ERP與采購管理

師兆勇SHI Zhao-yong

（濮陽濮耐高溫材料（集團(tuán)）股份有限公司，濮陽457100）

0 引言

隨著經(jīng)濟(jì)全球一體化的進(jìn)程，企業(yè)競(jìng)爭的加劇，不斷出現(xiàn)新技術(shù)新方法。科學(xué)技術(shù)尤其是信息技術(shù)的突破性進(jìn)展，使世界各國對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用成為不可阻擋的潮流。信息技術(shù)已經(jīng)對(duì)生產(chǎn)力的提高，對(duì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推進(jìn)企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新，管理創(chuàng)新和體制創(chuàng)新，以信息化帶動(dòng)工業(yè)化。ERP的產(chǎn)生順應(yīng)時(shí)代發(fā)展所需，是管理集成創(chuàng)新，集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式，反映時(shí)代對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求，成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。它對(duì)于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競(jìng)爭力具有顯著作用。

1 傳統(tǒng)采購管理的不足之處

①缺乏科學(xué)的采購計(jì)劃，交貨及時(shí)性差，采購周期長，采購計(jì)劃隨意性大，一方面部分物資庫存積壓，另一方面缺貨斷貨，緊急救火，臨時(shí)抱佛腳的情況時(shí)有發(fā)生。

②業(yè)務(wù)信息共享性差，大多采購業(yè)務(wù)通過電話傳真進(jìn)行，手工單據(jù)傳輸，甚至上門提貨采購，交易方式落后，辦公自動(dòng)化程度低，采購業(yè)務(wù)信息難于保存和共享，供應(yīng)商信息產(chǎn)品信息在部分經(jīng)手人員掌控，業(yè)務(wù)可追溯性差，歷史采購記錄查詢難，數(shù)據(jù)分析采購價(jià)格比對(duì)性弱，采購出現(xiàn)問題難以追查，另外人員的流動(dòng)造成業(yè)務(wù)被動(dòng)的局面。

③采購內(nèi)部控制弱化。采購控制通常是事后控制，其實(shí)不僅是采購環(huán)節(jié)，許多企業(yè)對(duì)大部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)基本上都是事后控制，無法在事前進(jìn)行監(jiān)控。

④與供應(yīng)商合作屬于短期行為，缺乏長期戰(zhàn)略合作規(guī)劃。

⑤市場(chǎng)應(yīng)變力差，信息溝通不及時(shí)，不能及時(shí)響應(yīng)市場(chǎng)需要。

企業(yè)管理的問題歸根結(jié)底就是管理方法和管理手段落后，難以實(shí)現(xiàn)集成管理的目標(biāo)。

2 基于ERP流程加強(qiáng)采購管理的作用分析

2.1 整合企業(yè)資源，基于職責(zé)為核心的流程運(yùn)作模式，所有的業(yè)務(wù)以數(shù)據(jù)說話，數(shù)字體現(xiàn)所有計(jì)劃業(yè)務(wù)，企業(yè)將同一類業(yè)務(wù)進(jìn)行集中處理，體現(xiàn)集中管理的思想。一個(gè)部門負(fù)責(zé)一項(xiàng)職責(zé)，區(qū)塊管理，扁平化的流程設(shè)計(jì)，減少了多余環(huán)節(jié)，加快了流轉(zhuǎn)效率。現(xiàn)代采購管理從職能管理向流程管理，從采購管理向供應(yīng)管理，從企業(yè)間交易型管理向關(guān)系型管理轉(zhuǎn)變，ERP采購流程的自動(dòng)化和采購業(yè)務(wù)的重組，提高了企業(yè)的采購效率。物料管理精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，每一種物質(zhì)設(shè)置一個(gè)品號(hào)編碼，包含品名、規(guī)格、單位、倉管、會(huì)計(jì)分類、倉庫采購人員檢驗(yàn)方式等信息，每一個(gè)品號(hào)具有唯一性，如同公民身份證，品號(hào)從請(qǐng)購單據(jù)到采購單據(jù)入庫單據(jù)伴隨整個(gè)采購流程，且交易信息在系統(tǒng)永續(xù)存在，可以根據(jù)品號(hào)查詢到每個(gè)時(shí)間段的交易信息，如價(jià)格數(shù)量供應(yīng)商等，具有全程可追溯性。

2.2 信息高度集成，資源共享，提高采購質(zhì)量，降低采購成本。盡管許多企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)都將減少日常工作量作為成功標(biāo)準(zhǔn)之一，但在使用ERP系統(tǒng)后，有些崗位的工作量是會(huì)增加的，尤其是提供基礎(chǔ)信息的崗位。但在采購管理中，采購員的工作量會(huì)減少，因?yàn)橐酝@些工作都是通過電話傳真及手寫單據(jù)來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的采購單據(jù)都要在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄按照既定流程作業(yè)，減少了業(yè)務(wù)操作中的人為因素。對(duì)供應(yīng)商的管理在采購管理中是一個(gè)中心環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理存在大量人為因素。業(yè)務(wù)人員的調(diào)動(dòng)對(duì)工作的影響盡可能地減少，新來的業(yè)務(wù)人員可以通過系統(tǒng)方便地查詢某一類供應(yīng)商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設(shè)定的供應(yīng)策略進(jìn)行采購業(yè)務(wù)。

2.3 保存記錄，便于追溯。業(yè)務(wù)的可追溯性強(qiáng)，ERP系統(tǒng)可隨時(shí)查詢?nèi)魏螘r(shí)候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)，并可以查出該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行的狀態(tài)，包括庫存接收的數(shù)量、采購?fù)素浀臄?shù)量、發(fā)票數(shù)量等；管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，所有單據(jù)錄入系統(tǒng)，隨時(shí)查詢功能，查詢?nèi)我鈺r(shí)間同供應(yīng)商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)處理及在線交易記錄等情況，減少人為因素，完備控制體系，事前控制、事中監(jiān)督、事后分析，流程有序，審批控制監(jiān)督有方。ERP系統(tǒng)通過定義事務(wù)處理相關(guān)的會(huì)計(jì)核算科目與核算方式，以便在事務(wù)處理發(fā)生的同時(shí)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性，從而實(shí)現(xiàn)了根據(jù)財(cái)務(wù)資金現(xiàn)狀，可以追溯資金的來龍去脈，并進(jìn)一步追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實(shí)現(xiàn)事中控制和實(shí)時(shí)做出決策。

2.4 與供應(yīng)商建立長期合作共贏關(guān)系。對(duì)供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，包括提供各種有效資質(zhì)，營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼、生產(chǎn)經(jīng)營許可證等。生成的各種采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如退貨、交貨周期，采購價(jià)格等原始數(shù)據(jù)記錄，作為評(píng)價(jià)供應(yīng)商的依據(jù)，便于總結(jié)規(guī)律，制定相應(yīng)策略。對(duì)供應(yīng)商數(shù)字化管理，每一個(gè)供應(yīng)商對(duì)應(yīng)一個(gè)編碼涵蓋地域信息付款方式稅率等，可以根據(jù)供應(yīng)商編碼查詢歷史進(jìn)貨情況付款欠款等信息以及退貨交貨價(jià)格等情況，數(shù)據(jù)可以作為評(píng)判供應(yīng)商的依據(jù)。

2.5 提高客戶滿意度。內(nèi)部流程規(guī)范化，組織機(jī)構(gòu)的扁平化，數(shù)據(jù)傳輸標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)化管理提升企業(yè)競(jìng)爭力，加快市場(chǎng)響應(yīng)速度，達(dá)到客戶滿意度的提升，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益最大化。

2.6 對(duì)集團(tuán)化管控起到十分重要的作用。ERP系統(tǒng)實(shí)施的根本目的是提升集團(tuán)管控能力，ERP系統(tǒng)的集成性使得集團(tuán)總部能夠從整體上規(guī)劃所有價(jià)值活動(dòng)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，打破原有“信息孤島”的局面，按照業(yè)務(wù)流程走向?qū)⒓瘓F(tuán)所有子公司的價(jià)值活動(dòng)銜接起來。資源配置合理，各項(xiàng)業(yè)務(wù)相互協(xié)同，集團(tuán)效益實(shí)現(xiàn)最大化是企業(yè)集團(tuán)具有較強(qiáng)管控能力的核心標(biāo)志。ERP系統(tǒng)為管控基于具有頂層設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的特征，ERP系統(tǒng)已經(jīng)超越了會(huì)計(jì)核算平臺(tái)的范疇，從縱向來看是共享管理的平臺(tái)，在該平臺(tái)上，集團(tuán)總部能夠評(píng)價(jià)集團(tuán)產(chǎn)業(yè)鏈各業(yè)務(wù)板塊、各子公司的價(jià)值創(chuàng)造能力以及對(duì)集團(tuán)效益的貢獻(xiàn)度，從而圍繞整個(gè)集團(tuán)效益最大化目標(biāo)在價(jià)值層面配置資源，以實(shí)現(xiàn)協(xié)同；從橫向來看是共享業(yè)務(wù)的平臺(tái)，在該平臺(tái)上，所有子公司共享業(yè)務(wù)信息，各自對(duì)企業(yè)內(nèi)部采購、生產(chǎn)、成本、庫存、分銷、運(yùn)輸、財(cái)務(wù)、人力資源進(jìn)行規(guī)劃，合理配置，充分發(fā)揮其效能，從而取得最佳效益。一縱一橫形成的管控平臺(tái)為集團(tuán)管理做到縱向到底、橫向到邊提供了可能。該平臺(tái)反過來也能夠促進(jìn)各子公司管理水平的升級(jí)。

3 結(jié)語

ERP采購管理的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了管理信息化，優(yōu)化了管理流程，規(guī)范了管理程序，細(xì)化了管理對(duì)象，強(qiáng)化了管理力度，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化，減少了決策的盲目性，是現(xiàn)代先進(jìn)管理的變革，大大提高了企業(yè)管理的效率和水平。

[1]閃四清編著.ERP系統(tǒng)原理和實(shí)施（第四版）——什么是ERP系統(tǒng)[M].清華大學(xué)出版社，2008.

[2]西武編著.管理方法：100年來最具影響力的28個(gè)經(jīng)典法則[M].電子工業(yè)出版社，2013.

[3]陸璐，曹寶琴.淺談ERP與制造業(yè)企業(yè)的采購管理[J].商業(yè)文化（學(xué)術(shù)版），2007（08）.