縣醫療保障局檔案利用效率提升策略研究

摘 要：隨著醫療保險在我國的廣泛推廣和普及，醫保檔案的利用需求不斷增加，醫保檔案的信息共享在患者二次就診中發揮了重要作用。醫保檔案記錄了參保人的投保情況，是開展醫保業務的重要依據，加強醫保檔案管理是促進醫療體系完善的重要任務。本研究旨在分析縣醫療保障局檔案管理的現狀，探討新時代背景下的實踐要求，并提出提高檔案利用效率的策略。研究發現，檔案分類不清晰、信息化程度低以及利用方式單一等問題依然存在。為此，提出拓寬檔案數字化建設及利用的廣度、提升檔案數字化建設與利用的層次、創新醫保檔案利用形式以及完善檔案管理體系的策略，以期提高檔案利用效率，保障醫保工作順利開展。

關鍵詞：醫療保障局；檔案管理；利用效率

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫療保險是我國社會保障體系的重要組成部分，隨著醫療保險的推廣普及，醫保檔案利用需求不斷增加。醫保檔案信息共享可以充分滿足患者二次就診提供醫療信息的需求，是開展醫保業務的重要依據，加強醫保檔案管理是促進醫療體系完善的重要任務。國務院關于深化醫療體制改革的意見提出建立覆蓋全民的醫保體系，將企業職工、在校大學生等納入醫保范圍，是政府關注民生的實際舉措。全民醫保政策實施使參保人數迅速增加，客觀要求加強醫保檔案規范管理。研究醫保檔案管理對探索適合國情的管理道路具有重要意義，完善醫保檔案管理對政府轉變職能具有實踐意義，對檔案事業的深化發展具有現實意義。近年來，各級醫保經辦機構在工作中形成了大量的圖文和音像形式的檔案，這些檔案具有真實性、私密性等特點，記錄了醫保工作的全過程，具備憑證參考與保障民生的作用。因此，如何提高縣醫療保障局檔案利用效率，充分發揮其在醫保工作中的價值，是當前亟待解決的問題。

一、縣醫療保障局檔案管理現狀分析

縣醫療保障局在檔案管理方面已建立起較為系統的管理體系，涵蓋了檔案的收集、整理、保管和利用各個環節。首先，醫保檔案的收集工作應嚴格按照國家和地方政府的規定執行，涵蓋了參保人員的基本信息、繳費記錄、醫療費用報銷憑證及相關政策文件等。潞州區醫保局每年收集數千份檔案資料，確保信息的全面性和完整性；其次，在檔案整理方面采用了現代化的技術手段，對檔案實行分類、編號和系統化管理。檔案按其重要程度和內容類型實行細化分類，包括醫保管理中心負責的主檔案、定點醫療機構保管的醫保診療憑據、社區保存的居民參保資料和參保人員的就診記錄等，同時還包括政策法規檔案、業務管理檔案、醫療設備檔案和會計檔案等，確保檔案的有序性和可利用性。此外，縣醫保局重視檔案的安全和長期保存，配備了防火、防潮以及防蟲等設施，并對重要檔案實行數字化備份。檔案利用方面，縣醫保局為參保人員和相關單位提供檔案查詢和借閱服務，并通過信息化平臺實現了檔案的在線查詢和遠程利用。

二、新時代縣醫療保障局檔案管理的實踐要求

1.檔案信息系統和衛生信息化的結合

新時代，縣醫療保障局的檔案管理必須與衛生信息化緊密結合，提高檔案管理的效率和質量。檔案信息系統作為衛生信息化的重要組成部分，能夠實現醫保檔案的全面數字化和信息化管理。通過建立統一的電子檔案管理系統，可以將所有醫保檔案實行數字化存儲和管理，方便檔案的查詢、更新和利用。信息化平臺可以實現醫保檔案與其他醫療信息系統的無縫對接，形成完整的醫療信息鏈條，便于醫療機構、醫保局和參保人員共享信息，提高醫療服務的效率和質量。此外，利用大數據分析和云計算技術，可以對大量醫保檔案開展深度挖掘和分析，提供精準的醫療數據支持，有助于醫保政策的制定和調整。同時，信息系統的安全性也必須得到充分保障，采用先進的加密和防護技術，確保檔案數據的安全和隱私不被泄露。

2.檔案管理工作從業務管理向利用服務轉變

隨著醫保檔案數量和種類的增加，檔案管理工作的重心逐漸從傳統的業務管理向利用服務轉變。這一轉變意味著檔案管理不僅要做好檔案的收集、整理和保管，還要更加注重檔案的開發和利用，為參保人員和相關機構提供優質的檔案服務。檔案管理人員需要熟悉檔案內容和檢索工具，準確把握檔案利用需求的發展趨勢，為用戶提供所需的檔案材料。要積極開展檔案的數字化和信息化建設，建立便捷的檔案查詢系統，方便參保人員和醫療機構在線查詢和使用檔案信息，提高檔案利用的效率和便捷性。檔案管理部門應加強與其他業務部門的協作，結合醫保業務的實際需求，提供有針對性的檔案服務，如醫療費用報銷憑證查詢、參保信息核對等。同時，要不斷創新檔案利用方式，探索多元化的檔案利用途徑，如線上咨詢和遠程服務等，為用戶提供更加全面和便捷的檔案服務。

三、提高縣醫療保障局檔案利用效率的策略

1.拓寬檔案數字化建設及利用的廣度

（1）完成傳統紙質檔案的數字化轉化。傳統紙質檔案的數字化轉化是提高檔案管理效率的基礎。縣醫療保障局應制訂詳細的數字化轉化計劃，明確轉化的目標、步驟和時間節點。該計劃應包括檔案的整理、掃描和數字化存儲等具體內容，以確保數字化轉化工作的順利開展。在實際操作中，檔案管理部門需要配備高效的掃描設備，如高分辨率掃描儀和高速掃描儀，確保檔案圖像的清晰度和完整性。同時，應采用先進的圖像處理軟件，對掃描后的檔案實行優化處理，去除污點和噪聲，保證檔案圖像的質量。對于文字識別，使用光學字符識別（OCR）技術，可以將紙質檔案中的文本信息轉化為可編輯和搜索的電子文本，提升檔案的可利用性。此外，檔案管理人員應接受專業的數字化操作培訓，熟悉數字化設備和軟件的使用，提高工作效率和質量。對于重要的紙質檔案，應優先實行數字化處理，并做好數字化后的備份工作，以防數據丟失。數字化轉化不僅能夠有效保護紙質檔案，延長檔案的保存期限，還能大幅提高檔案的檢索和利用效率。

（2）統一上傳至醫保檔案信息管理系統。完成紙質檔案的數字化轉化后，下一步是將這些數字化檔案統一上傳至醫保檔案信息管理系統。該系統作為檔案管理的核心平臺，能夠實現檔案的集中管理和共享利用。縣醫療保障局應建設功能完善、操作簡便的檔案信息管理系統，確保系統的穩定性和安全性。系統應具備強大的存儲和處理能力，能夠容納大量的數字化檔案，并支持多種格式的檔案文件。系統還應具有高級檢索功能，支持多種檢索方式，如關鍵詞檢索、全文檢索和分類檢索等，以便用戶能夠快速、準確地找到所需檔案。檔案上傳工作需要嚴格遵循統一的標準和流程。檔案管理部門應制定詳細的檔案上傳規范，明確檔案文件的命名規則、格式要求以及上傳步驟等。對于上傳的檔案，應進行嚴格的質量檢查，確保檔案內容的完整性和準確性。在檔案上傳過程中，還應做好檔案數據的備份工作，建立多重備份機制，防止數據丟失。同時，定期對系統開展安全檢查和維護，防范數據被泄露和系統故障。

2.提升檔案數字化建設與利用的層次

（1）構建專題數據庫。為了更好地利用和管理檔案信息，縣醫療保障局應構建多個專題數據庫。這些專題數據庫可以根據檔案的內容、性質和用途進行分類，使檔案管理更加精細化和專業化。可以根據參保人員的信息建立個人參保數據庫。該數據庫包含每個參保人員的基本信息、參保記錄、繳費情況以及醫療費用報銷情況等。通過該數據庫，可以快速查詢和調取參保人員的詳細信息，為醫保服務提供便利。建立醫保政策和法律法規數據庫。該數據庫收錄了所有與醫保相關的政策、法律法規以及文件等資料，并根據不同的主題和時間進行分類和整理。通過這個數據庫，可以方便地查詢和了解醫保政策的最新動態和歷史沿革，為政策制定和執行提供參考。還可以建立醫療服務數據庫和結算報銷數據庫。醫療服務數據庫記錄了所有定點醫療機構的服務信息、服務質量評價等，為參保人員提供參考。結算報銷數據庫包含所有的醫療費用報銷記錄，為醫保基金的管理和監督提供數據支持。

（2）創建數字檔案館。數字檔案館的創建是檔案數字化建設的重要內容。數字檔案館集內容整合、集成管理和數字信息長期保存于一體，能夠實現檔案信息資源的全生命周期管理。縣醫療保障局應建設功能齊全的數字檔案館平臺。平臺應具備檔案的接收、整理、存儲、檢索和利用等多種功能，能夠對各種類型的檔案實行統一管理。平臺還應支持多種接入方式，方便用戶通過電腦、手機等設備訪問和利用檔案。數字檔案館應重視檔案的長期保存。利用先進的存儲技術和設備，如磁盤陣列、光盤存儲等，確保檔案數據的安全性和可靠性。同時，建立完善的備份和恢復機制，防止數據丟失和損壞。在檔案利用方面，數字檔案館應提供便捷的查詢和檢索功能。通過關鍵詞檢索、全文檢索和分類檢索等多種方式，用戶可以快速找到所需的檔案信息。此外，平臺還應提供在線瀏覽、下載和打印等功能，方便用戶利用檔案。

3.創新醫保檔案利用形式

（1）劃定信息數據資源的開發和利用邊界。首先，創新醫保檔案利用形式應劃定信息數據資源的開發和利用邊界。明確哪些信息可以公開共享，哪些信息需要嚴格保密，是提高檔案利用效率和保障數據安全的基礎；其次，縣醫療保障局應根據國家和地方政府的相關法律法規，制定詳細的信息數據資源利用政策和規定。明確檔案信息的分類標準，將檔案信息分為公開信息和涉密信息。對于公開信息，可以通過互聯網等渠道向社會公開，方便公眾查詢和利用。對于涉密信息，則需要采取嚴格的保密措施，確保信息不被泄露；最后，建立信息數據資源的開發和利用審核機制。對于需要開發和利用的檔案信息，應實行嚴格的審核和審批，確保信息的合法性和安全性。同時，制定檔案信息利用的權限管理制度，明確不同用戶的權限范圍，防止信息被濫用和泄露。在實際操作中，可以采用信息脫敏技術，對涉密信息展開處理，去除敏感內容，確保信息的安全性。例如，對于參保人員的個人信息，可以去除姓名、身份證號等敏感信息，只保留必要的統計數據和分析結果。

（2）深度挖掘醫保數據之間的關聯價值。深度挖掘醫保數據之間的關聯價值，是提高檔案利用效率的重要途徑。通過對大量醫保檔案數據的分析和挖掘，可以發現和總結醫保工作的規律和特點，為提升醫保服務質量和管理水平提供數據支持。縣醫療保障局利用先進的數據分析和挖掘技術，對醫保檔案數據展開深度分析。通過數據的關聯分析、聚類分析和趨勢分析等方法，發現數據之間的關聯性和規律性。例如，可以通過分析參保人員的就診記錄和醫療費用，發現不同疾病的高發人群和高發區域，為疾病預防和控制提供參考。建立數據分析和挖掘平臺，方便對醫保檔案數據實行統一管理和分析。平臺應具備強大的數據處理能力，能夠對大量數據進行快速分析和處理。同時，平臺還應具備數據可視化功能，通過圖表等多種形式展示數據分析結果，提升數據的可讀性和利用價值。在實際操作中可以通過大數據分析技術，對醫保檔案數據展開全面分析和挖掘。例如，可以分析不同年齡段參保人員的醫療費用結構，發現醫療費用的主要構成和變化趨勢，為醫保基金的管理和控制提供數據支持。

4.完善醫保檔案管理體系

（1）數據源的規范化管理。完善醫保檔案管理體系的關鍵在于數據源的規范化管理。規范化管理不僅能夠提高檔案管理的效率，還能確保檔案數據的準確性和完整性。縣醫療保障局應制定詳細的數據源管理規范，明確數據的采集、整理、存儲和更新等各個環節的操作流程和標準。規范數據的格式、內容和命名規則，確保數據的一致性和規范性。例如，對于參保人員的基本信息，應包括姓名、身份證號、性別及出生日期等必要內容，并按照統一的格式記錄在內。加強數據的質量控制和檢查，確保數據的準確性和完整性。在數據采集過程中，應嚴格核對和驗證，防止數據的錯誤和遺漏。在數據存儲和更新過程中，應定期實行數據的檢查和清理，及時糾正錯誤數據和刪除重復數據。在數據管理過程中，還應重視數據的備份和安全管理。建立多重備份機制，確保數據的安全性和可靠性。同時，采取先進的加密和防護技術，防止數據被泄露和篡改。

（2）安全治理技術的應用。安全治理技術的應用是保障醫保檔案數據安全的關鍵。隨著信息化建設的推進，檔案數據的安全性問題日益突出，縣醫療保障局應采取多種安全治理技術，確保檔案數據的安全和隱私。采用先進的加密技術，對檔案數據實行加密處理。通過數據加密，可以防止數據在傳輸和存儲過程中被泄露和篡改。例如，可以采用對稱加密和非對稱加密相結合的方式，對重要的檔案數據實行加密保護。利用區塊鏈技術，確保檔案數據的不可篡改性。區塊鏈技術具有分布式存儲和不可篡改的特點，可以確保檔案數據的真實性和完整性。通過將檔案數據記錄在區塊鏈上，可以防止篡改或偽造數據，提升數據的安全性。此外，還可以采用數字水印技術，對檔案數據進行標識和保護。通過在數據中嵌入數字水印，可以追蹤數據的使用和傳播情況，防止數據的非法復制和傳播。例如，可以在檔案數據中嵌入唯一的標識符，通過水印技術對數據的使用情況展開監控和追蹤。在實際操作中還應建立完善的數據安全管理體系，制定詳細的數據安全管理制度和操作規范。加強對檔案管理人員的安全培訓，增強其操作技能和安全意識。同時，定期開展數據安全檢查和評估，及時發現和處理安全隱患。

四、結論

本研究圍繞縣醫療保障局檔案管理的現狀及提高利用效率的策略展開，提出了數字化轉化、信息系統整合、專題數據庫構建、創新利用形式及完善管理體系等具體措施。通過這些策略，能夠顯著提高檔案管理的現代化水平和利用效率，為醫保工作的順利開展提供有力保障。未來，縣醫療保障局應繼續加大技術和資金投入，推進信息化建設、加強人員培訓、完善政策法規，確保檔案管理的持續優化和發展。同時，還應持續探索新技術的應用，如人工智能和大數據分析，不斷提高檔案管理的智能化和精準化水平，為參保人員和相關機構提供更優質的服務。

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作者單位：山東省成武縣醫療保障局