現代企業合同管理現狀及策略

企業合同管理作為企業管理中的一部分，對于企業發展有著至關重要的作用，科學規范的合同管理工作可以更好地推動企業的內部管理，有助于企業經營的健康開展，有助于企業在經濟活動中規避法律風險。筆者以A公司為例，深入分析該公司近年來在合同管理工作中的主要成效與不足，針對合同管理各環節進一步提出意見建議，以期對A公司合同管理現代化水平起到一定促進作用，進一步推動內部管理的規范化和系統化。

合同管理在企業的生產經營中具有不可替代的重要地位，加強合同管理，是加強企業各項管理、提高企業效益水平的重要手段。在當今市場經濟浪潮中，對企業經濟活動的契約化水平要求不斷提高。因此，在推進企業現代化治理過程中，要充分重視合同管理工作的重要性，降低企業遇到法律風險的概率，推動企業穩步健康發展。近年來，A公司認真落實國資委關于中央企業法治合規建設總體部署安排，按照上級單位合同管理要求，建立了全級次統一的合同管理體制機制及信息化管理平臺，強化了合同全生命周期管理，健全了合規管理體系，提升了全級次生產經營管理水平，不斷完善合同管理工作，取得了一定成效，但也存在諸多問題。

一、A公司合同管理現狀與存在問題

1.合同管理現狀。近年來，A公司按照上級單位合同管理要求，結合管理實際，高度重視合同管理工作，在合同管理體系建設、完善合同管理運行機制、重點合同管理、合同信息化建設等方面取得顯著成效。一是合同管理工作體制基本建立。對合同管理制度進行全面修訂，進一步明晰合同分類，便利與上級單位對接及合同管理、經營統計；完善合同簽訂流程，審批權限，明確各方職責；持續強化法律審查、財務審查在合同管理中的把關作用；將所有法人單位納入合同管理，制度化推進全級次管理。同時，全面銜接了法律工作制度、采購管理制度等，基本建成了符合A公司業務實際的合同管理體制。二是合同管理運行機制不斷完善。持續加強所屬企業合同管理，所屬企業建立了合同管理制度；根據業務拓展需要建立并推行合同范本庫，提高合同管理效率；陸續下發《關于加強合同管理、防范合同風險的通知》《關于扎實做好合同管理及合同額統計工作的通知》，經濟合同法律審查100%覆蓋，重點對合同立項、合同簽署與用印、“先簽訂、后履行”專項排查，規范合同審查、簽訂、履行等行為，統一合同信息采集字段，初步形成了較為規范的合同管理運行機制。三是合同管理信息化成果顯著。全面完成了合同履行監管系統建設，并實現與上級單位合同履行監管信息系統對接。全面實現了與OA系統、財務管理系統對接；打通業務綜合管理系統與合同履行監管系統壁壘，完成業務合同入庫，實現全業務、全級次合同信息化監管；全面完成合同履行監管系統與應收賬款管理系統對接，支撐了以合同為原點的應收賬款管控。自此，將合同管理體制機制全面固化到信息化流程中，初步實現了全級次合同全過程的統一信息化管理。

2.存在的問題。一是對合同管理的重視程度亟待提高。目前，A公司及所屬企業對合同管理的重要性認知依然不夠，對合同管理是企業生產經營管理的關鍵所在缺乏正確認知，對合同規范化管理重視程度不夠。二是所屬企業合同管理制度仍需完善。部分所屬企業沿用舊制度，未能根據工作實際制修訂相關制度；部分已修訂合同管理制度的單位，未能在制度中明確各方職責，導致合同管理職責不清、合同簽訂權限不明、管理流程不清晰等問題。三是合同管理運行機制仍需完善。仍存在合同未審核即簽訂、“先簽訂、后審批”“先履行、后簽訂”、在空白合同上簽字用章、通過使用公章審批流程繞開合同審批流程等現象，存在極大經營風險。四是合同全生命周期管理需進一步加強。當前合同管理存在注重立項與審核管理，忽視或輕視合同履行管理的現象，未形成以履行合同為核心的整體行為。五是合同管理信息化水平仍需提高。所屬企業合同審批環節尚未建立信息化，部分所屬企業在手動錄入合同信息時，仍存在不完整、不準確、不及時等現象。六是合同管理與應收賬款管理的動態銜接通道尚不暢通。以合同為“原點”的應收賬款“鏈條式”管理模式暫未形成，合同履行監管系統與應收賬款管理系統數據偏差仍然較大。七是合同管理保障機制仍需推進。當前合同管理合規思想宣傳不夠、合規意識尚未建立、對合同可能造成的經營風險認知不足、合同管理人員及合同管理實操水平專業素質亟待提高。

二、管理策略探究

1.增強合同意識。合同是企業生產經營過程中最有效也是最重要的法律文件、法律依據，在合同簽訂過程中，必然存在一定風險。許多企業在合同談判、簽訂過程中，因風險意識不夠強，且部分人員認為簽訂合同僅是走過場、走流程，只是結算時的一個簡單憑證，未能對合同該內容進行前置審核，為企業經濟效益帶來一定程度上的損失，甚至出現法律糾紛。為避免上述情況出現，企業必須增強管理人員及員工的合同意識，加強合同法制教育，培育法治意識，強化風險防控意識，自覺踐行企業管理規章制度，認真履行合同管理工作職責。

2.對合同管理開展全面系統性自查。對合同管理工作進行一次全級次（貫穿所有管理層級）、全過程（覆蓋合同管理全流程）、全方位（合法性合規性）排查，重點排查是否建立合同管理責任體系、是否嚴格執行“先審批、后簽訂”原則、是否嚴格執行“先簽訂、后履行”原則、是否嚴格把控合同簽署用章風險、重點合同是否依規管理等內容。對未明確分管領導、歸口管理部門、未設置專職/兼職合同管理崗位的，未按制度要求履行合同審批流程就簽署的，事后補合同的，合同印章未統一管理甚至散落在各部門的，在空白合同或權利義務條款未填寫完整的合同上簽字用印的，重點合同未能按照制度履行簽前備案及審批手續等存在重大風險隱患的問題，限期整改，并視情況到各企業進行現場抽查。

3.深化合同管理體系建設。首先，應把提升合同管理工作納入年度重點工作，結合全面系統性自查情況和合同管理要求，研究制定提升本單位合同管理工作步驟及安排，適時組織并開展專項行動；其次，建立健全合同管理體制，明確合同分管領導、統一合同歸口管理部門，組織編制或修訂合同管理制度，在合同管理制度中明確合同歸口管理部門、合同主辦部門以及合同參與管理部門等不同合同管理機構承擔的職責，明確合同簽署前必要的業務審核、法律審核、財務審核要求及流程，進一步優化合同管理流程，杜絕出現合同管理職責不清、合同分散管理、合同簽訂權限不明、管理流程不清晰的情況；最后，出臺基于內規的《合同合規管理指引》，從相對方資信調查、合同起草、合同談判、合同簽署流程、合同簽訂、合同履行、合同變更、合同驗收、合同結算、合同終止等多方面提供指引，進一步完善合同管理體系建設。

4.規范合同范本庫，加強制式合同管理。加強合同范本庫管理，更新庫內合同范本，對合同范本分類管理，明確各類合同范本適用范圍；加強制式合同管理，合同主辦部門對已法律審核的標準制式合同條款進行實質性更改的，應及時告知法律審核部門，因未告知而造成的后果由合同主辦部門承擔。

5.加強基于外規的合同合規管理。將持續加強合同法律審核，保持合同法審100%。各合同主辦部門應重視合同法律審核意見，避免因未采納或未正確采納法律審查意見造成法律風險或產生法律糾紛案件；法律審核部門梳理法律審核實踐中發現的共性問題，梳理形成案例說明，為各合同主辦部門提供參考；各所屬企業應加強合同法律審核，重大合同可提交至法律審核部門請求法律審查援助，確保所有合同均經法律審核，避免合同未經法律審核而造成法律風險。

6.加強合同履行階段的管理。合同主辦部門指定專人負責行使合同權利、履行合同義務，加強本部門合同履行監管工作，監控合同相對方的履約情況，做好履行記錄等相關資料保存；合同履行監管部門應建立不定期檢查機制，盡早識別合同履行過程中可能造成的法律風險，有效減少企業法律糾紛案件的發生。

7.提升合同管理信息化水平。各所屬企業應建立合同管理信息化流程，將全面實現“管理制度化、制度表單化、表單流程化、流程信息化”管控模式；通過信息化手段，規范管理流程，不斷提高管理水平。同時，應及時、準確、完整上傳合同數據，實現合同全生命周期管理并為應收賬款等其他經營管理奠定良好基礎。

8.強化合同管理與應收賬款管理的動態銜接。合同是催收應收賬款的法律依據，應加強合同管理，合同簽署前應對相對方進行資信調查、合同條款規定的雙方權利義務責任應清晰明確，避免因合同漏洞造成應收清欠困難等現象；確保合同信息準確及時錄入安標合同履行監管系統，實現合同與應收賬款管理高效動態銜接。

9.加強管理及業務人員法律知識培訓。加強企業經營管理人員、具體業務人員的法律知識培訓及專項業務培訓，培育其法治意識，豐富專業知識，強化風險防控意識，自覺遵守企業各項規章制度，認真履行合同管理工作職責，才能打好合同管理的地基，為企業健康經營發展提供堅實的基礎和保障。

三、結語

在市場經濟環境下，合同已成為企業最常見的契約形式，越來越多的企業意識到合同給管理的重要性，對合同管理工作提出更高要求。企業應立足改革發展和經營管理需要，全面總結合同管理工作，努力突破重點難點問題，加快補短板強弱項，培育合同意識，規范合同審查、簽訂、履行以及變更等行為，利用信息化手段強化合同全生命周期管理，避免和減少因合同管理不當而造成經濟損失，推動合同管理能力水平進一步提升，為企業持續、健康、協調、科學高質量發展保駕護航。