圖書館預(yù)算績效管理的優(yōu)化措施探討

摘 要：在新時代圖書館文化服務(wù)體系下，圖書館預(yù)算績效管理成為社會關(guān)注的要點(diǎn)。目前，各個城市圖書館間的差異和政府財政投入并不匹配。在信息化時代發(fā)展背景下，圖書館從傳統(tǒng)服務(wù)方式向數(shù)字服務(wù)方式轉(zhuǎn)型，圖書館以財政投入帶動行業(yè)發(fā)展的傳統(tǒng)管理效果并不穩(wěn)定；財政投入也無法滿足圖書館對多種資源的需求。因此，需要圖書館改變預(yù)算績效管理模式來滿足公眾的多元化需求，分析并提出圖書館預(yù)算績效管理的優(yōu)化措施，以促進(jìn)圖書館管理的多元化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：圖書館 預(yù)算績效 財政投入

中圖分類號：F233" 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2025）03-075-03

引言

隨著國家財政對圖書館大力的扶持，財政政策以保障圖書館公共服務(wù)性能為主。公共圖書館承擔(dān)著構(gòu)建現(xiàn)代公共文化服務(wù)體系的社會責(zé)任，同時也是城市文化服務(wù)的地標(biāo)象征。為了讓財政更好地推動圖書館發(fā)揮公共文化服務(wù)的性能，提高全民公共文化服務(wù)質(zhì)量，化解公共圖書館事業(yè)發(fā)展中的結(jié)構(gòu)性矛盾已勢在必行。同時，圖書館預(yù)算績效管理也是財政對圖書館投入進(jìn)行改革的主要任務(wù)。

一、圖書館預(yù)算績效管理的要點(diǎn)

（一）項目過程

在圖書館項目中，項目團(tuán)隊采用敏捷開發(fā)方法，定期舉行迭代評審會議。通過評估每個迭代周期內(nèi)的成果和遇到的問題，團(tuán)隊不斷優(yōu)化開發(fā)流程，減少非增值活動，提高開發(fā)效率。同時，引入自動化測試工具，減少人工測試的時間和錯誤率。

實例：在圖書館項目中，項目經(jīng)理和項目團(tuán)隊共同制定了詳細(xì)的項目內(nèi)容，包括系統(tǒng)設(shè)計、軟件開發(fā)、測試、部署等階段。通過定期審查，團(tuán)隊發(fā)現(xiàn)測試階段存在瓶頸，于是優(yōu)化了測試流程，提高了測試效率[1]。

（二）項目制約因素

考慮到圖書館項目的預(yù)算和時間限制，項目經(jīng)理與團(tuán)隊制定了一套優(yōu)先級評估體系。對于超出預(yù)算或影響進(jìn)度的功能需求，團(tuán)隊會進(jìn)行成本效益分析，決定是否將其納入當(dāng)前版本或推遲到后續(xù)版本實現(xiàn)。此外，通過定期與相關(guān)方面溝通，確保項目目標(biāo)和制約因素得到共同理解和遵守。

實例：在圖書館項目中，預(yù)算是一個重要的制約因素。項目經(jīng)理密切關(guān)注預(yù)算執(zhí)行情況，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某個模塊的開發(fā)成本超出預(yù)算時，及時調(diào)整了開發(fā)策略，通過優(yōu)化設(shè)計方案和采用更經(jīng)濟(jì)的解決方案，成功控制了成本[2]。

（三）專注于工作過程和能力

在圖書館項目中，項目團(tuán)隊注重提升團(tuán)隊的工作效率和創(chuàng)新能力。通過組織內(nèi)部培訓(xùn)和分享會，團(tuán)隊成員不斷提升自己在技術(shù)和管理方面的能力。同時，引入敏捷管理工具，幫助團(tuán)隊更好地協(xié)作和跟蹤項目進(jìn)度，確保項目能夠按時交付高質(zhì)量的產(chǎn)品。

實例：項目團(tuán)隊在圖書館項目中，專注于提升圖書館系統(tǒng)的穩(wěn)定性和用戶體驗。通過不斷優(yōu)化工作流程，提高團(tuán)隊成員的技能水平，確保項目能夠按時交付并滿足用戶需求。

（四）管理溝通和參與

為了加強(qiáng)干系人的參與和溝通，項目團(tuán)隊建立了多渠道的溝通機(jī)制。除了定期的項目會議外，還通過郵件、在線協(xié)作平臺等方式保持與干系人的實時溝通。此外，項目團(tuán)隊還定期發(fā)布項目進(jìn)展報告，讓干系人了解項目的最新動態(tài)和成果。

實例：在圖書館項目的實施過程中，項目經(jīng)理定期與干系人進(jìn)行溝通，包括圖書館管理員、讀者等。通過會議、電子郵件等方式，及時收集干系人的反饋和建議，并根據(jù)這些信息調(diào)整項目計劃，確保項目的順利進(jìn)行[3]。

（五）管理實物資源

在圖書館項目中，項目團(tuán)隊與供應(yīng)商建立了緊密的合作關(guān)系。通過制定詳細(xì)的采購計劃和物流方案，確保項目所需的硬件設(shè)備和軟件模塊能夠及時到貨并順利安裝。同時，團(tuán)隊還建立了完善的資產(chǎn)管理制度，對項目的實物資源進(jìn)行跟蹤和管理，避免資源的浪費(fèi)和丟失。

實例：圖書館項目涉及大量的硬件設(shè)備采購和安裝。項目經(jīng)理與供應(yīng)商密切合作，確保設(shè)備的及時供應(yīng)和安裝。同時，通過合理的存儲和跟蹤機(jī)制，減少了現(xiàn)場的材料搬運(yùn)和儲存成本，提高了工作效率[4]。

（六）處理采購事宜

針對圖書館項目的采購需求，項目經(jīng)理與合同管理部門密切合作，制定了詳細(xì)的采購計劃和合同條款。在供應(yīng)商的選擇上，團(tuán)隊綜合考慮了價格、質(zhì)量、交貨期等因素，并進(jìn)行了充分的市場調(diào)研和比價。在合同的執(zhí)行過程中，項目經(jīng)理密切關(guān)注供應(yīng)商的履約情況，及時處理可能出現(xiàn)的風(fēng)險和問題。

實例：在圖書館項目中，部分軟件模塊需要外部供應(yīng)商提供。項目經(jīng)理與合同簽約負(fù)責(zé)人共同工作，選擇了合適的供應(yīng)商并簽訂了合同。在合同執(zhí)行過程中，項目經(jīng)理密切關(guān)注供應(yīng)商的履約情況，確保軟件模塊按時交付并滿足質(zhì)量要求。

（七）監(jiān)督新工作和變更

隨著圖書館項目的深入進(jìn)行，新的需求和變更不斷涌現(xiàn)。項目團(tuán)隊建立了完善的變更管理流程，對新工作和變更進(jìn)行統(tǒng)一管理和審批。通過定期評估變更的影響和風(fēng)險，團(tuán)隊確保項目能夠在可控的范圍內(nèi)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

實例：隨著項目的進(jìn)行，圖書館項目中出現(xiàn)了一些新的需求變更。項目經(jīng)理與變更控制委員會和變更請求者密切協(xié)作，通過變更控制流程對這些變更進(jìn)行了管理。在確保范圍基準(zhǔn)只包含已批準(zhǔn)的變更的同時，也滿足了用戶的實際需求。

（八）學(xué)習(xí)和持續(xù)改進(jìn)

在圖書館項目的每個階段結(jié)束后，項目團(tuán)隊都會進(jìn)行經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)和分析。通過回顧過去的工作，團(tuán)隊識別出存在的問題和不足，并制定改進(jìn)措施。同時，團(tuán)隊還積極分享成功案例和優(yōu)秀實踐，促進(jìn)團(tuán)隊內(nèi)部的知識共享和經(jīng)驗傳承。

實例：在圖書館項目的每個階段結(jié)束后，項目團(tuán)隊都會召開會議進(jìn)行經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)。通過回顧過去的工作，團(tuán)隊識別了存在的問題和不足，并在下一個階段中進(jìn)行了改進(jìn)。這種持續(xù)學(xué)習(xí)和改進(jìn)的過程使得項目團(tuán)隊的工作效率和質(zhì)量得到了不斷提升。

通過在這些績效要點(diǎn)上不斷努力和改進(jìn)，圖書館項目團(tuán)隊能夠確保項目的順利進(jìn)行和高效完成。這不僅有助于提升項目的整體績效，還能夠為圖書館行業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

二、圖書館預(yù)算績效管理的優(yōu)化措施

（一）增強(qiáng)圖書館預(yù)算績效管理制度建設(shè)

為了加強(qiáng)圖書館預(yù)算績效管理制度的實施，圖書館的工作人員需要對圖書館預(yù)算機(jī)制有全面的了解，了解預(yù)算績效管理對單位發(fā)展的重要性，預(yù)算績效管理制度建設(shè)要有良好的適用性。在圖書館預(yù)算績效管理的過程中，圖書館需要根據(jù)館內(nèi)的發(fā)展規(guī)劃以及館內(nèi)活動的特征，科學(xué)合理地建設(shè)圖書館預(yù)算績效管理機(jī)制，其中包含了圖書館的管理機(jī)制、館內(nèi)的績效考核機(jī)制、圖書館的財務(wù)分析報告等等，同時清晰地落實出圖書館的崗位管理職責(zé)，使圖書館各項工作開展有制度可以依據(jù)。

（二）運(yùn)用績效評價工具加強(qiáng)績效管理

首先是構(gòu)建完善的圖書館財務(wù)制度，科學(xué)合理的預(yù)算出圖書館全年的收支，對圖書館財務(wù)收支的數(shù)據(jù)和整體的財務(wù)情況作出全面的評估。其次是增強(qiáng)圖書館的公共文化服務(wù)質(zhì)量，其中最重要就是用戶的對于圖書館的服務(wù)滿意程度，以及對公共服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面的績效考核。因此，圖書館的公共文化服務(wù)水平和用戶的滿意程度是重點(diǎn)的績效考核項目；在圖書館績效評價中占比高。再次就圖書館全部業(yè)務(wù)流程整理分析。以讀者對文獻(xiàn)資源的借閱、智能化公共服務(wù)項目、圖書館活動為主進(jìn)行全面的整理，整理出對圖書館公共服務(wù)質(zhì)量重要的影響因素作為績效管理考核的標(biāo)準(zhǔn)。最后是培養(yǎng)圖書館工作人員職業(yè)素養(yǎng)。定期對圖書館的工作人員開展各項培訓(xùn)活動，對圖書館館工作人員的整體服務(wù)水平以及用戶的滿意度為主要培訓(xùn)內(nèi)容，同時依據(jù)圖書館工作人員的崗位職責(zé)以及工作整體狀態(tài)為考核標(biāo)準(zhǔn)。圖書館的預(yù)算績效管理就是對圖書館財務(wù)作出全面的預(yù)算，同時把握圖書館業(yè)務(wù)流程，以及對圖書館工作人員的績效考核等等進(jìn)行有效的績效管理。在績效管理過程中如果發(fā)現(xiàn)財務(wù)收支失衡，或者公共服務(wù)水平降低，圖書館工作人員需要及時作出調(diào)整；特別是在預(yù)算績效管理中出現(xiàn)的嚴(yán)重失誤，要嚴(yán)格按照規(guī)則制度進(jìn)行問責(zé)，以嚴(yán)重的職責(zé)制度促進(jìn)預(yù)算管理機(jī)制的發(fā)展[5]。

（三）通過預(yù)算風(fēng)險管理工具控制風(fēng)險

圖書館在預(yù)算績效管理過程中的風(fēng)險主要就是財務(wù)預(yù)算管理和預(yù)算機(jī)制是否健全。圖書館根據(jù)預(yù)算績效管理工具進(jìn)行財務(wù)風(fēng)險管理，根據(jù)預(yù)算績效管理數(shù)據(jù)構(gòu)建預(yù)算風(fēng)險管理機(jī)制，通過預(yù)算風(fēng)險管理工具，對圖書館的運(yùn)營環(huán)境、財務(wù)預(yù)算管理、圖書館風(fēng)險管理、圖書館的采購等多項工作，可能存在的風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行全面的把控，把預(yù)算績效管理風(fēng)險工作分解到圖書館整個業(yè)務(wù)流程，從而讓風(fēng)險預(yù)算管理滲透到整個圖書管理中。比如，圖書館預(yù)算編制風(fēng)險管理。在編制項目計劃書中，如果只是編制出財務(wù)部門往年的數(shù)據(jù)報告，編制出來的財務(wù)數(shù)據(jù)分析和圖書館的實際計劃有差距，不利于圖書館的管理。根據(jù)財務(wù)會計的零基預(yù)算法，需要結(jié)合圖書館的實際發(fā)展情況，在根據(jù)全面的財務(wù)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，和各個項目組進(jìn)行協(xié)調(diào)，把預(yù)算績效管理機(jī)制落實在各個流程中。

再如圖書館的投資風(fēng)險管理。隨著圖書館內(nèi)公共服務(wù)的設(shè)備的不斷增加和升級，對于公共服務(wù)設(shè)備的采購以及保養(yǎng)和維修所產(chǎn)生的費(fèi)用占據(jù)財務(wù)支出的大部分，這就要充分發(fā)揮公共設(shè)備的作用，維護(hù)圖書館管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在預(yù)算編制中對于固定資產(chǎn)需要進(jìn)行科學(xué)合理的預(yù)測，提高圖書館的管理效率，把圖書館預(yù)算績效管理風(fēng)險降到最低。

（四）提高圖書館預(yù)算管理的服務(wù)水平

圖書館借助現(xiàn)代化科技，科學(xué)構(gòu)建預(yù)算績效管理信息系統(tǒng)。通過大數(shù)據(jù)對預(yù)算績效管理數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合性分析，依據(jù)預(yù)算績效管理系統(tǒng)給出的數(shù)據(jù)信息，圖書館上層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)數(shù)據(jù)信息制定科學(xué)合理的應(yīng)對策略。

例如預(yù)算績效管理系統(tǒng)中分析客戶的數(shù)據(jù)。公共圖書館曾舉辦過許多面向各種讀者人群的公益講座，以公益講座的社會效益為要達(dá)到的宗旨，以學(xué)員的年紀(jì)、專業(yè)、職業(yè)、現(xiàn)場交流狀況、演講后的觀眾反饋情況等都成為了影響效果實現(xiàn)的客戶的數(shù)據(jù)，對客戶的數(shù)據(jù)在不同演講時的變動狀況進(jìn)行定量分析，以找到客戶的數(shù)據(jù)對公益講座社會效益作用的方式與水平，根據(jù)數(shù)據(jù)分析出有針對性的方案，讓公益活動更精準(zhǔn)地為用戶服務(wù)，提高圖書館的社會服務(wù)職能。

通過對用戶購買的書籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行分析。如為了購買熱門圖書對副本數(shù)量的判斷。而副本數(shù)量也就是對同一類型書籍的平均購買金額。綜合選取借閱的人數(shù)、平均借閱量、人均借閱時間等變量，將賦予加權(quán)后的各變量的乘積視為總量數(shù)據(jù)，以同類圖書的歷史數(shù)據(jù)為主要參考展開各因素研究，以尋找各因素的不同程度對副本數(shù)量的獨(dú)立作用與相互影響，進(jìn)而找到最佳副本量的參考范圍。根據(jù)預(yù)算績效管理機(jī)制滿足用戶的合理借閱需求，又提高了圖書館資源的使用效率，降低了公共圖書館的運(yùn)營成本。

（五）創(chuàng)新圖書館的服務(wù)模式

一是運(yùn)用智能化的技術(shù)，為用戶提供個性化的閱讀服務(wù)。運(yùn)用信息化技術(shù)提高圖書館的管理模式，提供多項大數(shù)據(jù)來提供多元化的服務(wù)，通過智能化的技術(shù)進(jìn)行服務(wù)分類，為用戶提供出線上和線下的優(yōu)質(zhì)服務(wù)；運(yùn)用多媒體平臺進(jìn)行宣傳推廣，提高圖書館公共文化服務(wù)整體質(zhì)量。

二是和社會各界進(jìn)行合作，吸引更多的企業(yè)參與圖書館活動中。公共圖書館活動的范圍，和當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)水平息息相關(guān)，所以需要圖書館開放地面對社會大眾，這也是公共圖書館事業(yè)成長的內(nèi)源性動因。采取政府購買公共服務(wù)、政府部門與社會組織聯(lián)合共建、社會組織自己建立分館的公共服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)等開放的措施，形成靈活的個人財物社會保障機(jī)制，減輕資金負(fù)擔(dān);探索社會的公共圖書館治理和監(jiān)管方式，提高圖書館在城市發(fā)展中的知名度，為圖書館引進(jìn)更多優(yōu)質(zhì)資源和人才。

三是創(chuàng)新圖書館服務(wù)理念，推動圖書館的全面發(fā)展。需要以用戶的需求為主導(dǎo)，順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，不僅是在管理的內(nèi)容和形式上需要進(jìn)行創(chuàng)新還需要對館內(nèi)的設(shè)備進(jìn)行升級。公共圖書館不僅僅是為大眾提供學(xué)習(xí)空間的地方，也是為公眾提供放松的場所。圖書館在借閱服務(wù)基礎(chǔ)上為用戶提供多元化的服務(wù)。比如，讀書休閑的咖啡廳，制作手工藝術(shù)品的創(chuàng)意空間，電影院以及休閑娛樂的餐廳等公共服務(wù)空間。書籍和公務(wù)服務(wù)相融合的一體化服務(wù)，圖書館為城市居民提供舒適優(yōu)雅的學(xué)習(xí)環(huán)境和交往空間，這也是圖書館發(fā)展的趨勢。

結(jié)語

當(dāng)前，我國正在大力推進(jìn)預(yù)算績效管理工作，根據(jù)城市各個行業(yè)的特征構(gòu)建完善的績效考核機(jī)制，為推動國家預(yù)算績效管理工作改革提出更高的要求。圖書館作為公共文化服務(wù)體系也是重要的預(yù)算單位，因此，需要把預(yù)算管理工作落實在圖書館管理各個業(yè)務(wù)流程中，并借助信息化技術(shù)構(gòu)建公共圖書館的績效管理系統(tǒng)，優(yōu)化圖書館預(yù)算績效管理措施，讓圖書館績效管理在財務(wù)預(yù)算中發(fā)揮出最大的作用，促進(jìn)圖書館事業(yè)的健康發(fā)展。

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（作者單位：鹽城市圖書館 江蘇鹽城 224000）

[作者簡介：熊柏樺（1992—），女，漢族，江蘇鹽城人，本科學(xué)歷，畢業(yè)于南京師范大學(xué)，會計師，研究方向：行政事業(yè)單位會計。]

（責(zé)編：若佳）