大數據背景下機關單位檔案管理工作探討

宋立龍

摘要：大數據時代已經到來，機關單位檔案管理工作的實際開展，必須運用到大數據技術，整體優化檔案管理效果，使其他部門工作更加高效的推進下去。大數據背景下，機關單位檔案管理人員需要學習專業的知識，運用一系列的創新策略，妥善解決檔案管理的相關問題，充分發揮自身工作的優勢，為機關單位內部改革、可持續發展打下堅實的基礎。本文特意從幾方面出發，進行了大數據背景下機關單位檔案管理工作對策的探討分析。

關鍵詞：大數據;機關單位;檔案管理工作;對策探討

引言：大數據技術的快速發展，使人們的社會生活發生了很大的改變。大數據背景下，機關單位檔案管理工作人員勇于創新，深入挖掘檔案信息，科學管理檔案資料，整體加強檔案管理后，成功突顯檔案管理工作的重大價值，更利于機關單位綜合競爭力的全面提升，會使機關單位的整體發展變得更加順利。機關單位檔案管理工作質量的改進很難一蹴而就，盡顯大數據技術優勢，積極探索構建全新的發展格局，具有非常重要的現實意義。

1、大數據背景下機關單位檔案管理工作遇到的問題

1.1人員缺乏正確認識

大數據技術的普及應用，促進了檔案管理工作實效性的不斷提高，檔案管理人員對于大數據技術的熟練掌握，對于檔案管理工作的整體發展來說非常有利[1]。但目前來看，機關單位的檔案管理人員未能熟練掌握大數據技術，對于大數據技術在檔案管理工作中的重要作用缺乏正確認識，依然運用傳統的管理方法，檔案管理形式化、表面化的現象時有發生，一定程度上限制著機關單位的業務拓展、創新發展。

1.2知識技能不夠完善

在大數據技術的支持下，機關單位檔案管理工作的低效化問題可以得到妥善解決，基于大數據技術，不斷完善檔案管理制度，構建有效的管理機制，全方位、多角度優化檔案管理的效果，機關單位才能更好地加強思想政治教育，確保其他部門工作的有效開展[2]。然而，許多檔案管理人員缺少相應的知識技能，上述目標的達成遇到了重重阻力，未能體現大數據技術的應用價值，機關單位更難進行內部管理模式的優化調整。機關單位的檔案管理人員技能培訓不及時，無法滿足大數據技術的應用要求，提供大數據技術的應用環境，檔案管理工作暴露出了更多問題，弊端現狀的改善勢在必行，要引起相關人員的高度重視。

2、大數據背景下機關單位檔案管理工作的有效策略

2.1更新檔案管理工作觀念

調查發現，大數據背景下機關單位檔案管理工作中仍然運用單一的、陳舊的管理方法，已經無法滿足機關單位的檔案資料使用需求。所以，必須通過檔案管理的工作創新，工作觀念的及時更新，結合機關單位檔案資料的實際使用需求，更好地加強檔案管理，加強檔案管理工作的信息化建設[3]。從另一方面來看，部分機關單位在檔案管理工作中過于強調保密性，使得人們在調取和查看檔案信息資源時困難重重，也在很大程度上影響到檔案管理服務工作的開展。新時代背景下，對于這種陳舊的檔案管理觀念也要做出適當的改變，對于機關單位中較為基礎的檔案信息，完全可以公布于眾，這更有助于提升檔案管理服務質量，發揮檔案管理工作的價值，而對于確實屬于機密的文件信息，則需要進行妥善的保存。

2.2促進檔案管理技術創新

檔案管理工作開展的根本目的在于更好地利用檔案信息，使其發揮出更大的利用價值，但是現階段檔案信息利用不足，自然也使得機關單位檔案管理工作的價值被弱化。為了能夠改變利用率較低的問題，充分發揮機關單位檔案管理工作的作用，筆者認為在當前時代背景下，應當將檔案管理工作與大數據技術進行充分結合，促進檔案管理工作的技術創新。首先，可利用大數據云存儲，實現資源信息共享。基于大數據技術，以各機關單位為目標，構建統一的云檔案管理系統，將各機關單位檔案管理部門的數據信息與之相連接，不僅能夠實現對檔案信息數據的備份管理，而且能夠實現對檔案數據信息的共享與應用，從而在很大程度上提高機關單位對檔案信息數據的利用效率。當然，這種檔案管理工作方式主要適用于一些基礎性的檔案信息資料，對于一些機關單位的機密檔案資源信息還需要單獨進行存儲[4]。其次，可利用云計算，提升檔案數據分析計算能力。機關單位在對檔案管理信息進行應用的過程中，往往更多的是存儲檔案資料信息，經過整理之后，獲取到相應的統計分析數據，從而對機關單位工作開展產生指導性作用。因此，為了方便相關人員的高效應用，在檔案管理系統建設中加強對云計算技術的應用，以便高效生成需求者想要的數據信息，從而對檔案信息數據查詢提供更大的便利，滿足使用者更多的需求。

2.3創新檔案管理服務體系

機關單位檔案管理工作在大數據背景影響下，也需要針對服務性工作進行創新與完善。從檔案信息使用角度出發，機關單位在調取相關檔案數據時，通常利用搜索功能調取與查找相關信息。搜索結果對于檔案信息的使用相率就有著較為直接的影響。在這種背景下，檔案管理工作需要以檔案信息搜索功能為基礎，通過大數據技術創建完善的信息搜索系統，在不斷降低信息搜索周期的同時，更好的促進搜索服務水平快速提高。從宏觀角度出發，機關單位檔案管理系統中存儲的檔案信息數據極為豐富，想要較為便捷、快速的調取相關信息，就需要在檔案管理工作期間，根據實際需求創建數據模型，針對存儲的檔案信息進行整理、調整與分析，更為精準的預測所有檢索錄入信息，并計入較為豐富的數據計算模式，確保數據檢索具有較強精準性，使得檔案信息的使用擁有較強的便捷性。

2.4加強檔案管理安全工作

機關單位中存儲的大量檔案信息具有較強機密性，而在存儲這些檔案信息時，就需要工作人員進行完善的安全防護處理。而在互聯網技術廣發普及作用下，若安全管理工作中具有相應的問題，就會出現盜取檔案信息與檔案信息泄露事件，這對于機關單位的穩定運行有著嚴重的威脅[5]。所以，檔案安全管理工作也需要運用大數據技術，進行完全的創新與完善，不斷促進檔案管理安全性的提升。機關單位可以制度為基礎針對檔案管理工作進行調整與約束，確保檔案管理人員在實際工作期間全面落實各種檔案管理規章制度，進而防止由人為原因導致檔案管理安全問題的發生。同時也需要促進計算機系統安全防護級別的提升，運用最為前沿的防火墻技術，使用安全防護軟件系統，利用數字證書、數字簽名等模式，確保的檔案管理工作具有較強安全性。大數據背景下機關單位檔案管理工作的創新與完善，也需要以專業技術人員為基礎，因此機關單位需要根據實際需求，不斷引進檔案管理專業人才，并針對檔案管理人員定期進行技術培訓活動，以此為機關單位檔案管理工作的穩定、創新發展提供有力的人才支持。

結束語

總而言之，大數據技術的應用優勢巨大，普及應用范圍不斷擴大，在機關單位檔案管理工作中的有效應用，可以為機關單位檔案管理質量的提高，管理效果的優化，起到一定的促進作用。后續實踐中，應繼續探索檔案管理工作的創新路徑，進行大數據技術的推廣應用，為機關單位穩定運行、可持續發展打下堅實基礎，充分保障其他部門工作的高效化推進。

參考文獻：

[1]劉延寧.信息時代信息技術對醫院檔案管理的創新[J].辦公室業務，2019（08）66.

[2]楊寶芳.大數據時代對事業單位檔案管理的思考[J].辦公室業務，2019（08）102-104.

[3]張磊.大數據背景下機關單位檔案管理工作創新分析[J].卷宗，2019（15）49-50.

[4]王德英.淺談大數據背景下機關單位檔案管理工作創新[J].辦公室業務，2019（08）98-98.

[5]劉欣.大數據背景下事業單位檔案工作創新探討[J].商品與質量，2020（37）31.

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