事業單位應用會計軟件進行賬務處理的利弊研究

［摘 要］在信息化時代背景下，計算機技術在各個領域得到了廣泛且深入的應用。電子化、自動化處理技術對傳統的以紙張為基礎的會計工作模式產生了顯著沖擊，使得會計工作中的賬務處理模式發生了根本性變化。這一變化催生了新的信息化賬務處理程序和會計軟件。在利用會計軟件進行賬務處理的過程中，事業單位一方面可顯著提升賬務處理效率，節省勞力，使財會人員有更多的時間分析數據；另一方面，也存在賬務數據泄露風險，易造成多頭分管等問題。鑒于此，文章重點分析事業單位應用會計軟件進行賬務處理的利弊，并針對性地提出高效、安全使用會計軟件的建議，以期能夠充分發揮會計軟件在賬務處理中的作用。

［關鍵詞］會計軟件；賬務處理；信息技術；事業單位

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.22.024

［中圖分類號］F810.6；TP311 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）22-00-03

0" " "引 言

在我國，事業單位財務部門的核心職責聚焦于預算管理與資產管理兩大關鍵領域。鑒于當前我國經濟可持續發展的態勢，事業單位財務管理的復雜性呈上升趨勢，利用會計軟件進行賬務處理，已成為事業單位提高財務管理效率的重要途徑［1］。但實際上，會計軟件在賬務處理過程中面臨由主客觀因素引發的多重風險［2］。為有效保障財政資金的安全，充分發揮其價值，事業單位需要對這些風險進行科學預測與防控。

1" " "事業單位利用會計軟件進行賬務處理的積極作用

1.1" "提升賬務處理效率

在傳統手工賬務處理過程中，賬務數據處理包含數據錄入、數據查閱、制表、數據核算及對賬等環節。這種賬務處理模式不僅費時，而且對從業人員的精力消耗巨大。每一份賬務報告盡管表面看似簡單，實際上都蘊含著從業人員的大量辛勤勞動。一旦出現數據錄入錯誤，隨后的處理工作便不得不暫停，進而重新進行數據核實，甚至從頭開始作業，這無疑會降低賬務數據處理的效率，并對會計從業人員提出更為嚴格的要求。

借助會計軟件，賬務處理的效率和準確性得以顯著提高。這主要歸功于會計軟件所采用的自動化賬務處理流程。其以計算機系統的高效運作為支撐，數據加工環節通過計算機的精確系統自動實施，顯著展現了電子化與自動化的雙重特性。在傳統操作模式下，工作人員需要花費很長時間才能完成財務數據處理工作，在應用該軟件之后可能僅需數小時即可高效完成，同時操作流程更為便捷，極大地簡化了工作人員的數據運算與處理過程，從而顯著提升了工作效率。

1.2" "節省勞力

在傳統的賬務處理過程中，會計從業人員需要準確計算、詳細核對和嚴密審核各種會計資料，以保證總賬和分賬的一致性、準確性。然后，會計資料根據指定的格式以表格或指定的文件形式存在，方便保管和合規遞交。

隨著會計軟件的引入，這一傳統流程得到了顯著的優化與簡化［3］。會計軟件可通過計算機自動化處理大量數據，大幅減少人工計算與核對的工作量；同時，還可實現賬務匯總表的電子化儲存，避免紙質文件的物理傳遞與保存，進一步節省人力。

此外，會計核算、校對與檢驗工作同樣可以通過會計軟件高效完成，并實現現代化管理。管理人員僅需要通過會計軟件的查詢功能，即可快速掌握員工工作情況，從而在保證工作質量的同時大幅減少工作量。

1.3" "拓寬會計人員財務信息獲取渠道

在傳統的賬務處理過程中，財務信息的采集和傳遞主要依靠傳統方式，如手寫記錄、紙質文檔交換和口頭交流。而隨著會計軟件的運用，會計人員可以通過更靈活、更有效的方式獲取財務信息。具體而言，財務人員可以通過鍵盤直接將資料輸入計算機；利用掃描技術快速將文件中的資料轉換成電子版，存儲在計算機中；利用網絡分享技術可輕易地在多臺計算機之間進行資料即時傳送。這些信息技術的應用，能極大地拓寬會計人員獲取財務信息的渠道，進而有效提高賬務處理的效率和準確性。

1.4" "提升會計人員數據分析效率

會計軟件的廣泛應用極大地推動了會計信息的實時傳遞，為事業單位經營決策奠定了堅實的數據基礎。在傳統賬務處理模式下，會計信息的呈現主要依托按月編制的會計報表和年度財務決算報告，該模式在時效性方面存在一定的局限，并且獲取其他會計信息的過程相對復雜且困難［4］。這不僅導致會計人員在數據分析方面存在不足，而且需要投入大量時間開展數據整理和分類等基礎性工作，進一步降低了數據分析的時效性和準確性，使數據分析工作常常處于滯后狀態。

而依托會計軟件，上述問題得以有效解決。會計軟件顯著提高了會計信息的處理效率，使得不同部門之間能夠通過網絡平臺便捷地交換信息，同時管理層也能夠隨時在線獲取關鍵的經濟數據，確保了信息的快速流通與共享。此外，會計軟件還能夠極大地減輕會計人員在數據歸納等煩瑣工作上的負擔，使其有更多的時間和精力投入深層次的數據分析，從而提升數據分析效率。

2" " "事業單位利用會計軟件進行賬務處理的弊端

2.1" "無法衡量原始憑證的準確性

在應用會計軟件實施賬務處理的過程中，基礎設置階段的任務之一便是對總賬下的初始數據和固定資產管理模塊中的原始卡片信息進行精確無誤的錄入［5］。然而，現階段廣泛應用的財務軟件普遍缺乏自動化審核原始憑證的功能。原始數據對后續經濟活動中的數據分析和計算具有重要作用，其不僅是數據分析和計算的必要前提，還是確保期初賬目平衡、對賬無誤，以及保障日常運營與期末業務順暢開展的關鍵要素。因此，對于初始數據的錄入必須保持高度的審慎性和準確性，任何細微的差錯都可能導致一系列連鎖反應，包括期初核算不平衡、核對錯誤等。如果原始數據的真實性和準確性得不到保證，就很難發揮出會計軟件在數據處理方面的優勢，從而無法為信息用戶提供準確、高效的數據支持。

2.2" "易導致財務舞弊

在傳統的人工記賬模式下，由不同的財會人員負責記賬。如果出現了虛假的會計信息，可以通過墨水或者字跡鑒別來確定和追查有關人員。而大多數事業單位在利用會計軟件進行賬務處理時，卻無法提供完整、精確的業務軌跡信息。更為嚴重的是，一些軟件系統沒有留下任何反向運行的跡象，只在運行日志中記錄了使用者和運行的時間。此類記錄對于了解會計事項的修正、補充及其背后的原因和過程顯然缺乏透明度和可追溯性［6］。

對事業單位而言，若未能嚴格執行會計電算化的相關制度，便可能使得一些意圖不軌的人員在不被察覺的情況下篡改會計憑證、賬冊及報表，進而提高財務造假和經濟違法活動的隱蔽程度，這無疑會給會計和審計工作帶來技術難題。

2.3" "數據保密性和安全性較差

在利用會計軟件進行賬務處理的過程中，會計信息傳遞時的安全隱患不容小覷。會計軟件內存儲的會計信息易被篡改且難以察覺篡改痕跡，加之數據庫可能遭受未授權人員的非法侵入、復制、偽造或銷毀，導致會計信息保密性和安全性較差［7］。為此，事業單位必須采取切實有效的措施，加強會計軟件的安全建設，確保會計信息的安全性和完整性。

3" " "事業單位利用會計軟件進行賬務處理的建議

3.1" "對比原始憑證樣本，原始數據自動糾錯

結合會計軟件的功能，利用圖像掃描技術、智能算法等工具，通過后臺的精確采樣機制，搜集錯誤原始憑證模型，進而同步對比這些模型與事業單位內部和外部掃描所得的原始憑證，確保原始數據的自動核對達到精確效果。同時，基于典型的錯誤憑證樣本，為每一種錯誤分配合理的風險權重，并采用加權平均法來準確評估掃描原始憑證的準確性［8］。在會計軟件中，用戶可以利用本系統自動分析處理各種異常問題。系統一旦檢測到任何可能的錯誤，立即向操作員發出明確提示，引導其關注并處理，從而有效預防因原始數據錄入錯誤而導致的后續連鎖反應和不可挽回的損失，從根本上消除數據錄入源頭出錯的風險。

3.2" "加強監管，從制度上堵塞相關漏洞

一方面，堅持定期開展內部審計，全面審視財務工作狀況及單位內部控制體系的有效性。為保障內審部門對財務工作的有效監督，建議在組織架構上實現內審機構與財務部門的并列設置，確保二者相互獨立且相互制衡。在日常工作中，內審部門需要對財務部門實施動態監督，及時發現并糾正其工作中的錯誤，以防止財務信息失真和發生違規記賬行為。此外，鑒于當前會計軟件的廣泛應用，審計部門必須精通相關軟件操作，以確保監督工作的專業性和實效性。對于財務部門在操作過程中可能存在的風險，建議技術部門提供必要的支持，通過系統培訓提高財務人員的操作技能和風險防控能力，從而全面提升賬務處理效率［9］。

另一方面，建立健全賬務處理制度，并實現其與會計軟件的深度融合。具體而言，需要明確財務部門的工作規范，細化各項制度，有效實施制度約束，減少會計人員及其他主體的違規操作行為，從而保護事業單位及國家財產安全。同時，將會計軟件應用與上述制度緊密結合，以構建財務部門的信息化管理機制，實現對財務信息的科學分析，準確識別資產和資金的浪費問題，進而提升財務管理效率。

另外，鑒于個別會計軟件中存在的跨年度“反結賬”功能可能帶來會計舞弊的潛在風險，應當堅決禁止其運用。對于那些利用此功能進行欺詐、偽造數據等違法行為的會計人員，制定一套嚴格的懲處制度，以保障賬務處理工作的嚴謹性和規范性。

3.3" "增強會計軟件的安全性

首先，營造安全的會計信息系統運行環境至關重要。國家有關部門需要加強對計算機安全領域的總體管控，持續完善會計相關法規，并對計算機網絡犯罪活動予以嚴肅懲處，從而為會計軟件運行提供安全、可靠的網絡環境和社會環境。

其次，事業單位內部須確立一套完備的計算機硬件設備管理體系。該體系不僅要包含防火等關鍵管理措施，還應實施嚴格的進出管控，禁止非授權人員進入操作區域，以減少設備遭受盜竊和信息泄露風險，確保計算機設備正常運行。

最后，構建內部控制體系。隨著網絡技術的廣泛應用，日常工作效率得到顯著提升，但這也使得內部職員惡意泄露會計信息的行為具備了實施條件。鑒于此，事業單位應當構建并完善內部控制體系［10］。一方面，須實施權限等級授權管理，明確界定人員職責界限，確保各司其職；另一方面，需要制定針對計算機病毒及黑客攻擊的防御措施，采取身份驗證、授權等手段提升系統的安全防護能力。同時，規定工作人員在執行文件修改或更新等操作時，必須出示書面授權并做好記錄，從而保障操作的合法性與可追溯性。此外，會計電算化系統應具備自動記錄功能，便于業務人員或設計人員追蹤查詢，進一步提高系統的透明度和審計效能。

4" " "結束語

隨著我國計算機技術的持續發展，會計軟件在賬務處理中的應用已成為不可逆轉的趨勢。此類平臺不僅可以優化會計科目的基本結構，有效減輕會計人員的工作負擔，還能顯著提高會計業務的精確性與效率。然而，必須強調的是，事業單位在運用會計軟件時需要保持高度謹慎。此外，會計軟件本身也面臨諸多客觀風險因素，這些因素之間相互影響，可能產生連鎖反應。因此，深入研究這些風險，從以會計人員為主體的主觀因素、以制度為核心的客觀因素等多方面出發綜合施策，構建全面的風險防控機制，尤為必要。

主要參考文獻

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［7］王燕.大數據背景下企業會計信息處理智能化研究［J］.財會學習，2020（3）：101，103.

［8］郭磊.大數據時代背景下的會計信息處理智能化分析［J］.中小企業管理與科技（上旬刊），2020（9）：128-129.

［9］楊華.企業會計信息處理的智能化發展探究［J］.品牌研究，2020（36）：100-101.

［10］曹曉燕.基于大數據下企業會計信息處理的智能化分析［J］.租售情報，2021（25）：29-30.