HSM理論視域下高職院校檔案數智化“三維一體”管理可行性研究

摘 要：本研究結合目前高職院校檔案數智化工作開展情況，分析運用HSM理論構建高職院校檔案數智化“三維一體”管理模式的可行性，以期不斷加強檔案智慧管理，提升檔案服務效能。

關鍵詞：HSM理論；檔案數智化；“三維一體”

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是高職院校建設和發展的重要基礎，是黨和國家的寶貴歷史財富。檔案的價值在于利用。充分發揮檔案的信息利用價值是每一名檔案工作者的重要崗位職責。至今為止，國內外鮮有從HSM理論的角度出發，構建檔案數智化“三維一體”管理模式的報道和文獻。因此，研究HSM理論視域下高職院校檔案數智化“三維一體”管理具有重要的理論和現實意義。

一、國內外檔案數智化管理研究現狀和水平

1.國內檔案數智化管理研究現狀和水平

（1）我國缺乏對檔案數智化管理的系統研究

數字化時代，人們重新定義了數據的價值。它不僅是非常重要的基礎資源，還是關系國家發展、社會進步的重要核心資產。要使數據的價值得到充分利用，就必須開展數智化管理工作。因此，大量的現代信息技術被運用到各行各業，并推動了數智化管理的發展。利用數智化技術，可以提高各行各業的工作效率和工作質量，并能輔助領導者作出正確決策。同時，利用數智化技術可以幫助人們從大量煩瑣的工作中解脫出來，有些工作甚至可以由機器替代，大幅縮減了工時并降低了企業成本，使人機協同、人機共創效益，形成新的企業文化氛圍和行業環境?！皵怠迸c“人”“數”與“物”“數”與“境”構成新的行業規則和行業工作場景。全球化治理體系的深刻變革，促使檔案向數智化管理轉型。但我國目前缺乏對檔案數智化管理的系統研究。因此，加強檔案數智化管理和研究成為時代賦予我們的新課題。

（2）我國缺乏對檔案數智化評價的依據

“檔案數字化管理師”是我國近年來新增的一個職業類別，標志著數字化時代對檔案的影響和作用在不斷深化。檔案作為我國的基礎性數據來源，其數字化工作得到國家的重視、認可和支持，并取得了突破性的進展，檔案數字化事業未來可期。

近年來，國家檔案局陸續發布多個辦法、規范和行業標準，如《電子檔案管理辦法》《推進機關數字檔案室建設實施辦法（試行）》《檔案數字資源備份實施規范》等，使檔案數字化管理工作不斷規范化、科學化。

雖然國家積極推進檔案數字化建設，但是缺乏一個統一的檔案數智化評價依據。各地檔案主管部門建立的檔案數字化工作機制，往往帶有一定的地方管理色彩，無法有效評判工作機制，使其達到國家檔案數智化期望值的要求。因此，檔案數智化是我國檔案工作者需要重點研究的課題。

（3）缺乏HSM理論視域下的檔案數智化管理研究

霍爾三維結構是美國系統工程專家霍爾（A·D·Hall）等人在大量的工程項目中，通過不斷地實踐、總結和凝練后提出的一種系統工程方法論，后人也稱其為硬系統方法論（Hard System Methodology，HSM）。它構建了一個由邏輯維、時間維和知識維組成的立體空間結構，形象地描述了每一個維度的工程框架，有效地推進工程規范化、最優化開展，對系統研究某項工程具有重要的指導意義。

我國部分學者也開始從HSM理論的角度討論檔案管理。2025年1月，在中國知網數據庫中，通過關鍵詞“HSM理論”檢索獲取的文獻共有126篇。通過時間排序可知，我國開始運用HSM理論開展相關研究始于20世紀90年代，之后的研究不斷深入，這些文章涉及醫學、檔案、化學、金融、信息技術服務和旅游等方面。輸入“HSM理論”和“檔案”兩個關鍵詞，只檢索到2篇文獻。其中，一篇文章是李欣欣等學者寫的《基于HSM的突發事件檔案管理三維框架構建研究》。他們從突發事件發生的頻率、形成的原因及檔案管理等方面分析突發事件檔案的幾個特征，運用HSM理論，構建突發事件檔案管理的三維框架；還有一篇文章是王英、楊鑫寫的《基于HSM理論的數智時代檔案專業人才培養模式研究》，從檔案專業人才培養的角度出發，運用HSM理論，構建數智時代檔案專業人才培養模式。但輸入“HSM理論”和“檔案數智化”關鍵詞，本研究沒有檢索到相關的文獻。對比本研究檢索的文獻，我們發現目前沒有文章從HSM理論的角度出發，構建檔案數智化“三維一體”的管理模式。

2.國外檔案數智化管理研究現狀和水平

霍爾的三維結構模式，邏輯清晰、結構嚴謹、內容全面且豐富，可操作性較強，為各行業解決大型、復雜的問題提供了一種規范、有效的管理方法，受到有關學者的普遍歡迎，并被廣泛應用于各個領域。但是，通過查閱相關文獻和科技查新，國外目前尚無專門針對檔案數智化的系統研究，沒有從HSM理論視域開展高職院校檔案數智化“三維一體”的應用研究，也鮮見相關的評價標準。

3.國內外檔案數智化管理綜述

文獻檢索和科技查新顯示，目前國內外鮮有從HSM理論視域下開展檔案數智化“三維一體”的應用研究，也未見相關的評價標準。

由此可見，HSM理論對我國檔案事業影響深遠，但專門針對檔案數智化“三維一體”管理的研究和實踐比較薄弱。結合自身工作實際，從時間維、邏輯維和知識維等角度，三維分析檔案數智化，探索數字檔案時代對高職院校檔案數智化管理的要求和影響，提高檔案防御風險管理能力，構建檔案立體化、系統化的高職院校檔案數智化管理模式是非常必要的。同時，在“雙高”建設背景下，深入研究檔案智慧化服務，發揮檔案資源在教學、組織人事等工作中的價值和作用，也是檔案資源開發與利用的體現，是我國新時期檔案事業發展的必然方向。

二、高職院校開展檔案數智化“三維一體”管理研究的可行性

1.國家高度重視檔案工作

中共中央辦公廳、國務院辦公廳《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出，深入推進檔案利用體系建設，充分實現檔案對國家和社會的價值。近年來，國家部門多次下文要求加快推進檔案信息化建設工作，推動來源可靠、程序規范及要素合規的電子文件以電子形式單套制歸檔。各地、各單位根據上級文件精神，積極推進檔案的信息化建設。可見，做好檔案數智化工作刻不容緩。

2.檔案管理的靶向目標

檔案的開發、利用和信息化建設要求，亟須行業制定檔案數智化管理標準，規范檔案行業的管理行為，做好檔案風險管控工作，保障檔案安全工作落到實處，是檔案管理機構的靶向目標。通過結合高職院校檔案數智化管理的共性特征和需求，可為制定檔案數智化評價目標體系提供基礎。

3.軟件、硬件均已具備

經過多年的發展，紙質檔案管理、設備、監控、存儲方式和庫房要求等已經全面普及，檔案信息化已寫入《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，檔案信息化管理不斷深化，各項指標和條件也趨于完善。

三、高職院校檔案數智化“三維一體”管理模式的研究目標

檔案資源的有效開發和利用是檔案管理工作的價值體現。數智化時代，深入開發檔案信息資源，不僅能使檔案信息價值最大化，同時還能促進高職院校發展，方便公眾的利用。

課題以高職院校檔案為研究對象，在校企合作、產教融合和“雙高”建設背景下，分析研究檔案數智化對檔案管理的影響，以此分析、建立檔案數智化“三維一體”的管理模式，發揮檔案在教學、管理中的作用。

四、高職院校檔案數智化“三維一體”管理模式的研究內容

1.基于時間維的檔案全流程管理研究

高職院校檔案管理時間維角度主要分為紙質階段、數字化階段和數智化階段。每一個階段有不同的工作任務和工作難度。通過分析不同的檔案管理階段，設計不同的工作目標，實現不同階段檔案的全流程管理，能夠增進檔案工作人員的職業投入度，建立共同愿景，不斷增強檔案工作人員做好新時代檔案工作的責任感、使命感和榮譽感，是全力推進檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化的必然要求。

2.基于邏輯維的檔案數智化管理研究

從檔案工作目標、檔案工作理念、檔案管理體系、檔案評價目標體系設計和檔案管理優化等五個方面研究檔案數智化的踐行路徑，深入開發檔案潛在的信息價值，全面盤活檔案的信息資源。同時，做好檔案信息安全監管工作，用評價的方式促進檔案數智化管理的安全、有效和有序性，使其在良性循環中不斷得到優化和升級。

3.基于知識維的檔案智慧化管理研究

數字時代的發展對檔案工作人員的綜合能力提出了更高的要求。本研究從檔案、信息等相關專業知識、檔案數智化思維以及檔案工作人員的組織、溝通、實踐操作、創新和科研等方面開展研究，激發檔案工作人員的內生動力，為用戶提供精準性強、針對性強和信息真實完整的主動服務。同時，以用戶需求為導向，不斷地開發檔案的信息利用價值，搭建全新的檔案信息共享和利用平臺。

五、檔案數智化“三維一體”管理模式擬解決的問題

1.檔案數智化階段的資源開發研究

目前，我國針對高職院校檔案數智化階段的資源開發研究較少。本研究將在這方面開展深入研究，探索可開發的檔案信息目錄。

2.檔案數智化評價目標體系設計

目前，國家尚無設計針對高職院校的檔案數智化評價目標體系。通過分析當前檔案數智化評價目標體系現狀，本研究將編制高職院校數智化的評價目標體系，加強學校檔案管理，并逐漸擴大到其他院校并驗證其效果。

3.檔案的數智化管理

目前，部分高職院校的檔案處于紙質檔案管理狀態。本研究將在這方面開展有益探索，積極推動檔案的數智化建設。

4.檔案服務教學工作

學校的第一要務是教學工作。教學工作的成效關鍵在教師。如何利用檔案激發教師的潛能，發揮教師的主導作用，也是檔案資源開發與利用的重要內容。

六、檔案數智化“三維一體”管理模式的研究路線

研究路線主要分為三個步驟。

第一，通過電話和座談等方式，調查部分高職院校的紙質檔案、數字檔案以及數智化檔案管理、開展情況，研究存在、普遍的共性問題。第二，綜合高職院校檔案工作特點及管理現狀以及國家對檔案工作的要求，合理制定檔案數智化管理體系總體目標、戰略步驟。在目標、戰略制定的過程中，運用HSM理論，從檔案數智化的時間維、邏輯維和知識維三個維度開展立體式、全方位研究，明確各個維度所需完成的工作任務以及所要達到的管理成效。第三，通過實踐和研究，不斷歸納、總結、提升和優化，最終形成檔案數智化“三維一體”管理模式，并在高職院校推廣。研究路線如圖1。

七、本研究的創新點

1.構建高職院校檔案數智化“三維一體”管理模式

在高職院校檔案管理工作中結合HSM理論，構建高職院校檔案數智化“三維一體”管理模式。在成果推廣的過程中，本研究結合各高職院校的反映情況，合理、有序地優化、調整有關內容和考核目標，持續推進高職院校檔案數智化工作的進程。

2.制定高職院校數智化檔案管理的總體分項和評價方法

目前，我國乃至世界鮮有從檔案數智化角度綜合分析檔案管理的報道和文獻。本研究在這方面將開展積極的探索性研究，嘗試制定高職院校數智化檔案管理的總體分項和評價方法。評價體系的構建能夠為檔案數智化管理工作的督查、改進提供參考，使檔案各項工作的開展做到有章可循、有據可依、有證可持、有度可量。檔案工作人員在完成相應的數智化工作任務的同時，也能相應地完成職稱評審的有關條件，暢通他們的崗位晉升通道，提升其職業自豪感和成就感。

3.提供多維度、深層次和立體互聯的智慧檔案服務

數字化時代，社會和公眾利用檔案信息的要求越來越高。因此，本研究將針對這一問題，主動對接公眾利用檔案的需求，打通用戶與檔案數據之間的“最后一公里”，積極開發數字檔案知識價值，集成智慧化檔案匯編材料，積極推動檔案“單套制”管理，為單位、公眾和社會提供高效、優質的服務。此外，研究檔案管理信息共享、遠程閱檔和異地出具證明等存在的風險及解決策略，能夠實現檔案的高效服務。

八、結語

綜上所述，在HSM理論視域下構建高職院校檔案數智化“三維一體”管理模式是可行的。數智賦能是驅動檔案治理現代化的引擎。借助數字技術，不僅能夠完善檔案治理體系，提高檔案治理和公共服務能力，推進檔案館（室）向智慧檔案館（室）轉型。

參考文獻：

[1]金 波，楊 鵬.“數智”賦能檔案治理現代化：話語轉向、范式變革與路徑構筑[J].檔案學研究，2022（02）：4-11.

[2]陳純艷.數字化干部人事檔案管理的安全風險與對策[J].檔案天地，2019（07）：41-42+12.

[3]舒 潔.數智時代企業檔案人才培養模式的思考[D].武漢：湖北大學，2021.

[4]趙雪芹，李天娥.數據科學驅動的檔案學專業課程體系改革[J].山西檔案，2021（01）：143-150+142.

[5]余 蕓.數智時代背景下中小企業財務管理轉型研究[J].商場現代化，2022（22）：162-164.

作者單位：1.廣西交通職業技術學院；

2.廣西壯族自治區地質調查院