系統，竊取敏感信息。這些信息一旦落入不法分子手中，就可能被用于欺詐、身份盜竊或其他非法活動，給個人和學校帶來巨大的損失。在網絡環境下，檔案信息在傳輸過程中也面臨著被竊取的風險。如果數據傳輸沒有加密或加密措施不夠強大，那么檔案信息在傳輸過程中就可能被第三方截獲。特別是當檔案信息通過不安全的公共網絡實行傳輸時，這種風險尤為突出。此外，病毒攻擊也是導致數據被竊取的重要原因。惡意軟件或病毒可能會通過電子郵件附件、惡意網站或其他途徑感染檔案管理系統。一旦系統被病毒感染，黑客就可能遠程控制受感染的系統，竊取檔案信息。

2.技術更新風險，影響長期保存

高校在紙質檔案與電子檔案融合管理中，技術更新風險是一個長期且持續存在的挑戰，它對電子檔案的長期保存構成了嚴重威脅。電子檔案高度依賴計算機硬件和軟件環境，而技術的快速發展和更迭使得電子檔案面臨著多種潛在的風險。首先，硬件使用壽命是一個不可忽視的問題。硬盤、光盤等存儲設備有一定的使用壽命，隨著時間的推移，這些硬件可能會出現老化、損壞或性能下降的情況。一旦存儲設備發生故障，其中存儲的電子檔案就可能面臨丟失或損壞的風險，從而影響檔案的完整性和可讀性；其次，軟件更新換代也是一個重要的風險因素。隨著技術的不斷進步，軟件版本更新迅速，新版本的軟件可能不再支持舊版本的電子檔案格式，如果電子檔案沒有及時轉換或遷移到新格式，就可能導致無法打開或讀取檔案信息，進而造成信息的永久性丟失；最后，軟硬件之間的匹配性問題也不容忽視。電子檔案的制作、存儲和讀取需要特定的軟硬件環境支持。

3.操作失誤風險，人為因素導致損失

在高校紙質檔案與電子檔案融合管理過程中，操作失誤風險是一個不容忽視的問題。這種風險主要源于檔案管理人員在操作過程中可能出現的失誤，這些失誤往往由于人為因素導致，可能給檔案信息帶來嚴重損失。安全意識較弱是引發操作失誤的一個重要原因。如果檔案管理人員對檔案信息的安全性缺乏足夠的重視，就可能在操作過程中疏忽大意，導致不必要的損失。例如，可能在不安全的網絡環境下處理檔案信息或將敏感信息泄露給未經授權的人員。另外，檔案管理技能較差也是導致操作失誤的一個常見原因。如果管理人員缺乏必要的檔案管理知識和技能，就可能在處理檔案信息時出現錯誤。例如，可能不小心刪除或覆蓋重要的檔案信息，或者在轉換或遷移電子檔案時造成數據損壞。此外，工作責任心不強也是引發操作失誤的關鍵因素。如果管理人員對工作不夠認真負責，就可能在處理檔案信息時馬虎草率，導致信息資料的丟失或遺漏。這種失誤可能源于對工作流程的不熟悉、對細節不夠關注或者對檔案信息的重要性認識不足。操作失誤風險是紙質檔案與電子檔案融合管理中需要高度關注的問題。

4.制度不完善風險，管理存在漏洞

在紙質檔案與電子檔案融合管理的過程中，制度不完善風險尤為突出，可能導致管理上的漏洞，進而威脅到檔案信息的安全。如果檔案管理制度不健全，那么紙質檔案與電子檔案的管理就可能陷入混亂。缺乏明確的管理規定和操作流程，高校檔案管理人員可能無所適從，導致檔案管理工作效率低下，甚至出現錯誤。在這種情況下，檔案信息可能因管理不善而被泄露，遭受損失。另外，如果融合后的檔案管理制度與傳統紙質檔案管理制度不相符，也可能引發一系列問題。兩種檔案管理方式可能各自為政，形成對立，不僅增加了管理工作的復雜性，還可能導致信息在不同管理方式之間傳遞時出現差錯或遺漏。這種制度的不匹配會削弱檔案管理的整體效能，給檔案信息的安全帶來潛在風險。制度不完善還可能導致管理上的漏洞。這些漏洞可能被不法分子利用，對檔案信息實行非法訪問、被篡改或竊取。特別是在網絡環境日益復雜的今天，任何制度上的疏忽都可能成為檔案信息安全的隱患。在融合管理過程中，必須建立完善的檔案管理制度，并確保其與實際情況相適應，以防范潛在的管理風險。

三、高校紙質檔案與電子檔案融合風險防控策略

1.加強信息安全保護，防范數據的竊取

（1）信息安全風險與管理。從高校紙質與電子檔案融合后檔案管理來看，高校檔案管理系統需采用高強度的數據加密技術，確保電子檔案信息的機密性。同時，實施嚴格的訪問控制策略，防止未經授權的訪問和被泄露數據。另外，建立完善的網絡安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統等，以抵御外部網絡攻擊，從而保護檔案數據的安全。（2）技術融合風險與管理。在紙質檔案與電子檔案融合過程中，高校應確保采用統一的標準和格式，以提高數據的兼容性和互操作性，有助于減少因格式轉換或數據遷移導致的信息丟失或損壞風險。隨著技術的不斷進步，電子檔案管理系統需要定期更新和維護。高校應建立長期的技術支持機制，確保系統的穩定性和安全性。（3）操作風險與管理。高校對檔案管理人員實行定期培訓，增強其專業技能和安全意識。同時，制定詳細的操作規范，減少人為操作失誤導致的風險。另外，建立檔案操作的監督與審核機制，確保所有操作符合規范，并及時發現和糾正潛在的問題。

2.應對技術更新挑戰，確保電子檔案長期保存

（1）采用標準化的電子檔案格式。為確保電子檔案的長期可讀性和兼容性，高校應采用廣泛接受和認可的標準化電子檔案格式。這種格式應具有穩定性、開放性和可擴展性，以減少技術更新換代帶來的影響。當新技術出現時，這些標準化的格式更有可能得到新系統的支持，從而確保電子檔案的持續可用性。（2）應用前沿的存儲技術。隨著技術的不斷進步，新的存儲技術和介質不斷涌現。高校應積極關注并應用這些前沿技術，如使用高性能的存儲設備、采用分布式存儲系統等，以提高電子檔案的存儲效率和安全性。同時，這些技術應能夠適應未來技術的更新換代，確保電子檔案的長期保存。例如，通過自動化管理系統來減少人為干預，降低操作失誤的可能性。這類系統可以自動完成檔案的分類、索引、存儲等任務；利用OCR（光學字符識別）等技術來輔助紙質檔案的數字化過程，提高數據錄入的準確性和效率。（3）建立電子檔案備份機制。為防止電子檔案因意外情況而丟失或損壞，高校應建立完善的電子檔案備份機制。包括定期備份、異地備份以及災難恢復計劃等。通過備份機制，可以確保在原始數據受損時，能夠迅速恢復電子檔案，保障其完整性和可用性。（4）實施電子檔案遷移策略。隨著技術的不斷發展，電子檔案可能需要從一個系統遷移到另一個系統。為確保遷移過程中的數據的完整性和可讀性，高校應制訂詳細的遷移計劃和策略。包括選擇合適的遷移工具、測試遷移過程的可行性以及驗證遷移后數據的完整性等。通過實施有效的遷移策略，可以確保電子檔案在不同系統之間的平滑過渡和長期保存。

3.提高檔案管理人員素質，降低操作失誤風險

（1）培訓目標與定位。高校應明確培訓目標，確保檔案管理人員全面理解和掌握紙質檔案與電子檔案融合管理的操作流程與規范，降低操作風險，提高工作效率。準確定位培訓人群，針對高校的檔案管理人員，特別是那些將直接參與融合管理工作的人員。（2）培訓內容設計。高校在檔案安全管理培訓中要詳細介紹紙質檔案數字化的具體步驟，包括掃描、OCR識別、數據校對等。詳細培訓電子檔案與紙質檔案信息的整合策略，如何確保兩者之間的信息一致性和完整性。在培訓中講解數據質量檢查的標準和方法，并強調數據的準確性和完整性的重要性。高校在檔案人員培訓中應明確各級檔案管理人員的存取和修改權限，確保權限分配的合理性和安全性。講解檔案的審批流程，強調任何檔案的存取和修改都必須經過嚴格的審批程序。（3）培訓方法與實踐。為了能夠進一步提高紙質檔案與電子檔案融合安全管理培訓實效，講師應通過真實的案例，讓檔案管理人員更加直觀地了解融合管理的操作流程和規范。在培訓中設置模擬檔案管理環境，讓管理人員親自動手操作，加深對流程和規范的理解。鼓勵管理人員提出自己在工作中遇到的問題，通過集體討論和專家答疑的方式解決。（4）培訓效果評估與反饋。高校在紙質檔案與電子檔案融合安全管理培訓中，還應該注重培訓效果評估與反饋，通過考核來檢驗管理人員對融合管理流程和規范的掌握程度。在培訓結束后，收集管理人員的反饋意見，以便不斷優化培訓內容和方法。對在考核中表現不佳或在實際工作中遇到問題的人員，提供持續的跟進和輔導。

4.完善檔案管理制度，堵塞管理漏洞

（1）建立專項融合管理制度。在高校檔案管理中，紙質檔案與電子檔案的融合管理顯得尤為重要。為了更有效地實施這一融合，建立專項融合管理制度成為首要任務。該制度的核心在于根據檔案的性質、內容和用途，制定詳盡的分類標準。高校檔案管理者可以按照教學檔案、科研檔案、行政檔案以及學生檔案等多個維度實行分類，確保每種類型的檔案都能找到其明確的歸屬。這種分類不僅有助于檔案的組織和管理，還能提高檔案檢索的效率和準確性。此外，為每份檔案分配唯一的編號也是融合管理制度中的關鍵。編號應遵循清晰、系統的規則，能夠直觀地反映檔案的類型、年份和序列號等關鍵信息。通過這種編號方式，高校檔案管理者可以輕松追蹤和定位每份檔案，無論是紙質還是電子檔案，都能夠實現快速檢索和管理。（2）檔案的歸檔與整理。在紙質檔案與電子檔案的融合管理中，歸檔與整理工作同樣至關重要。高校檔案管理者需要明確歸檔的時間節點，如每學期末或每年底，以確保所有重要檔案都能及時入檔，避免遺漏或丟失。在歸檔過程中，高校檔案管理者還應關注檔案的類型和格式要求。對紙質檔案，需要確保其完整性和可讀性；對于電子檔案，則需要關注其文件格式、存儲介質和備份策略等方面。完成歸檔后，對檔案實行細致的整理工作也是必不可少的。包括檔案的排序、裝訂以及編寫案卷目錄等。通過這些整理步驟，高校檔案管理者可以確保檔案的完整性和系統性，無論是紙質檔案還是電子檔案，都能以清晰、有序的方式呈現。（3）檔案的檢索與利用。高校應建立完善的檔案檢索系統，該系統需要支持關鍵詞搜索、分類搜索等多種方式，以提高檔案檢索的效率和準確性。一方面，由于電子檔案易于復制和傳播的特性，不加以嚴格控制，很可能導致檔案信息被泄露或濫用；另一方面，紙質檔案在借閱和利用過程中也存在損壞或丟失的風險。因此，高校需要制定詳細的借閱流程和權限管理制度，確保紙質檔案和電子檔案在借閱和利用過程中能得到妥善保護。

四、結束語

高校紙質檔案與電子檔案的融合管理是檔案管理工作的發展趨勢，也是信息化時代的必然要求。通過制定合理的管理制度、加強風險防控意識、提升管理人員素質等措施，可以有效地實現紙質檔案與電子檔案的有機融合，從而提高檔案管理的效率與安全性，為高校的教學、科研和管理工作提供更為便捷和高效的服務。

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作者單位：山東財經大學人事處

作者簡介：孫寧寧（1982—），女，漢族，山東日照人，本科，碩士學位，副研究館員，研究方向：檔案管理。