智慧校園背景下高職院校財務管理工作探究

［摘 要］近年來，智慧校園的建設步伐顯著加快，不僅深刻影響了教學模式的創新與發展，還極大地提升了校園管理的效率與精細化水平。在此背景下，欽州幼兒師范高等?？茖W校作為地方高等教育的重要組成部分，也應充分利用現代信息技術，提升管理效能，破解工作中的難題與瓶頸。文章通過剖析該校當前財務管理工作中存在的主要問題及其背后成因，提出具有可操作性的對策建議，旨在優化欽州幼兒師范高等?？茖W校的財務管理工作。

［關鍵詞］智慧校園；財務管理；信息共享中心；業財融合

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.08.018

［中圖分類號］G475 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）08-00-03

0" " "引 言

欽州幼兒師范高等?？茖W校（以下簡稱欽州幼專）成立于2020年，目前設有學前教育學院、兒童早期發展學院、體育與藝術學院、人文與管理學院、繼續教育學院等5個二級學院，開設了學前教育、早期教育、電子商務、中文、研學旅行管理與服務等15個專業，在校生8 000多人。隨著辦學規模的擴大，預算體量不斷增加，欽州幼專財務管理工作面臨的業務愈發復雜。如何利用智慧校園建設有效提高財務管理工作效率，滿足學校發展的需要，更好地服務師生，是欽州幼專必須面對和思考的問題。

1" " "欽州幼專財務管理工作存在的問題

1.1" "多系統并存且封閉，“信息孤島”效應凸顯

欽州幼專自成立以來，始終重視智慧校園建設，促進了校園信息化的發展，并取得了一定的成效。然而，各部門購置或使用的系統并不一致，難以實現有效的信息共享。

目前，資金使用審批等行為需要通過企業微信；教務系統有專用平臺；人員信息由人事處負責管理；財務處因工作需要使用財政一體化系統；等等。以上系統的數據只能在本部門范圍內留存，若要獲取其他部門的數據，則需要找到相應部門人員，通過系統導出數據，再以Word或Excel形式發送，降低了工作效率。封閉的系統之間無法實現數據的快速共享共通，導致大量數據無法高效利用，形成了“信息孤島”效應。

此外，各系統之間存在的“信息孤島”導致財務處編制的部分表格信息滯后，難以有效發揮會計的監督作用，無法有力支撐學校管理層的科學決策。

1.2" "財務業務流程不合理，缺乏事前控制

當前，欽州幼專的部分財務流程仍較為煩瑣，耗時耗力，導致教職工滿意度下降。以差旅報銷為例，教職工雖然能夠通過企業微信填寫差旅報銷單，但僅限于填寫與打印，材料的提交審核仍需要通過線下遞交給財務處負責人員。一旦提交的報銷材料有誤或缺失，教職工需要重新補齊材料，增加了不必要的負擔。同時，為了接待報銷的教職工，財務處人員的工作專注度也受到了一定程度的干擾和影響，使得工作效率下降。此外，當紙質報銷材料收集齊全后，需要由審核人員、財務處負責人、分管領導等輪流簽字，大批報銷材料經常需要來回搬運簽批。特別是在分管領導因故無法及時簽批時，整個報銷周期被迫延長，進一步降低了財務服務的響應速度與滿意度。

1.3" "缺少業財融合系統，難以形成預算合力

欽州幼專作為公立市直高職院校，在具體執行預算的編制和審核中，預算工作堅持校黨委的領導，由財務處負責牽頭，各學院、部門配合提交預算需求；預算的使用嚴格按照財政部門要求先申請，后使用。然而，在實際工作中，傳統的工作形式與流程限制了預算管理效能的充分發揮，經常出現以下問題。

1.3.1" "預算需求精準性不足

目前，學校沒有在各學院和部門安排專人與財務處進行預算編制溝通，并且由于部分人員對學校的收入和日常支出了解不足，提交的預算需求過于籠統，脫離實際，有時甚至出現某一學院提交的預算需求大于整個學校收入的不合理現象。這導致預算需求不符合學校發展實際，增加了預算編制的難度，造成預算編制進展緩慢。

1.3.2" "預算執行管理存在薄弱環節

在預算項目執行過程中，學校秉持“誰使用，誰負責”的原則。學校雖然在預算中安排多個項目用于校園改造、教學設備采購、實訓室建設等，但經常出現項目進度緩慢，資金支出極少，甚至一年內無申請支出的情況。這反映了部分責任主體對于預算項目執行和管理的不重視。為了能繼續使用預算資金，下一年不得不重新申請結轉。隨著學校辦學規模的擴大，資金體量增加，滾動結轉的項目越來越多，加重了財務處的工作負擔。

1.3.3" "預算基礎數據準確性有待提升

“信息孤島”的存在，嚴重阻礙了預算編制過程中數據的精準匯總。以教職工信息為例，作為生成基本支出的重要依據，其更新與錄入的時效性與準確性直接關系到預算的準確性，而不準確的人員信息導致基本支出的生成經常出現偏差，需要頻繁向財政部門調整或追加，不僅增加了工作量，還影響了預算的嚴肅性與執行效率。

2" " "解決欽州幼專財務管理工作問題的對策

2.1" "建立財務管理內控系統，形成信息共享中心

2.1.1" "采購并定制符合欽州幼專工作實際的內控系統

欽州幼專智慧校園建設已取得一定成就，各信息化系統運行正常，雖然部分系統之間無法打通數據隔閡，但如果將各系統推倒重建不僅會耗費大量時間和成本，還會影響學校的正常運轉。因此，以財務處牽頭，根據自身工作實際需求定制一款內控系統，形成財務管理工作平臺，且該系統的使用首先必須保證信息的安全［1］。

2.1.2" "立足內控系統匯集數據，打造信息共享中心

為保證財務管理工作能夠及時、準確地獲取相關信息，學校應在平時以預算、決算、教育經費統計等信息填報格式為模板，收集學校人員信息、學生人數、多媒體教室信息等，由相關部門填寫并上傳至內控系統，如有變動應及時更改替換。各部門通過將信息匯集到內控系統，共同打造信息共享中心，以此打破“信息孤島”，實現信息共享和流轉［2］。

2.1.3" "加強預算項目管理，健全績效評估體系

各學院和部門應指定一名教職工為預算聯絡員，由其直接對接工作和信息的上傳下達。在每年預算編制工作開始后，由聯絡員在內控系統上傳本學院或部門的預算需求。預算需求區分輕重緩急，將重要且緊急的工作納入當年預算，非緊急的事項可編入未來3～5年的預算規劃。執行新一年的預算后，財務處需要在系統上明確劃分預算項目的責任歸屬，并定期上傳各項目的預算執行情況；而責任主體則需要定期上傳項目進度和報告總結［3］。通過上傳進度和總結可以達到以下目的：

（1）形成績效評估的依據。讓責任主體形成項目建設的緊迫感，減少項目進度不及預期的情況，也讓項目進度一目了然，方便后續調整管理策略和明確追責依據，健全績效評估體系。

（2）明確項目建設進度。部分項目的資金申請材料拖延，導致財務處無法及時請款，造成預算資金使用進度緩慢。通過相關信息的上傳，有利于明確項目建設進度，從而及時和有關學院與部門溝通，進而獲取請款材料。

（3）便于填寫一體化系統的項目自評。財務處承擔著在一體化系統中填寫預算項目自評的職責，該過程要求深入、全面地了解項目建設的實際情況。通過責任主體的定期信息上傳，可以確保財務處獲取的項目數據是最新且直接的，從而有效避免信息在傳遞過程中的失真與延誤。

2.1.4" "強化事前控制，降低資金使用的財務風險

財務處應定期更新上傳預算資金的使用情況，以此確保各學院和部門實時、準確地掌握當前可用的資金狀況，在提高預算執行透明度的同時，促進各部門之間的信息共享與協同作業，從而使各學院和部門在規劃業務活動、申請資金使用時，能夠充分考慮預算約束與實際資金狀況，避免盲目開展項目，進而有效降低預算執行與預算不符的風險。

2.2" "重構優化業務工作流程，提升工作效率

為提高財務管理工作效率，學?？蓪①Y金支付申請等業務遷移至線上，并完善相關業務流程，以此提高教職工滿意度。目前，差旅報銷單、資金使用申請單等信息的填寫設置在企業微信上，且教職工已經熟悉相關流程，學?？砂才偶夹g人員進一步重構優化企業微信的資金申請支付流程，以此提升工作效率。

2.2.1" "重構報銷業務流程

除了填寫報賬內容之外，系統中應增加報賬材料上傳功能，并提交至財務處審批。比如上傳的材料有誤或缺失，財務人員可以通過企業微信退回并留言說明，避免出現教職工往返多次補充材料的情況，以此提高報賬效率［4］。具體流程如圖1所示。

需要注意的是，報賬資金的支付必須在經辦人提交紙質版材料后才能進行，原因有兩點：一是會計資料需要以紙質形式留存備查，在報賬資金支付前要求經辦人提交完整的紙質版材料，這是遵循會計法規、保障財務安全的重要舉措；二是目前財務處人手較為緊缺，如果允許報賬材料先支付后補齊，不僅會造成材料遺漏風險，還會給財務處帶來額外的催交材料負擔，增加不必要的工作量。

2.2.2" "優化其他支付業務流程

目前，資金支付申請流程存在報賬中多次往返修改和補充材料的問題。因此，學校可參考報賬流程優化其他支付業務流程，增加財務線上審核材料環節，提高資金支付效率。

2.2.3" "轉變工作思想，培養管理會計人才

當前，財務處工作人員的大部分時間和精力都花費在業務核算上，未真正向管理會計轉變。在今后的工作中，學校必須重視并加強財務管理人才培養。

（1）轉變意識。為不斷提升財務人員的專業水平，使其樹立管理與服務并重的新理念，學校應安排財務人員學習先進的財務管理理念，并安排專業人員講解先進的財務管理理念實踐，以此使財務人員轉變意識，掌握相關技能，認識到樹立管理與服務并重理念的重要性，從而更好地服務全校師生和學校的發展。

（2）深化業財融合。目前，財務人員對各部門和學院的業務和需求的了解不夠深入。學校可通過在業務和財務部門之間建立信息共享平臺，促使財務人員加快相關業務知識的學習，更全面地了解學校的運轉全貌，為學校管理層的決策提供有價值的財務分析與建議，從而提升學校戰略決策的科學性與有效性［5］。

（3）拓寬培訓渠道。當前，欽州幼專的財務人員工作環境相對封閉，難以了解和學習更為先進的財務管理方法和理念。學校應積極拓寬培訓渠道，主動尋求外部學習機會，如通過邀請其他高校的財務負責人開展講座、參觀其他高校財務部門等方式，開闊財務人員的業務視野，從而為財務管理注入新的活力與動力。

3" " "結束語

在智慧校園持續發展的當下，學校需要適應時代發展潮流來優化財務管理工作，完善頂層設計，利用信息化手段打造高效的信息共享平臺，重構優化業務流程，通過充分發揮管理職能，驅動財務管理工作全面升級，服務于學校的長遠發展，從而為欽州幼專的蓬勃發展筑牢財務基石。

主要參考文獻

［1］黃俊.“智慧校園”背景下高校財務信息化建設探究［J］.西部財會，2022（2）：40-42.

［2］陳楚暉.“智慧校園”背景下高校財務信息化建設研究［J］.財會學習，2022（32）：52-54.

［3］薛穎，劉瑞.財務共享中心建設視角下高校財務轉型探析［J］.西部財會，2022（11）：29-31.

［4］舒杰.高校業財融合財務管理模式改革思考［J］.合作經濟與科技，2023（23）：155-157.

［5］李迎春.業財融合背景下管理會計的轉型與思考［J］.財會學習，2023（28）：89-91.

［收稿日期］2024-10-10

［作者簡介］彭敬杰（1991— ），男，廣西合浦人，會計師，主要研究方向：財務管理、電子商務。