地質行業機關檔案管理新模式探討：“三合一”制度的影響、困境及改善建議

摘 要：檔案的分類方案、文件材料歸檔范圍、保管期限是檔案“三合一”制度（后簡稱為檔案“三合一”制度）的主要組成部分，通過制定檔案“三合一”制度，采取統一、規范的管理手段，實現檔案資料的有效利用。在地質行業機關中實施檔案“三合一”制度，有助于統一檔案的管理標準，優化檔案的收集、整理、鑒定及保管效果，保障檔案信息的真實、完整及安全性。地質機關通過實施檔案“三合一”制度，能夠達到提升檔案管理人員專業素質和工作效率的目的。同時，采取現代數字化管理手段，推動地質行業機關檔案管理工作朝著現代化、科學化方向開展。

關鍵詞：檔案“三合一”制度；地質行業；機關工作

在地質行業機關工作中，檔案管理起著關鍵性作用，確保了地質行業的有效運行。因此，我國很多地質行業機關認識到了檔案“三合一”制度的重要性，不斷加大檔案“三合一”制度實施力度，以此來提升檔案管理工作質量和效果。在檔案“三合一”制度的作用下，通過把各類檔案資源優化整合，提升檔案質量，實現統一管理和利用，完善檔案工作流程，將地質行業機關現代化建設推向正軌。

一、檔案“三合一”制度出現的原因和意義

隨著國家發展和信息技術的不斷進步，傳統的檔案管理模式已經難以滿足為各行各業工作服務的需求。為了解決在檔案管理中存在的諸多問題，應從源頭抓好檔案工作，規范建檔流程，提升歸檔文件質量。2022年5月，國家檔案局發布《關于全面推行機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》，該制度增強了檔案管理的科學性、規范性和全面性，大幅提高了檔案管理效率和服務水平。同時，政府部門大力提倡檔案改革，在具體工作中給予很多支持與幫助，進一步促進了檔案“三合一”制度的有效實施，在檔案收集、整理、檢索以及保管等方面實現“一體化”管理，從而提升檔案管理的整體效能。

從檔案“三合一”制度的意義層面展開分析，該制度是一項基礎檔案制度，貫穿檔案管理工作各環節，發揮規范和指導作用，包括文件歸檔與檔案收集、檔案分類與整理、檔案鑒定與處置、檔案檢索、檔案提供利用、檔案編研和檔案登記與統計。通過實施檔案“三合一”制度，對于進一步提高機關檔案基礎業務能力，建設覆蓋面更加廣泛、內容更加豐富、結構更加優化的檔案資源體系具有積極作用。此外，還有助于維護國家檔案資源的完整與安全，促進檔案事業健康、長遠發展。

二、檔案“三合一”制度對地質行業機關檔案工作的影響

1.優化工作流程和協同工作

檔案“三合一”制度打破了過去機關各部門之間信息孤島的局面。通過建立準確的文件材料歸檔范圍和保管期限，不同部門的檔案信息得以集中存儲和管理。這意味著各部門之間可以知悉彼此的文件材料歸檔范圍，避免了重復收集、存儲和收集遺漏的情況發生。這種信息共享和流通的機制大幅提高了工作的效率，避免了信息孤立造成的信息滯后和工作延誤。同時，檔案“三合一”制度促進了工作協同和溝通，各部門可以更好地利用檔案檢索憑證與學習經驗，整合信息，協助工作。這種協同工作模式有助于機關各部門之間的合作和配合，提高了工作的整體效能和響應速度。

2.提升檔案管理質量

檔案“三合一”制度在地質行業機關檔案工作中的實施，不僅將檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限整合為一體，還規范了檔案管理流程，使檔案管理在操作上更加規范和標準，保證了檔案管理的規范性和質量，建立一套完整的檔案管理流程。通過明確檔案管理涉及的各個環節和步驟，不僅完善了文件歸檔和檔案收集、分類和整理、鑒定和處置等基礎性工作，還影響檔案檢索、提供利用和信息服務、編研、登記和統計等利用服務性工作，從而提升整個地質行業機關檔案工作的科學性、規范性和高效性。這一舉措使機關工作人員和檔案人員在開展文件歸檔和檔案管理時能夠清晰了解自己的職責和任務，通過標準化的歸檔范圍和流程，保證檔案信息的準確性和完整性，避免不必要的錯誤和遺漏，提高檔案管理的規范性和質量。檔案信息得到更好的保障和維護，為后續的查詢和利用提供更加可靠的基礎，也為地質行業的可持續發展提供有力支持。

三、地質行業機關檔案工作中實行檔案“三合一”制度的現狀和困難

檔案“三合一”制度自推行開始就得到廣泛認可，目前，越來越多的地質單位也開始重視檔案管理工作，積極推行檔案“三合一”制度，以提升檔案質量和檔案管理的規范性。然而，在地質行業機關工作實行檔案“三合一”制度的過程中，遇到了一系列問題亟待解決。

1.實施檔案“三合一”制度需要專業的檔案管理團隊，但檔案人員素質參差不齊

地質行業檔案“三合一”制度的實施對檔案人員的專業素質提出更高要求。然而，當前地質行業機關檔案人員普遍存在專業性不強、兼職人員較多的問題。這些人員在檔案管理的專業知識、技能和方法上有所欠缺，缺乏制定本單位檔案“三合一”制度的工作經驗和專業能力，也難以適應檔案“三合一”制度的要求。同時，由于檔案管理隊伍素質參差不齊，導致檔案管理水平整體不高，難以滿足地質行業對檔案信息的需求。

2.落實檔案“三合一”制度需要與以往的檔案制度相結合，但融合度不夠

地質行業各單位在長期的檔案管理過程中形成各具特色的檔案管理制度。在實行檔案“三合一”制度時，需要充分考慮本單位的實際情況，將過去的制度與檔案“三合一”制度、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》相結合。然而，在實際操作中往往存在制度銜接不暢、融合度不夠的問題。一方面，由于過去的檔案制度與檔案“三合一”制度、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》在管理理念、方法和手段上存在差異，導致制度銜接困難；另一方面，部分單位在推行檔案“三合一”制度時缺乏對過去制度的深入分析和研究，導致制度融合度不夠，難以形成符合本單位實際的檔案管理體系。

3.檔案“三合一”制度的完善需要與工作實際相結合，但執行力度不足

檔案“三合一”制度的完善是一個長期的過程，需要不斷與本單位的機關工作實際相結合，展開調整和優化。然而，在地質行業機關檔案管理工作中，往往存在制度與實際工作脫節的情況。一方面，部分單位在制定檔案“三合一”制度時，缺乏對實際工作需求的深入了解和分析，導致制度規定過于籠統或偏離實際需求；另一方面，在制度執行過程中，由于缺乏有效的監督和考核機制，導致制度執行力度不足，制度形同虛設。

4.實施檔案“三合一”制度需要與檔案數字化相結合，但數字化水平不高

地質行業檔案“三合一”制度還面臨著信息化水平不高、數據共享困難等問題。隨著信息技術的不斷發展，地質行業機關檔案管理逐漸向數字化、網絡化和智能化方向發展。然而，在實際操作中，部分單位信息化水平不高，缺乏先進的檔案管理系統和信息化設備。同時，由于數據共享機制不完善，導致地質行業機關內部檔案信息資源的共享和利用受到一定限制。

四、地質行業機關檔案工作中檔案“三合一”制度的實行措施

1.加強檔案人員培訓

在地質行業機關推行檔案“三合一”制度的過程中，為了確保檔案管理工作的順利開展，機關必須加強對檔案管理人員的培訓，提升管理人員的專業素養和技能水平，使其能夠更好地掌握檔案管理的理論知識和實踐技能。

首先，培訓檔案管理人員是提升其專業素養和技能水平的重要途徑。通過組織檔案管理培訓課程，可以幫助檔案管理人員深入了解檔案管理的基本原理、政策法規和最新發展動態，提高其對檔案管理工作的認識和理解。培訓內容可以包括檔案管理的法律法規、檔案鑒定與整理、檔案數字化技術等方面的知識以及檔案管理軟件的應用等實踐技能。

其次，培訓還應注重提升檔案管理人員的綜合素質。檔案管理工作需要具備良好的溝通協調能力、團隊合作意識和問題解決的能力等。因此，在培訓過程中也應當注重培養檔案管理人員的綜合素質，通過開展團隊合作訓練、溝通技巧培訓、問題解決案例分析等形式，幫助檔案管理人員提升自身的綜合素質，更好地適應檔案管理工作的要求。

最后，應建立健全檔案管理人員的激勵機制和考核機制，鼓勵其參加相關資格考試，激發檔案管理人員的工作熱情和積極性，提升整體隊伍的素質。

2.強化檔案制度銜接與融合

在地質行業，檔案管理是一項非常重要的工作，它是地質行業工作的歸納與匯總，讓一代代地質人可以更好地從前人的工作軌跡中尋找憑據、學習經驗、傳承地質文化，對維護地質行業各單位的合法權益、保障地質行業機關工作的正常運轉以及對地質行業長遠發展都具有極為重要的意義。為了更好地實施檔案“三合一”制度，提升地質行業文件歸檔質量，就必須深入調研地質行業的檔案管理工作現狀和需求，了解地質行業檔案的特殊性和復雜性。結合地質行業的實際情況，制定符合行業特點的檔案“三合一”制度，對文件歸檔、檔案收集、分類、整理、鑒定、處置、利用以及保護等方面展開本土化、本單位化的規范，確保制度的科學性和實用性。

首先，在制定本單位檔案“三合一”制度時，檔案管理人員應充分考慮本單位過去的檔案制度，注重制度之間的銜接與融合。首先，深入分析和研究過去的檔案制度，找出其中的優點和不足，制定科學、合理和可操作的檔案管理制度。檔案管理制度要能夠為檔案管理工作提供明確的指導，規范檔案管理的各環節，避免出現不必要的錯誤和遺漏，提高檔案管理的效率和質量。制度的建立不僅需要包含檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、保管期限等，還需要涵蓋檔案管理、利用和保護等方面。

其次，在制定新的檔案“三合一”制度時，應充分考慮本單位的實際情況和需求，結合《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，將過去的制度與新的制度相結合。同時，在制度實施過程中，應加強監督檢查和評估反饋工作，確保制度得到有效執行和不斷完善。

最后，還應注重與地質行業其他單位的交流與合作，借鑒兄弟單位先進工作經驗和技術手段，推動本單位地質行業檔案“三合一”制度的不斷完善和發展。

3.緊密結合行業工作實際

地質行業各單位機關在實行檔案“三合一”制度時，應緊密結合工作實際，不斷完善和優化制度。首先，應建立檔案管理人員與單位機關其他工作部門，尤其是業務部門的溝通機制，及時了解地質工作的最新動態和需求，收集各部門反饋意見，開展調研分析工作；其次，應根據調研結果和本單位各部門的需求，及時調整和優化檔案“三合一”制度的相關細節。同時，應設立專門的檔案管理機構或委員會，定期評估本單位機關檔案“三合一”制度的實施效果，加強對制度執行情況的監督和評估工作，確保制度得到有效執行并發揮實效。

4.提高數字化水平

將紙質檔案轉換為數字化檔案是檔案管理中的重要工作，也是在數字時代必須面對的挑戰。地質行業機關紙質檔案有數量大、形式多樣、跨年度、保密性高以及利用性強等特點，而這些特點也導致地質行業檔案數字化工作復雜，檔案數字化進展緩慢。為了更好地實施地質行業檔案“三合一”制度，也為了加快地質行業檔案數字化進程，需要將地質行業檔案“三合一”制度和檔案數字化相結合，制定有利于地質行業機關檔案利用且確保檔案安全保密的檔案“三合一”制度。

首先，地質行業機關檔案工作應引進先進技術與設備設施，加大對檔案管理信息化建設的投入，積極引進先進的檔案管理系統和信息化設備，并在信息化建設過程中加強網絡安全防護，包括局域網、防火墻、入侵檢測以及數據加密等措施，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全性和保密性；其次，在地質行業檔案“三合一”制度中，應建立統一的可數字化的歸檔文件范圍和歸檔文件標準。通過制定統一的文件資料格式、命名規范和分類標準等，確保地質行業機關檔案信息能夠順暢地實行歸檔和管理；最后，要擴充人才隊伍，引進數字與計算機行業人才，提高檔案管理人才隊伍信息化水平。

五、結語

在地質行業機關工作中，實施檔案“三合一”制度已經成為強化機關檔案管理的必要舉措。而地質行業檔案“三合一”制度的實施是一個復雜而長期的過程，需要不斷解決遇到的問題和挑戰。通過加強檔案人員培訓、強化檔案制度銜接與融合、緊密結合地質行業工作實際、提高數字化水平等措施，可以逐步解決當前存在的問題和不足，推動地質行業不斷發展和進步。

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作者單位：湖南省核地質調查所

作者簡介：熊紫辰（1990—），女，漢族，湖南永州人，本科，館員，研究方向：檔案。