高校檔案數字化信息安全存在的問題及對策研究

摘 要：高校檔案數字化信息安全是高校檔案工作的重要組成部分，通過對高校檔案數字化信息安全的研究，指出其存在的問題并分析存在問題的原因，并提出解決的對策，對做好高校檔案數字化信息安全工作具有重要的參考意義，對推進高校檔案事業的順利發展具有參考價值。

關鍵詞：檔案數字化；信息安全；對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

隨著互聯網技術的不斷發展及高校檔案數字化和信息化工作的不斷推進，用來存儲檔案信息的移動硬盤、U盤和光盤等新型移動載體的出現，高校檔案數字化信息出現了容易被泄露、傳播和損毀等問題，檔案數字化信息的安全問題也引起各高校的高度重視，如何做好檔案數字化信息安全成為高校檔案工作者面臨的一個重要的問題。通過探究高校檔案數字化信息安全存在問題的表現形式，分析產生的原因，進而提出解決的對策及措施。

一、高校檔案數字化信息安全存在的問題

傳統的紙質、實物及其他的實體檔案一般都是存放在檔案庫房，只要做到防濕、防潮、防蟲、防高溫及不被竊取或不丟失，基本上不會存在安全方面的問題。相比傳統的實體檔案而言，數字化后的檔案包含的信息主要存儲在移動硬盤、U盤和光盤等新型移動載體上，在安全方面存在著較大的問題。

1.檔案數字化信息容易被泄露

數字化后的檔案信息主要存儲在移動硬盤、U盤和光盤等新型移動載體上，不僅降低了檔案庫房面積，還便于更好地提供檔案的利用服務，雖然給檔案工作帶來了極大便利，但也存在著檔案信息容易被泄露的問題。在管理不好的情況下，這些數字信息很容易被別有用心的人通過非法的技術手段竊取，甚至可以通過遠距離竊取，造成檔案信息被泄露，如果檔案信息涉及機密信息，那么影響就會更大，可能會造成巨大的損失。近年來，因檔案信息被泄露而產生的各種嚴重問題已引起檔案部門的高度重視。

2.檔案數字化信息容易傳播

隨著互聯網技術的不斷發展，傳播技術和形式越來越多樣化，數字化后的檔案信息被竊取很容易在網絡上傳播，如隨便拍照截圖就可以直接在互聯網上傳播。特別是一些涉密的敏感檔案信息，如果在某Q群、某信群和某博等社交軟件上傳播，則造成的不良影響是相當大的。比如2021年某省直單位的檔案信息被委托的數字化公司員工竊取上千份并上傳互聯網，造成大量涉密檔案信息被泄露，危害十分嚴重，教訓深刻。

3.檔案數字化信息容易損壞

在日常工作過程中，存儲在硬盤、U盤和光盤等新型移動載體上的檔案數字化信息給檔案工作帶來極大的便利，可以快速完成檔案的利用服務工作，但也存在比較容易損壞的問題，特別是一些質量不好的移動載體，在使用不當的時候，只要稍微碰撞一下或者多讀取幾次，檔案信息就有可能損壞，造成檔案信息的不齊全、不完整，如果檔案數字化信息沒有備份，就需要重新將檔案數字化，得不償失了。

4.檔案數字化信息保存時間不長

眾所周知，硬盤、U盤和光盤等新型移動載體的使用時間基本上不超過10年，其保存時間比較短。一般來說不超過10年就要重新備份一次，并且平時還要定期檢查，以防數據出現問題。相比可以保存幾十年以上的傳統紙質、實物等實體檔案，數字化的檔案信息保存時間確實太短了。因此，使用檔案數字化時，在選擇存儲載體方面，最好采用質量較好的載體，最大限度地提高檔案信息的存儲年限。

二、高校檔案數字化信息安全存在問題的原因

高校檔案數字化信息容易出現被泄露、易傳播和易損毀的問題，大都是在日常的檔案工作過程中出現的，主要的原因有以下幾個方面。

1.檔案安全管理制度落實不好

檔案數字化信息是每個高校信息資源的重要組成部分，對于能開展檔案數字化工作的高校來說，相信其檔案安全管理制度應該是健全和完善的，對檔案數字化的過程以及檔案信息的收集、管理、儲存和使用，對參與檔案數字化工作的相關人員、辦公場所和儀器設備等都應有明確的規定。關鍵在于這些管理規定能否得到有效的落實，如果落實不好，那么在任何工作環節都有可能造成檔案數字化信息被泄露等安全問題，只有嚴格落實檔案安全管理規定，才能從根本上解決檔案信息的安全問題。

2.檔案保密意識不強

檔案工作人員保密意識不強和責任不到位。在檔案工作過程中保密措施沒有執行到位，放松了警惕，很容易引發檔案信息被泄露。比如在公共場所開展檔案宣傳工作時不經意公開機密檔案信息，在提供檔案利用時將涉密信息不小心在網絡上傳播，甚至允許無關人員進入檔案工作場所復制竊取檔案信息，造成檔案信息被泄露，引起不良影響，嚴重的甚至對個人或單位造成惡劣影響。

3.日常管理不到位

一是檔案數字化過程中管理不到位。檔案數字化工作沒有在指定的辦公場所，而是隨意在任何辦公室開展相關工作，甚至允許無關人員隨意進入，將會導致信息被竊取的可能。如果檔案數字化工作是委托給外包公司完成，則必須做好監督和檢查工作，防止外包公司工作人員竊取檔案信息；二是檔案數字化在使用過程中管理不到位。在使用檔案數字化信息時，沒有做好安全工作，特別是在聯網的電腦上使用時，沒有做好技術保障，電腦沒有清除木馬病毒等安全隱患，沒有確保在電腦安全的環境下使用數字化信息；三是檔案數字化信息在存儲時管理不到位。存儲檔案數字化信息的載體沒有放在指定的位置，而是隨意放在其他地方，很容易造成檔案信息的丟失或損壞。

4.檔案的物質保障條件不夠好

如果存儲檔案數字化信息的移動載體質量不好，很容易造成檔案信息的遺失和損壞。此外，檔案數字化信息從形成、收集和保管到提供利用，基本上是在辦公室和檔案庫房開展的，如果辦公室和檔案庫房的物質保障條件不好，如允許他人任意進出、沒做好防盜、防潮、防輻射工作或者沒裝監控裝備以及電腦存在安全隱患等，都很容易造成檔案數字化信息的安全問題。

三、高校檔案數字化信息安全的對策

為解決高校檔案數字化信息的安全問題，確保檔案信息的安全，結合檔案工作的實際情況，可采取的對策主要有以下幾個方面。

1.落實檔案信息安全責任

一是各高校應建立以校領導為主、檔案管理機構具體負責、各兼職檔案人員配合的檔案工作安全機制。明確各個部門的檔案工作安全職責，保證檔案信息安全所需要的各種人力、物力和財力到位，為檔案信息安全工作提供良好的基礎條件，如給檔案部門配備質量較好的存儲設備，提供安全等級較高的檔案庫房，充足的檔案數字化辦公經費；二是高校檔案管理機構要具體負責檔案信息安全的各項工作，并將具體任務落實到個人，統籌協調解決各種檔案信息安全問題，并嚴格要求落實到位，確保檔案信息安全工作順利開展。如果發生檔案信息安全問題，應能通過倒查機制找出問題所在并及時解決問題，杜絕日后再出現類似問題。

2.落實檔案信息安全管理相關制度

一是要建立健全的檔案信息安全管理的相關制度。應確保檔案數字化信息在生成、保管、利用、統計、移交以及銷毀等日常工作過程中都有制度保證，實現檔案數字化信息工作的規范化、科學化和合理化管理，不僅從源頭上減少各種檔案信息出錯失誤，還要在各個環節避免信息的丟失或損壞，從制度上杜絕出現檔案數字化信息安全的問題；二是在日常的檔案工作過程中要嚴格落實以上相關制度，檔案工作人員必須增強檔案安全保密意識，時刻謹記安全防線，以身作則，禁止作出各種涉及檔案信息安全的行為。同時，在檔案的收集整理、上架入庫和提供利用等環節，應由檔案工作人員全程負責，全程參與并監督，嚴格檢查各個工作環節，拒絕無關人員進入保管檔案數字化信息的場所，防止檔案信息被泄露，確保檔案信息的安全。

3.增強檔案工作人員的保密意識

一是高校要重視檔案保密工作。高校需要成立保密工作委員會或工作領導小組，檔案機構負責人作為委員人選，要加強對保密工作的領導和監督檢查，特別是加強檔案保密工作的領導和指導。同時，重視檔案工作隊伍建設，不斷加大建設力度，通過保密理論學習、案例警示教育和保密技術培訓等方式方法，增強檔案工作人員的保密意識，使他們在工作中時刻敲起保密意識的警鐘，在檔案信息安全的條件下開展檔案工作；二是開展檔案保密宣傳活動。在校園廣泛開展檔案保密宣傳活動，將檔案保密宣傳教育融入日常校園活動中，在學校門戶網站、校園電子顯示屏和宣傳欄等平臺上集中展播檔案保密宣傳資料，積極營造良好的檔案安全保密氛圍，進一步增強檔案工作人員和廣大師生員工的檔案安全保密意識。

4.做好檔案管理系統安全的保護措施

一是檔案管理系統作為檔案數字化信息管理和服務平臺，必須加強檔案管理系統的安全保護工作。在檔案數據的錄入、復制、轉移和備份等過程中采取有效的安全保護措施，如安裝殺毒軟件，電腦不聯網以免受到網絡黑客的攻擊，檔案數字化信息數據的轉移均使用指定的U盤或移動硬盤；二是檔案管理系統除檔案工作人員使用外，嚴禁其他人使用，也不能將登錄賬號和密碼隨便告知其他人。對內部利用局域網提供檔案服務的情況，必須明確各檔案專兼職人員登錄檔案管理系統賬號的權限范圍，確保檔案管理系統數據的安全。

5.做好檔案數字化信息資源的安全工作

一是檔案數字化信息資源要存放在指定的檔案庫房。庫房建筑必須符合檔案法規的要求，庫房與其他辦公場所處于物理隔離狀態，同時檔案庫房必須遠離高磁場環境，最大限度地延長檔案信息數據的壽命。對重要的數字資源實行異地異質備份，在遷移過程中做好檢查工作，防止檔案數據缺失；二是要做好檔案數字化的監督管理工作。特別是將檔案數字化工作外包給其他機構的高校，要嚴格審查受委托的機構保密資質、駐場工作人員和駐場設備設施等，做好人防、物防和技防等保障工作，禁止外包機構工作人員將檔案信息帶出辦公場所，防止信息被泄露。同時，要確保檔案數字化工作全程都有檔案工作人員參與，全程受到檔案工作人員監控，靈活多樣地采取措施確保檔案數字化信息資源的安全。

6.做好檔案數字化信息利用的安全工作

檔案數字化能夠極大地提高檔案利用服務工作的效率，大幅推進檔案事業的發展，受到各高校的普遍歡迎。但在檔案數字化信息利用過程中，必須注意檔案信息的安全工作。一是在提供檔案利用服務時，必須核實檔案利用者的身份信息，身份信息有問題或所查信息超出范圍的，則不能提供檔案信息服務。身份信息沒問題需要辦理登記手續，方可提供檔案利用服務；二是檔案數字化信息的利用工作僅限在檔案室內開展，不能隨意在其他辦公室操作，在提供檔案利用過程中要保持檔案完整、清潔，嚴禁私自對信息更改、刪除、拷貝和拍照等，更不能做出損壞或破壞檔案信息的行為；三是檔案利用完成后要及時檢查檔案信息的完整性和安全性，確保沒有問題后再放回檔案庫房指定的存放點，保證檔案信息從出庫到入庫都是安全和完整的。

7.做好檔案庫房的安全工作

檔案庫房是保管檔案的地方，也是高校安全和保密工作的重要監測點，必須重視保密工作，除檔案工作人員外，嚴禁任何人擅自進入庫房查找檔案。對存儲在庫房的檔案數字化信息也有嚴格要求，用來存儲檔案數字化信息的移動硬盤、U盤和光盤等新型移動載體要存放在特定的防磁柜或具備防磁的設備里，以確保檔案信息的安全。檔案庫房要安裝鐵門、鐵窗、鐵柜、防盜報警器以及室內外安裝視頻監控儀器。庫房嚴禁吸煙，嚴禁攜帶火種和放置易燃、易爆和易腐蝕的物品，并配備防火、防盜、防潮、防污染、防水、防鼠、防蟲和防高溫等設施，有條件的高校要盡量保持庫房恒溫恒濕狀態，最大限度地延長檔案的使用壽命。檔案工作人員要按時檢查庫房門窗、電源、消防設備以及防盜裝置等設施的安全，發現問題及時解決，確保檔案庫房的安全。

8.做好日常檔案安全的檢查巡查工作

在實際的檔案工作過程中，一份檔案有可能很久沒有被利用或翻閱過，數字化后的檔案信息也不例外，沒有人查閱就不會被利用。因此，日常檔案的安全檢查和巡查工作也是很重要和必要的。檔案工作人員在日常的檔案檢查工作過程中不僅要對辦公設備和庫房等方面進行安全巡查，還要分階段、分批次對檔案數字化信息資源進行安全檢查。需要注意的是，對檔案數字化信息的檢查跟對檔案辦公設備的檢查不一樣，必須借助計算機或能讀取檔案數字化信息的設備才能完成，對日常檔案檢查工作提出了更高的要求，只有這樣才能確保信息的安全與完整，也才能排查日常工作過程中存在的薄弱環節和漏洞缺失，對發現的問題做好記錄并分析原因所在，提出解決的辦法及時處理問題，確保日常工作中檔案數字化信息的安全與完整。

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作者單位：廣西中醫藥大學