全面數字化電子發票在銷售企業中的應用

中圖分類號：F724.6 文獻標識碼：A

在全球數字化浪潮下，各行各業都在積極實現數字化轉型，稅收征管領域也不例外[①。為適應數字經濟發展的新趨勢，我國稅收征管領域也在積極進行創新和變革，以便提升稅收治理的準確與效率。為貫徹落實《關于進一步深化稅收征管改革的意見》明確的“穩步實施發票電子化改革”要求，自2021年12月國稅總局在廣東省、上海市和內蒙古自治區試點推行全面數字化電子發票以來，試點地區已逐步擴大至全國。在試點推進過程中，各地不斷探索并總結經驗，持續優化數電發票系統功能，完善業務流程，不僅提升了納稅服務水平，還為全國推廣數電發票奠定了堅實的實踐基礎與技術支撐。2024年11月，國家稅務總局發布關于推廣應用全面數字化電子發票的公告，決定于2024年12月1日起在全國全面推廣應用數電發票。在我國稅收征管邁入全面數字化的新時代下，企業要想在日益復雜的數字經濟時代獲得長效化穩健發展，就必須主動適應改革要求，深入分析數電發票新模式給企業帶來的發展契機和挑戰，助力企業財稅管理升級[2]。

1J公司數電發票應用實踐探索

1.1 J公司簡介

J公司是一家大型批發零售企業，作為集團內銷售類法人主體，其承擔著重要的銷售職責，涵蓋發貨、開票、回款等多個關鍵環節。公司的業務規模龐大，年銷售額幾十億元，年銷售發票開票量高達十幾萬張，其銷售組織呈現多產品、多模式、多客戶的特點。公司發票開具分為普通發票客戶（以下簡稱：普票客戶）和專業發票客戶（以下簡稱：專票客戶），其中，普票客戶數量占比約 1 5 % ，收入占比約 1 5 % ，開票量占比約8 5 % ；專票客戶數量占比約 8 5 % ，收入占比約 8 5 % ，開票量占比約 在發票開具環節，公司會依據客戶類型的差異，執行不同的發票開具策略。

針對普票客戶，客戶通過統一采購平臺下單，訂單數據隨即傳輸至公司中臺，中臺作為數據樞紐，將相關信息精準對接至發票系統，財務人員接收系統數據后，嚴格按照規范流程完成發票開具與蓋章操作，隨后將發票交付至物流部，物流部在配送貨物時，將發票與貨物一同送達客戶，確保客戶能夠及時收到發票。針對專票客戶，客戶在公司交易系統下單后，數據會同步至ERP（企業資源計劃）系統，實現訂單信息在企業資源規劃層面的整合與流轉，隨后數據又從ERP系統同步至開票系統，財務人員依據系統中完整且準確的數據，完成發票開具與蓋章工作。考慮到專票客戶分布廣泛，公司會定期按照客戶預先提供的地址，通過專業物流渠道將發票郵寄過去，以保障發票能夠安全、準確、及時地送達客戶手中，滿足其財務結算與稅務抵扣的需求。

1.2J公司數電發票的實施過程

在數電發票全面推行前，J公司在系統進行紙質發票開具工作，原系統在過往的業務中承擔著發票開具的關鍵職責，其為公司的日常財務流程提供了基礎支持。然而，隨著全力推進全面數字化電子發票改革，J公司迅速且積極地投身于發票管理系統的全方位升級工作，全流程貫通高效發票管理體系，實現開票系統前端與公司交易系統、核算系統的無縫對接，使交易數據能夠實時、準確地傳輸至開票環節，從源頭保障發票開具的及時性與準確性。同時，發票管理系統后端緊密連接國家電子稅務局，確保發票數據能夠合規、順暢地對接稅務系統。在這一數據傳輸通道中，交易數據可自動同步至開票系統，開票人員進行批量開票操作。發票開具完成后，數據即刻傳輸至國家電子稅務局，完成稅務備案。票號信息會自動回填至核算系統，使財務核算數據更加完整準確，從而形成一個閉環式的、高效流暢的數據流轉體系，如圖1所示，為公司在數電發票時代的財務管理工作奠定堅實基礎[3]。

在發票管理系統開發階段，J公司并未完全依賴供應商標準方案，而是充分考慮企業的行業特性，且基于詳實的調研數據，針對標準方案進行了深度優化，完成了十多項貼合公司業務的個性化需求開發，尤其是在面對普票客戶和專票客戶這兩大主要客戶群體時，公司采取了差異化的開發策略，精準滿足不同客戶的實際需求。

在普票客戶的開發方面，傳統紙質票據使用時期，普票客戶對發票有著細致的個性化需求。此次數電發票升級開發，系統將滿足普票客戶需求作為首要任務，通過與各客戶采購部門、財務部門的深入溝通，詳細了解其業務流程和發票使用習慣，在此基礎上，進行了全方位的系統功能拓展。通過一系列的針對性開發，不僅一定程度上滿足了客戶的個性化需求，還在數電發票升級過程中，有效降低了因發票形式轉變帶來的不便，確保了新舊發票系統的平穩過渡。在專票客戶的開發方面，公司在供應商標準方案的基礎上，將開發重點聚焦發票交付功能。由于公司與客戶之間均為對公業務，交易金額大，業務流程規范，二維碼等交付方式難以滿足其便捷性和安全性需求，但考慮到對公客戶的對接人員相對固定，溝通渠道穩定，公司最終確定采用郵件方式作為發票的主要交付途徑。系統開發完成并經過嚴格的多輪測試后，為確保公司銷售人員能夠適應新變化，公司組織了多場分批次培訓，為新系統的順利上線和業務的持續開展提供堅實保障。

為實現高效、準確的郵件批量交付，公司對郵件交付功能也進行了開發。在開發前期，對郵箱信息進行全面收集和整理，并按照規范格式導入系統，建立完善的郵箱信息庫，且為應對可能出現的郵箱變更情況，制定了郵箱變更維護流程，確保郵箱信息的實時準確性。在郵件交付的管理方面，公司充分考慮客戶接收習慣和財務歸檔需求，對發票命名規則進行了明確規范，包括發票號碼、購買方名稱、金額、開票日期等關鍵信息。這樣在后續的審計檢查、財務核對以及業務追溯過程中，工作人員能夠通過簡單的關鍵詞搜索，快速定位到所需發票，大大提高了工作效率，增強了財務管理的便捷性和準確性。

2J公司數電發票實施效果的評估

2.1財務效率的顯著提升

在企業運營的復雜體系中，發票開具以及交付效率是連接各環節的關鍵紐帶，其重要性不言而喻。對J公司而言，面對專票客戶時，實現了開票即交付的高效模式，與傳統紙質發票依賴郵寄送達客戶的方式相比，數電發票直接將發票周轉效率提升了2一3天。企業的收入能夠更迅速地轉化為現金流，回款速度得到提升，這意味著企業資金能夠更快地回流，并得以更快地投入原材料采購、設備更新等新一輪的生產經營的關鍵環節，這為企業的持續發展注入強大動力。

發票開具效率的提升也是提高客戶滿意度的關鍵因素。對長期合作客戶，及時準確開具發票是企業誠信經營的直觀體現，是維系雙方良好合作關系的重要基石4。J公司通過數電發票確保發票及時交付，讓客戶感受到公司的專業與負責，有效增強了客戶對公司的信任度，為公司的長期穩定發展積累了寶貴的客戶資源，奠定了堅實的客戶基礎。

2.2 多維度成本的節約

第一，存儲歸檔成本降低。在傳統紙質發票時代，財務部門面臨艱巨的歸檔任務，紙質發票需要占用大量的物理空間進行存放，且隨著業務的不斷拓展，存儲成本逐年攀升。例如，J公司為存放歷年的紙質發票，專門設置了倉庫。同時，人工整理和歸檔發票不僅耗費大量人力，還容易出現人為錯誤，如發票丟失、分類錯誤等。數電發票的出現徹底改變了這一局面，數電發票可直接進行電子歸檔，按照“發票號碼、購買方名稱、金額、開票日期”的規范格式進行命名，企業定期從系統中批量導出已開具的發票，這大大降低了存儲歸檔成本。在后續審計檢查中，工作人員只需通過簡單的關鍵詞搜索，便能在數秒內快速定位所需發票，大大降低了審計檢查公司查找發票的難度。

第二，郵寄物流成本清零。在傳統紙質發票模式下，J公司開具給客戶的發票均需郵寄至各客戶。為保證客戶的收票時效，公司往往選擇速度較快的快遞服務，這使整體郵寄成本較高。經統計，J公司每年的快遞費用達幾十萬元，這無疑是一筆不小的開支。數電發票推行后，公司發票通過郵箱等電子方式進行交付，實現了發票交付的即時性，這不僅極大地提高了發票交付時效，還徹底消除了發票郵寄的物流成本。

第三，人效提升帶來隱性成本降低。隨著數電發票的推行，企業開票流程得到了進一步優化，通過系統自動傳輸和處理，減少了開票人員的手動操作，提高了發票處理速度，且專票無需進行郵寄，由系統自動觸發郵件交付，減少郵寄工作量。例如，自數電發票上線后，J公司開票人員人效提升 1 7 % ，這意味著企業在人力成本方面實現了隱性節約。

3企業實施數電發票面臨的挑戰

在數字經濟蓬勃發展的時代浪潮下，數電發票的推廣使用已成為必然趨勢，對銷售企業，尤其是大型企業而言，其既帶來了機遇，又帶來了諸多的挑戰，主要包括以下幾個方面：

第一，在系統開發和維護方面。企業需要投入大量的資金和技術資源，這不僅要確保開票系統與現有交易系統、核算系統以及國家電子稅務局的無縫對接，還要持續對系統進行優化升級，以適應不斷變化的業務需求和稅收政策。這無疑增加了企業的運營成本。

第二，在數據安全和隱私保護方面。數電發票涉及大量企業財務數據和客戶敏感信息，一旦發生數據被泄露或被篡改，將給企業帶來巨大的損失，包括經濟賠償、聲譽受損以及客戶信任的喪失[5]。

盡管存在挑戰，但數電發票的應用有力地推動了企業財務數據電子化進程，為企業未來的數字化轉型和智能化發展筑牢了根基。企業應加強對系統開發和維護的投入，確保系統的穩定運行和高效使用，也應主動應對挑戰，制定完善的數據安全管理制度，加強技術防護措施。

4結語

企業應充分利用數電發票帶來的優勢，深入挖掘數電票的數據價值，并通過數據分析優化財務管理和運營流程，提升企業的核心競爭力。隨著數電發票應用的不斷深入和完善，其在銷售企業以及更多行業中的價值將得到進一步釋放，推動行業內的數字化變革，促進企業間的業務協同與創新發展。

參考文獻：

[1]馬調美.淺析“全電發票”全面推行對企業的影響[J].財經界，2024（11）：54-56.

[2]賈微.財務共享模式下數電票應用實踐探索：以華誼集團為例[J].新會計，2024（10）：43-45.

[3]金源，朱海瑩.數電發票在企業稅務管理數字化中的應用實踐[J].財務與會計，2024（17）：48-52，57.

[4]童士元，盛磊.金稅四期背景下數電發票在企業中的應用研究：以浙江中煙為例[J].中國管理會計，2024（2）：95-105.

[5]霍田麗.數電發票對企業財務工作的影響[J].銷售與管理，2024（21）：6-8.

作者簡介：陳永娟（1990一），女，漢族，安徽蕪湖人，本科，中級會計師，研究方向為財務管理。