電子文件歸檔和電子檔案管理模式優(yōu)化探討

一、引言

進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，電子文件已成為信息記錄和傳遞的主要形式之一。在這一背景下，相關(guān)單位在日常辦公、業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中產(chǎn)生了大量的電子文件，其中蘊(yùn)含著豐富的信息資源，對(duì)決策制定、日常管理等方面有著重要意義。電子文件歸檔是將具有保存價(jià)值的電子文件從形成部門轉(zhuǎn)移到檔案部門進(jìn)行集中管理的過(guò)程，而電子檔案管理則是對(duì)已歸檔電子文件進(jìn)行長(zhǎng)期保存、利用和維護(hù)的一系列活動(dòng)。如何有效地進(jìn)行電子文件歸檔并優(yōu)化電子檔案管理模式，成為檔案學(xué)界和檔案管理實(shí)踐領(lǐng)域共同關(guān)注的焦點(diǎn)問(wèn)題。本文基于電子文件歸檔和電子檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出一系列優(yōu)化策略，旨在提高電子文件歸檔和電子檔案管理的效率，推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

二、電子文件歸檔概述

電子文件是社會(huì)信息化發(fā)展的必然結(jié)果。電子文件在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送。[1]電子文件的歸檔是指將具有保存價(jià)值的電子文件賦予其檔案屬性并納入檔案管理范疇的過(guò)程。歸檔后的電子文件獲得了“檔案身份”，需要在一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的物理或邏輯空間存儲(chǔ)和管理，以免被篡改、丟失或損壞。電子文件歸檔與實(shí)體文件歸檔并沒(méi)有本質(zhì)上的區(qū)別，從電子文件生命周期全過(guò)程看，電子文件歸檔雖然不完全像傳統(tǒng)實(shí)體檔案歸檔一樣，載體一定要從形成部門轉(zhuǎn)移到檔案部門進(jìn)行集中管理，即不一定實(shí)現(xiàn)實(shí)體轉(zhuǎn)移，但是歸檔作為一個(gè)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)，意味著管理要求、管理方法與管理權(quán)限的改變。

三、電子檔案管理概述

電子檔案管理即電子檔案從形成到最終利用的全過(guò)程管理。電子檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，涉及從業(yè)務(wù)系統(tǒng)改造到檔案系統(tǒng)建設(shè)的一系列保障措施，涵蓋設(shè)施設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全措施以及人才隊(duì)伍建設(shè)等。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，電子檔案具有原生性，要求各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)相互銜接，過(guò)程追溯明確，數(shù)據(jù)交互安全。

四、當(dāng)前電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）安全風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案面臨著多種安全風(fēng)險(xiǎn)，包括網(wǎng)絡(luò)安全威脅、存儲(chǔ)介質(zhì)損壞、人員管理不善等。網(wǎng)絡(luò)黑客會(huì)攻擊檔案管理系統(tǒng)，竊取電子檔案信息；存儲(chǔ)電子檔案的硬盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)可能因老化、物理?yè)p壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失；內(nèi)部人員的違規(guī)操作，如未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、下載、傳播電子檔案等行為也會(huì)對(duì)電子檔案的安全造成嚴(yán)重威脅。電子文件容易被修改、刪除且不留痕跡，這使其真實(shí)性難以保障。在電子文件的形成、傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中，各種安全風(fēng)險(xiǎn)可能導(dǎo)致電子文件的內(nèi)容被篡改。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，很難通過(guò)直觀的物理特征來(lái)判斷電子文件的原始性和真實(shí)性。例如，一份電子合同在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中被惡意篡改了關(guān)鍵條款，如果沒(méi)有有效的技術(shù)手段進(jìn)行監(jiān)測(cè)和驗(yàn)證，很難發(fā)現(xiàn)文件存在真實(shí)性問(wèn)題。

（二）歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

目前，不同行業(yè)、不同地區(qū)對(duì)電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)存在差異。有些行業(yè)制定了較為詳細(xì)的電子文件歸檔規(guī)范；而一些新興行業(yè)或中小企業(yè)缺乏明確的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。這種標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一導(dǎo)致了電子文件在跨行業(yè)、跨地區(qū)交流和共享時(shí)面臨困難。一方面，不同標(biāo)準(zhǔn)下的電子文件格式、元數(shù)據(jù)要求、存儲(chǔ)方式等存在差異，導(dǎo)致文件互操作性差，難以實(shí)現(xiàn)高效共享；另一方面，標(biāo)準(zhǔn)的不一致還導(dǎo)致電子文件管理的成本增加，需要投入更多人力、物力進(jìn)行電子文件格式的轉(zhuǎn)換等工作。

（三）管理系統(tǒng)兼容性差

電子文件的形成和管理涉及多個(gè)不同的信息系統(tǒng)，如辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)往往由不同的開(kāi)發(fā)者開(kāi)發(fā)，采用不同的技術(shù)架構(gòu)和數(shù)據(jù)格式，導(dǎo)致系統(tǒng)之間的兼容性較差。在電子文件歸檔過(guò)程中，常常出現(xiàn)文件格式轉(zhuǎn)換錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題。[2]部分單位的舊辦公系統(tǒng)生成的電子文件格式無(wú)法被新的檔案管理系統(tǒng)直接識(shí)別和接收，需要進(jìn)行復(fù)雜的格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)遷移工作，增加了歸檔的難度和成本。

（四）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

電子文件歸檔和電子檔案管理工作要求檔案管理人員具備較高的信息技術(shù)素養(yǎng)和全面的檔案專業(yè)知識(shí)。然而，目前部分檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌握程度有限，難以熟練運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)技術(shù)工具。他們?cè)诿鎸?duì)電子文件格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)維護(hù)等技術(shù)問(wèn)題時(shí)往往顯得力不從心。同時(shí)，一些檔案管理人員對(duì)電子檔案管理的新理論、新方法了解不足，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能很好地適應(yīng)電子檔案管理工作的開(kāi)展需求。

五、電子文件歸檔和電子檔案管理模式的優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)電子檔案安全管理

1.完善網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系

檔案管理部門應(yīng)部署防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS）、入侵防御系統(tǒng)（IPS）等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，對(duì)檔案管理系統(tǒng)所在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和防護(hù)，防范網(wǎng)絡(luò)病毒和惡意軟件的攻擊。防火墻作為網(wǎng)絡(luò)安全的第一道防線，能夠阻止未經(jīng)授權(quán)的外部訪問(wèn)，新一代技術(shù)還能夠檢測(cè)并阻斷內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的異常流量，防止內(nèi)部威脅。入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS）和入侵防御系統(tǒng)（IPS）則能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)，識(shí)別并響應(yīng)潛在的攻擊行為，有效減少安全事故的發(fā)生。此外，檔案管理部門要定期更新病毒庫(kù)和系統(tǒng)補(bǔ)丁，修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，增強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的抗攻擊能力，以防范網(wǎng)絡(luò)病毒和惡意軟件，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。通過(guò)這些措施，檔案管理部門能夠構(gòu)建一個(gè)堅(jiān)固的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系，保護(hù)電子檔案不受侵害，確保檔案的完整性、可用性和保密性。

2.加強(qiáng)存儲(chǔ)介質(zhì)安全管理

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立一套完善的存儲(chǔ)介質(zhì)定期檢測(cè)和更新機(jī)制。定期檢測(cè)以及時(shí)發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)的老化、磨損等問(wèn)題，防止因介質(zhì)故障導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，并及時(shí)更換存儲(chǔ)介質(zhì)，保證其性能始終處于最佳狀態(tài)，降低數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于重要的電子檔案，應(yīng)采用 RAID（獨(dú)立磁盤(pán)冗余陣列）技術(shù)，通過(guò)冗余設(shè)計(jì)提高數(shù)據(jù)可靠性，防止因存儲(chǔ)介質(zhì)損壞導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。此外，異地備份也是一項(xiàng)重要的安全措施，它能夠在原始數(shù)據(jù)遭受自然災(zāi)害、人為破壞或其他意外情況時(shí)，確保數(shù)據(jù)的恢復(fù)和重建。通過(guò)這些措施，可以最大限度地防止因存儲(chǔ)介質(zhì)損壞導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，確保電子檔案的長(zhǎng)期保存和有效利用。

3.加強(qiáng)人員安全管理

要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和其他相關(guān)人員的安全培訓(xùn)，提高他們的安全意識(shí)，規(guī)范他們的操作流程。[3]同時(shí)，嚴(yán)格落實(shí)人員訪問(wèn)權(quán)限管理機(jī)制，根據(jù)人員的崗位和職責(zé)分配不同的電子檔案訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)敏感電子檔案實(shí)行嚴(yán)格的審批制度。例如，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的檔案管理人員才能對(duì)涉及單位機(jī)密的電子檔案進(jìn)行訪問(wèn)和操作，且操作過(guò)程應(yīng)被詳細(xì)記錄。

（二）完善檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理部門應(yīng)盡快完善電子文件歸檔和電子檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確電子文件的歸檔范圍、歸檔程序、保管期限等關(guān)鍵問(wèn)題，為電子文件歸檔提供有效依據(jù)，并制定全面、細(xì)致且具有可操作性的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)要求、安全防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。[3]例如，要鼓勵(lì)并推進(jìn)各部門之間在電子文件形成過(guò)程中采用標(biāo)準(zhǔn)化的文件格式，如PDF/A、XML等通用格式。PDF/A可以確保文件在不同的系統(tǒng)和應(yīng)用程序之間保持一致的顯示和打印效果，減少因格式不兼容而導(dǎo)致的閱讀和編輯困難；XML格式則因其結(jié)構(gòu)化特性，便于數(shù)據(jù)的提取和再利用，對(duì)于長(zhǎng)期保存和數(shù)據(jù)分析尤為有利，這些格式能夠減少因格式不兼容導(dǎo)致的歸檔和管理問(wèn)題。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)常見(jiàn)標(biāo)準(zhǔn)化格式文件的直接支持和處理能力，無(wú)須進(jìn)行復(fù)雜的格式轉(zhuǎn)換，這是提高電子文件管理效率、保障信息長(zhǎng)期保存的關(guān)鍵措施。

（三）構(gòu)建統(tǒng)一且兼容的管理系統(tǒng)平臺(tái)

檔案管理部門要對(duì)電子文件形成的各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行集成整合，通過(guò)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口和數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)電子文件在不同系統(tǒng)之間的無(wú)縫流轉(zhuǎn)。例如，采用企業(yè)服務(wù)總線（ESB）技術(shù)，將辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等與檔案管理系統(tǒng)連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)收集、歸檔和共享。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)

1.重視專業(yè)培訓(xùn)與合作交流

檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員參加電子文件歸檔和電子檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)課程，培訓(xùn)內(nèi)容包括信息技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)、電子檔案管理系統(tǒng)操作、電子文件安全防護(hù)技術(shù)、相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)等。同時(shí)，要鼓勵(lì)檔案管理人員參加行業(yè)研討會(huì)、學(xué)術(shù)講座等，加強(qiáng)合作與交流，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升自身專業(yè)素養(yǎng)。

2.重視人才引進(jìn)與晉升激勵(lì)

檔案管理部門應(yīng)積極引進(jìn)具有信息技術(shù)背景和檔案管理經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型人才，以提升檔案管理隊(duì)伍的整體實(shí)力。這些人才不僅要了解和應(yīng)用最新的信息技術(shù)，還要熟悉檔案管理相關(guān)規(guī)范，有效解決電子文件歸檔和電子檔案管理過(guò)程中遇到的技術(shù)和管理難題。同時(shí)，應(yīng)建立晉升機(jī)制，進(jìn)一步提高檔案管理專業(yè)人才待遇，在干部選拔、職級(jí)晉升、職稱評(píng)定、崗位聘用等方面向基層一線傾斜，激勵(lì)檔案人才在創(chuàng)新中不斷前進(jìn)。[4]

（五）強(qiáng)化技術(shù)保障

1.采用數(shù)字簽名技術(shù)

數(shù)字簽名可以對(duì)電子文件發(fā)送者的身份進(jìn)行認(rèn)證，并對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行加密和完整性驗(yàn)證。當(dāng)電子文件被簽署數(shù)字簽名后，任何對(duì)文件的修改都會(huì)導(dǎo)致簽名驗(yàn)證失敗。在電子文件歸檔過(guò)程中，要求形成部門對(duì)重要電子文件進(jìn)行數(shù)字簽名，檔案部門在接收歸檔文件時(shí)進(jìn)行簽名驗(yàn)證，確保文件的真實(shí)性和完整性。

2.運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)

區(qū)塊鏈的全程留痕、可以追溯和不可篡改的特性使其在保障電子文件真實(shí)性方面具有巨大潛力。將電子文件的相關(guān)信息記錄在區(qū)塊鏈上，如文件的形成時(shí)間、形成者、修改記錄等，任何對(duì)文件的操作都將在區(qū)塊鏈上留下痕跡且無(wú)法被篡改。例如，在單位電子文件管理中，可以構(gòu)建區(qū)塊鏈網(wǎng)絡(luò)，將各部門的電子文件信息納入其中進(jìn)行管理和監(jiān)督。[5]

3.開(kāi)發(fā)專門的電子文件完整性檢測(cè)軟件

開(kāi)發(fā)專門的電子文件完整性檢測(cè)軟件有助于確保電子檔案的真實(shí)性并進(jìn)行長(zhǎng)期保存。軟件應(yīng)定期對(duì)已歸檔的電子文件進(jìn)行全面的掃描和檢測(cè)，檢測(cè)內(nèi)容包括但不限于文件的字節(jié)數(shù)、哈希值、元數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息是否與歸檔時(shí)的原始狀態(tài)保持一致。一旦檢測(cè)到文件完整性受損，系統(tǒng)將自動(dòng)觸發(fā)警報(bào)，并立即啟動(dòng)修復(fù)或恢復(fù)機(jī)制。[6]

六、結(jié)語(yǔ)

電子文件歸檔和電子檔案管理模式的優(yōu)化對(duì)適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展需求，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量具有極為重要的意義。本文基于電子文件歸檔和電子檔案管理模式現(xiàn)存的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)電子檔案安全管理、完善檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、構(gòu)建統(tǒng)一且兼容的管理系統(tǒng)平臺(tái)、提升檔案管理人員素質(zhì)以及強(qiáng)化技術(shù)保障等一系列策略，希望可以為相關(guān)研究者提供參考，推動(dòng)電子檔案管理工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。當(dāng)然，電子文件歸檔和電子檔案管理是一個(gè)持續(xù)發(fā)展和不斷完善的過(guò)程，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用場(chǎng)景的日益復(fù)雜，還需要相關(guān)研究者不斷探索和創(chuàng)新，以更好地發(fā)揮電子檔案在信息資源管理和社會(huì)發(fā)展中的重要作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]李月惠.電子文件歸檔和電子檔案管理新模式實(shí)踐[J].蘭臺(tái)世界，2024（03）：98-100+105.

[2]陳令杰.電子文件歸檔和電子檔案管理模式優(yōu)化探討[J].黑龍江檔案，2023（01）：92-94.

[3]譚蘭芳.“單套制”模式下電子文件歸檔和電子檔案管理研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（05）：28-30.

[4]簡(jiǎn)遠(yuǎn)征.電子文件歸檔和電子檔案管理新模式探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（21）：171-172.

[5]廖志康.土地管理檔案電子文件歸檔和電子檔案管理模式探索[J].城建檔案，2019（10）：56-58.

[6]劉越男，王紅敏，賀譚濤.數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程中檔案與業(yè)務(wù)雙向賦能的框架與路徑研究—以建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理為例[J].檔案學(xué)研究，2025（01）：105-112.

（作者簡(jiǎn)介：吳志華，女，本科，呂梁市供水公司lt;呂梁市供水服務(wù)中心gt;，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>