新時期衛生監督檔案規范化管理探究

摘 要：檔案是歷史的記錄和見證，是支撐各項事業的重要依據。在衛生監督領域，檔案起著監督衛生事業發展、保證人民群眾健康的重要作用。隨著社會不斷發展，現代衛生機構監督的職能不斷優化，給衛生監督檔案管理工作提出了更高的要求，衛生監督檔案作為記錄衛生監督各項工作的重要依據，必須開展管理優化。基于此，文章對新時期衛生監督檔案的規范化管理展開探討，文章介紹了新時期衛生監督檔案管理需要遵循的原則，探討了新時期衛生監督檔案規范化管理的具體策略，以期提高衛生監督檔案管理的效率和質量，保證衛生事業的健康發展。

關鍵詞：衛生監督檔案；檔案工作；衛生監督機構；規范化管理

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，各項事業的發展都離不開檔案工作，檔案工作是經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續的重要事業。在長期的檔案事業發展中，檔案的價值日益突出，檔案工作對于各項工作的基礎性支撐作用越來越明顯。檔案是在工作中形成的，記錄了以往的各項信息，是決策和各項管理的重要依據。新時期，人們的生活水平顯著提高，對檔案信息的要求越來越高，各項有關檔案管理的政策性文件表明，檔案管理工作需要順應現代社會發展，提高檔案管理工作的效率和質量，為人民群眾提供高效的檔案服務。衛生監督檔案是各衛生監督機構在行政過程中形成的對國家和社會有價值的信息資料。衛生監督檔案的形式可為文字、視頻、圖像以及音頻等，是衛生監督機構在工作中各項業務以及執法活動的全面與真實的記錄，是檔案監督發展中不可缺少的部分，提高衛生監督檔案的管理水平，可以對衛生監督執法機構實行有效的評估，保證各項衛生管理工作有序開展，更好地為人民群眾服務。

一、衛生監督檔案管理需要遵循的原則

1.統一領導，分級管理原則

《中華人民共和國檔案法》（2020修訂）指出，檔案工作應實行“統一領導、分級管理”的原則。具體就是國家檔案主管部門主管全國的檔案工作，統籌規劃、組織協調全國的檔案工作，對各檔案管理部門的工作制度作出了統一的制度規范。在國家檔案主管部門的統籌規劃下，下一級的檔案管理部門需要負責監督和指導轄區內各組織、各單位的檔案管理工作。鄉鎮政府既要負責自身的檔案工作，又要兼顧所屬組織、單位檔案工作的監督和指導。各單位、組織、團體要做好自身的檔案工作。

2.堅持依法管理檔案原則

“全面依法治國”是我國治理國家的基本方略，“有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究”是基本方針，一切機關、團體、組織和個人都必須遵守法律法規，依法辦事。司法機關和工作人員要嚴格按照法律法規的要求執法，堅決維護法律的權威和尊嚴。衛生監督檔案是衛生監督機構在執法過程中形成的信息資料，要求執法人員必須嚴格按照法律法規的規定辦事。并且，在衛生監督檔案的管理上，要按照相關的法律法規管理，以保證檔案工作的規范化與合法化。

3.堅持以人民為中心的原則

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，檔案工作要始終堅持人民立場，檔案工作要始終為人民群眾的利益服務。隨著社會經濟的發展，人們對檔案信息的需求越來越頻繁。因此，必須加強檔案的開發利用，使檔案信息能被充分利用，凸顯檔案的服務性質。為了方便人民群眾對檔案信息的利用，檔案管理部門應建立檔案服務體系，拓展檔案的覆蓋范圍，使檔案信息資源能夠覆蓋更多的用戶。

4.堅持安全底線原則

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》強調檔案工作對國家和人民的根本利益具有重要作用，檔案信息十分重要，必須貫徹總體國家安全觀，保護檔案的安全、完整，避免檔案信息被泄露。在衛生監督檔案管理工作中，應保證檔案信息的安全，確保不泄露、不遺失檔案信息。衛生監督檔案與人民群眾的利益緊密相連，與衛生事業的發展息息相關，要保證衛生監督檔案的安全，應建立檔案的備份、應急恢復以及檔案信息訪問控制機制等，在檔案信息的開發利用過程中，應注重開放權限設置，機密信息必須嚴格保護，防止被泄露。

5.堅持改革創新原則

檔案是為人民服務的，是為社會的發展進步服務的。因此，檔案工作必須與時俱進，順應社會發展，提高檔案工作的效率和質量。當今社會是信息化的社會，信息技術已經深入人們生活的各個領域，給人們的生產生活方式帶來了翻天覆地的變化。在檔案工作中，也應充分融合創新性的信息技術，推動檔案工作信息化建設，提升檔案工作信息化程度，促進檔案管理的現代化轉變。

二、新時期衛生監督檔案規范化管理策略

1.建立健全衛生監督檔案管理的各項規章制度

衛生監督工作是行政執法類的工作，工作必須嚴謹與規范，在衛生監督執法過程中形成的衛生監督檔案，也必須嚴謹與規范。因此，相關部門必須建立健全得衛生監督檔案管理的各項規章制度，規范檔案工作人員的管理工作。我國出臺了一系列關于檔案管理的文件，有《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《檔案執法監督工作暫行規定》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》《機關檔案管理規定》等，但對于衛生監督檔案的管理卻缺少詳細的規定。盡管有《衛生檔案管理暫行規定》的發布，但時間較早，且其中也缺少對衛生監督檔案的詳細規定，導致衛生監督檔案管理工作的過程中缺少統一的標準，檔案工作人員在管理檔案時會依據自身對各項檔案管理規章制度的理解和自身經驗開展工作，缺少統一的標準會降低衛生監督檔案管理的效率和質量。

在衛生監督檔案的規范化管理中，必須建立健全相應的規章制度，對檔案工作的各項工作作出具體規定，使檔案管理工作更加規范和高效。因此，衛生監督檔案的主管部門應按照社會實際建立健全衛生監督檔案管理的規章制度，供各衛生監督機構參考執行。例如，在衛生監督檔案收集方面，應建立收集制度，規定衛生監督檔案的收集范圍、收集方式與收集期限等內容；在衛生監督檔案整理方面，應規定檔案分類的標準和范圍，可以將衛生監督檔案分為業務類、行政處罰類以及綜合類等分類標準；在衛生監督檔案的保存方面，應制定檔案保存的格式規范，數字類檔案的存儲格式要有名稱、時間以及元數據等，應制定檔案的備份與恢復機制，以防突發事件發生影響檔案安全，對于紙質檔案和數字檔案應分別制定保存制度；在檔案的利用方面，應制定檔案的開發利用制度，明確檔案利用和保密的范圍、檔案信息利用的途徑等內容；在檔案的銷毀方面，應明確檔案的保管期限以及銷毀程序，保管期限到期后鑒定檔案信息的價值，若無繼續保存的價值，則按照規定實行檔案銷毀，檔案銷毀目錄需要永久保存；在檔案的移交方面，應明確移交的程序。同時，檔案管理部門還應明確檔案工作人員的各項職責以及工作的具體流程，規章制度應由檔案保管單位根據自身的實際情況制定，保證單位的檔案工作有序、規范地開展。

此外，還要保證相關制度的貫徹落實情況，衛生綜合監督執法局可以組建專門負責的領導小組，不定期對各單位檔案管理工作、各項制度的落實情況展開詳細調查，保證衛生監督檔案各項規章制度能夠切實落實。

2.提高檔案工作人員的能力素質

檔案工作人員的素質與檔案工作的質量有著直接關系。在衛生監督檔案的規范化管理中，應注重提升檔案工作人員的能力素質，使其扎實掌握檔案管理方面的專業知識以及衛生監督檔案管理的法律法規及各項規章制度。因此，各級衛生監督檔案管理部門應組織統一、規范以及具有針對性的培訓。為了保證培訓的系統性和持續性，相關部門可制訂科學、合理的培訓計劃，包括培訓時間、培訓方式、培訓頻次、培訓人員以及授課人員等。培訓之前，相關部門可以調查培訓人員的檔案知識，明確參與培訓的人員存在哪些不足，以此制訂針對性的培訓計劃，使培訓切實可行。培訓可以采用線上和線下結合的方式。線下可由上級檔案主管部門統一組織，在高校或機關單位內培訓，邀請專家或學者指導，培養高素質的檔案工作人員。在線下培訓的過程中，授課人員應注意與參加培訓的學員積極互動，相互討論，吸引參與培訓人員的注意力。線上可以開通學習平臺，專家和學者可以直播講解，相關單位也可上傳視頻或圖文資料等學習資源，供檔案工作人員自行學習，特別是衛生監督檔案相關規章制度、信息化檔案管理系統的操作方式等內容，適合檔案工作人員自主學習。

為了保證培訓的有效落實，檔案管理部門應建立針對衛生監督檔案工作人員的考核激勵制度，將檔案工作人員的工作表現、工作效果以及服務態度等作為考核指標，對于表現優秀的檔案工作人員應給予相應的表彰，如頒發表彰證書、通報表揚以及提供獎金福利等獎勵，發揮優秀檔案工作人員的榜樣作用。對于考核成績靠后的檔案工作人員，應繼續加強培訓，不斷提升其綜合素質。通過系統、持續的培訓，可以使檔案工作人員嚴格遵守衛生監督檔案管理工作的各項規章制度，對待檔案工作嚴謹、認真、有耐心，保證衛生監督檔案工作的規范性和嚴肅性。

3.建設檔案安全保障體系

衛生監督機構承擔著各單位、各組織的衛生監督工作，如醫療衛生監督、消毒衛生監督以及學校衛生監督等，都與人們的健康息息相關。衛生監督檔案是衛生監督機構工作過程的全面記錄，衛生監督檔案信息具有重要的意義，部分檔案信息甚至具有一定的機密性。因此，衛生監督檔案管理部門要建立檔案安全保障體系，保證檔案信息安全。檔案工作人員要定期對檔案庫以及后備檔案庫開展全面的安全檢查，包括物理存儲空間以及線上存儲空間，對于存在安全隱患的存儲空間應及時整改。上級檔案主管部門可以開展檔案存儲空間的評估工作，指出檔案存儲環境的安全隱患，指導下級檔案管理部門及時開展檔案存儲空間的整改。對于檔案庫，應建立安全管理制度及應急預案，特別是針對物理檔案的存儲空間實行精細化管理，保證檔案的安全。在衛生監督檔案安全管理方面，相關檔案管理單位應建立檔案安全管理責任制度，將檔案安全保障中的各項工作落實到具體的工作人員身上，并經常開展檔案信息保密教育，增強檔案工作人員的保密意識。在檔案安全管理中，可以引入信息技術，提高數字檔案管理的設備水平，健全檔案信息系統，完善數字化的安全保密體系，做好檔案的數字化備份工作，在檔案信息備份的過程中安全監控。在數字檔案管理系統中，應引入防火墻、訪問日志、訪問權限控制以及信息傳輸數字加密等安全保障技術，防止數字檔案信息被泄露。

4.加強檔案信息的開發利用

衛生監督檔案具有顯著的應用價值，檔案主管部門可以積極開發利用衛生監督檔案，充分發揮衛生監督檔案對國家和社會的價值。在檔案開放利用的過程中，檔案主管部門應建立檔案信息審核機制，避免機密檔案被泄露。衛生監督檔案信息可以通過管理部門的門戶網站公布，建立檔案信息目錄，并支持檔案全文在線查閱、下載的功能，方便人民群眾查閱使用，提升檔案利用的便捷性，有利于檔案利用率的提高。檔案主管部門應引導各級衛生監督檔案管理部門深入挖掘檔案資源，為衛生監督機構及上級部門的決策提供經驗參考。檔案工作人員可以編研出版檔案信息，一方面，可以作為相關的決策依據；另一方面，部分的編研成果還可以作為高校教學資源使用。同時，也可以作為相關人員繼續教育的教學資源，充分發揮檔案信息的教育作用。檔案信息可以在各種重要的時間節點開放，通過舉辦展覽活動、新聞播報及短視頻發布等方式開放檔案信息，進一步提高檔案信息的利用率，擴大檔案信息的影響力，充分發揮檔案信息的各方面價值。

三、結語

實現衛生監督檔案的規范化管理，要堅持中央的統一領導，堅持以人民為本的立場、堅持檔案管理推陳出新、依法治檔，注重保障檔案信息安全。衛生監督檔案的規范化管理以完善的規章制度為基礎，國家檔案管理部門應建立健全衛生監督檔案工作的各項規章制度，使檔案工作人員有章可循、有法可依。檔案管理人員也應不斷提升自身工作素質，保證各項規章制度的有效執行。在衛生監督檔案的規范化管理過程中，應注重信息安全的規范化保障和信息資源的規范化利用，充分發揮衛生監督檔案信息的作用，提高衛生監督檔案管理水平。

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作者單位：霞浦縣衛生健康監督所

作者簡介：鄭其武（1974—），男，漢族，福建霞浦人，本科，館員，研究方向：檔案管理。