電子發票在高校財務報賬工作中的應用與發展

摘要：電子發票的推廣成為我國創新財務管理的重要舉措，對高校財務報賬工作流程的優化有重要意義。在論述電子發票的發展歷程及應用現狀、分析電子發票的優勢的基礎上，分析了高校財務報賬工作中電子發票應用面臨的挑戰，并提出應對策略，為高校財務管理信息化、無紙化轉型提供有力支持，充分發揮信息技術的優勢作用，全面提升高校財務管理水平。

關鍵詞：高校財務報賬；電子發票；高校財務管理；財務信息化

中圖分類號：G647.5

隨著我國高等教育改革的不斷深化，各高校的辦學規模呈現出不斷擴大的發展趨勢。為了加快高等教育創新發展速度，國家為高校建設、科研活動提供了大量資源，以滿足高校創新發展需求，有效提升了各高校教學水平與科研能力。與此同時，高校管理體制不斷完善，財務管理機制也不斷創新，為高校管理現代化轉型提供了有力支持。財務審核與財務報銷是高校財務管理最核心、最基本的內容，是財務管理制度的重要組成部分。為此，各高校財務部門將財務信息化作為財務管理創新的重要內容，紛紛提出了以紙電一體化為核心的創新策略，旨在優化財務管理機制，提高財務管理水平，全面提升財務管理工作效率和質量，為高校師生以及管理人員提供高效、便捷、可靠的財務管理服務，有效滿足高校管理創新發展的需求。在此過程中，電子發票的重要性越來越凸顯。

一、電子發票的發展歷程及應用現狀

2015年，國務院提出“放管服”改革，我國開始推行電子發票。在相關主體的共同努力下，我國電子信息技術研發應用工作進入高速發展階段，加快了財務電子化與信息化速度。電子發票不僅在法律效力上與傳統發票無區別，在業務成本和效率方面也表現出巨大優勢，具有廣闊的發展空間^[1]。自2021年12月以來，我國正式啟動電子發票試點工作，積極推進財務數字化進程，進一步提升了電子發票的普及率和應用水平。基于以上背景，各高校應當科學解讀相關政策內容和戰略目標，結合實際情況積極推進發票電子化工作，提高電子發票應用水平^[2]。電子發票的普及為高校財務工作帶來了極大的便利，對創新高校財務核算管理工作具有重要意義。

二、電子發票的應用優勢分析

相較于紙質發票，電子發票不僅具有相同的法律效力，而且在諸多方面表現出巨大優勢。

（一）簡化流程、縮短報銷時間

網絡化和自動化是電子發票的基本特性。這種操作方式簡化了發票開具的流程，相關人員可以根據需要靈活選擇發票的打印時間和地點，實現了發票的實時開具和接收。即使出現賬單信息錯誤情況，用戶也能夠通過電子發票系統遠程修改，提高了發票開具和報銷工作的便利性和時效性，在優化管理流程的同時也有利于降低發票管理的成本。

（二）避免發票毀損遺失

當以紙質發票作為報銷憑證時，一旦經辦人員因各種原因出現發票丟失的情況，只能聯系發票開具方提供加蓋印章的發票副本作為具備法律效力的報銷憑證。這種操作不僅增加了雙方的工作量，也存在手續繁瑣、效率低下等問題。與之相比，電子發票的數字化特征令其在儲存和使用方面展現出巨大優勢，能夠在財務管理過程中實現自動備份，更加高效、可靠地完成財務管理工作。

（三）促進高校財務信息化發展

當前，我國現已構建起相對完善、可靠的電子發票管理系統，但是電子發票尚未完全取代傳統紙質發票的地位，沒有實現全面普及。真實性驗證、查重等問題成為限制和制約電子發票規模化應用的主要因素。為提升高校財務管理工作的質效，高校應積極開展財務信息化工作，充分利用電子發票的優勢，真正實現財務管理的數字化。

（ 四）節約成本

以紙質發票作為報銷憑證時，涉及大量財務資料的打印和留存，不僅存在成本高、工作量大的問題，也存在操作流程繁瑣、工作效率低、消耗大等問題。而電子發票無需打印，有利于降低成本，提高資源利用水平。

三、高校電子發票應用面臨的挑戰

與紙質發票相比，電子發票在便利性、安全性等方面表現出顯著優勢，但是由于發展時間短、需要信息技術做支撐等原因，電子發票未得到完全普及。針對上述問題，本研究對電子發票在高校財務工作中的應用進行了分析，針對應用中存在的問題提出相應的解決策略，為推動電子發票大規模普及提供理論支撐。

（一）重復報銷和真實性風險

1.流程數字化的特性決定了電子發票的下載、打印不存在次數限制，可能引發“重復報銷”等風險。高校教師由于教學和科研任務繁重，沒有精力隨時開展報銷工作，只能由專門的經辦人定期進行集中報銷。如果不嚴格約束電子發票下載、打印等流程，容易出現重復出票的風險。此外，電子發票在作廢回收方面缺乏便捷性，一旦存在金額偏差的問題，開票方只能重新開票，因此可能造成某一業務同時存在兩張不同發票的情形，引發重復報銷等財務風險。而電子發票在重復打印時也可能引發稅務風險，不利于我國的稅務管理。財務人員往往不具備判斷電子發票重復打印風險的能力，使得重復報銷成為電子發票的主要應用風險之一，導致監督管理壓力增大、財務管理效率降低、財務風險上升等后果，既可能造成資金損失，也可能引發貪腐問題^[3]。

2.電子發票和傳統紙質發票一樣，也存在買賣雙方串通開具虛假發票的風險。例如在國外發表論文或參加會議等開具的發票或收據，因為沒有識別二維碼、防偽標志等，很難保證發票的真實性。

3.隨著信息技術的發展和普及，篡改發票變得更加方便和隱蔽，而鑒別真偽的工作給財務人員帶來了較大壓力，給財務監管增加了難度，不利于財務管理工作的高效運行。

（二）管理規章制度不完善

對于以紙質發票為主要會計資料、核算憑證的高校而言，現行的會計制度也是針對紙質發票制定的，難以全面有效地管理電子發票。相較于紙質發票，電子發票是將復雜、繁瑣的財務信息轉換為電子數據進行存儲與管理，需要完善的規章制度規范電子發票的應用和管理。但是對于大多數高校而言，財務管理的無紙化、信息化水平相對較低，無法真正發揮電子發票的優勢，需要創新管理制度和方法，才能提升財務管理工作的效率和規范化水平^[4]。

（三）財務管理信息系統不完善

部分高校缺乏完善、可靠的財務管理信息系統，難以滿足發票信息查詢需求，也無法保證發票信息的完整性，增加了財務管理風險。

（四）會計憑證未能實現完全電子化

財務管理的無紙化首先要求實現原始憑證的電子化。盡管國家大力推進電子發票的應用和普及工作，但是尚未實現全面普及，紙質發票與電子發票并存的現狀難以在短時間內改變，這不僅加大了高校財務管理工作的壓力，同時也帶來了管理成本上升、管理風險增大等問題，因此高校應充分利用新型財務管理工具，推進會計憑證電子化進程。

（五）財務人員綜合素質有待提升

財務管理信息化不僅要求財務管理制度同步變革，也對財務人員的專業能力特別是信息化能力提出了更高要求。高校應加強財務人員培訓工作，提高財務人員綜合業務素質。

四、電子發票融入高校財務報賬工作的發展策略

（一）制定電子發票核銷歸檔相關規章制度

為了積極推進電子發票的應用及普及，國家先后發布了《關于開展增值稅發票系統升級版電子發票試運行工作有關問題的通知》（2015年）、《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》（2015年）、《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（2020年）、《電子憑證會計數據標準——增值稅電子發票（試行版）》（2023年）等政策和制度，為相關工作的開展提供科學指導^[5]。上述規章制度的施行，進一步規范了我國電子發票管理制度，為各高校創新財務管理機制、優化財務管理流程、完善信息化財務管理體系提供了依據，極大提升了我國電子發票等財務管理創新工作的水平。

（二）完善財務信息化管理綜合服務平臺相關功能

高校應根據自身情況制定個性化的財務管理信息化、無紙化轉型策略，全面提升財務管理水平。以H大學為例，以天財財務管理信息系統為代表的財務信息化工具蓬勃發展，為電子發票的開具和管理提供了一套完善、可靠、便捷的工具，一定程度上提升了高校電子發票管理水平。師生在做網報單時，將電子發票以PDF、OFD等格式上傳至網上自助報賬平臺進行查驗，以確保發票信息的真實性；再將電子發票上傳到網報系統中，如果電子發票以前報銷過，系統則會提示，并不能進行綁定。部分省市的試點票據、區塊鏈的發票、電子收據等無法通過驗證的，財務人員報賬時會用掃描儀器將這些票據掃描進憑證制單系統，票據如果重復報銷，系統會給出提示，并顯示該張票據的具體報銷日期和憑證號，以確保電子發票不會重復報銷。電子發票上傳后，系統會自動統計發票總金額，并在網報單上顯示所有電子發票的日期、金額、合計總金額、收款單位、付款單位、發票張數等信息，便于財務人員核對報賬信息。打印發票時多張電子發票可以合并打印在一張紙上以節約紙張，發票無需粘貼，每份網報單用訂書機釘住即可。電子的發票報賬流程比傳統的紙質發票更省時省力、方便快捷。

（三）加強財務系統信息安全風險防范

建立完善的財務管理信息化系統，不僅有利于提升財務管理工作效率和質量，也有利于提高財務信息安全性，避免數據偏差導致的財務風險。因此，各高校需要充分認識到財務管理信息化系統的重要性，積極推進相關建設工作。在做好系統建設工作的同時也應加強制度建設，健全相關配套制度和保障機制，真正發揮現代信息技術的優勢作用，充分保證財務信息管理工作的規范性，有效避免財務風險。此外，各高校也應完善信息傳遞系統，充分保證電子發票數據傳輸的可靠性，確保數據的安全性，進一步降低數據風險導致的財務風險。

（四）完善電子發票管理制度

確保電子發票管理的規范性，有效降低財務風險是當前高校財務管理信息化工作的主要目標之一。為此，各高校應根據自身情況完善管理制度，對電子發票進行全面、系統地管理，充分保證電子發票報銷工作的規范性和安全性，提高風險防控水平，以降低財務風險。

（五）加大電子發票宣傳推廣和人才隊伍建設力度

隨著信息技術的快速發展，電子發票正逐漸取代紙質發票成為財務結算的主流方式。與傳統紙質發票相比，電子發票無論在開具過程還是報銷流程均表現出較大優勢。對于高校師生而言，需要對電子發票有清晰的認識，以推動電子發票的普及應用。需要財務部門加強宣傳工作，利用官方網站、微信公眾號等媒介宣傳電子發票，提高師生對電子發票的認知水平，引導師生掌握電子發票使用流程，以實現電子發票的規范使用。與此同時，高校也要開展教育培訓工作，提高財務人員信息處理能力及對相關政策、規章制度的認知水平，從而高效開展財務管理工作，為高校財務管理信息化、無紙化轉型提供有力支持，充分發揮信息技術的優勢，全面提升高校財務管理水平。

五、結語

在高校財務管理信息化發展過程中，電子發票具有良好的應用前景。作為財務管理信息化發展的典型代表，電子發票表現出巨大的優勢。這一新型會計憑證的普及，不僅展現出了環保優勢與成本優勢，也克服了傳統紙質發票的時空局限性，實現了隨時隨地的信息查詢、下載和打印，極大提升了財務管理工作的便捷性和效率，有效降低了財務風險。因此，各高校應當充分認識到電子發票的應用優勢，從自身實際出發創新管理制度，打造完善可靠的信息化財務管理系統，積極開展財務人員培訓工作，全面提升財務管理工作信息化水平，有效降低財務風險，進而推進財務管理信息化發展進程。

參考文獻：

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[3]李姿曼，劉葉青，蔣科.基于大數據的高校財務報銷審核風險控制實施路徑與實踐應用[J].教育財會研究，2023， 34（6）： 53-59.

[4]高偉霞.從全電發票助推高校財務信息化管理研究[J].國際商務財會，2023（19）： 41-44.

[5]劉穩豐，鐘希余，張榮勇.增值稅電子發票電子化報銷入賬歸檔模式研究：以X大學為例[J].會計之友，2023（8）： 128-132.

責任編輯：姜洪云

作者簡介：潘峰，華南理工大學財務處，高級會計師，學士。研究方向：財務會計與管理。