共享發(fā)展視角下檔案資料管理信息化平臺建設研究

共享發(fā)展視角為檔案資料管理指明了新方向，傳統(tǒng)的管理方式已難以滿足現(xiàn)代社會對于檔案資源高效利用的現(xiàn)實訴求，檔案資料管理也應順應時代發(fā)展，主動對檔案信息資源進行共享開放。建設信息化平臺，有助于突破檔案資料在地域、部門共享方面的限制，實現(xiàn)全面共享、高效共享。[1]但從目前來看，檔案資料管理信息化平臺建設還面臨著數(shù)據(jù)安全風險、標準規(guī)范不夠統(tǒng)一、復合型人才隊伍建設滯后等現(xiàn)實困境，在一定程度上影響了檔案資料的共享和利用。因此，有必要從共享發(fā)展的視角出發(fā)，對檔案資料管理信息化平臺建設的相關問題進行研究和探討。

一、共享發(fā)展視角下檔案資料管理信息化平臺建設的現(xiàn)狀

在共享發(fā)展理念下，要求檔案資料管理信息化平臺建設要注重共享共建，使更多主體參與到檔案資源建設和管理之中，提升檔案信息資源的管理效率。當前，各地在檔案信息化建設過程中，將檔案資料管理信息化平臺建設作為重要方面，也進行了實踐探索和經(jīng)驗總結，但在取得成績的背后，也存在著一些亟待解決的問題。

（一）當前檔案資料管理信息化平臺建設的有益嘗試

在信息技術的影響下，檔案資料管理信息化平臺建設獲得了更多技術支持。一方面，人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等前沿技術正在與檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行深度融合，檔案管理系統(tǒng)越來越智能化。例如，利用云存儲和人工智能技術可以實現(xiàn)檔案信息的高質(zhì)量存儲、安全管理和智能檢索。云存儲技術憑借其高度的靈活性和可拓展性，可以實現(xiàn)海量檔案資料的存儲；而人工智能技術可以對檔案資料信息進行數(shù)據(jù)分析和智能檢索，既能夠提升用戶體驗，又有助于培育檔案的新質(zhì)生產(chǎn)力。例如，江蘇省南京市溧水區(qū)檔案館以信息化建設作為有利契機，主動對當前館藏的檔案資源進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建立了共計超過210萬條的目錄數(shù)據(jù)庫，涵蓋了全部館藏檔案。借助大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術對目錄進行精準核對，進一步提升了檔案查詢的準確率。同時，通過檔案數(shù)字資源共享平臺建設，使檔案信息服務延伸到了街道，進一步拓展了檔案信息查詢的覆蓋范圍，實現(xiàn)了檔案管理服務平臺的全新升級，為廣大群眾提供了高質(zhì)量的檔案信息服務。另一方面，資源整合初見成效。部分檔案部門通過信息化平臺將分散在不同部門、單位的檔案資源進行了集中整合管理，通過檔案數(shù)據(jù)庫和信息化平臺，為用戶提供高質(zhì)量的檢索和利用服務。[2]例如，河南省數(shù)字檔案館依托信息技術建立了涵蓋省、市、縣三級檔案館的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，實現(xiàn)了全省檔案信息一體化管理。數(shù)字檔案館檔案信息一體化建設，進一步推動了檔案信息資源的高效共享和遠程利用。又如，浙江省溫州市鹿城區(qū)檔案館在上級部門支持和指導下，也建立了檔案信息資源共建共享平臺。借助這一平臺，其實現(xiàn)了對館藏資源的全面梳理，對全區(qū)電子文件中心、虛擬檔案館和檔案登記備錄系統(tǒng)等多項檔案資源進行了整合，并共享到平臺上，實現(xiàn)了多部門、多系統(tǒng)的檔案信息資源共享。

（二）檔案資料管理信息化平臺建設面臨的挑戰(zhàn)

在共享發(fā)展視角下，檔案資料管理信息化平臺建設雖已明確了方向，但在實際建設中仍存在一些亟待解決的問題，如檔案數(shù)據(jù)信息標準規(guī)范不統(tǒng)一、人才隊伍建設滯后以及數(shù)據(jù)安全與隱私保護等問題，在一定程度上影響了檔案資料管理信息化平臺的建設質(zhì)量。

第一，檔案數(shù)據(jù)信息標準規(guī)范不統(tǒng)一。在檔案資料管理信息化平臺建設過程中，由于建設主體執(zhí)行標準和技術支持不一致，造成檔案數(shù)據(jù)信息標準規(guī)范不統(tǒng)一，容易導致不同平臺之間難以進行數(shù)據(jù)共享，不同系統(tǒng)之間存在兼容性問題。[3]特別是在數(shù)據(jù)格式、存儲方式、檢索方法等方面更容易出現(xiàn)不一致的情況，這在一定程度上影響了檔案信息資源的共享和利用。例如，一些單位的檔案信息化平臺采用關系型數(shù)據(jù)庫，而另一些單位的檔案信息化平臺則采用非關系型數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)共享過程中容易出現(xiàn)兼容性問題和操作性較差的情況。這些現(xiàn)實問題的存在，不僅使得不同平臺之間的數(shù)據(jù)交換和共享變得異常困難，還導致平臺需要對后續(xù)檔案信息進行重新轉(zhuǎn)換或數(shù)據(jù)整理。

第二，檔案管理復合型人才短缺。目前檔案管理部門復合型人才非常短缺，難以滿足檔案資料管理信息化平臺建設的現(xiàn)實需求。一方面，檔案管理部門在人才引進過程中更傾向于檔案相關專業(yè)的人員。這些人員對信息技術方面的知識和技能比較缺乏，難以參與到檔案資料管理信息化平臺建設之中，特別是在大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能技術方面能力十分有限，從而影響了信息化平臺技術優(yōu)勢的發(fā)揮。另一方面，外聘或引進的信息技術人才可能對檔案管理業(yè)務不夠熟悉，對檔案專業(yè)知識的掌握不夠全面，難以準確理解檔案管理的相關要求和特點，導致檔案資料管理信息化平臺的設計和開發(fā)與實際業(yè)務需求相脫節(jié)。

此外，數(shù)據(jù)安全與隱私保護問題也需引起重視。檔案資料管理信息化平臺建設必然需要對不同主體、不同領域的檔案資料進行整合，在此過程中可能面臨著諸多安全風險。

二、共享發(fā)展視角下檔案資料管理信息化平臺建設的具體路徑

在檔案資料管理信息化平臺建設進程中，應以共享發(fā)展理念為指引，構建多元主體共同參與的檔案資源共享模式，實現(xiàn)檔案信息資源的系統(tǒng)整合。同時，引入先進技術賦能檔案資料管理信息化平臺建設，并高度重視檔案信息安全與隱私保護。

（一）構建多元的檔案資源共享模式

在共享發(fā)展理念的引導下，檔案資料管理信息化平臺建設需突破傳統(tǒng)檔案管理的局限，通過多元主體的共同參與，實現(xiàn)檔案資源的最大化利用。相關部門應推動檔案資源的跨部門、跨區(qū)域合作共享，充分發(fā)揮主導作用，牽頭組織各部門參與檔案資源共享建設。首先，通過召開聯(lián)席會議，明確相關制度，確定各方權利義務，為合作共享提供制度保障，并成立專門領導小組，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門、各地區(qū)的檔案資源共享工作。其次，建立激勵機制，對提供檔案資源的部門和地區(qū)給予政策支持和獎勵；形成考評機制，對參與各方進行考評，對表現(xiàn)突出的單位和個人予以表彰。最后，搭建公眾參與平臺。在共享發(fā)展視角下，應讓社會公眾參與到檔案資源共享之中。如通過檔案資源共享App、微信公眾號等平臺，使社會公眾能夠上傳、瀏覽、下載各種檔案資源，借助平臺實現(xiàn)互動交流，促進檔案資源的利用和傳播。

（二）完善檔案資料管理信息化平臺

當前，信息技術不斷更新，為檔案資料管理信息化平臺建設提供了技術支撐。檔案資料管理信息化平臺也應與時俱進，借助多元技術實現(xiàn)智能化升級。一方面，提升智能檢索與推薦的精準性。如利用人工智能技術對檔案文本內(nèi)容進行精準分析，通過智能檢索系統(tǒng)精準識別用戶查詢需求；借助機器學習算法，根據(jù)用戶需求行為模式和歷史查詢記錄，為用戶提供精準的檔案推薦服務；通過構建檔案資料知識圖譜，對檔案中的各類數(shù)據(jù)信息進行分類和關聯(lián)，以便于提升智能推薦的精準性。[4]另一方面，實現(xiàn)自動化檔案管理。檔案資料管理信息化平臺應引入機器人流程自動化（RPA），將這一技術融入檔案收集、整理、編目、管理、存儲、檢索等各個流程。通過預先設定的規(guī)則和流程，高質(zhì)量地完成檔案管理的重復性工作；也可以引入物聯(lián)網(wǎng)技術，對檔案進行自動盤點和追溯，切實保障檔案信息安全。

（三）加強數(shù)據(jù)安全與隱私保護

在檔案資料管理信息化平臺建設過程中，數(shù)據(jù)安全與隱私保護至關重要。隨著技術的不斷更新，檔案資料管理信息化平臺也應與時俱進。首先，建立和完善安全管理制度。一方面，完善安全標準，明確檔案資料管理信息化平臺的安全目標、原則和具體要求，如訪問控制要求、數(shù)據(jù)加密原則、備份恢復策略等。同時，應有相應的應急預案，以便能夠及時響應和處理。另一方面，安排專門的人員負責檔案資料管理信息化平臺的安全管理工作，明確崗位具體職責，不斷提升檔案管理人員的安全意識和技能水平。其次，采用先進的安全技術。如采用對稱加密算法和非對稱加密算法相結合的方式對檔案數(shù)據(jù)進行加密管理，防止在存儲和共享過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露情況；采用訪問控制與身份識別技術，設置用戶權限、角色和訪問內(nèi)容，確保只有達到相應層級的用戶或工作人員才能夠訪問重要檔案數(shù)據(jù)；采用數(shù)據(jù)備份與恢復技術，對檔案數(shù)據(jù)進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞，一旦發(fā)生意外，還可以借助恢復技術對相關數(shù)據(jù)進行快速恢復，確保數(shù)據(jù)的安全性。

三、檔案資料管理信息化平臺建設的保障措施

檔案資料管理信息化平臺建設是一項系統(tǒng)工程，既需要不斷更新技術、提升服務質(zhì)量，也需要完善保障措施以確保其順利運行。

（一）加強頂層設計

檔案資料管理信息化平臺建設耗時較長，且涉及的主體多、任務重、困難大。因此，做好頂層設計和長期規(guī)劃至關重要。一方面，檔案管理部門應與相關單位及時溝通，將檔案資料管理信息化平臺建設列為重點項目，確保后續(xù)穩(wěn)定投入。另一方面，要制訂統(tǒng)一的標準規(guī)范。在平臺建設中，從宏觀層面統(tǒng)一技術標準，既能提升平臺建設質(zhì)量，又能減少兼容性問題，避免后續(xù)的重復建設。此外，明確建設目標和具體任務，制訂詳細的實施計劃，確定工作重點、時間節(jié)點和責任人。同時，落實監(jiān)督評估工作，定期檢查和評估建設進展，及時解決發(fā)現(xiàn)的問題。

（二）加強人才隊伍建設

檔案資料管理信息化平臺建設離不開高素質(zhì)人才。對此，一方面要加強檔案管理人員的信息技術培養(yǎng)，與高校及互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)開展多元合作，通過專題培訓班、研討會、在線學習等方式，提升其信息素養(yǎng)和專業(yè)技能，使其掌握檔案數(shù)字化、大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)庫管理、信息系統(tǒng)應用等方面的知識和技能，并積極投身于平臺建設。[5]另一方面，鼓勵檔案管理人員參與信息技術項目實踐，積累實踐經(jīng)驗，為后續(xù)的管理奠定基礎。同時，建立人才培養(yǎng)激勵機制，對表現(xiàn)突出者給予獎勵。此外，加強與高校和職業(yè)院校的合作，重視復合型人才的培養(yǎng)，并與企業(yè)開展實習實訓、產(chǎn)學研合作等，提升檔案管理人員的實踐能力。

（三）強化宣傳與推廣

在信息化時代，為充分發(fā)揮檔案資料管理信息化平臺的價值和作用，需提升社會公眾的參與度，推廣成功經(jīng)驗。一方面，可以通過多種渠道廣泛地宣傳平臺建設成果，利用傳統(tǒng)媒體與新媒體構建立體傳播體系，介紹平臺的功能和優(yōu)勢，讓公眾了解檔案資源利用開發(fā)情況，鼓勵其積極投身于檔案事業(yè)。另一方面，總結推廣成功經(jīng)驗，可以通過座談會等方式分享好經(jīng)驗、好辦法，為其他單位提供可借鑒的模式。還可以邀請專家學者和相關單位工作人員交流探討，為提升平臺建設質(zhì)量建言獻策，鼓勵更多單位和社會群體參與檔案管理的建設，推動檔案信息化建設不斷發(fā)展。

四、結語

總之，信息技術的發(fā)展為檔案資料管理帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)，檔案資料管理信息化平臺建設成為順應時代發(fā)展的重要舉措。應充分認識到檔案資料管理信息化平臺建設的復雜性和艱巨性，鼓勵相關部門、企業(yè)、社會組織和個人共同參與，在共享發(fā)展理念下形成合力，不斷創(chuàng)新思路、優(yōu)化技術、采取有效措施，推動檔案資料管理信息化平臺更新升級，進而充分發(fā)揮其在服務社會經(jīng)濟發(fā)展和文化傳承方面的價值。

（作者簡介：李巧玲，女，本科，海南省水利電力集團有限公司，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）