圖書資料與檔案管理的信息化協同路徑

近年來，隨著信息技術的進步，圖書檔案資源管理已經邁入數字化、信息化階段，傳統的管理手段已經不能滿足現代社會對圖書資料檔案資源共享和便捷管理的迫切需求，如何打破信息孤島，推進圖書資料檔案管理的協調發展，已然成為目前亟待解決的問題。通過建設統一的標準體系、建立綜合一體化管理平臺、優化業務流程、加強對智能技術的應用、加強數據安全與權限管理等方法來實現中小學圖書資料檔案管理的信息化協調發展，而這也正是本文所研究的重點內容。

一、中小學圖書資料與檔案管理信息化協同發展的重要意義

在中小學教育體系當中，圖書資料與檔案管理承擔著知識儲備與信息保障的雙重職責，其信息化協同發展不僅能推動資源的科學配置，還對教學服務能力提升具有推動作用。隨著教育數字化進程不斷加快，將圖書與檔案管理納人統一的信息化框架，已成為推動教育治理現代化的重要手段。一方面，協同機制在提升管理效率方面表現尤為突出。借助一體化數據平臺，中小學圖書館能夠實現格式統一、分類明確的數字化整合，從而大幅度減少傳統管理中煩瑣的人為操作，進而顯著提高工作流暢性。相關數據顯示，引入自動更新機制與智能歸類程序后，文獻調閱平均時間縮短超過 60% ，日常事務處理能力也有約1.7倍的增長。更值得關注的是，原本分屬不同職能部門的信息資源得以集中管理，打破了信息壁壘，最終形成了完整、連續的知識服務鏈。另一方面，在資源利用層面，協同管理強化了校內信息資源的共享能力。通過整合圖書館藏與檔案數據，能夠形成互通互聯的信息庫，教師可以依據學生閱讀軌跡和成長檔案，精準制訂個性化教學方案。與此同時，通過對讀者行為的系統分析，學校能更合理地調整圖書采購策略，在提升館藏結構的針對性和使用頻率的同時，也能實現對資源的動態調控。另外，服務體驗的優化也離不開協同系統的支撐。隨著智能技術的融人，系統能夠根據用戶興趣與學習需求推薦相關書籍與文獻資料，這有助于大幅度提高檢索效率與使用黏性。隨著搭配移動端平臺的全面接入，師生可以隨時進行圖書借還、資源查詢與資料預約，服務觸達更加便捷。

二、中小學圖書資料與檔案管理信息化建設的現存問題

（一）數據標準不統一，資源難以互通

中小學圖書資料與檔案管理面臨的一大挑戰是數據標準化的不統一，不同的信息管理系統往往采用各自獨立的編碼規則、數據格式以及元數據規范，這導致了資源的相互集成和共享存在極大障礙。比如，圖書信息管理系統常用的MARC（機器可讀目錄）和DublinCore（都柏林核心）格式，與檔案管理系統中使用的EAD（編碼檔案著錄）和ISAD（G）（《國際檔案著錄規則》）格式在結構和表達方式上差異明顯。缺乏統一的數據標準直接影響了圖書與檔案之間的協同工作，造成了信息孤島的現象，用戶需要在不同平臺上重復查詢，無法實現跨平臺的信息共享。隨著教育信息化不斷推進，用戶對跨系統、跨平臺的信息整合需求逐漸增加，數據標準化問題愈加突出，迫切需要統一的編碼規則和元數據標準作為基礎，這不僅能提高信息的互操作性，還能促進各類信息資源的有效整合和利用，從而為中小學圖書資料和檔案管理提供更高效、更便捷的服務平臺。因此，推動數據標準化的建立，是實現資源共享和跨平臺互通的前提條件。

（二）系統孤立，缺乏協同機制

目前，中小學圖書管理系統與檔案管理系統之間普遍存在信息孤立的問題，這種情況源于各自系統設計時未考慮到協同工作的需要。大部分管理系統從最初的規劃和設計階段，就未能有效集成或與其他系統形成協同機制。圖書和檔案的管理系統通常是各自為政，缺乏統一的協調和整合規劃，導致兩者之間的資源共享和信息流通難以實現。在實際使用的過程中，圖書館管理系統和檔案館管理系統的工作人員往往需要分別操作不同的系統，且無法實現資源共享與數據交換，這樣的信息孤島狀況不僅增加了工作負擔，還影響了信息的及時更新與有效利用。此外，當用戶需要在圖書館和檔案館之間進行多次查詢時，往往需要分別訪問不同的系，重復操作，導致查詢效率低下。更為嚴重的是，現有系統之間無法進行有效的數據交換和協同工作，導致信息流通不暢，管理效率低下。為了改善這一現狀，中小學必須加強不同管理系統的整合，搭建協同工作平臺，確保資源的高效流動和信息的即時共享，從而提高管理效率和資源利用率。

（三）用戶服務割裂，檢索效率低

隨著信息化技術的普及，中小學圖書資料和檔案的管理確實得到了極大的提升，但目前的管理系統在提供用戶服務時仍然存在許多缺陷，尤其是在信息檢索效率方面。具體來說，現有的圖書和檔案管理系統通常是割裂的，用戶需要分別登錄不同的系統進行檢索，這不僅比較復雜，還浪費了大量的時間。例如，當用戶需要同時查詢圖書和檔案時，必須進入各自獨立的檢索頁面，無法實現統一查詢，這使得信息查詢效率大大降低。此外，當前的檢索系統在智能化和優化程度上仍顯不足，往往提供的檢索結果并不完全符合用戶的需求。由于缺乏精確的智能推薦和檢索算法，用戶很難在短時間內找到最相關的資料，從而影響了信息的獲取效率和用戶體驗。隨著信息量的不斷增加，現有的檢索模式已經難以滿足現代化的圖書與檔案管理需求。因此，為了提高用戶的檢索效率，中小學必須構建一個跨庫統一查詢系統，并引入智能化檢索技術，通過優化檢索算法和提升系統的響應速度來改善用戶體驗，確保信息能夠快速、準確地獲取，這樣才能將圖書館的有效價值充分體現出來。

三、中小學圖書資料與檔案管理的信息化協同路徑

（一）構建統一標準體系

中小學圖書與檔案資料管理工作實現信息化協同發展中的一個必要條件是建立統一標準體系，現階段中小學圖書以及檔案部門的數據標準化建設較為落后，數據碎片化現象較為嚴重（數據碎片化即不同管理系統之間存在各自的編碼以及標準）。例如，圖書管理員普遍使用MARC格式來進行書目編目，而檔案管理者通常使用EAD、ISAD（G）等格式來進行編目操作，這種差別形成了圖書以及檔案信息難以互通，無法在一個數據平臺中加以整合共享的狀態。除此之外，數據標準化建設較落后還會造成各自之間的對接困難，增加了資源整合的難度，特別是在實現大規模數據傳遞時，可能會產生信息傳遞錯誤或者不一致的現象，導致資源利用率以及管理效率偏低，為了消除此問題，中小學就應建立統一的標準體系。統一標準體系的建立首先就是要實現現有的分類體系兼容，力求實現圖書以及檔案管理的數據格式以及元數據的標準統一，這需要圖書管理以及檔案管理兩者做到跨領域以及互通的數據格式，實現兩個管理平臺之間的有效對接。同時，引入一個具有兼容性的標準之后，系統就可以實現更高效率的數據交換，降低技術障礙。此外，我們可以借鑒國內尚未完善的但應用廣泛的標準化規則，如RDA（Resource Description and Access）、Dublin Core等，來對圖書和檔案的元數據標識進行更加規范性的規定，以便能夠進行標準化信息交換。一方面利用標準對元數據的結構和語義作出更清晰的規定，讓系統更容易實現圖書與檔案信息的檢索;另一方面利用標準推動系統內圖書與檔案信息的共享，進行協同工作，最終打破圖書與檔案信息管理的數據“孤島”，實現圖書、檔案之間的信息共享。

（二）搭建一體化管理平臺

建設圖書及檔案協同管理平臺是實現信息化協同的重要途徑。目前，中小學圖書管理以及檔案管理等系統軟件都是彼此獨立的，沒有互相協同，導致無法實現信息的傳遞，進而影響了文獻資源共享與利用的效果，因為系統不能相互聯系，造成了系統孤立無援的局面，使得管理工作變得更為復雜化，查詢信息的效率也因此降低。所以，中小學需要創建一體化管理平臺，因為平臺一體化能夠讓信息資源順利流通，還可以實現資源共享，從而打破自前管理的局面。具體來說，平臺的作用主要是打破圖書以及檔案管理之間的限制，使得兩者能夠實現資源一體化，因此平臺應分為幾個模塊，有圖書管理、檔案管理以及用戶管理等，在實現單獨管理的同時，還可以實現不同平臺之間的信息資源共享，如將圖書館所使用的OPAC系統數據庫和檔案管理系統數據庫對接起來，便于讀者在一個平臺上進行圖書及檔案的聯合檢索，從而提高了信息查詢的效率及精準度，這種平臺對接方法不僅能夠改善平臺用戶的檢索效果，還在資源共享的基礎上，使得各類資源得到全面運用。另外，平臺應該在今后的發展中具有拓展性與靈活性，這樣才能在未來發揮重要的作用。隨著信息化技術水平的不斷提升，越來越多的需求與新技術會出現，這也對平臺的適應性提出了要求，無論是在處理日益龐大的數據庫上，還是在適應不同用戶越來越多樣化的需求上，平臺都要具備適應性。當然，在平臺的可擴展性上也有充分的體現，所以平臺在不同數據、不同管理需求中都能持續為其用戶提供穩定、高效的優質服務。通過該平臺的建設，館方可促使圖書、檔案資源整合，提高整體管理效率，進而更好地為用戶帶來便捷、高效的優質服務。

（三）優化業務流程

中小學圖書資料及檔案管理的信息化融合不是單純的信息技術平臺建設問題，還需要業務流程上的優化。圖書及檔案資料的數字化是信息化管理下的主要工作內容，但是由于圖書資料及檔案資料的數字化發展節奏存在差距，在數字化的推進過程中，我們應當采取協同機制有效推動圖書及檔案資料數字化的工作開展，實現文獻資源的同步更新和數據的共享。這就需要中小學打破原有圖書文獻資料及檔案資料的傳統管理界限，采取聯合編目和聯合典藏的協同模式。在聯合編目模式下，對圖書資料及檔案資料實施統一的聯合編目，避免因重復操作而浪費管理資源以及信息數據，提高了資源管理利用率。在聯合典藏模式下，我們可以采取有效的措施將圖書及檔案資料的數字化版本存放于統一平臺上，實施聯合存儲，資源文獻的存儲、整合、檢索有效避免了文獻資源重復的存儲和查閱。因此，只有在統一的信息技術平臺下，優化協同一體化的業務流程，充分利用信息技術平臺將不同系統管理、不同工作部門有效聯結在一起，規避人工操作，降低管理成本，確保信息的高效運轉與快速反饋，才能有效提高信息在不同管理平臺之間的流轉利用率。

（四）加強對智能技術的應用

智能化技術為圖書館、檔案管理的信息化建設帶來了契機，即把更多的智能化技術運用到圖書、檔案的管理及服務當中。因此，在中小學圖書資料與檔案管理的信息化建設過程中，我們可以從以下三個方面考慮。第一方面，圖書、檔案的標引和分類。當前，已有大量的圖書館和檔案館通過使用NLP（自然語言處理）技術對圖書資料與檔案信息進行分類和標引，大大減少了圖書館的分類與標引時間及經費支出。AI的分類技術和機器學習的模型基于文獻的文本語料等進行分析，有助于將文獻自動分類，可減少人為分類標引產生的誤差，而基于文章標題和內容語義標引可促進相關文獻的一致性、統一性與準確性，便于管理人員調取文獻，還能提供圖書標引相關知識等。第二方面，利用自然語言處理的搜索引擎實現智能搜索，對關鍵字搜索方式進行一定的補充和修訂，使檢索的系統功能更廣泛。第三方面，我們可以依據自然語言處理技術和人工智能推薦系統建立用戶的個人檔案，搜集用戶的相關信息，包括基本個人信息、信息獲取及搜索偏好，以便在未來的圖書和檔案管理方面推選相關信息和用戶相關資訊。

（五）加強數據安全與權限管理

在數字化、信息化的圖書資料檔案管理環境下，中小學圖書資料與檔案的安全性管理問題以及權限的管控問題也越來越重要。數字化的圖書與檔案資料的增多，使得圖書與檔案資料的安全性存儲與傳輸、共享的難度加劇了，數據和資料的安全性、隱私性、合法性也是管理系統能否穩定運行的重要因素。為了實現以上目標，系統就應有較為嚴格的數據安全性與權限控制措施，根據不同的用戶角色和權限，針對不同類型資料的權限進行分級權限控制。系統可以對公開信息資料的訪問完全開放，而對于相關的敏感檔案、機密性檔案，用戶需進行認證并按照系統限定的角色權限進行訪問，針對此類特殊性質的文獻和檔案，開放訪問度較低。同時，區塊鏈技術也可以對電子檔案的安全性和不可篡改性加以保障。區塊鏈的數據結構一一分布式賬簿（鏈）的方式，能有效防止電子檔案或數據被更改和偽造，增強電子文件（檔案）的合法性和可信度。以上安全措施的應用，能夠使相關數據受到最大程度的安全保護，也能獲得用戶對系統的信任，以促使圖書資料檔案管理的信息化發展。

（六）建立長效協同機制

要想實現中小學圖書資料與檔案管理工作的可持續性、良性化發展，我們要構建一個高效的長久協同工作保障機制，這不僅需要構建技術平臺，還需規范組織架構、各項制度與政策等。其中，圖書、檔案協同管理機制，可對日常各項工作進行管理，開展資源共享、優化管理流程、技術創新等工作。在政府主管部門規范下的績效考核制度建設，有助于提升相關部門、參與人員完成協同工作的自覺性、積極性，也可以通過績效考核指標的量化來評判圖書資料與檔案管理工作的合作成果，不斷提升工作效率，改善合作效益。基于這樣一個綜合的長效協同機制，構建好長效保障體制，才能為圖書資料與檔案管理的發展提供長期的保障和依據，實現高效利用，不斷創新發展，有助于我國圖書館事業高效發展。

總之，互聯網背景下中小學圖書資料及檔案管理的協同優化，是提升圖書資料和檔案管理效率、促進圖書資料及檔案資料資源共享的必然趨勢。建立統一的標準、打造協同管理平臺、改進圖書資料及檔案管理業務流程及強化智能技術等手段，將能夠有效實現中小學圖書資料及檔案管理的協同管理優化及互融互通。與此同時，在協同圖書資料及檔案管理過程中，數據安全及管理權限也會成為其持續優化及協同的保障性因素。由此可見，互聯網背景下圖書資料及檔案管理的協同機制的健全，將有助于中小學圖書館可持續健康發展、優質服務的有效實施。我們只有重視對圖書館的管理優化及創新發展，才能夠優化圖書資料及檔案管理，提升圖書資料及檔案資源利用效能。

（作者單位：文水縣西槽頭鄉九年一貫制學校）編輯：李琴芳