基于RPA的財務預算管理優化研究

摘要：數字化時代下，將RPA技術（機器人流程自動化）引入財務預算管理工作，能夠有效解決效率低、耗時長、錯誤率高等問題。從預算編制與錄入、預算執行與調整、預算分析與考核等環節，運用RPA技術建立財務預算管理流程的算法模型，設置預算運行流程、設置讀寫數據規則、建立預算指標庫，自上而下地嚴格執行數據錄入、標準處理、內部審核、分析考核等環節，進一步實現預算管理流程自動化和預算管理數字化。

關鍵詞：RPA；財務預算管理；數字化

“要大力發展數字經濟，促進數字經濟和實體經濟深度融合”，黨的二十屆三中全會對發展數字經濟作出重要部署。我國各行各業都在進行數字化轉型，運用大數據、云計算、人工智能、RPA等技術，搭建業務交易系統、銀行結算系統、OA辦公系統、風險控制系統、會計信息系統等全流程鏈平臺，逐步構建更加高效、智能、精細的運營體系。財務預算管理作為企業經營的核心數據環節，在經營目標、資金收支管理、資源配置等方面起著重要的作用，其數字化轉型尤為重要。如何實現財務預算管理的數字化和智能化，是企業目前面臨的關鍵議題。

一、財務預算管理的現狀及問題

（一）預算管理流程費時，存在滯后性

財務預算需要企業各部門共同參與編制、執行，各部門之間需要大量和高頻率的流程溝通、數據共享、數據交換。在傳統的預算管理流程的預算編制錄入階段，各預算執行單位通過OA系統提交符合自身業務發展的財務預算，經相關歸口管理部門審核，計劃財務部審核、匯總并編制財務預算草案，上報預算管理委員會、總裁辦公會、董事會等上級決策機構逐級審議，每個層級審核都有是否通過的判斷，審核通過則進入下一個流程、審核不通過則層層反饋退回修改直到審核通過為止，無法記錄所有操作過程和數據變動，不利于協同工作。在預算執行調整和預算分析考核階段，需要人工導出財務預算數據并結合其他系統的數據進行判斷，費時低效；無法實時監督整個預算管理流程，運行流程缺少合規性和安全性；無法即時生成詳細的預算執行報告和數據分析，在幫助管理層制定準確有效的財務策略方面存在滯后性。

（二）預算系統局部管理，流程手動和自動化并存低效

傳統的財務預算管理一般僅能對預算執行在系統中實現控制效果，而預算編制、預算調整、預算分析仍需要人工管理。在預算編制錄入階段，跨部門、跨系統手動收集和整理內外部預算數據，審批退回和返工率較高；在預算執行調整階段，需人工反復通過OA系統在線審核申請、手動編制匯總預算調整表，以及在預算管理系統手動輸入審批后的調整數據；在預算分析考核階段，需人工導出各單位預算執行數據、計算各項預算考核指標，再匯總考核結果并編制考評報告。預算管理流程同時涉及手動操作和自動化處理，需要在不同系統之間進行線上線下的協同工作，難以保證預算數據的傳輸準確率和更新時效，數據傳輸工作量大、重復度高、耗時長、低效且易出錯，影響了預算編制的效率和數據的準確性。

（三）財務預算數據質量不高，缺乏精細化管理

傳統的財務預算管理一般是財務數據口徑的預算日常管控，未形成能夠反映業務特性的預算管理。預算管理系統與其他業務系統之間未考慮兼容性、未建立標準化的數據接口，涉及業務的預算數據仍需要人工手動轉換歸集；財務預算數據與業務預算數據在數據來源、統計口徑、數據維度不是完全一致，也缺乏統一的數據標準和轉換規則；各類預算數據在屬性和計量方法等方面存在差異，橫向對比分析的置信度和準確度不高。基于業務預算融合后的財務預算數據質量不高，預算管理不夠全面化精細化。

二、RPA技術及應用

RPA（Robtic Process Automation）機器人流程自動化是一種新興的技術，它建立在人工智能和自動化技術的基礎上，以軟件機器人為虛擬勞動力，模擬人類在計算機上的操作行為——RPA通過預先設定的程序與現有用戶系統進行交互并完成預期任務，自動執行大量重復性、具有規則性的工作流程任務，如數據抓取、填寫表單和文件處理等。RPA的核心功能包括用于構建自動化腳本的少代碼或無代碼功能、與企業應用程序的集成以及編排和管理功能，它能夠模擬鍵盤輸入、鼠標操作和讀取屏幕內容等人工行為。這種基于規則的自動化方法無須改造現有系統，可以與現有的企業應用程序集成，具有非嵌入式、輕IT、編程門檻低、周期短、安全穩定、高效、易擴展、易維護、易使用、可7×24小時持續運行等特點，不僅能夠提高工作效率，還可以降低因人為錯誤帶來的風險，可以為企業提供快速、經濟、高效的流程自動化解決方案。

隨著數字化轉型的深入，各行業、各業務都在進行著RPA技術的革命。在銀行行業，業務自動化，比如自動處理賬戶關閉、開戶需求等賬戶管理、信用卡處理、自動核實客戶資料和信用記錄、實時監控異常交易等。在保險行業，自動收集和審核索賠所需的各類文檔和信息、自動化保單數據更新與取消、自動化承保流程、索賠流程等。在證券行業，自動化執行日常交易清算、自動監測和評估市場風險等。在醫療行業，自動化處理病人預約和登記流程、自動整合和更新病人醫療記錄等。在制造業中，自動處理訂貨指令和跟蹤訂單狀態、自動化庫存管理和補貨流程、進行產品質量檢測、自動執行設備預測性維護計劃等。RPA技術以其獨特的技術優勢在多個行業領域得到廣泛應用，并為企業帶來了顯著的經濟效益和社會效益。RPA在財務管理領域的應用也很廣泛，比如：發票處理中的自動提取、驗證和記錄發票信息；財務報表生成中的自動收集、整理財務數據并生成財務報表；付款處理中的自動處理供應商付款申請、審批和執行付款；賬戶對賬中的自動對賬銀行對賬單和財務系統中的交易記錄；費用報銷中的接收、分類、審核報銷單據、報銷標準審核等，能夠加快財務處理流程，提高操作效率并降低錯誤率，確保財務數據的一致性和準確性。

盡管RPA在財務管理領域有諸多應用，但在預算管理方面的應用相對有限，主要是：目前的RPA技術在預算管理中的應用主要集中在預算編制、預算執行控制環節的部分自動化上，尚未實現全流程的深度自動化；預算管理系統與其他系統之間的集成度不高，導致RPA在獲取和處理預算數據時不夠完整；預算管理涉及復雜的數據規則、預算指標等，RPA在執行過程中需要高度的精確和靈活。積極探索運用RPA技術實現財務預算管理領域的一個新突破，完善和推廣RPA技術在財務預算管理中的應用，符合我國企業的實際發展需要。

三、基于RPA的財務預算管理流程優化設計

企業以會計信息系統為核心，設置財務預算管理模塊開展預算編制與錄入、預算執行與調整、預算分析與考核環節，對財務預算管理流程進行控制。基于RPA的財務預算管理，是實現財務預算高效化、全面化、精細化管理的有效途徑。將科學合理、完整規范的財務預算管理目標作為基本體系，根據標準明確的財務預算管理制度，運用RPA技術建立財務預算管理流程的算法模型，設置預算運行流程、設置讀寫數據規則、建立預算指標庫，自上而下地嚴格執行數據錄入、標準處理、內部審核、分析考核等環節，保證財務預算數據的規范性與有效性。基于RPA的財務預算管理流程體系如圖1所示。

（一）預算編制與錄入

財務預算主要涉及的財務預算有收入預算（包括各條線業務的收入測算）、費用預算（包括固定費用預算、變動費用預算、人工費用預算等支出性預算）、資金預算（即業務項目占用資金預算）等，實行全員參與、上下結合、逐級審批的系統性多層級流程——財務預算由總裁負總責；設立預算管理委員會負責確定和審議預算的編制原則、支出方向；財務總監負責確定預算編制規則，審議和平衡預算方案；計劃財務部負責組織編制、審核及匯總預算草案，逐級上報審議；歸口管理部門負責對各部上報的歸口管理事項的預算進行審核。

在預算管理工作的編制錄入階段前期，各預算執行單位以確保完成制定的經營目標為前提，結合本預算執行單位的業務屬性及本年預測的經營情況做出財務預算。計劃財務部啟動RPA財務機器人，運用抓取功能自動從OA/業務系統中采集已填報的包括收入、費用、資金等在內的預算數據，將抓取的數據實時傳輸到預設數據庫中，通過集成在RPA機器人的數據庫算法模型，按需求處理數據并快速生成輸出財務預算。再自動登錄OA系統發起預算審批流程——依次提交公司預算管理委員會審議討論、提交總裁辦公會審議、董事會審議；如果審批不通過，則返回修改預算并重新執行采集直至審批通過。然后自動登錄預算管理系統，將預算數據分步錄入預算管理系統的指定位置進行系統控制。基于RPA機器人的財務預算編制與錄入環節的流程如圖2所示。

財務預算數據涉及的方面較多，編制過程較為復雜。在數據變動和重復審批的情形下使用RPA機器人技術，可以將企業的經營數據、財務目標和計劃數據規范統一成財務預算數據的格式、內容以及要求，并能夠及時準確地修改反饋，確保了預算編制過程的嚴謹性和合理性，減少了手工往復的工作量，實現財務預算數據的實時、自動化采集和處理，縮短預算編制的時間和成本，提高了預算編制和錄入工作的效率。

（二）預算執行與調整

財務預算批準下發后，各預算執行單位開展具體的實施執行工作。在預算執行過程中，已有的財務預算并不是一成不變的，需要根據外部市場和業務情況對財務預算做出動態化的調整（包括調整事項、調整指標、調整金額）。預算調整一般采用自下而上的方式，在預算執行的過程中需調整時，由具體預算執行單位向計劃財務部提出申請并在OA/業務系統中填制上報預算調整單，經預算執行單位負責人審批通過。計劃財務部啟動RPA財務機器人，自動登錄OA系統打開預算調整單，根據不同的調整類型設置預算調整規則及審核指標，自動判斷預算調整是否通過，通過則形成新的預算、不通過則退回。RPA機器人遍歷循環每一個預算調整單，抓取審批通過的新的預算數據，然后自動登錄預算管理系統，將預算數據分部門錄入進行系統控制。基于RPA機器人的財務預算執行與調整環節的流程如圖3所示。

通過RPA機器人技術，可以建立預算數據的實時更新機制，為預算調整提供了即時的支撐依據，增強了各預算執行單位之間的協調與透明度，有助于各預算執行單位及時調整財務預算，確保企業在經營過程中能夠迅速適應變化。

（三）預算分析與考核

完成財務預算指標后，通過預算分析與考核來檢驗本年度預算編制的合理性及執行的有效性，由計劃財務部具體執行。計劃財務部分類建立財務預算考核指標，設置不同的權重比例，并將這些固化的指標在RPA機器人預算分析與考核流程中提前設置。計劃財務部啟動RPA機器人，自動登錄預算管理系統獲取各預算執行單位的財務預算及執行數據，結合各預算執行單位的資產負債表、利潤表、所有者權益表、現金流量表等財務數據，計算財務預算指標完成情況并匯編財務預算指標完成表，采用平衡計分卡、比率分析等評價方法定性定量地反映各個預算執行單位及公司整體的財務預算執行情況，生成預算分析報告。基于RPA機器人的財務預算分析與考核環節的流程如圖4所示。

在這個環節中，借助RPA機器人，遍歷抓取財務預算數據開展預算執行分析，能夠達到提高預算分析與考核頻率的目標，能夠實時結合完成的工作績效進行企業內部的業績考核，與獎罰制度適當掛鉤，并作為公司內部人力資源管理的考核依據之一。

四、結語

在數字化時代下，企業加強了財務預算管理，如何將這些大量且復雜的數據進行科學地整理歸類、建立準確可行的財務預算分析模型，將RPA技術應用在財務預算管理工作中還是一項有待深入研究的重要課題，RPA為財務預算管理的數字化轉型指明了路徑，提供了技術推動力。本文提出，運用RPA技術建立財務預算管理流程的算法模型，設置預算運行流程、設置讀寫數據規則、建立預算指標庫，自上而下地嚴格執行數據錄入、標準處理、內部審核、分析考核等環節，進一步實現預算管理流程自動化和預算管理數字化。數字化工具能夠快速收集和整理大量的財務預算數據，基于RPA技術進行預算管理的編制與錄入、執行與調整、分析與考核，提高了預算數據的準確性和可靠性；實時的數據更新和共享預算管理更加靈活和及時，確保企業能夠迅速響應經營變化；建立即時的動態監測機制，按照細化指標進行預算數據傳遞與歸集，提高預算的全面性、科學性，促進財務預算的精細化管理，確保企業實現企業各項資源的優化配置。

本文在理論的基礎上對RPA技術應用于財務預算管理進行了有限的研究， 在今后財務管理領域的RPA技術應用方面還須做進一步的應用分析。比如，財務管理中的數據量是海量的，如何確定財務數據倉庫的數據邊界源以及數據庫的數據預處理標準；RPA技術的應用涉及計算機中算法模型的設置與執行，在財務管理中RPA技術還需進一步細化和深化。RPA技術在財務管理中具有廣闊的應用前景，值得深入研究。

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（作者單位：山西證券股份有限公司）