病歷檔案實體管理模式發展研究

摘 要：文章研究了病歷檔案實體管理模式的發展，探討傳統管理模式存在的問題，并提出改進的方向。通過對不同管理模式的比較分析，整理新型管理模式的優勢和實施方案，希望本次研究可以為病歷檔案管理的現代化發展提供一定的參考作用。

關鍵詞：病歷檔案；實體管理；模式發展

病歷檔案管理一直是醫療行業中的重要環節，但傳統的實體檔案管理模式在信息化時代已經顯得滯后。為了提高管理效率、保障病歷檔案的安全性和完整性，有必要對管理模式實施深入研究和改進。本文旨在探討病歷檔案實體管理模式的發展，為醫療機構提供更科學、高效的管理方案。

一、病歷檔案的類型

醫院病歷檔案是儲存和記錄患者疾病資料的重要文件，分為紙質版和電子版兩種形式。紙質版是傳統的記錄方式，由醫生手寫，以紙張形式存檔，編寫方式比較簡單，且不受電腦系統故障或網絡中斷的影響，可以隨時查閱。此外，紙質檔案的存儲成本相對較低，不需要在電子設備和系統上投入過多資源。但是，紙質檔案占用的儲存空間較大，檢索效率低，容易損壞和丟失。隨著信息技術的發展，電子版病歷檔案應用越來越廣泛。其將患者信息以數字化的形式實施保存和管理，具有存儲量大、檢索速度快、共享方便等特點。醫務人員可以通過移動設備隨時隨地查看病歷信息。此外，電子版檔案還可以通過數據加密和權限設置的方式保護患者的隱私，提升信息的保密性。

二、病歷檔案實體管理的重要性

病歷檔案實體管理在醫療衛生領域具有重要意義，病歷檔案是醫療服務的重要組成部分，承載著患者的診療信息、治療方案和疾病發展軌跡，對醫療決策和疾病管理至關重要。規范和高效的病歷檔案管理可以提升醫療服務的質量和安全水平，減少醫療事故和誤診率，保障患者的生命健康。完善的病歷檔案管理也有利于醫療資源的合理配置和利用，促進醫療信息共享和醫療衛生服務的協同發展。病歷檔案的準確性和完整性對醫學研究和學術交流具有不可替代的作用，為醫學進步和科學創新提供重要支持。病歷檔案實體管理對于提高醫療服務水平、保障患者權益、促進醫療資源共享和推動醫學科研發展具有不可替代的重要性，是醫療衛生事業發展的基礎和支撐。

三、傳統病歷檔案管理模式存在的問題

1.資源浪費問題

傳統的病歷檔案實體管理模式存在著資源浪費問題。在傳統管理模式下，病歷檔案的存儲和管理通常采用紙質形式，需要大量的物理空間來存放病歷檔案，不僅增加了醫療機構的運營成本，還占用了寶貴的空間資源。在紙質檔案管理模式下，信息獲取和共享不便捷，醫務人員需要花費大量時間查找和整理病歷檔案，降低了工作效率。紙質檔案管理存在著信息丟失和損壞的風險，一旦檔案遭到災害或人為破壞，可能導致重要信息丟失，對醫療服務和患者造成不可挽回的損失。傳統的病歷檔案實體管理模式由于資源浪費、信息獲取不便捷和共享難以及信息丟失風險等問題，已經無法滿足當今醫療衛生領域對高效、安全、便捷管理的需求，迫切需要實施現代化轉型和改革。

2.容易造成檔案丟失或損壞

傳統的病歷檔案管理模式容易造成檔案丟失或損壞，在傳統的紙質檔案管理中，檔案可能會因為人為疏忽、管理不善或自然災害等原因而丟失或損壞，導致重要的醫療信息無法及時獲取，影響醫療服務的質量和效率。紙質檔案的保存需要占用大量的物理空間，且長時間保存容易受潮、發霉或被損壞，進一步增加了檔案缺損的風險。傳統的檔案管理方式也存在著信息安全性不高的問題，未經授權的人員可能會獲取或被篡改病歷信息，造成嚴重后果。

3.難以實現信息共享和協同工作

傳統的病歷檔案管理模式往往難以實現信息共享和協同工作，給醫療服務帶來一定的困難。在傳統的紙質檔案管理中，不同部門或醫療機構之間的信息共享和協同工作存在著諸多障礙。紙質檔案需要手動整理和傳遞，信息流動受限，難以實現即時共享，導致醫療人員之間信息交流和協作效率低下。不同醫療機構之間的檔案共享更是困難重重，患者就診跨機構時信息無法共享，容易造成在診療過程中信息不對稱和重復檢查的情況，增加了患者的負擔和醫療資源的浪費。在傳統管理模式下檔案信息的安全性無法得到有效保障，信息被泄露的風險也隨之增加，進一步加劇了信息共享和協同工作的困難。

4.缺少統一的標準化管理

在傳統病歷檔案管理中，不同的醫院和部門可能會采用不同的管理方法，就會導致信息管理不一致。由于缺乏統一的標準化管理，紙質文檔的命名、分類、存儲等可能各不相同。例如，同一份病歷檔案可能在不同的醫院被錄入為不同的格式和內容，加大了信息的比對分析難度。并且，不同部門之間可能會采取不同的信息管理系統，醫務人員需要花費大量的時間來熟悉各個管理系統，從而影響信息共享的效率。

四、新型病歷檔案管理模式的優勢

1.數字化管理提高效率

數字化管理是現代醫療衛生事業發展的必然趨勢，其提升效率是顯而易見的。數字化檔案管理系統能夠實現信息的快速錄入、存儲和檢索，極大地提高了醫療工作的效率。醫務人員可以通過系統快速查找患者的病歷信息，避免了需要翻閱傳統紙質檔案浪費的時間。數字化管理使得病歷信息的共享和交流變得更加便捷，不同醫療機構之間可以實現數據的互通共享，提高了醫療服務的連貫性和協同性。數字化管理還能夠通過數據分析和挖掘為醫療決策提供更加科學的依據，幫助醫務人員更好地了解患者的病情和治療效果，提升醫療服務的質量和水平。數字化管理還可以有效減少紙質檔案管理帶來的空間占用和資源浪費，節約了醫療機構的成本，提高了資源利用效率。總的來說，數字化管理的高效運作不僅提升了醫療工作的效率和質量，還為醫療衛生事業的可持續發展奠定了堅實基礎。

2.數據備份和恢復更加方便

在數字化管理模式下，數據備份和恢復變得更加方便，這是一項極具重要性的優勢。通過數字化檔案管理系統，醫療機構可以輕松實現對病歷數據的定期備份，確保數據的安全性和可靠性。備份數據的過程可以自動化開展，避免了傳統手工備份可能存在的疏漏和錯誤，提高了數據備份的準確性和全面性。在數據備份完成后，醫療機構可以根據需要隨時實施數據恢復操作，快速找回因意外刪除或損壞而丟失的數據，保障了病歷信息的完整性和可用性。數字化檔案管理系統還支持多種備份方式，如本地備份、云端備份等，醫療機構可以根據自身需求和實際情況選擇最適合的備份方式，確保數據的安全性和可靠性。在數字化管理模式下的數據備份和恢復還能夠有效應對各種突發情況，如系統故障或病毒攻擊等，保障了醫療數據的持續性和穩定性。數據備份和恢復的便捷性是數字化管理模式的重要優勢，為醫療機構提供了可靠的數據保護和應急處理機制，有助于提升醫療服務的可靠性和穩定性。

3.信息共享促進醫療協同

信息共享在醫療協同中扮演著至關重要的角色，通過建立數字化檔案管理系統，醫療機構能夠實現醫療信息的便捷共享，使得不同醫療團隊間能夠更好地協同工作。在多學科醫療團隊中，醫生、護士和技師等不同專業人員可以通過共享病歷信息，更好地了解患者的病情和治療方案，從而提高醫療決策的準確性和效率。信息共享也有助于避免重復檢查和治療，減少醫療資源的浪費，提升醫療服務的整體質量。在急救和緊急情況下，快速獲取患者的病歷信息至關重要。通過數字化檔案管理系統，急救人員可以迅速查閱患者的病史、過敏信息等重要數據，有助于及時采取正確的救治措施，提高搶救成功率。信息共享還有助于跨機構之間的協同工作。不同醫療機構之間共享病歷信息，可以避免患者在就醫過程中信息丟失或重復錄入的問題，提升醫療服務的連貫性和協同性。

五、實施方案探討

1.引入信息技術支持

引入信息技術支持是實現數字化檔案管理系統的關鍵一環，醫療機構需要選擇適合自身需求的信息技術系統，包括電子病歷系統、數據存儲和管理系統等。這些系統應具備安全可靠的數據存儲功能，確保患者信息的隱私和安全。同時，系統還應具備便捷的數據錄入和查詢功能，以提高醫務人員的工作效率和準確性。醫療機構需要開展信息技術培訓，確保醫務人員熟練掌握數字化檔案管理系統的操作方法。培訓內容應包括系統的基本功能介紹、數據錄入規范及信息查詢技巧等，幫助其快速適應新的工作方式。醫療機構還應建立信息技術支持團隊，及時解決系統在使用中遇到的問題和故障，保障系統的穩定運行。醫療機構還可以考慮引入人工智能和大數據分析技術，進一步提高數字化檔案管理系統的智能化水平。人工智能技術可以幫助醫療機構實現自動化的數據處理和分析，提供個性化的醫療服務。大數據分析技術則可以幫助醫療機構挖掘患者信息中的潛在規律和價值，為醫療決策提供更有力的支持。醫療機構還需加強信息安全管理，確保數字化檔案管理系統的數據不受到未經授權的訪問和被篡改，并建立完善的數據備份和恢復機制，以應對意外數據丟失或系統故障的情況。定期開展數據安全審計和漏洞修復，提升系統的整體安全性和穩定性。引入信息技術支持是實現數字化檔案管理系統的關鍵一步，醫療機構應結合自身需求和實際情況，選擇合適的技術系統，并加強人員培訓和管理，以確保系統的順利運行和信息安全。

2.建立統一的檔案管理平臺

數字化時代，建立統一的檔案管理平臺已成為醫療機構必不可少的舉措，該平臺的建立將為醫療行業帶來諸多益處。統一的檔案管理平臺能夠提高工作效率，簡化病歷檔案的查找和管理流程，節約醫務人員的時間和精力。數字化檔案管理系統便于數據備份和恢復，有效降低了數據丟失的風險，確保醫療信息的安全性和完整性。統一平臺也促進了醫療信息的共享和協同工作，有助于醫務人員之間的溝通交流，提高醫療決策的準確性和效率，避免資源的浪費。在建立統一的檔案管理平臺時，醫療機構需要考慮引入信息技術支持，確保系統的穩定性和可靠性。同時，對醫務人員開展相關培訓也是至關重要的，以提高他們對系統操作的熟練程度，確保系統的有效使用。加強信息安全管理是保障醫療信息安全的重要環節，需要建立完善的信息安全政策和控制措施，以防止數據被泄露和不當使用。在選擇適合需求的系統時，醫療機構應充分考慮其規模和特點，選擇能夠滿足自身需求的平臺。建立技術支持團隊也是至關重要的，以確保系統的正常運行和及時維護。考慮引入人工智能和大數據分析技術，有助于提升醫療信息的利用價值，促進醫療研究和教育的發展。

3.設立專業團隊實施管理和維護

在建立數字化檔案管理系統的過程中，設立專業團隊實施管理和維護是至關重要的一環。該團隊可以為醫療機構提供持續的支持和服務，確保系統的正常運行和持續改進。專業團隊的設立不僅有助于解決技術問題，還能夠提供及時的培訓和支持，幫助醫務人員更好地利用系統提高工作效率。管理和維護的團隊成員應具備專業的技術知識和經驗，能夠快速響應和解決系統故障與技術難題。他們需要定期監測系統運行情況，及時發現并處理潛在問題，確保系統的穩定性和可靠性。團隊成員還應具備良好的溝通能力和團隊合作精神，與醫療機構各個部門保持密切聯系，確保系統能夠滿足不同部門的需求。專業團隊的培訓也是至關重要的舉措，他們需要不斷更新知識和技能，跟上技術發展的步伐，以應對不斷變化的醫療信息技術環境。培訓內容應包括系統操作、故障排除及數據安全管理等方面，確保團隊成員具備全面的技術素養和操作能力。通過培訓，團隊成員可以更好地了解系統的功能和優勢，提高工作效率和質量。除了技術支持和培訓，專業團隊還應重視信息安全管理。需要建立完善的安全控制措施，保護醫療信息的機密性和完整性，防范數據被泄露和不當使用。團隊成員應具備信息安全意識，嚴格遵守相關規定和政策，確保醫療信息的安全性。通過擁有專業的技術知識和經驗、持續的培訓和信息安全管理，專業團隊可以為醫療機構提供可靠的支持和服務，確保系統的穩定性和安全性，提升醫療服務的質量和效率。

4.提升對病歷檔案管理的認知

醫院領導必須充分認識到病歷檔案管理的重要性，確保病歷信息的真實和完整，遵循法律法規實施管理。還應將病歷檔案管理納入醫院的日常議程，并及時發現和解決相關問題。質控部門需要進一步細化病案質量檢查登記表，增加檢查項目，提高抽查頻率。同時，對質檢結果實行評分，并公開評分結果，制定相應的獎懲措施以激勵醫務人員，提升病案編制質量。除此以外，醫院還要加大基礎設施的建設力度，不斷更新病歷檔案管理的技術手段，從而滿足現代化檔案管理需求。

六、結語

綜上所述，通過對病歷檔案實體管理模式的研究和探討，可以看到傳統管理模式的不足之處，也看到了新型管理模式的巨大潛力。未來，隨著信息技術的不斷發展，病歷檔案管理模式將迎來更加智能化、便捷化的發展，為醫療衛生事業的發展注入新的活力，為人類健康事業作出更大的貢獻。

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作者單位：濱州市優撫醫院

作者簡介：李霞（1976—），女，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。