基于人工智能的檔案數字化管理路徑研究

摘 要：近年來，人工智能技術的快速發展為數字化管理提供了全新的思路。為了適應人工智能技術的發展，在檔案史志館的檔案管理工作開展中，應積極開展數字化管理。基于此，文章從人工智能技術在檔案數字化管理中應用的角度，分析其應用方向以及在人工智能技術發展趨勢下檔案數字化管理需要解決的問題，從而構建較為完善的檔案數字化管理路徑，力求積極適應人工智能技術的發展，提升檔案管理的價值和效率，充分發揮檔案管理的數據價值，在我國進入數字化時代的過程中提供可靠的數據支持。

關鍵詞：人工智能；檔案管理；數字化管理；管理路徑

進入數字化時代，數據已然成為社會中最具價值的商品。檔案記錄了各行各業運行、發展中的各種數據和資料，數據的密度和價值較高。但隨著信息技術的發展以及社會的不斷前進，各行業產生的檔案資料呈指數性快速增長，極大提升了檔案的管理難度和管理成本。同時，相較于傳統的紙質檔案，數字化檔案在提升檔案信息密度的同時，也成為當前檔案管理的主要形式。人工智能作為信息技術的尖端技術，為數字化檔案管理提供了全新的方向與思路。因此，在適應技術發展潮流的過程中，必須重視人工智能對檔案數字化管理的影響，掌握人工智能技術在檔案數字化管理中的應用方向，為構建完整的數字化檔案管理路徑提供保障。

一、人工智能在檔案數字化管理的應用方向

1.管理流程自動化

在檔案管理工作中，提高檔案管理的效率、確保高質量的檔案得以留存與應用是檔案管理的主要目的。在早期紙質檔案電子化、檔案管理信息化的過程中，有效提升了檔案管理的質量與效率，并減少了紙質檔案管理以及人工操作的工作量。

隨著信息技術的快速發展，檔案管理的自動化被提上管理日程，將一些重復、煩瑣的管理事務交給計算機解決，從而有效降低人工操作的壓力，在保證檔案管理效率的同時，有效提高了檔案管理的標準化水平，使檔案管理的質量得到提升。人工智能作為信息技術快速發展的產物，其在重復、煩瑣的問題處理中具有極強的優勢，有別于傳統的檔案管理方式，能夠提供更加精準、符合檔案管理需求的自動化處理服務。

并且，能夠根據檔案管理的業務需求，不斷調整檔案管理流程，使檔案管理能夠更好地提供數據服務，提升檔案管理的價值。

2.智能分類與優化

充分發揮檔案數據的價值是檔案管理的主要目的。因此，需要數據的分類和歸檔，以確保檔案數據得到有效運用。相較于傳統的人工分類以及簡單的自動化分類，人工智能技術在提高數據分類效率的同時，能夠進一步保證分類的精度與準確性。

例如，在企業檔案管理過程中，原來的檔案自動化分類只能簡單地區分財務檔案、人事檔案等基本的分類，而在應用人工智能技術的情況下，可以進一步整合檔案，并按照檔案管理的分類標準和規則對不同的數據標記和優化，幫助管理人員建立檔案數據之間的聯系，從而有效提高檔案管理工作的服務能力。

同時，人工智能技術還可以進一步處理復雜的文檔和內容，如圖像、多媒體內容的復雜文檔，在人工智能技術的幫助下，可以識別其中的關鍵信息并開展準確的分類，通過優化數據的存儲方式，并開展自然語言處理，為提高檔案檢索的效率，提升檔案數據服務質量，提供可靠的保障。

3.檔案價值挖掘

在以往檔案管理的過程中，雖然檔案數據的信息密集程度較高、價值較高，但實際上檔案數據的價值并沒有得到充分發揮。即便是在檔案數字化管理較為普遍的當下，檔案數據中的價值依然未能得到充分發揮。在人工智能技術應用的過程中，可以進一步通過數據挖掘和機器學習的方式，找到檔案數據中的關聯，從而挖掘檔案中的數據價值，使其能夠更好地服務于學術研究、政府以及公眾。

相較于傳統的檔案管理服務模式，在人工智能技術的影響下，檔案管理服務可以變得更加主動，在實現檔案收集、歸檔和管理的同時，通過人工智能技術幫助用戶篩選、整理適合自己使用的檔案資料，從而有效提升檔案數據的豐富性和可用性，為用戶提供更有價值的信息。

二、檔案數字化管理中應用人工智能技術需要解決的問題

1.數據質量

雖然現階段人工智能技術已經可以在一定程度上接近人類的思考模式，但是依然無法滿足完全自主處理的需求。低質量的數據會導致人工智能做出錯誤的判斷，從而在檔案管理過程中給出不準確的管理結果。特別是在檔案管理的過程中，由于不同時間節點、不同來源的檔案使用了不同的命名規則以及分類標準，容易導致人工智能技術無法開展有效的數據處理和分析，從而使人工智能技術無法發揮理想的檔案數字化管理作用。例如，OCR文字圖像智能識別，可以有效解決紙質檔案電化時遇到的麻煩，提高檔案數據化的效率和質量。但是，紙質檔案的質量以及文本、圖片的清晰度或者手寫文字的規范性都會影響智能識別的準確性與可靠性。

同時，由于不同類型檔案的數據價值有一定的差別，應用人工智能技術判別不同類型檔案的價值，并采取相應的策略實施處理，進一步加劇了人工智能技術處理的負擔，需要花費更多的資源和時間去處理相關的信息，無法發揮提高檔案數字化管理水平的作用。例如，在企業檔案數據中，財務檔案、業務檔案和人事檔案數據的重要性不一，檔案的價值也有較大的差別，在檔案管理的過程中，不但需要確保檔案數據的質量，還需要結合檔案的價值及其在實際使用過程中的應用效果綜合判斷，才能確保應用人工智能技術能夠正確處理檔案數據，使其得到有效的應用。

2.智能算法的準確性

雖然人工智能技術的快速發展推動了其在各個領域中的應用，但是其是否能夠發揮作用依然取決于智能算法和模型的針對性。例如，早期應用于圍棋領域的AlphaGo以及當前大熱、關注于文字處理的 ChatGPT，在不同的領域智能算法的目的與方向會有所不同。即便是能夠解決圍棋中成千上萬可能性的AlphaGo，其在文字處理與其他應用處理方面依然需要較大的調整和優化，才能適應實際處理的要求。

智能算法的用途決定了其在各個領域的應用，而在檔案數字化管理的過程中，如何確保人工智能算法滿足檔案處理的需求，是當前急需解決的一個問題。特別是在檔案分類、檢索和數據價值挖掘等工作中，若算法準確性不高，則會導致其提供的結果無法滿足檔案管理的需求，若智能算法不準確，容易導致在執行智能分類、檢索等工作時，向用戶提交不相關的檔案數據，從而給檔案的正確使用和管理帶來不利的影響。

并且，智能算法在不同的應用場景中需要的功能和計算方式有較大的差別，如智能檢索、自動化分類、圖像以及文本識別所需的算法都有一定的差別，合理應用算法與模型，能夠大幅提升算法的準確性。同時，從成本效益的角度來講，符合檔案數字化管理需求的人工智能算法在提高人工智能工作效率的同時，可以有效減少后期人工校對和修正的工作量，對于降低檔案數字化管理成本具有非常重要的作用。

3.數據隱私與安全

在檔案管理的過程中，各種隱私數據的保護是保證檔案數據得以合理利用的重要基礎。但在數字化和人工智能管理的過程中更容易出現隱私數據被泄露的現象。

一方面，在數字化和人工智能介入檔案管理的過程中，互聯網的需求增加了隱私數據被泄露的風險。同時，人工智能技術在本地化應用的過程中硬件與軟件成本比較高昂，很難通過本地化部署降低相應的風險。如何在聯網的情況下預防未經授權以及非法訪問，對于保護檔案數據中高度敏感的個人隱私與商業機密等文件有重要的作用。

另一方面，數字化檔案數據需要存儲在網絡系統中，更容易遭受外部的攻擊和網絡威脅。特別是在應用人工智能技術的情況下，需要確保人工智能技術具有較強的安全防護能力，有效抵御外部威脅對數據隱私與安全帶來的不利影響。

并且，人工智能技術的應用，尚處于探索與實驗階段，有關人工智能技術濫用數據的討論依然是當前的熱門話題。因為人工智能缺乏人類所具備的道德與倫理觀念，在數據處理和應用的過程中，可以說是“來者不拒”，更容易引起檔案數據處理過程中的隱私和安全問題。

4.人員技術成本

檔案管理中應用人工智能技術時，需要長期投入專業的人才和資金才能確保其有效應用。人工智能技術的部署和使用，需要檔案管理工作配備具有專業技術知識的人才，并通過有效的技術維護，以滿足人工智能技術應用的需求。

首先，在硬件方面，算力決定了人工智能的數據處理能力，也就是智能水平。存儲容量決定了人工智能學習的范圍和可以實現的智能化水平。無論是算力還是存儲容量的提升，都需要花費大量的資金和技術成本。

其次，在檔案管理中應用人工智能技術，檔案管理人員也需要通過一定的技術培訓，理解人工智能技術的作用原理，并了解系統的工作流程，以便更好地利用人工智能技術開展工作。

因此，會花費較多的時間、資源和人力成本。在從業人員業務能力欠缺的情況下，很難有效應用人工智能技術開展檔案數字化管理工作，導致檔案管理中無法實施數據的綜合利用，很難保證檔案管理的價值與效果。

三、基于人工智能技術的檔案管理數字化管理路徑構建

1.重視數據采集與預處理

在傳統的檔案管理評價過程中，通常以檔案的數量和質量作為評價檔案管理水平的標準，而在使用人工智能的情況下，還需要進一步提升數據的質量，以滿足提高檔案數字化管理水平的需求。

首先，由于現代社會檔案數據的爆炸式增長態勢，進一步增加了數據采集和處理的難度。此外，還需要明確哪些資料可以納入檔案管理，確保數據采集符合檔案管理的需求，以便于提升檔案管理的質量與效果。還應充分考慮不同來源檔案數據、不同形式檔案資料的特點，通過電子源、紙質文件以及圖片、影音等不同的檔案文件，獲取符合檔案管理要求的數據，提升數據源頭的質量，從而確保數據的可用性與準確性。例如，在企業檔案管理中，可將資產和產權登記、評估與證明文件，對外投資文件，重要合同、協議及補充協議等具有憑證價值的文件以及上級單位制發的需本企業辦理的重要文件統一納入檔案管理范圍，同時，為了有效控制檔案信息的質量，在各類文件形成之初就實施質量控制，制定統一的數據格式標準，確保不同來源和形式的數據在格式上的一致性，并將不同來源和形式的數據展開集中存儲和管理，便于后續的數據分析和利用。

其次，考慮到檔案形式的多種多樣，在開展檔案數據采集的過程中，需要進一步明確檔案的格式。通過建立檔案數據采集標準，以便于為后續的數據處理提供可靠的支持。特別是在不同來源、不同部門的檔案數據采集過程中，應當在基于數字化采集的基礎上，進一步整合信息的來源，并通過記錄檔案的基本信息，確保元數據的真實性與可靠性，并建立明確的數據特征值，標記數據的類型及用途，實現數據的格式化，并采用統一的數據規范，消除不同特征選擇對數據處理質量、效率帶來的影響，并確保數據標準的統一，以便于有效解決數據異構問題對數據質量帶來的不利影響。

最后，在檔案數據采集完成后，還應當對數據實施有效的預處理，通過去除無效重復的數據條目，提升數據的質量，實現數據的清洗和數據類型的轉換和統一。在開展數據清洗的同時，需要進一步對數據中的敏感信息實施脫敏或匿名化處理，結合數據集劃分的要求，實現對敏感信息的加密與切分，從而確保信息安全，并提升數據采集的質量與效果。

2.優化檔案數字化管理流程

優化檔案數字化管理流程，可以確保人工智能技術與檔案管理的有效匹配。為此，需要基于人工智能技術對檔案數字化管理流程實行有效的優化。

首先，進一步提高檔案管理的自動化水平，基于人工智能技術，有效優化檔案數據的收集和處理方式，從而提高數據的處理速度并減少可能出現的錯誤率。同時，還需要利用更加先進的智能工具，提高檔案數據的解析和內容理解水平，確保數據處理能夠體現檔案數字化管理的要求，并使其充分發揮檔案管理的應用與服務作用。積極利用ORC技術對紙質檔案實行有效的處理，并結合檔案管理和接收的各個模塊，實現對紙質檔案數據的統一采集，提高紙質檔案數字化的效率。利用智能檔案分析技術，結合檔案管理自動化模塊，輔助檔案信息、類目和編目等工作的自動化處理，提升檔案管理的準確性和處理效率。

其次，還需要基于檔案數字化管理的要求，尋求與專業團隊的合作，以期共同開發智能化檔案管理平臺。在確保檔案管理工作能夠有效開展的同時，基于檔案數字化管理的需求，有效優化人工智能算法與模型，使其能夠結合檔案管理的要求，設計檔案數字化管理的智能模塊，以便于提升人工智能技術應用的質量與效果，并打造從“收集、管理、利用、賦能”的全閉環信息化管理鏈路，提高檔案數字化管理水平。

最后，應借鑒已有的檔案數字化管理經驗，合理應用人工智能技術，推進與物聯網、大數據等技術的集成應用，從而確保檔案數據的連續性流轉，并有效優化檔案管理流程，以便于提供更加便捷、高效的檔案管理服務。此外，還應當通過定期的評估和優化，不斷驗證數字化管理平臺的應用效果，并通過定期的系統審核和用戶反饋，對接業務與用戶的實際需求，結合系統性能和風險管理的要求，及時調整優化檔案管理的流程。

在此基礎上，建立數據篩查體系，利用更加先進的人工智能技術，優化篩查模型，提高數據篩查的準確率，從而改善檔案數字化平臺的服務水平，確保人工智能技術的應用能夠提升檔案數字化管理的精確性和用戶體驗。

3.完善信息安全防護機制

在提高檔案數字化管理水平的過程中，完善信息安全防護機制，對于保證檔案管理的服務質量與效果具有重要的作用。

首先，在檔案數據收集的過程中，應當根據數據的用途實施有效的脫敏處理，確保隱私敏感信息得以加密，有效減少可能出現的泄露隱私問題。同時，應當進一步健全檔案管理的訪問控制機制，實施嚴格的訪問控制，確保授權用戶只能訪問自身權限范圍內的信息，最大程度地減少非法訪問帶來的信息安全風險。并在此基礎上按照最小權限原則和定期更新權限的方式，按照檔案數據的需求，合理分配訪問權限，以確保在檔案數據的訪問過程中能夠根據其角色的需求，獲得需要的數據和功能，并在檔案管理人員或者用戶發生變動時，使訪問權限動態能夠一并更新，有效降低信息安全風險。

其次，建立檔案數據保護框架。在明確訪問、授權機制的基礎上，定期開展系統的安全審計，及時修復安全漏洞，并采用嚴格的檔案數據安全管理機制。從數據的收集、整理，一直到數據的應用，在嚴格控制數據質量的同時，確保每一個環節都能有效得到安全處理，以便實現信息安全管理的全過程和可追溯性。例如，企業在檔案管理過程中應記錄所有用戶對檔案數據系統的訪問和操作日志。例如，記錄登錄時間、操作類型和操作結果等詳細信息，便于后續的安全審計和異常行為檢測。當發現某個用戶頻繁嘗試訪問未授權的數據時，應立即觸發警報并采取相應的安全措施。同時，對企業經營過程中存在的一些敏感檔案數據實施加密存儲和傳輸，以防止數據在存儲和傳輸過程中被竊取和篡改，并定期備份檔案數據，建立災難恢復機制，防止意外情況下重要數據丟失。

最后，還需要基于檔案管理的合規和數據保護需求，配置檔案管理和保護措施，明確檔案數據收集、使用和共享的政策，提升檔案管理的透明度以及檔案管理和使用的責任，確保檔案數據安全由專人負責、專人管理，并對涉密較為頻繁的關鍵崗位開展保密教育和信息安全技術培訓，從物理、網絡和技術等多個環境，確保信息安全管理的全面性，最大程度地減少數據被泄露的風險，全面提高檔案數字化管理的信息安全水平。

4.加強人才培養和技術創新

人工智能技術在檔案數字化管理中的應用已經成為必然的發展趨勢。在未來人工智能技術的應用過程中，應當進一步加強人才培養和技術創新。充分利用人工智能技術帶來的便利進一步服務于檔案數字化管理水平的提高。

首先，檔案管理部門應當進一步加強專業人才的培養，充分掌握人工智能技術在檔案數字化管理中的應用，開展人才培養與技術創新，培養具有人工智能技術與檔案管理技術的復合型人才。開設人工智能技術專業培訓，并結合檔案管理的要求，明確檔案管理工作中對人工智能算法、數據分析和系統操作的能力標準，開展有針對性的人員技術能力培訓，確保人工智能技術的應用能夠推動數字化管理水平的提高，并能夠將人工智能技術游刃有余地應用于檔案管理工作中，提升檔案管理的質量與效率。

其次，需要保持技術創新的理念與要求，進一步加大對人工智能專業人才的培養，從檔案管理部門中選擇具有發展潛力的專業人才，開展技術創新能力的重點培養，以便于其在工作中，通過有效的技術創新推動人工智能技術在檔案數字化管理中的有效應用，充分發揮人才技術的帶頭作用。

最后，需要對接檔案管理工作的業務需求，關注人工智能工具在檔案管理工作中的應用，評估新技術的應用對檔案管理工作帶來的不確定性以及技術管理過程中可能遇到的人才和技術問題，解決人工智能技術應用可能面臨的風險。通過鼓勵檔案學、信息科學和人工智能等學科的交叉融合，加強行業之間的合作與交流，確保人工智能技術能夠推動檔案管理工作順利開展，并不斷提高檔案管理的效率和質量。

四、結語

綜上所述，人工智能技術的快速發展，為檔案數字化管理提供了全新的思路。但是，目前還沒有做好技術應用的準備，仍有較多的問題亟待解決。為此，需要在了解人工智能技術在檔案數字化管理中應用的同時，了解技術發展對檔案管理工作帶來的影響，正視檔案管理工作中存在的問題，采取相應的措施，推動人工智能技術在檔案數字化管理中的有效應用，從而不斷提高檔案數字化管理水平和質量，充分發揮檔案數據密集、數據價值較高的優勢，更好地服務于我國社會的發展。

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作者單位：江蘇省無錫市新吳區檔案史志館

作者簡介：胡碧（1973—），女，漢族，江蘇無錫人，本科，館員，研究方向：檔案管理工作。