基于信息化的廣播電視檔案管理探析

摘 要：隨著媒體融合縱深發展，媒體格局、輿論生態與傳播方式發生深刻變化，需要廣播電視媒體以內容建設為根本、以先進創新為支撐、以管理創新為保障，積極構建發展新模式。檔案管理是管理工作的重要組成部分，需要廣電媒體深刻認識并理解把握數字技術與數據形態、傳播形態等的辯證關系，逐步構建以數據為中心的檔案管理模式，為廣電媒體的數智化轉型貢獻力量。文章立足信息化大背景，分析了廣播電視檔案管理現存的問題，并從數字檔案協同開發、數據資源體系構建、檔案管理制度建設、管理系統平臺搭建及專業化隊伍建設幾個方面，探究廣播電視檔案管理的有效策略，以期為相關工作的開展提供參考。

關鍵詞：信息化；廣播電視；檔案管理

中圖分類號：G221；G271 文獻標識碼：A

檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。數字媒介的快速發展促進了大數據資源的整合，使媒體數據呈現出復雜多變、重疊交叉的現象。在這樣的環境下，檔案的載體需求發生改變，逐漸從傳統紙質載體向電子化、數字化和信息化載體轉換，在促進檔案事業進一步發展的同時，也對廣電媒體的檔案管理和服務水平提出了更高要求。為了實現廣播電視檔案的積累整合、價值挖掘與拓展利用，廣電媒體應緊抓信息化建設提質增效契機，運用現代信息技術賦能檔案標準化、智能化管理，提高廣播電視檔案工作信息化、數字化和智能化水平以及電子文件歸檔與電子檔案管理能力，持續推動檔案工作高質量發展和現代化建設。然而，一些廣電媒體對檔案管理與服務數字化建設的價值認識不清，在檔案管理中難以在現代信息技術加持下對分散無序的廣播電視檔案進行科學的收集、整理、保管、開發與利用，難以適應新時代背景下檔案管理向信息化、數字化轉型的現實趨勢。

一、信息化背景下廣播電視檔案管理現存的問題

1.系統平臺建設相對不足

檔案數字化管理與服務離不開檔案數據庫、信息化管理系統與線上管理平臺。然而，一些廣電媒體在檔案數字化轉型升級工作中不注重與當地檔案局、檔案館及化企業間的合作，難以充分發揮各主體優勢推進數字化檔案管理數據庫、系統和平臺的建設，檔案管理數字化轉型升級缺乏技術、設備和人才的支持與保障。在這種情況下，廣電媒體難以實現檔案全生命周期數據的整合，也難以根據相關業務流程開展信息化、智能化管理工作，檔案管理缺乏統一、高效的數字化管理工具。

2.數字檔案管理不夠規范

檔案管理的信息化、數字化建設需要建立健全檔案管理制度，運用一定的流程標準與操作規范推動檔案管理向信息化、數字化和智能化發展。因此，必須建立一套系統、完善的檔案管理制度，制定詳細且全面的標準規則與實施策略。然而，一些廣電媒體在檔案管理中缺乏明確的數字化檔案管理目標與健全的數字化檔案管理制度，難以在信息化背景下推動檔案管理向標準化、規范化發展。而傳統紙質檔案的記錄與整理流程和規范難以適應信息化環境下的檔案管理工作，依賴傳統的檔案管理制度與規范，廣電媒體難以促進檔案數字化管理各環節的有效統籌，制約了檔案管理的數字化轉型升級。

3.數字檔案利用效率不高

檔案數據對于廣電媒體來說具有重要的作用與獨特的價值。為了適應新時代背景下廣電媒體高質量發展的現實需要，應充分挖掘檔案數據價值。然而，一些廣電媒體在檔案數字化建設中不注重通過檔案信息化管理系統與平臺建設提升檔案管理與服務能力，制約了檔案信息的深度分析與精準處理，致使廣電媒體難以在大數據、人工智能等信息技術的支持下，從檔案信息中快速總結發展成果、分析發展難題、梳理發展經驗及獲取發展靈感，數字檔案利用效率并不高，迫切需要廣電媒體提高數字檔案管理與服務能力。

二、基于信息化的廣播電視檔案管理策略

1.加強檔案建設整體部署，促進數字檔案協同開發

檔案管理信息化、數字化和智能化建設是一項系統工程，僅僅依賴媒體力量難以實現檔案管理的數字化轉型升級。為了促進檔案管理的數字化轉型升級，廣電媒體應分析自身發展狀況，結合發展短期目標與長期規劃，在把握“根本點”、找準“薄弱點”及夯實“發力點”的基礎上加強檔案數字化建設的整體部署，為促進檔案資源建設保護、開發利用提供方向指引與方案保障，推動檔案管理數據賦能、業務協同、流程再造和手段創新。

廣電媒體應建立合作機制，加強與本地檔案局、檔案館和企業的合作，充分發揮各主體的資源優勢、平臺優勢及宣傳優勢，為數字檔案數據庫、檔案管理系統、虛擬檔案室系統、檔案管理監督平臺以及檔案信息資源共享云平臺等的建設，提供技術支撐、資金保障與人才支持。基于此，廣電媒體應緊密結合數智媒體建設需要，結合管理創新要求制定檔案管理目標，依托高效便捷、立體多元和智慧精準的檔案服務，呈現檔案數據的重要作用與獨特價值，讓檔案管理成為媒體高質量發展的重要支撐，切實運用系統化觀念和數字化手段，加快數據整合應用和系統迭代升級，通過多渠道、跨領域的交流合作，形成檔案管理新格局。

2.注重數據收集整合，構建數字資源體系

在傳媒領域，媒體數據一直作為新聞價值的重要呈現方式并被廣泛應用。在信息化背景下，數據存儲產生了更多的方式和手段，過去很多不可量化的對象，在大數據、云計算、區塊鏈和人工智能等現代信息技術的支持下得到了呈現。在檔案管理信息化、數字化建設中，廣電媒體要注重數據的收集與整合，實現媒體數據的智能化再造，以構建檔案數字資源體系，為檔案管理的信息化、數字化和智能化建設提供數據支持與保障。

第一，廣電媒體應進行音頻、視頻和圖文等檔案資源的數據化處理。廣電媒體在長期發展中累積了相當數量的各類文書和技術材料的紙質檔案，分散在各個部門保存，檔案信息相對零散，容易出現檔案管理不規范、檔案利用率低等問題。為此，廣電媒體應按照國家檔案規范標準，從檔案實體庫提卷后，拆卷、校對檔案頁數、區分高掃、平掃材料，然后進行數據采集，自動生成元數據信息，便于以虛擬化、數字化的形式進行統一存儲與呈現。在檔案采集中，應校對檔案目錄、核對電子材料，并對圖像進行糾偏、去污和去黑邊等處理，由專人再次對檔案原件和數據進行審核，確認無誤后進行電子數據歸檔，確保檔案數據采集的準確、可靠。

廣電媒體應打造數據中臺，促進各類檔案數據的整合與分析。廣電媒體應加強檔案數據資源中臺建設，借助數據中臺開展數據存儲、采集、處理、服務和分析等活動，實現各類檔案數據的整合，促進檔案資源互認互信、合作共享。

構建統一的數據管理標準。廣電媒體要遵循國家檔案管理標準，并制定相關技術標準，促進檔案資料庫從物理存儲維度升級到智能數據庫精準搜索維度，促進檔案數據以網絡化的形式相互連接，為信息化檔案管理平臺建設提供有力支撐。

對數據進行智能化編目，實現檔案數據資源的隨時可存、可管和可用。廣電媒體要對視頻、音頻和圖文等信息進行多模態標記和編目，將一次輸入轉為多重輸出，使檔案管理人員能夠借助語言識別、人臉識別、OCR識別、場景切分、標簽、內容摘要和分類等進行檔案信息數據的快速提取，促進廣播電視數據的智能化再造。

3.加強制度建設，促進檔案管理向規范化發展

檔案管理信息化建設需要廣電媒體加強制度保障體系建設，通過制定廣播電視文件材料歸檔制度、廣播電視檔案管理使用制度等，規范檔案材料的分類歸檔和查詢借閱，確保數字檔案館運行順暢。為了促進檔案管理向規范化、標準化發展，確保各個崗位能夠根據相應的工作流程與操作規范開展檔案管理工作。一方面，廣電媒體要制定科學化、完善化的管理制度，對崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理及實體檔案管理等工作進行有效統籌；另一方面，應規范組織、流程、采集和驗收等工作，有效開展檔案數字化工作。

例如，在場地管理制度中，廣電媒體應規范人員出入工作場地以及場地內基礎設施、環境、網絡、證件、現場物品和監控設備等管理。具體來說，可以就“工作人員出入工作場地”設計操作規范“在檔案加工場所嚴禁攜帶手機、U盤和相機等可存儲設備。在加工期間所需要的電子設備、存儲裝置嚴禁攜帶出加工場所”“在檔案電子化加工工作結束后，所有在其間使用、具有存儲功能的設備，都要將存儲介質移交檔案館接收，嚴禁帶出。在加工期間產生的廢棄資料要統一交由檔案館管理”等。

再如，在崗位管理中，廣電媒體應明確數字化檔案管理中各個崗位的工作目標和職責，并形成明確的崗位業務流程規范、考核標準以及獎懲辦法。第一，廣電媒體應依據相關的法律法規和技術標準，根據崗位業務特點制定工作流程和操作規范，對紙質檔案數字化全過程進行有效控制；第二，廣電媒體還應建立問題反饋機制，以對檔案管理過程中的問題進行及時反饋和修正；第三，崗位相關人員在發生失密、泄密和檔案被盜事件時，應立即報告主管領導，當事人還應寫出書面報告并承擔相應責任，并按照事件性質和情節給予嚴肅處理。同時，廣電媒體還應結合崗位需要，定期開展員工培訓教育工作，構建“線上+線下”的混合式員工培訓模式，使數字化檔案管理人員能夠借助專家講座、學習研討會、線上直播課及外出參觀學習等形式學習檔案數字化管理知識與技能，不斷提高檔案管理的信息化、數字化管理能力，使其能夠更好地適應崗位要求，為檔案管理數字化轉型升級提供人才保障與智力支撐。

在檔案數據采集規范制定中，廣電媒體應保存多元數據，注重細節，力求程序規范，對每一個環節、每一道工序的技術要點、注意事項作出明確規定。同時，在檔案數據錄入后，檔案管理人員還應審核數字文件，避免出現遺漏、重復錄入等情況，杜絕不清楚、無法辨認的數字文件，最大限度地展現檔案原貌。此外，還應做好檔案驗收規范，制定檔案數字化驗收標準，對檔案內容、格式等進行檢查。

4.建設檔案管理平臺系統，提升管理與服務質效

數字技術不僅能夠實現廣播電視檔案數據的精準存儲、識別與管理，還能推動平臺與內容的協同發展。為了充分發揮檔案數據的價值，廣電媒體應加快廣播電視檔案全面數字化轉型和智能升級，加快系統與平臺建設，持續提高檔案管理與服務能力，初步形成整體智治、高效協同、主動服務以及安全可控的智慧檔案工作新格局。

加強檔案管理系統、虛擬檔案室系統、檔案管理監督平臺和檔案信息資源共享云平臺等的建設，促進檔案管理向信息化、數字化和智能化發展。比如，在檔案管理系統建設中，廣電媒體可以從管理和運營兩個方面構建檔案管理體系，促進檔案工作各環節的高效協同。在管理方面，設置權限管理、內容加密、電子庫房管理、規則自定義、借閱管理和在線查閱等板塊；在運營方面，設置目錄著錄、目錄批量導入、批量掛接、單條掛接、關鍵詞檢索和全文檢索等板塊。通過檔案管理系統設計，促進檔案數字化管理。

制定信息化檔案管理流程，借助結構有序的檔案數據庫實現精準、高效管理。廣電媒體應確定檔案調卷、整理著錄、檔案掃描、影像處理、數據質檢、數據掛接、文檔歸還及數據備份的檔案數字化加工流程圖，實現海量數據的快速準確地創建、錄入和存儲，加強檔案管理核心業務的在線辦理，如檔案整理、實體檔案利用管理、實體檔案保管、檔案調研、檔案統計以及檔案鑒定等，有效提高檔案數據智能處理水平。基于此，廣電媒體可以借助網絡和內部系統，實現多用戶同時訪問和瀏覽信息，提升檔案管理質效。

注重檔案管理風險識別與防控，提高檔案數據安全防范能力。廣播電視應創建科學的可信存儲和驗證體系，并采取一定的安全措施進行檔案數據加密和權限控制。比如，閱檔授權、定期備份、詳細記錄閱檔過程以及采用加密信道傳輸等，確保檔案管理與服務系統運用的安全性與可靠性。同時，還要借助檔案管理監督平臺加強檔案數據風險監控、識別、分析、防范和控制工作，盡量將檔案數據風險控制在源頭，提升檔案管理的安全性。

促進檔案利用知識化，實現檔案數據價值充分挖掘與應用。廣電媒體應組織并連接各類信息載體與信息來源，以檔案利用需求為導向，借助檔案信息資源共享云平臺為用戶提供個性化檔案信息和決策支持服務，促進檔案資源的充分應用，讓檔案成為媒體創新性高質量發展的重要支撐。

三、結語

總而言之，基于信息化背景開展廣播電視檔案管理工作具有積極的現實意義，其適應了廣電媒體數智化轉型升級的現實需要，能夠為廣電媒體的創新性高質量發展提供數據支持與保障。廣電媒體要清晰地認識信息化背景下檔案管理與服務的價值，主動強化數字化、信息化和智能化管理理念，主動打造數字化、智能化和智慧化的廣電媒體數據智庫中心，實現檔案數據的共建共享與高效流通，進而充分挖掘檔案數據的潛藏價值，讓檔案資源不再局限于被動儲存，而是主動服務于廣電媒體的創新性高質量發展，通過廣電媒體數智化建設不斷提升廣電媒體的核心競爭力。

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作者單位： 山東省濟寧市兗州區融媒體中心